Gestion des documents - Notes de version

Redémarrer en bloc ou RÉAPPLIQUER les modèles de flux de travail de travail à tout moment dans le cycle de vie d'un document (05/06/2024)

Vous pouvez désormais appliquer un nouveau modèle de flux de travail de travail à plusieurs documents en même temps! Les documents sans flux de travail de travail appliqué, avec des flux de travail en cours ou avec des flux de travail terminés peuvent être sélectionnés en bloc ou uniques afin d'appliquer un nouveau flux de travail de travail, un flux de travail de travail supplémentaire ou de redémarrer le même flux de travail de travail. Tous les ajouts et modifications au flux de travail de travail font partie de l'historique du flux de travail de travail du document pour faciliter la tenue des dossiers. Voir Démarrer un Flux de travail de travail dans l'outil de gestion de documents.

Préréglages de FLUX DE TRAVAIL DE TRAVAIL conservés lors de la MODIFICATION des modèles (02/05/2024)

Les configurations de flux de travail de travail de projet existantes sont désormais conservées lors de la publication d'une nouvelle version d'un modèle dans l'outil Flux de travail de travail.*  Les utilisateurs peuvent apporter les modifications suivantes au modèle de flux de travail de travail sans avoir besoin de le reconfigurer au niveau Projet:

• Nom de l'étape 
• Jours pour terminer
• Statut de l'item
• Champs et valeurs conditionnels
• Ajouts ou modifications de réponse
• Personne assignée ou suppressions de rôle de la personne assignée*
• Suppressions d'étapes
• Modifications de séquence d'étapes

* La création d'un nouveau rôle de modèle personnalisé pour une étape nouvelle ou existante nécessite toujours une configuration au niveau Projet une fois les mises à jour publiées, car au moins un membre du rôle doit être affecté à l'étape au niveau Projet. Voir Configurer un modèle de Flux de travail de travail personnalisé sur un projet. 

Filtrer les documents par « Format » (15/03/2024)

Vous pouvez désormais filtrer rapidement les documents par formats de fichiers (tels que pdf, dwg et jpg) avec un nouveau filtre « Format ». Ce filtre est disponible à partir de l'un des trois onglets (Tous les documents, En cours de révision et Téléversements) de l'outil Gestion de documents. Voir Rechercher et filtrer des documents dans l'outil de gestion de documents. Le filtrage par format de fichier sera bientôt disponible sur iOS de Procore (v2024.0318) et Android (v2024.0311) applications mobiles aussi! 

améliorations pour les pièces jointes de gestion de documents dans les courriels de correspondance (03/04/2024)

Les courriels de l'outil Correspondance de Procore fournissent désormais des données supplémentaires pour les pièces jointes de gestion de documents. Les courriels de correspondance ont désormais un tableau des pièces jointes répertoriant le nom de chaque document, l'identifiant de révision et le statut au moment de la transmission. Cela garantit que le destinataire peut facilement identifier les révisions fournies et le statut de ces révisions sans se connecter à Procore. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance.

VOIR LES RÉVISIONS DES DOCUMENTS PRÉCÉDENTS sur l'application mobile Procore (03/04/2024)

Sur l'application mobile Procore pour iOS et Android, les utilisateurs du chantier peuvent désormais afficher les révisions précédentes! Si une nouvelle révision d'un document est téléversée en cours de construction, un utilisateur sur le chantier peut désormais la comparer avec une révision précédente pour voir les différences et apporter les modifications nécessaires sur le site. Voir Afficher les documents dans l'outil de gestion de documents (iOS) ou Afficher les documents dans l'outil de gestion de documents (Android). 

Afficher les pièces jointes des Item de correspondance dans l' affichage de liste de l'application mobile Procore (02/07/2024)

Dans l'outil Correspondance de l'application mobile Procore pour iOS et Android, les utilisateurs peuvent désormais appuyer sur « Voir tout » pour afficher une liste de toutes les pièces jointes de l'item. Cela facilite la recherche d'un fichier spécifique lorsqu'un item de correspondance comporte de nombreuses pièces jointes. Voir Afficher les fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance (iOS) ou Afficher les fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance (Android).

