Créer un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents
Objectif
Créer des affichages enregistrés dans l'outil Gestion de documents du projet.
Contexte
Étant donné que les affichages enregistrés sont créés dans les collections, les filtres d'une collection affectent les filtres qui peuvent être choisis pour n'importe quel affichage enregistré qu'elle contient. Par exemple, lors de la création d'un affichage enregistré « Électricité » dans la collection « En révision », la collection filtre déjà tous les documents sauf ceux dont le statut est IR-En révision , de sorte que l'affichage enregistré n'a besoin que d'ajouter le filtre E-Électricité à partir de le menu déroulant des disciplines. Un utilisateur ne peut pas ajouter le statut DR-Ébauche car la collection « En cours de révision » les exclut. En d'autres termes, les collections et les affichages enregistrés ont une relation parent-enfant. Les affichages enregistrés (enfants) adoptent les filtres de leur collection (parent).
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour créer un affichage enregistré personnel que vous seul pouvez voir, permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Gestion de documents du projet.
- Pour créer un affichage enregistré pour tous les membres du projet, permission de niveau « Admin » sur l'outil Gestion de documents du projet.
- Informations complémentaires :
- Tous les affichages enregistrés doivent être dans une collection.
- Le bouton « Créer » ne s'affichera pas tant que vous n'aurez pas appliqué au moins un nouveau filtre à la liste des documents.
- Un affichage personnel enregistré (avec « Moi » sélectionné comme niveau d'accès) ne peut être vu que par la personne qui l'a créé.
- Les affichages enregistrés du projet (niveau d'accès « Tout le monde dans le projet ») ne peuvent pas être modifiés ultérieurement en affichage personnel. Cependant, si vous disposez de la permission « Admin » sur l'outil, vous pouvez remplacer ultérieurement un affichage personnel enregistré par un affichage de projet. Voir Modifier un affichage enregistré dans l'outil Gestion de documents.
Étapes
- Accédez à l'outil Gestion de documents du projet.
- Assurez-vous d'être dans l'onglet Documents .
- Dans le panneau Vues enregistrées, cliquez sur une vue enregistrée répertoriée sous un nom de collection en gras. Par exemple, cliquez sur « Tous les documents publiés » dans la collection intitulée « Publié ».
Remarque : Si les panneaux Affichage enregistré sont masqués, cliquez sur l’icône Afficher les affichages
enregistrés en haut du tableau.
Astuce : Pour choisir l’affichage enregistré de la collection à choisir comme point de départ, tenez compte des filtres qu’elle utilise. Découvrez comment afficher les filtres d’une collection à l’aide de l’icône informations
de cet article sur les collections. - Utilisez le menu Filtres pour apporter au moins une modification aux filtres dans l'affichage enregistré actuel. Considérez ces conseils :
- Si vous ne souhaitez que la dernière révision de chaque document, cliquez sur le bouton Dernière révision . Sinon, choisissez Toutes les révisions.
- « Dernière révision » dépend du contexte. Les permissions des utilisateurs, les filtres de la collection et la façon dont les révisions sont ordonnées affectent tous intelligemment la révision qui s'affiche dans l'affichage enregistré.
- Si vous souhaitez ajouter un filtre qui inclut des documents que la collection elle-même a déjà filtrés, vous devez trouver une collection plus appropriée pour l'affichage enregistré souhaité.
- Découvrez ce que sont les filtres d'une collection en cliquant sur les infos icône.
- Découvrez ce que sont les filtres d'une collection en cliquant sur les infos
- Si vous ne souhaitez que la dernière révision de chaque document, cliquez sur le bouton Dernière révision . Sinon, choisissez Toutes les révisions.
- Facultatif : Configurez les colonnes dans votre nouvel affichage enregistré en suivant les étapes décrites dans Configurer votre affichage dans l’outil de gestion de documents. Vous pouvez enregistrer des préférences telles que les colonnes visibles, l’ordre dans lequel elles apparaissent et si elles sont épinglées à gauche ou à droite.
- Lorsque vous êtes prêt à créer l'affichage enregistré, cliquez sur Créer.
Remarque : Si le bouton Créer est inactif, vos filtres sont en dehors des paramètres de la collection ou vous n'avez pas encore sélectionné des filtres différents de l'affichage enregistré dans lequel vous vous trouvez.
- Remplissez les informations suivantes :
Les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires.- Nom*: Entrez un nom pour l'affichage enregistré. Ce nom s'affichera dans la liste des affichages enregistrés.
- Description: Saisissez une description pour l'affichage enregistré.
- Accès à la vue: Sélectionnez une option d'accès pour la vue enregistrée.
Remarque : Seuls les utilisateurs disposant de permissions « Admin » sur l'outil Gestion de documents peuvent créer des affichages pour tout le monde dans le projet.- Pour créer un affichage enregistré personnel que vous seul pouvez voir, sélectionnez Moi.
- Pour créer un affichage enregistré que tout le monde sur le projet peut voir, sélectionnez Tout le monde dans le projet.
- Cliquez sur Créer.
Le nouvel affichage enregistré est ajouté au panneau Affichages enregistrés. Cliquez sur le nom de l'affichage enregistré à tout moment pour afficher la liste filtrée des documents.