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Procore

À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de documents

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF
disponibilité régionale
L’outil Gestion des documents est disponible pour les comptes des pays suivants : Royaume-Uni, Irlande, Australie et Nouvelle-Zélande. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir en plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Contexte

Si votre organisation utilise des processus d’approbation pour les révisions de documents, vous pouvez créer des modèles de flux de travail personnalisés dans l’outil Flux de travail qui peuvent ensuite être affectés aux documents téléversés dans l’outil Gestion de documents. Une fois le flux de travail démarré, les participants au flux de travail sont invités à examiner les documents, à les commenter éventuellement avec une annotation et à fournir un résultat d’approbation.

Lorsqu'une révision de document est examinée et est soit approuvée, soit rejetée, le statut de la révision est automatiquement mis à jour dans Procore. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de modifier manuellement les paramètres de permission ou de déplacer les révisions entre les dossiers ou les outils après l'approbation d'un document. Lorsqu'un flux de travail de travail est créé pour un document PDF, les personnes assignées du flux de travail de travail peuvent ajouter des annotations directement au PDF au cours de leur étape dans le flux de travail de travail . Une fois le flux de travail de travail terminé, toutes les décisions de flux de travail , les annotations et les pièces jointes supplémentaires sont conservés afin qu'ils puissent être référencés ultérieurement.

Remarque
Le champ Personne assignée en attente de l’outil Gestion de documents est dynamique. Il affiche uniquement les utilisateurs ou groupes dont la réponse est actuellement requise pour l’étape de flux de travail active. Une fois qu’un utilisateur soumet sa réponse (ou que l’exigence de réponse d’un groupe est satisfaite), il est automatiquement supprimé de ce champ.

Éléments à considérer

Étapes

Configuration initiale

Suivez les étapes ci-dessous lors de la configuration des flux de travail pour l'outil de gestion de documents. Cliquez pour accéder à une section :

  1. Attribuer des permissions de flux de travail

  2. Créer un modèle de flux de travail de gestion de documents

  3. Affecter le flux de travail à un projet

  4. Configurer un flux de travail pour le projet

Attribuer des permissions de flux de travail

Pour tous les utilisateurs qui feront partie d’un flux de travail d’approbation, vous devrez attribuer des permissions granulaires pour l’outil Flux de travail dans vos modèles de permissions.

Flux de travail Pdm Gran Perm

VOIR LES ÉTAPES

Vous pouvez également personnaliser les actions que les réviseurs peuvent entreprendre sur les documents dans un flux de travail de travail actif, par exemple qui devrait pouvoir annoter les documents.

Permissions de Flux de travail Pdm

Créer un modèle de flux de travail de gestion de documents

Remarque : Voir Flux de travail pour plus de ressources sur l’outil Flux de travail.

  1. Accédez à l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.

  2. Ajoutez un nouveau flux de travail avec l’outil de gestion de documents sélectionné.

  3. Cliquez sur Créer.

  4. Créez votre modèle de flux de travail. Voir Créer un modèle de Flux de travail personnalisé pour obtenir des étapes détaillées.

  5. Lorsque vous êtes prêt à publier le flux de travail, cliquez sur Enregistrer et publier.
    Ébauche du Flux de travail Pdm

Affecter le flux de travail à un projet

Une fois le modèle de flux de travail de travail de gestion de documents créé, vous devrez l'affecter aux projets sur lesquels vous souhaitez l'utiliser. Cliquez sur le lien dans la colonne « Projets assignés » pour l'assigner à un ou plusieurs projets.

VOIR LES ÉTAPES

 Conseil
Si vous affectez le flux de travail à un projet modèle, chaque fois que vous utilisez ce modèle pour créer un nouveau projet, il inclura les étapes du flux de travail et les affectations utilisateur. Cependant, vous pouvez toujours examiner et modifier les affectations de flux de travail et les jours à terminer si nécessaire pour ce projet.

Configurer un flux de travail pour le projet

Avant de pouvoir utiliser des flux de travail dans l’outil Gestion de documents, vous devez configurer le flux de travail du projet. Si le projet a été créé à partir d’un projet modèle avec un flux de travail affecté, il hérite des affectations d’utilisateur de ce flux de travail, mais c’est une bonne idée de revoir les affectations. Actuellement, vous ne pouvez définir qu’un seul flux de travail par défaut pour les documents du projet.

  1. Accédez à l’outil Gestion des documents du projet.

  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres Icons Settings Gear.

  3. Cliquez sur l’onglet Flux de travail.

  4. Dans la section « Flux de travail de documents », cliquez sur Configurer sur le flux de travail que vous souhaitez configurer pour le projet.
    Pdm Configurer le Flux de travail

  5. Configurez ou révisez les éléments de flux de travail de travail requis suivants :

    • Affecter un gestionnaire de flux de travail

    • Attribuer un groupe de distribution

    • Personne assignée et jours à compléter pour chaque étape.

Modifier un Flux de travail

Si vous devez modifier le modèle de flux de travail, visitez l’un de ces emplacements :

Utilisation de Flux de travail de travail sur des documents

  • Démarrer un flux de travail pour les documents téléversés

  • Réviser et répondre à un document dans un flux de travail

Démarrer un flux de travail pour les documents téléversés

Les documents nécessitant des flux de travail d’approbation nécessiteront un flux de travail sélectionné dans la colonne « Flux de travail assigné ». Les flux de travail commenceront à la première étape. Voir Démarrer un Flux de travail dans l’outil de gestion de documents.

Remarque : Si vous soumettez des documents en bloc, les réviseurs recevront un seul courriel avec tous les documents nécessitant leur attention, plutôt que des courriels séparés pour les documents soumis individuellement.

Réviser et répondre à un document dans un flux de travail

Lorsqu’un flux de travail pour un document démarre, un Flux de travail Personne assignée peut examiner le document, ajouter des annotations si nécessaire et répondre dans le flux de travail. Flux de travail Les personnes assignées peuvent annoter les documents nécessaires dans le cadre de la réponse.

Flux de travail de réponse Pdm

DÉMO

L’image ci-dessous montre comment accéder à un document qui doit être révisé.Remarque : Au lieu de cliquer sur l’onglet « En cours de révision », recherchez le document dans l’un des affichages enregistrés dans la collection « En cours de révision » dans l’onglet principal « Documents ».

Voir également