Configurer les paramètres : Gestion des documents
Objectif
Pour configurer les paramètres avancés de l'outil de gestion des documents au niveau du projet.
Contexte
Les paramètres importants de l'outil Gestion des documents sont gérés sur la page Configurer les paramètres, tels que : la création et la gestion des groupes de permissions, la personnalisation des paramètres de permissions pour les documents et la normalisation des champs pour les métadonnées des documents.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil de gestion des documents du projet.
Vidéo
Étapes
Remarque
Les paramètres de l'outil Gestion des documents peuvent également être gérés dans l'outil Admin du projet. Voir Configurer les paramètres de gestion des documents dans l'outil Admin.
- Accédez à l'outil de gestion des documents du projet.
- Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres
. - Cliquez sur l’onglet de la zone d’outils que vous souhaitez afficher ou modifier. Voir les instructions supplémentaires pour chaque zone ci-dessous :
Onglet Affichages
Cliquez sur l'onglet Affichages pour créer des collections pour le projet. Les collections aident à filtrer et à organiser les documents afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement les révisions dont ils ont besoin. Consultez les articles suivants liés aux collections :
Tab Permissions
Cliquez sur l' tab Permissions pour accéder aux paramètres suivants :
Groupes de permissions
Dans la section Groupes de permissions , vous pouvez créer et gérer des groupes de permissions pour contrôler l’accès aux documents du projet. Consultez les didacticiels suivants relatifs aux groupes de permissions :
Permissions de document
Dans la section Autorisations de document , vous pouvez personnaliser les actions que les personnes et les groupes peuvent effectuer sur les documents. Voir Afficher et gérer les paramètres pour les permissions de document.
Permissions de flux de travail
Les permissions sélectionnées dans cette section sont spécifiques aux documents d'un flux de travail. Toutes les permissions définies ici remplaceront les permissions normal définies à partir des permissions de document ci-dessus. Voir Afficher et gérer les permissions de flux de travail dans l'outil de gestion des documents .
Tab Documents
Cliquez sur l' tab Documents pour accéder aux paramètres suivants :
Exigences de téléversement
Dans la section Exigences de téléversement , vous pouvez sélectionner des normes de dénomination et des champs obligatoires pour les téléchargements de documents. Voir Modifier les exigences de téléversement de documents.
Normes de dénomination
Dans la section Normes de nommage , vous pouvez créer des normes de dénomination qui s’appliquent automatiquement aux documents téléversés. Voir Modifier la norme de dénomination des documents.
Champs du document
Dans la section Champs du document , vous pouvez afficher les champs de métadonnées du document, marquer certains champs comme inactifs ou actifs et modifier les descriptions des options de champ.
Pour modifier la description d’une option de champ, procédez comme suit dans la section « Champs du document » :
Remarque : Les modifications apportées ici ne s’appliquent qu’au projet en cours.
- Cliquez sur le nom d’un champ qui offre aux utilisateurs des options via un menu déroulant, tel que « Statut » ou « Discipline ».
- Cliquez sur le bouton Modifier le champ .
- Recherchez l’option que vous souhaitez modifier et cliquez sur son texte dans la colonne « Description » pour la modifier.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer .
Remarque : Vos modifications n’affectent que le projet en cours.
Pour les modifications de champ au niveau de la compagnie, voir Gérer les champs personnalisés et par défaut et les ensembles de champs pour l’outil de gestion des documents.
Tab Flux de travail
Cliquez sur l' tab Flux de travail pour accéder aux paramètres suivants :
Remarque : Vous ne verrez l' tab Flux de travail que si votre organisation utilise l' outil Flux de travail dans Procore.
Flux de travail des documents
Si un ou plusieurs flux de travail ont été affectés au projet, vous pouvez afficher et configurer les flux de travail dans cette section.
Modifier en bloc les personnes assignées du flux de travail
Pour modifier les personnes assignées ou le gestionnaire de flux de travail d’un modèle de flux de travail, procédez comme suit :
- Recherchez le modèle que vous souhaitez modifier et cliquez sur l’icône des personnes dans la colonne « Rôles ».