Nouveau bouton « Réviser » pour les documents dans le mode de téléversement (07/02/2024)

Vous pouvez désormais consulter rapidement et compléter les informations des documents récemment téléversés en cliquant sur un nouveau bouton « Réviser » dans le mode Téléversements. Voir Téléverser des documents et compléter les informations sur les documents. Après avoir cliqué sur « Réviser », le document s'ouvrira dans le visualiseur, où vous pourrez remplir les métadonnées et soumettre des documents. La fenêtre Téléversements est accessible à partir de n'importe quel onglet jusqu'à ce qu'elle soit fermée manuellement.

Afficher le nombre d'annotations de document visibles et le nombre de filtres appliqués (05/02/2024)

Sur l'application mobile Procore pour iOS, les utilisateurs peuvent désormais afficher le nombre d'annotations visibles par rapport au nombre total d'annotations sur un document. Les utilisateurs peuvent également voir le nombre de filtres appliqués à la liste d'annotations. Voir « Liste d'annotations » dans Afficher les documents dans l'outil de gestion de documents (iOS) et Afficher les documents dans l'outil de gestion de documents (Android).

Répondre en bloc à plusieurs documents dans un Flux de travail de travail (01/02/2024)

Les personnes assignées du Flux de travail de travail ont désormais la possibilité de soumettre leur réponse pour plusieurs documents à la fois. Voir Réviser un document dans un Flux de travail de travail dans l'outil de gestion de documents. 

Filtrer les annotations sur les documents par « Réalisé par » et « Compagnie » (23/01/2024)

Lors de l'affichage des annotations sur un document, vous pouvez désormais appliquer les filtres « Compagnie » et « Rédigé par » pour afficher les annotations de compagnies et d'individus spécifiques. Voir Afficher les annotations dans l'outil de gestion de documents.

Même code de projet autorisé pour tous les projets (18/01/2024)

Vous pouvez désormais utiliser la même abréviation de code de projet pour plusieurs projets dans la même compagnie. Voir Quel est le champ « Code » sur la page de création de projet?

Afficher les champs manquants requis pour un document (01/02/2024)

Pour faciliter l'identification des champs à remplir avant qu'un document puisse être soumis, vous pouvez désormais survoler le message « Attributs manquants » dans la colonne « Prêt à soumettre » pour voir quels champs obligatoires sont toujours vides pour un document . Voir Informations complètes sur les documents dans l'outil de gestion de documents. Ceci est également utile si des champs ont été déplacés ou masqués dans les paramètres du tableau.

Afficher les fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance sur l'application Procore Android (18/12/2023)

Sur l'application mobile Procore pour Android, les utilisateurs peuvent désormais afficher les fichiers de gestion de documents qui ont été joints à une correspondance. Voir Afficher les fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance (Android).

Télécharger un document avec ou sans annotation sur le Web (14/12/2023)

Vous pouvez maintenant choisir de télécharger un document individuel avec ou sans annotations sur l'application Web de Procore. Voir Télécharger des documents à partir de l'outil de gestion de documents.

Afficher ou masquer les annotations sur les documents (13/12/2023)

Vous pouvez désormais choisir d'afficher ou de masquer toutes les annotations sur les documents dans le visualiseur de l'application Web de Procore. Voir Afficher les documents dans l'outil de gestion de documents. 

Afficher les fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance sur l'application Procore iOS (29/11/2023)

Sur l'application mobile Procore pour iOS, les utilisateurs peuvent désormais afficher les fichiers de gestion de documents qui ont été joints à une correspondance. Voir Afficher les fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance (iOS).

