Lier des fichiers de SharePoint à l’outil de Gestion de documents

En version bêta

Une intégration SharePoint native est désormais disponible pour l’outil Gestion de documents, permettant aux utilisateurs éligibles de lier et de téléverser des fichiers directement dans Procore. En savoir plus sur cette version bêta ouverte et sur la façon dont votre point de contact Procore peut aider votre équipe à l’activer.

Contexte

Cette intégration permet aux employés admissibles de la compagnie de projet d’authentifier en toute sécurité leur compte SharePoint et de lier nativement des documents de projet externes à la Gestion de documents. Les fichiers sont traités de manière asynchrone et reflètent les comportements de téléversement manuel standard une fois téléversés.

Éléments à considérer

Permissions requises : Vous devez être un employé de la compagnie de projet avec des permissions personnalisé accordant des actions de téléversement sur l’outil Gestion de documents.
Restrictions :
- Maximum de 500 fichiers par action de liaison unique.
- taille du fichier maximale de 1 Go par fichier.
- Les fichiers vides (0 octet) sont bloqués et déclenchent un message d’erreur.
Information supplémentaire :
- Il s’agit d’un transfert de fichier unique. La synchronisation manuelle ou automatique continue des fichiers précédemment liés n’est pas prise en charge.
- La sélection/l’importation d’un dossier SharePoint entier à la fois n’est pas prise en charge; Une sélection individuelle des fichiers est requise.
- Cette fonctionnalité n’est actuellement pas prise en charge sur les appareils mobile et est limitée aux employés de la compagnie de projet (les collaborateurs/fournisseurs externes ne peuvent actuellement pas lier les sites SharePoint).

Étapes

Première configuration administrative

Avant que les membres de l’équipe de projet puissent lier des fichiers à partir de SharePoint, un Administrateur Microsoft 365/SharePoint doit exécuter un flux d’autorisation unique.

Accorder le consentement de l’Admin du locataire Microsoft : L’Admin Microsoft 365 de l’entreprise doit accorder le consentement requis pour l’enregistrement de l’application d’intégration Procore lors de la connexion initiale.
Remarque : L’admin IT/SharePoint qui effectue ces étapes est généralement une personne différente des téléverseurs de projets quotidiens.

Authentifiez et connectez-vous à votre site SharePoint

Une fois le consentement admin terminé, les employés du projet peuvent se connecter, accéder et parcourir les fichiers SharePoint directement à partir de l’outil Gestion de documents.

Accédez à l’outil Gestion des documents du projet.
Accédez à l’onglet Documents ou à l’onglet Téléversements.
Cliquez sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur droit et sélectionnez Lien à partir de SharePoint.
Dans le modal Lien depuis SharePoint, entrez le préfixe de sous-domaine SharePoint de votre entreprise dans le champ de texte du site SharePoint. Par exemple, https://[your-subdomain].sharepoint.com.
Cliquez sur Connexion à SharePoint.
Fournissez vos informations d’identification Microsoft 365 lorsque vous y êtes invité.
Remarque :
- Si vous recevez une erreur ici, vérifiez auprès de votre administrateur informatique que les étapes de consentement de l’admin du premier locataire ont été effectuées.
- Si vous pouvez vous connecter mais que la synchronisation/l’importation échoue, vérifiez auprès de votre administrateur informatique que les étapes d’autorisation de l’application ont été entièrement terminées.

Sélectionner et lier des fichiers

Après une authentification rapide et unique, vous pouvez naviguer et accéder facilement à vos répertoires de fichiers sans quitter la Gestion de documents.

Naviguez dans les répertoires et bibliothèques de votre site SharePoint accessibles directement dans le modal de navigation de fichiers.
Sélectionnez les fichiers spécifiques que vous souhaitez transférer.
Remarque :
- La sélection ou l’importation d’un dossier SharePoint entier à la fois n’est pas prise en charge. Une sélection individuelle des fichiers est requise.
- Vous pouvez sélectionner jusqu’à 500 fichiers par action, avec une limite de taille maximale de 1 Go par fichier. Les fichiers vides (0 octet) sont bloqués et déclenchent un message d’erreur.
Cliquez sur Lier les items.

Remarque
Tous les fichiers liés commenceront à être traités de manière asynchrone et apparaîtront bientôt dans votre onglet Tous les téléchargements de documents . Une fois apparues, elles nécessitent exactement les mêmes étapes d’examen des métadonnées, de configuration des attributs et de traitement que les téléversements manuels standard avant la soumission finale.