Créer un groupe de permissions pour l'outil de gestion des documents
Objectif
Comment créer un groupe de permissions pour l'outil Gestion des documents.
Contexte
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil de gestion des documents du projet.
- Informations complémentaires :
- Si un utilisateur est ajouté à plusieurs groupes de permissions, les permissions du plus haut niveau sont respectées. Par exemple, si un utilisateur existe dans un groupe de permissions qui a la capacité de « Téléverser de nouveaux fichiers », mais qu'il est ajouté à un autre groupe sans permission de téléversement, il peut toujours téléverser des fichiers dans l'outil.
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Étapes
- Accédez à l'outil de gestion des documents du projet.
- Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres .
- Dans l' tabPermissions , cliquez sur Créer un groupe .
- Saisissez un nom dans le champ Nom du groupe .
- Suivez les étapes restantes ci-dessous pour configurer le groupe de permissions :
Ajouter des personnes et des compagnies
- Cliquez sur l' tabPersonnes .
- Cliquez sur Ajouter des personnes et des compagnies .
- Cochez la case à cocher à côté de chaque utilisateur et compagnie que vous souhaitez ajouter au groupe. Si vous souhaitez ajouter tous les utilisateurs du projet, cochez la case à cocher en haut de la liste.
- Cliquez sur Ajouter pour confirmer.
- Facultatif : Si vous devez modifier les utilisateurs ou les compagnies, cliquez sur Modifier les personnes .
Accorder les permissions de téléversement et de document
- Cliquez sur l' tabPermissions .
- Dans la section « Permissions de téléversement », cochez ou décochez la case pour déterminer si ce groupe doit avoir la permission de téléverser et de soumettre des fichiers à l'outil :
- Téléverser de nouveaux fichiers: Permet aux utilisateurs de téléverser des fichiers dans l'outil et de compléter les informations. Voir Téléverser des documents et compléter les informations sur les documents.
Remarque : Si la permission « Téléverser de nouveaux fichiers » est désactivée, la permission « Soumettre de nouveaux fichiers » est automatiquement désactivée. - Soumettre de nouveaux fichiers: Permet aux utilisateurs de soumettre des documents terminés au projet. Voir Soumettre des documents.
- Téléverser de nouveaux fichiers: Permet aux utilisateurs de téléverser des fichiers dans l'outil et de compléter les informations. Voir Téléverser des documents et compléter les informations sur les documents.
- Dans la section « Permissions de document », cliquez sur Accorder des permissions .
- Sous « Sélectionner un type de permissions », choisissez l'un des types de permissions suivants :
Remarque : Les actions disponibles pour ces types de permissions peuvent être personnalisées dans la section « Paramètres du document » de la page Configurer les paramètres. Voir Configurer les paramètres : Gestion des documents .- Admin
- Donneur d'ouvrage
- Visualiseur
- Sous « Sélectionner des documents », choisissez si ce groupe doit avoir accès à tous les documents ou seulement à certains documents :
Remarque : le niveau d'accès dépendra du niveau de permissions sélectionné ci-dessus (« Admin », « Propriétaire » ou « Visualiseur »).- Cliquez sur Tous les documents pour permettre aux utilisateurs de ce groupe d'accéder à tous les documents du projet.
OU - Cliquez sur Uniquement les documents avec les attributs sélectionnés pour permettre aux utilisateurs de ce groupe d'accéder uniquement aux documents avec des attributs spécifiques (selon les champs de métadonnées).
- Entrez les informations suivantes :
- Cliquez sur le menu Ajouter un attribut et sélectionnez un attribut dans la liste.
Cela ajoute un menu de sélection pour l'attribut. - Cliquez sur le menu de l'attribut pour sélectionner une ou plusieurs options.
- Si vous devez ajouter des attributs supplémentaires, répétez les étapes ci-dessus.
- Cliquez sur le menu Ajouter un attribut et sélectionnez un attribut dans la liste.
- Entrez les informations suivantes :
- Cliquez sur Tous les documents pour permettre aux utilisateurs de ce groupe d'accéder à tous les documents du projet.
- Pour enregistrer les permissions sélectionnées, cliquez sur Soumettre .
- Lorsque vous êtes prêt à enregistrer le nouveau groupe de permissions, cliquez sur Créer .