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Procore

Créer un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents

disponibilité régionale
L'outil de gestion de documents est disponible dans certains pays. Il n'est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Objectif

Créer des affichages enregistrés dans l'outil Gestion de documents du projet.

Contexte​

Un affichage enregistré est un ensemble enregistré de filtres de recherche pour un accès rapide aux documents dans l'outil de gestion de documents. Les affichages enregistrés organisent visuellement vos documents tout en répondant aux besoins d'un contexte particulier, comme l'affichage enregistré « Plans électriques publiés » pour les électriciens qui souhaitent uniquement voir les dernières versions approuvées d'un type de document spécifique. Contrairement aux dossiers traditionnels, les affichages enregistrés ne nécessitent pas que les utilisateurs spécifient un lieu de téléversement; ils absorbent automatiquement les révisions passées, présentes et futures du même document. 

Les administrateurs peuvent créer des affichages enregistrés pour tous les membres du projet, et les utilisateurs individuels peuvent créer des affichages enregistrés qui ne sont visibles que par eux. Chaque vue enregistrée est conservée dans une collection, qui est une catégorie parent avec son propre ensemble de filtres déterminés par les administrateurs du projet. 

Étant donné que les affichages enregistrés sont créés dans les collections, les filtres d'une collection affectent les filtres qui peuvent être choisis pour n'importe quel affichage enregistré qu'elle contient. Par exemple, lors de la création d'un affichage enregistré « Électricité » dans la collection « En révision », la collection filtre déjà tous les documents sauf ceux dont le statut est IR-En révision , de sorte que l'affichage enregistré n'a besoin que d'ajouter le filtre E-Électricité à partir de le menu déroulant des disciplines. Un utilisateur ne peut pas ajouter le statut DR-Ébauche  car la collection « En cours de révision » les exclut.  En d'autres termes, les collections et les affichages enregistrés ont une relation parent-enfant. Les affichages enregistrés (enfants) adoptent les filtres de leur collection (parent).

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Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer un affichage enregistré personnel que vous seul pouvez voir, permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Gestion de documents du projet.
    • Pour créer un affichage enregistré pour tous les membres du projet, permission de niveau « Admin » sur l'outil Gestion de documents du projet.
  • Informations complémentaires :
    • Tous les affichages enregistrés doivent être dans une collection
    • Le bouton « Créer » ne s'affichera pas tant que vous n'aurez pas appliqué au moins un nouveau filtre à la liste des documents.
    • Un affichage personnel enregistré (avec « Moi » sélectionné comme niveau d'accès) ne peut être vu que par la personne qui l'a créé. 
    • Les affichages enregistrés du projet (niveau d'accès « Tout le monde dans le projet ») ne peuvent pas être modifiés ultérieurement en affichage personnel. Cependant, si vous disposez de la permission « Admin » sur l'outil, vous pouvez remplacer ultérieurement un affichage personnel enregistré par un affichage de projet. Voir Modifier un affichage enregistré dans l'outil Gestion de documents.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Gestion de documents du projet.
  2. Assurez-vous d'être dans l'onglet Documents .
  3. Dans le panneau Affichages enregistrés, cliquez sur un affichage enregistré répertorié sous un nom de collection en gras. Par exemple, cliquez sur « Tous les documents publiés » dans la collection intitulée « Publié ». 
    Remarque : Si les panneaux Affichage enregistré sont masqués, cliquez sur Afficher les affichages enregistrés icon-show-saved-views.png en haut du tableau. 
    Conseil :  Pour décider de l'affichage enregistré de la collection, tenez compte du premier niveau de filtrage que vous souhaitez. Voir Qu'est-ce qu'une collection dans l'outil de gestion de documents? pour en en savoir plus sur les collections et comment afficher leurs filtres à l'aide des informations icon-info3.png icône. 
  4. Utilisez le menu Filtres pour apporter au moins une modification aux filtres dans l'affichage enregistré actuel. Considérez ces conseils : 
    • Si vous ne souhaitez que la dernière révision de chaque document, cliquez sur le bouton Dernière révision  . Sinon, choisissez Toutes les révisions.
      • « Dernière révision » dépend du contexte. Les permissions des utilisateurs, les filtres de la collection et la façon dont les révisions sont ordonnées affectent tous intelligemment la révision qui s'affiche dans l'affichage enregistré. 
    • Si vous souhaitez ajouter un filtre qui inclut des documents que la collection elle-même a déjà filtrés, vous devez trouver une collection plus appropriée pour l'affichage enregistré souhaité. 
      • Découvrez ce que sont les filtres d'une collection en cliquant sur les infos icon-info3.png icône.
  5. Lorsque vous êtes prêt à créer l'affichage enregistré, cliquez sur Créer.
    Remarque : Si le bouton Créer est inactif, vos filtres sont en dehors des paramètres de la collection ou vous n'avez pas encore sélectionné des filtres différents de l'affichage enregistré dans lequel vous vous trouvez. 
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  6. Remplissez les informations suivantes :
    Les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires. 
    • Nom*: Entrez un nom pour l'affichage enregistré. Ce nom s'affichera dans la liste des affichages enregistrés.
    • Description: Saisissez une description pour l'affichage enregistré.
    • Accès à la vue: Sélectionnez une option d'accès pour la vue enregistrée.
      Remarque : Seuls les utilisateurs disposant de permissions « Admin » sur l'outil Gestion de documents peuvent créer des affichages pour tout le monde dans le projet. 
      • Pour créer un affichage enregistré personnel que vous seul pouvez voir, sélectionnez Moi.
      • Pour créer un affichage enregistré que tout le monde sur le projet peut voir, sélectionnez Tout le monde dans le projet.
  7. Cliquez sur Créer
    Le nouvel affichage enregistré est ajouté au panneau Affichages enregistrés. Cliquez sur le nom de l'affichage enregistré à tout moment pour afficher la liste filtrée des documents.