Synchroniser les vues enregistrées sur l'application mobile Procore (13/11/2023)

Les utilisateurs de l'application Procore iOS ou Android peuvent désormais choisir de synchroniser tous les documents d'un affichage enregistré sur leur appareil mobile en même temps. Cela permet aux utilisateurs d'accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin, quelle que soit la force ou la disponibilité de la connexion Wi-Fi ou cellulaire. Voir Synchroniser et télécharger des documents à partir de l'outil de gestion de documents (iOS) ou Sync et télécharger des documents à partir de l'outil de gestion de documents (Android).

Ajouter des pièces jointes dans une réponse de flux de travail (24/10/2023)

Vous pouvez maintenant ajouter des pièces jointes à votre réponse dans un flux de travail. Voir Répondre à un flux de travail personnalisé et réviser un document dans un flux de travail dans l'outil de gestion de documents.

Accédez rapidement aux plans et aux devis en un seul clic dans l'application Procore Mobile (24/10/2023)

Les utilisateurs de l'application Procore iOS ou Android peuvent désormais accéder aux plans et aux devis dans l'outil de gestion de documents en un seul clic en appuyant sur Plans ou Devis dans la liste des outils. See Best Practices for Field Team Members Using the Document Management Tool.

Bien que ces documents soient toujours accessibles en ouvrant l'outil de gestion de documents, les vignettes d'outils « Plans » et « Devis » sur l'application mobile Procore s'ouvriront désormais automatiquement à l'affichage enregistré pertinent dans l'outil de gestion de documents. 

Tableau de données de gestion de document pour les pièces jointes d'item de correspondance (17/10/2023)

La zone Pièces jointes des items de l'outil Correspondance comprend désormais le tableau de données de l'outil Gestion de documents, ce qui permet une meilleure expérience de pièce jointe et d'affichage des documents. Au lieu de voir uniquement les noms de fichiers, les utilisateurs peuvent désormais afficher tous les documents joints dans le tableau de données avec les informations pertinentes et la possibilité de trier ou d'ajuster les colonnes selon leurs besoins. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance.

Cette version apporte également des améliorations pour joindre des items en mode Créer ou Modifier, comme la possibilité de supprimer en bloc les documents sélectionnés et la possibilité d'afficher les documents joints. Voir Partager des fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance.

Attributs supplémentaires ajoutés pour l'octroi de permissions aux documents (13/10/2023)

« Lieu », « Auteur » et « Étape » peuvent désormais être sélectionnés comme attributs pour accorder des permissions aux documents. Voir Créer un groupe de permissions pour l'outil de gestion de documents. Cela vous permet de contrôler davantage l'accès aux documents.

Nouvelle permission « Soumettre de nouveaux fichiers » (09/10/2023)

Une nouvelle permission de contrôler la soumission de fichiers est désormais disponible pour s'appliquer aux groupes de permissions dans l'outil de gestion de documents. Ceci est utile lorsque vous souhaitez autoriser certains utilisateurs à téléverser des fichiers et des informations complètes, mais que quelqu'un d'autre doit réviser et soumettre les fichiers. Voir Soumettre des documents dans l'outil de gestion de documents, Créer un groupe de permissions pour l'outil de gestion de documents et Comment fonctionnent les permissions dans l'outil de gestion de documents?

Modifier en bloc les informations sur les documents soumis (09/11/2023)

Vous pouvez désormais modifier en bloc les informations des documents dans les onglets Tous les documents et En révision. Voir Modifier les informations des documents. Auparavant, vous ne pouviez modifier des documents en bloc que dans l'onglet Téléversements. 

Télécharger tous les fichiers d'un item de correspondance (31/08/2023)

Les utilisateurs peuvent désormais télécharger tous les fichiers de gestion de documents joints à une correspondance. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance.

Informations complètes sur les fichiers téléversés dans le visualiseur de documents (23/08/2023)

Vous pouvez désormais remplir des champs et soumettre des documents directement à partir du visualiseur dans l'outil Gestion de documents. Voir Informations complètes pour les documents dans l'outil de gestion des documents. Ceci est utile si vous souhaitez afficher le contenu des documents téléversés pendant que vous remplissez les informations nécessaires.

