Créer un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents
Objectif
Créer des affichages enregistrés dans l'outil Gestion de documents du projet.
Contexte
Un affichage enregistré dans l'outil Gestion de documents est un affichage personnalisé créé pour organiser visuellement et accéder facilement aux documents tout en conservant une source unique de vérité. Les affichages enregistrés peuvent être créés pour les types de documents courants, tels que les plans et les maquettes, ou pour des documents spécifiques que vous souhaitez que les équipes de projet référencent facilement.
Contrairement aux dossiers traditionnels, les affichages enregistrés affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des permissions de document. Tous les utilisateurs ayant accès à l'outil Gestion de documents peuvent créer leurs propres affichages enregistrés pour référencer facilement les documents les plus importants pour eux, et les utilisateurs disposant des permissions « Admin » sur l'outil peuvent créer des affichages enregistrés que tous les membres du projet pourront utiliser.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour créer un affichage enregistré personnel que vous seul pouvez voir, permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Gestion de documents du projet.
- Pour créer un affichage enregistré pour tous les membres du projet, permission de niveau « Admin » sur l'outil Gestion de documents du projet.
- Informations complémentaires :
- Le bouton Créer ne s'affichera pas tant que vous n'aurez pas appliqué au moins un filtre à la liste des documents.
- Un affichage personnel enregistré (avec « Moi » sélectionné comme niveau d'accès) ne peut être vu que par la personne qui l'a créé.
- Les affichages enregistrés du projet (niveau d'accès « Tout le monde dans le projet ») ne peuvent pas être modifiés ultérieurement en affichage personnel. Cependant, si vous disposez de la permission « Admin » sur l'outil, vous pouvez remplacer ultérieurement un affichage personnel enregistré par un affichage de projet. Voir Modifier un affichage enregistré dans l'outil Gestion de documents.
Étapes
- Accédez à l'outil Gestion de documents du projet.
- Assurez-vous que vous êtes sur l'onglet Tous les documents .
Remarque : Si les panneaux Affichage enregistré sont masqués, cliquez sur Afficher les affichages enregistrés
icône en haut du tableau. - Utilisez le menu Filtres pour ajuster les documents à afficher dans l'affichage enregistré. Voir Rechercher et filtrer des documents.
Remarque : Vous devez sélectionner au moins un filtre pour créer un nouvel affichage enregistré. - Lorsque vous êtes prêt à créer l'affichage enregistré, cliquez sur Créer.
- Remplissez les informations suivantes :
Les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires.- Nom*: Entrez un nom pour l'affichage enregistré. Ce nom s'affichera dans la liste des affichages enregistrés.
- Description: Saisissez une description pour l'affichage enregistré.
- Icône: Sélectionnez une icône à afficher à côté du nom de l'affichage enregistré.
- Accès à la vue: Sélectionnez une option d'accès pour la vue enregistrée.
Remarque : Seuls les utilisateurs disposant de permissions « Admin » sur l'outil Gestion de documents peuvent créer des affichages pour tout le monde dans le projet.- Pour créer un affichage enregistré personnel que vous seul pouvez voir, sélectionnez Moi.
- Pour créer un affichage enregistré que tout le monde sur le projet peut voir, sélectionnez Tout le monde dans le projet.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le nouvel affichage enregistré est ajouté au panneau Affichages enregistrés. Cliquez sur le nom de l'affichage enregistré à tout moment pour afficher la liste filtrée des documents.