Réviser un document dans un flux de travail dans l'outil de gestion de documents

Si vous avez été chargé de réviser un document dans le cadre d’un flux de travail, vous pouvez afficher le document, accéder à des options telles que des annotations et entrer votre réponse. Voir Répondre à un Flux de travail personnalisé. Pour plus d’informations sur les flux de travail dans l’outil de gestion de documents, voir À propos des Flux de travail dans l’outil de gestion de documents.

• Permissions d'utilisateur requises :

  • Vous avez besoin des deux :

    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil de gestion de documents.

    • Ajouté en tant que Personne assignée pour une étape du flux de travail. Voir Comment fonctionnent les permissions dans l’outil Gestion de documents?

• Informations complémentaires :

  • Tous les utilisateurs autorisés à afficher un document peuvent afficher ce document, qu'il soit associé ou non à un flux de travail. Cependant, seules les personnes qui ont été affectées à une étape du flux de travail verront le panneau Flux de travail.

1. Accédez à l’outil Gestion des documents du projet.

2. Assurez-vous d’être dans l’onglet Documents .

3. Cliquez sur l’affichage enregistré appelé Attribué à moi qui se trouve dans la collection « En révision ».
   Remarque : Vous pouvez également accéder à ces documents à partir d’autres affichages enregistrés, tels que « Tous les documents » en bas.

4. Cliquez sur le document que vous souhaitez consulter.

5. Dans le visualiseur, cliquez sur l’icône flux de travail .
   Cela ouvre un panneau Flux de travail.

6. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des annotations, utilisez les outils de la barre d’outils d’annotation. Voir Ajouter des annotations dans l’outil de gestion de documents.

7. Facultatif : Si vous disposez de la permission granulaire « Peut être gestionnaire de Flux de travail », vous pouvez cliquer sur l’icône points de suspension verticaux pour accéder aux actions suivantes :

   • Gérer les personnes assignées: Si vous avez besoin que d’autres personnes révisent le document pendant cette étape du flux de travail, vous pouvez inviter des personnes assignées supplémentaires. Remplissez les informations pour inviter des personnes assignées supplémentaires.

   • Redémarrer le flux de travail: Si le flux de travail doit être redémarré, vous pouvez le remettre au début. Cliquez sur Redémarrer pour confirmer.
     Remarque : Cela nécessitera que toutes les étapes précédemment effectuées soient répétées et supprimera les commentaires et les pièces jointes précédents. Toutes les personnes assignées ajoutées aux étapes du flux de travail après la création de l’item seront également supprimées. Le nouveau flux de travail utilisera le dernier modèle et la dernière configuration.

   • Si vous devez appliquer un autre modèle de flux de travail, voir Démarrer un Flux de travail dans l’outil de gestion de documents.

   • Afficher le modèle de Flux de travail: Cliquez pour voir un diagramme du modèle de flux de travail. Les détails sont affichés dans le panneau latéral.

8. Une fois que vous avez examiné le document et que vous êtes prêt à ajouter votre réponse, cliquez sur Répondre.
   Remarque : Si vous souhaitez soumettre la même réponse pour plusieurs documents, reportez-vous à la section Réponse en bloc.

9. Saisissez votre réponse :

   • Réponse : Sélectionnez une réponse dans le menu déroulant.

   • Pièces jointes: Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes à votre réponse :

     • Cliquez sur Téléverser des fichiers ou Joindre à partir du projet. Vous pouvez également glisser-déposer des fichiers de votre ordinateur vers la zone.

     • Sélectionnez un ou plusieurs fichiers et cliquez sur Joindre.

   • Raison de la réponse : Si nécessaire, entrez des commentaires pour expliquer votre réponse.

10. Lorsque vous êtes prêt à soumettre votre réponse, cliquez sur Soumettre.

     Conseil

    Après avoir soumis votre réponse, votre nom n’apparaîtra plus dans la colonne « Personne assignée en attente » de l’affichage de liste Gestion des documents. Cela confirme que votre action pour l’étape de flux de travail en cours est terminée