Répondeurs de flux de travail parallèles pour l'outil de gestion de documents (31/07/2023)

L'outil Flux de travail de Procore prend désormais en charge les flux de travail parallèles, qui peuvent être configurés pour l'outil Gestion de documents. Cela signifie que vous pouvez désormais avoir plusieurs réviseurs dans la même étape du flux de travail, ce qui vous permet d'approuver les documents plus rapidement. Voir Créer un modèle de flux de travail personnalisé et Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil Gestion de documents.

Partager des documents à l'aide de l'outil Correspondance (31/07/2023)

Vous pouvez désormais partager des fichiers à partir de l'outil Gestion des documents en les joignant à un item de correspondance dans l'outil Correspondance. Voir Partager des fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance. 

Les mêmes permissions de l'outil Gestion de documents s'appliqueront. Les destinataires des items de correspondance peuvent afficher et télécharger les fichiers à partir du courriel, de l'exportation PDF ou de l'outil Correspondance. Voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion des documents dans un item de correspondance.

Créer des affichages enregistrés pour les documents (22/06/2023)

Vous pouvez désormais créer des affichages enregistrés dans l'outil Gestion de documents pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques tout en conservant une source unique de vérité pour chaque fichier. Voir Créer un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents. Contrairement aux dossiers traditionnels, les affichages enregistrés affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des permissions de document.

Les affichages enregistrés sont séparés en affichages du projet (créés par les utilisateurs disposant de permissions « Admin » et disponibles pour tous les membres du projet) et en mes affichages (affichages que vous créez et qui ne sont visibles que par vous). Voir Afficher les documents dans l'outil de gestion des documents.  Tous les utilisateurs ayant accès à l'outil Gestion de documents peuvent créer leurs propres affichages enregistrés pour référencer facilement les documents les plus importants pour eux, et les utilisateurs disposant des permissions « Admin » sur l'outil peuvent créer des affichages enregistrés que tous les membres du projet pourront utiliser. 

Niveau de permission « Aucun » ajouté pour l'outil Gestion de documents (05/06/23)

L'outil Gestion de documents dispose désormais d'un niveau de permission « Aucun » qui peut être attribué aux utilisateurs qui n'ont pas besoin d'accéder à l'outil. Les permissions peuvent être gérées dans l'outil Permissions au niveau de la compagnie et dans le répertoire au niveau du projet. Voir Comment fonctionnent les permissions dans l'outil Gestion de documents?

Exporter au CSV (25/04/2023)

Vous pouvez désormais exporter les informations de l'outil Gestion des documents vers un fichier CSV . Voir Exporter les informations à partir de l'outil de gestion des documents. 

Télécharger des documents avec la norme de dénomination appliquée (30/03/2023)

Les documents sont désormais téléchargés avec les noms de fichiers affichés dans le champ Nom de l'outil Gestion des documents. Auparavant, les documents téléchargés avec leurs noms de fichiers d'origine. Voir Télécharger des documents à partir de l'outil de gestion de documents. Cela aide à garder les fichiers organisés, conformes et dans le bon format pour que les révisions soient détectées lors du téléversement.

Supprimer en bloc les documents téléversés (30/03/2023)

Vous pouvez désormais supprimer en bloc les documents qui ont été téléversés dans l'outil de gestion des documents. Voir Supprimer les documents téléversés dans l'outil de gestion des documents. Actuellement, les documents ne peuvent être supprimés qu'à partir de l' tab« Téléversements » .

Supprimer un document téléversé (07/03/2023)

Vous pouvez maintenant supprimer un document qui a été téléversé dans l'outil de gestion des documents. Voir Supprimer un document téléversé dans l'outil de gestion des documents. Actuellement, un document ne peut être supprimé qu'à partir de l' tab« Téléversements » .

