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Procore

À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF
disponibilité régionale
L'outil de gestion de documents est disponible dans certains pays. Il n'est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour plus d'informations, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Contexte

Si votre organisation utilise des processus d'approbation pour les révisions de documents, vous pouvez créer des modèles de flux de travail de travail personnalisés dans l'outil Flux de travail de travail qui peuvent ensuite être affectés aux documents téléversés vers l'outil Gestion de documents. Une fois qu'un flux de travail de travail a démarré, les participants au flux de travail de travail sont invités à examiner les documents, à les commenter éventuellement avec des annotations et à fournir un résultat d'approbation.

Lorsqu'une révision de document est examinée et est soit approuvée, soit rejetée, le statut de la révision est automatiquement mis à jour dans Procore. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de modifier manuellement les paramètres de permission ou de déplacer les révisions entre les dossiers ou les outils après l'approbation d'un document. Lorsqu'un flux de travail de travail est créé pour un document PDF, les personnes assignées du flux de travail de travail peuvent ajouter des annotations directement au PDF au cours de leur étape dans le flux de travail de travail . Une fois le flux de travail de travail terminé, toutes les décisions de flux de travail , les annotations et les pièces jointes supplémentaires sont conservés afin qu'ils puissent être référencés ultérieurement.

Éléments à considérer

Étapes

Configuration initiale

Suivez les étapes ci-dessous lors de la configuration des flux de travail pour l'outil de gestion de documents. Cliquez pour accéder à une section :

  1. Attribuer des permissions de flux de travail
  2. Créer un modèle de flux de travail de gestion de documents
  3. Affecter le flux de travail à un projet
  4. Configurer un flux de travail pour le projet

Attribuer des permissions de flux de travail

Pour tous les utilisateurs qui feront partie d'un flux de travail de travail d'approbation, vous devrez attribuer des permissions granulaires pour l'outil Flux de travail de travail dans vos modèles de permissions.

pdm-workflow-gran-perm.png

icon-external-link.png VOIR LES ÉTAPES

Vous pouvez également personnaliser les actions que les réviseurs peuvent entreprendre sur les documents dans un flux de travail de travail actif, par exemple qui devrait pouvoir annoter les documents.

pdm-workflow-permissions.png

icon-external-link.png VOIR LES ÉTAPES

Créer un modèle de flux de travail de gestion de documents

Remarque : Voir Flux de travail pour plus de ressources sur l'outil Flux de travail.

  1. Accédez à l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie.
  2. Ajoutez un nouveau flux de travail avec l'outil Gestion des documents sélectionné.
  3. Cliquez sur Créer.
  4. Créez votre modèle de flux de travail de travail. Voir Créer un modèle de flux de travail personnalisé pour des étapes détaillées.
  5. Lorsque vous êtes prêt à publier le flux de travail de travail, cliquez sur Enregistrer et publier. 
    pdm-workflow-draft.png

Affecter le flux de travail à un projet

Une fois le modèle de flux de travail de travail de gestion de documents créé, vous devrez l'affecter aux projets sur lesquels vous souhaitez l'utiliser. Cliquez sur le lien dans la colonne « Projets assignés » pour l'assigner à un ou plusieurs projets.

2024-08-07_workflows_assigned projects.png

icon-external-link.png VOIR LES ÉTAPES

 Conseil

Si vous affectez le flux de travail de travail à un modèle de projet, chaque fois que vous utilisez ce modèle pour créer un nouveau projet, il inclura les étapes du flux de travail et les affectations de l'utilisateur. Cependant, vous pouvez toujours réviser et modifier les affectations de flux de travail de travail et les jours à terminer selon les besoins de ce projet. 

Configurer un flux de travail pour le projet

Avant de pouvoir utiliser les flux de travail dans l'outil de gestion de documents, vous devez configurer le flux de travail de travail pour le projet. Si le projet a été créé à partir d'un projet modèle avec un flux de travail de travail affecté, il hérite des affectations d'utilisateur de ce flux de travail, mais c'est une bonne idée de revoir les affectations. Actuellement, vous ne pouvez avoir qu'un seul flux de travail de travail par défaut pour les documents du projet. 

  1. Accédez à l'outil de gestion des documents du projet.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png icône.
  3. Cliquez sur l' tabFlux de travail.
  4. Dans la section « Flux de travail de travail de document », cliquez sur Configurer sur le flux de travail de travail que vous souhaitez configurer pour le projet.
    pdm-configure-workflow.png
  5. Configurez ou révisez les éléments de flux de travail de travail requis suivants :
    • Affecter un gestionnaire de flux de travail
    • Attribuer un groupe de distribution
    • Personne(s) assignée(s) et jours restants pour chaque étape.

icon-external-link.png EN SAVOIR PLUS 

Remarque : Si vous devez modifier le modèle de flux de travail de travail dans l'outil Flux de travail de travail, voir Modifier un modèle de Flux de travail de travail personnalisé pour plus de détails.

Utilisation de Flux de travail de travail sur des documents

Démarrer un flux de travail pour les documents téléversés

Les documents qui nécessitent des flux de travail d'approbation auront besoin d'un flux de travail de travail sélectionné dans la colonne « Flux de travail de travail assigné ». Les flux de travail commenceront à la première étape. Voir Démarrer un Flux de travail de travail dans l'outil de gestion de documents.

Remarque : Si vous soumettez des documents en bloc, les réviseurs recevront un seul courriel avec tous les documents nécessitant leur attention, plutôt que des courriels séparés pour les documents soumis individuellement.
2024-07-10_subpar Start workflow for uploaded docs.png

icon-external-link.png EN SAVOIR PLUS

Réviser et répondre à un document dans un flux de travail

Lorsqu'un flux de travail de travail pour un document démarre, une personne Personne assignée du Flux de travail de travail peut réviser le document, ajouter une annotation si nécessaire et répondre dans le flux de travail de travail . Les personnes assignées du Flux de travail de travail peuvent annoter les documents si nécessaire dans le cadre de la réponse.

pdm-respond-workflow.png

icon-external-link.png EN SAVOIR PLUS

DÉMO

L'image ci-dessous montre comment accéder à un document qui doit être révisé.
Remarque : Au lieu de cliquer sur l'onglet « En révision », recherchez le document dans l'un des affichages enregistrés dans la collection « En révision » dans l'onglet principal « Documents ».

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