- Indiquez si vous souhaitez que vos modifications s’appliquent au modèle de flux de travail et aux flux de travail en cours ou uniquement au modèle de flux de travail pour les documents qui utiliseront le modèle à l’avenir.
Remarque : Si vous choisissez d’inclure les flux de travail en cours, une fois que vous avez cliqué sur « Enregistrer », ces flux de travail reflètent vos modifications et les personnes assignées supprimées ne peuvent pas répondre aux étapes du flux de travail en cours ou à venir. Cependant, toutes les réponses déjà effectuées lors des étapes précédentes sont conservées. - Modifiez les personnes assignées selon vos besoins. Cliquez dans le champ pour ajouter un nouveau nom ou cliquez sur le x à côté d’un nom pour le supprimer.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
L’administrateur du projet peut modifier des fonctionnalités de flux de travail supplémentaires :
- Si certains types d’erreurs de document se produisent, résolvez-les dans l’affichage enregistré « Action requise ».
- Limitez l’accès aux modèles de flux de travail pour différentes équipes. Cela réduit le risque qu’une équipe choisisse accidentellement un modèle qui ne correspond pas à ses besoins.
- Pour plus d’options de configuration de modèle de flux de travail, voir À propos des flux de travail dans l’outil de gestion de documents ou Configurer un modèle de flux de travail personnalisé sur un projet.
Notifications (en anglais)
Dans l’onglet Notifications, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez avertir lorsqu’un document est téléversé ou soumis dans l’outil de gestion de documents. Consultez les instructions détaillées ci-dessous ou consultez Flux de travail si vous êtes curieux de connaître les notifications envoyées pour alerter les utilisateurs de leur tour dans un processus d’approbation de document.
Téléversement de documents
Notifiez les compagnies, les groupes de distribution ou les utilisateurs individuels sélectionnés lorsqu’un nouveau document est téléversé dans l’outil de gestion de documents. La notification se présente sous la forme d’un e-mail contenant des liens vers toutes les vues enregistrées pertinentes et un .csv Fichier listant tous les documents mis à jour.
- Cliquez sur le bouton + Ajouter des destinataires dans la colonne « Destinataires ».
Remarque : Si vous ajoutez ou modifiez une liste de destinataires existante, il s’agit d’un lien au lieu d’un bouton. - Cliquez dans le champ Compagnies, Groupes de distribution ou Utilisateurs pour sélectionner ou rechercher le groupe ou l’utilisateur que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur Mettre à jour.
- Assurez-vous que le bouton « Actif » est réglé sur votre préférence d’activation ou de désactivation.
Remarque : Le nombre indiqué dans la colonne Destinataires peut être inférieur à celui prévu car Procore ne compte chaque utilisateur qu’une seule fois. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau groupe de 3 utilisateurs, mais que deux d’entre eux étaient déjà dans un groupe différent qui reçoit déjà une notification de la même manière, le nombre total de destinataires n’augmente que de 1.
Soumission de documents
Notifier les utilisateurs ou les groupes de distribution sélectionnés lorsqu’un nouveau document correspondant aux critères de filtre d’un affichage enregistré est soumis à l’outil Gestion de documents. La notification se présente sous la forme d’un courriel contenant des liens vers tous les documents pertinents et un .csv fichier les listant.
- Cliquez sur le bouton + Ajouter des destinataires dans la colonne « Destinataires » de l’affichage enregistré avec lequel vous souhaitez aligner les notifications.
Remarque : Si vous ajoutez ou modifiez une liste de destinataires existante, il s’agit d’un lien au lieu d’un bouton. - Cliquez dans le champ Compagnies, Groupes de distribution ou Utilisateurs pour sélectionner ou rechercher le groupe ou l’utilisateur que vous souhaitez avertir lorsqu’un nouveau document est soumis dans cet affichage enregistré.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Remarque : Le nombre indiqué dans la colonne Destinataires peut être inférieur à celui prévu car Procore ne compte chaque utilisateur qu’une seule fois. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau groupe de 3 utilisateurs, mais que deux d’entre eux étaient déjà dans un groupe différent qui reçoit déjà une notification de la même manière, le nombre total de destinataires n’augmente que de 1.