Démarrer un flux de travail dans l'outil de gestion de documents

Démarrer un flux de travail sur les documents téléchargés

1. Téléverser les documents si nécessaire. Voir Téléverser des documents dans l’outil Gestion de documents.

2. Cliquez sur l’onglet Téléversements.

3. Remplissez les champs obligatoires pour les documents. Voir Informations complètes pour les Documents dans l’outil Gestion de documents.

4. Cliquez sur le menu déroulant Flux de travail assigné pour sélectionner un flux de travail pour les documents.
   Conseil! Vous pouvez affecter un flux de travail à plusieurs documents à l’aide de la fonction de modification en bloc.

5. Cliquez sur Appliquer en cas de modification dans le panneau « Modifier les attributs du document ».
   Cela applique le flux de travail aux documents, mais ne démarre pas le flux de travail. 

6. Cliquez sur Soumettre.
   Cela envoie les documents à la première étape du flux de travail. Les personnes assignées de l’étape actuelle recevront une notification par courriel.
   Remarque : Le bouton Soumettre n’est pas disponible pour les documents auxquels il manque des champs obligatoires. Voir l’étape 3.

Appliquer un nouveau modèle de flux de travail de travail aux documents

Redémarrez, réappliquez ou appliquez un flux de travail de travail supplémentaire à un document ou à un groupe de documents à tout moment de leur cycle de vie. Les modifications apportées au flux de travail de travail d'un document deviennent une partie horodatée de l'historique de son flux de travail de travail.

1. Cliquez sur l’onglet Documents.

2. Sélectionnez un ou plusieurs documents auxquels appliquer un nouveau modèle de flux de travail.
   Remarque : Si vous sélectionnez un document avec un flux de travail terminé, vous pouvez l’envoyer via un flux de travail processus d'approbation supplémentaire.

3. Cliquez sur l’icône de flux de travail  qui apparaît en haut de la liste.

4. Sélectionnez Appliquer un nouveau Flux de travail.

5. Sélectionnez le modèle de flux de travail nécessaire dans la liste.
   Remarque : La sélection du même modèle de flux de travail qui est déjà appliqué à un document redémarrera le flux de travail pour ce document.

6. Gérer les conflits de Flux de travail : Si vous appliquez un flux de travail à un document qui a déjà une révision antérieure dans un flux de travail actif :

   1. Consultez le modal Alerte de Flux de travail.

   2. Choisissez de résoudre le conflit en sélectionnant la révision actuelle et en fournissant une raison de résiliation pour la précédente.

   3. Si vous ne souhaitez pas mettre fin au flux de travail existant, cliquez sur Ne pas résoudre le conflit pour exclure ce document de l’action en bloc.

7. Cliquez sur Appliquer.

8. Cliquez à nouveau sur Appliquer après avoir reconnu que les flux de travail en cours seront résiliés afin d’appliquer le nouveau modèle de flux de travail.
   Cela envoie les documents à la première étape du flux de travail nouvellement appliqué. Les personnes assignées de l’étape actuelle recevront une notification par courriel.

9. Revenez à l’onglet Documents si vous souhaitez voir les documents avec la modification appliquée.
   Remarque : Le flux de travail actuel d’un document est répertorié dans la colonne « Flux de travail assigné ». Utilisez les paramètres  du tableau pour afficher cette colonne, au besoin.