Flux de travail d'approbation (31/01/2023)

Vous pouvez désormais configurer des modèles de flux de travail dans l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie pour la gestion des documents. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion des documents . Une fois configuré et affecté à un projet, vous pouvez affecter un gestionnaire de flux de travail et affecter des documents dans l' tab Téléversements à un modèle de flux de travail.

L'envoi d'un document avec un modèle de flux de travail attribué démarrera le flux de travail et enverra automatiquement un courriel à chaque personne assignée lorsqu'il sera temps de répondre. Les personnes assignées au flux de travail peuvent ajouter des annotations, des commentaires et sélectionner dans une liste de réponses configurées. Voir Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil de gestion de documents . Au fur et à mesure que les documents progressent dans les étapes du flux de travail, leurs statuts seront automatiquement mis à jour en fonction du modèle configuré.

Remarque : Les annotations ne peuvent être ajoutées que par les personnes assignées du flux de travail. Vous pouvez modifier les permissions dont dispose une personne assignée du flux de travail dans les paramètres de l'outil Gestion des documents. Voir Configurer les paramètres : Gestion des documents .

Traitement des révisions (31/01/2023)

Vous pouvez saisir le numéro de révision initial des documents dans l' tab Téléversements. Lorsqu'une nouvelle révision est téléversée avec un nom correspondant, elle sera consolidée en une seule ligne avec le numéro de révision augmenté progressivement d'une unité. Vous pouvez ensuite cliquer sur le numéro de révision pour afficher et modifier les révisions précédentes. Vous pouvez également basculer entre les révisions dans le visualiseur de documents. Voir Modifier les révisions dans l'outil de gestion des documents et Afficher les documents dans l'outil de gestion des documents .

Détection d'attributs de documents avec l'apprentissage automatique (13/01/2020)

Vous verrez désormais les attributs Type, Description et Numéro détectés et automatiquement remplis dans l'onglet Téléversements par notre service d'apprentissage automatique. La détection de l'attribut Type s'applique uniquement aux plans et aux devis; s'il ne reconnaît pas le type comme un plan ou un devis, il ne remplira pas l'attribut. Voir Que peut remplir automatiquement Procore lors du téléversement de fichiers vers l'outil Gestion de documents?

Ensembles de champs configurables et champs par défaut (13/01/2020)

Vous pouvez désormais créer et gérer des ensembles de champs configurables et des champs par défaut pour l'outil Gestion des documents. Voir Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut pour l'outil de gestion des documents . Vous pouvez configurer les valeurs disponibles pour les attributs de document suivants : Classification, Discipline, Statut, Type, Volume /Système. Cela inclut la personnalisation de la description de la valeur, du code et s'il s'agit d'une valeur active sur les projets. Vous pouvez également choisir parmi les 20+ attributs par défaut que vous souhaitez marquer comme facultatifs ou obligatoires pour votre projet afin d'assurer la conformité et la cohérence dans l'ensemble de votre portefeuille de projets.

Attribuer un groupe de permissions de document à partir du répertoire (13/01/2020)

Vous pouvez désormais attribuer un groupe de permissions de gestion des documents aux utilisateurs nouveaux et existants à partir de l'outil Répertoire lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs. Voir Définir un groupe de permissions de gestion de documents pour un nouvel utilisateur .

Historique des modifications d'attribut (09/01/2023)

Vous pouvez désormais afficher l'historique des modifications d'attributs d'un document dans le panneau d'informations du visualiseur de documents. Voir Afficher l'historique des modifications des documents dans l'outil de gestion des documents .

Exigences de téléversement conditionnel (04/01/23)

Vous pouvez désormais exiger que les attributs de document conditionnels soient requis en fonction du type de document au moment du téléversement. Vous pouvez également choisir d'utiliser la norme de dénomination configurée ou aucune norme de dénomination pour différents types de documents. Voir Modifier les exigences de téléversement pour l'outil de gestion des documents .