À propos des affichages enregistrés dans l'outil de gestion de documents
Contexte
Étant donné que les affichages enregistrés sont créés dans les collections, les filtres d'une collection affectent les filtres qui peuvent être choisis pour n'importe quel affichage enregistré qu'elle contient. Par exemple, lors de la création d'un affichage enregistré « Électricité » dans la collection « En révision », la collection filtre déjà tous les documents sauf ceux dont le statut est IR-En révision , de sorte que l'affichage enregistré n'a besoin que d'ajouter le filtre E-Électricité à partir de le menu déroulant des disciplines. Un utilisateur ne peut pas ajouter le statut DR-Ébauche car la collection « En cours de révision » les exclut. En d'autres termes, les collections et les affichages enregistrés ont une relation parent-enfant. Les affichages enregistrés (enfants) adoptent les filtres de leur collection (parent).
Éléments à considérer
- Tous les affichages enregistrés doivent être dans une collection:
- Tous les projets incluent automatiquement les collections fournies par le système de Procore appelées « En cours de révision » et « Publié » qui ne peuvent pas être supprimées. Cependant, les utilisateurs peuvent créer des affichages enregistrés personnalisés dans les collections fournies.
- Les Admins peuvent créer des collections pour tout le monde sur le projet.
- La liste des collections peut être réorganisée par un administrateur, mais pour le moment, la liste des affichages enregistrés dans une collection ne peut pas être réorganisée.
- Un affichage enregistré personnel (avec « Moi » sélectionné comme niveau d'accès) ne peut être vu que par la personne qui l'a créé.
- Un affichage enregistré de projet (avec « Tout le monde dans le projet » comme niveau d'accès) ne peut pas être changé ultérieurement en affichage personnel. Cependant, si vous disposez de la permission « Admin » dans l'outil, vous pouvez modifier ultérieurement un affichage enregistré personnel en affichage de projet. Voir Modifier un affichage enregistré dans l'outil de gestion de documents.
Créer et gérer des affichages enregistrés
Voir les étapes pour les éléments suivants :
Créer un affichage enregistré
- Accédez à l'outil Gestion de documents du projet.
- Assurez-vous d'être dans l'onglet Documents .
- Dans le panneau Affichages enregistrés, cliquez sur un affichage enregistré répertorié sous un nom de collection en gras. Par exemple, cliquez sur « Tous les documents publiés » dans la collection intitulée « Publié ».
Remarque : Si les panneaux Affichage enregistré sont masqués, cliquez sur Afficher les affichages enregistrés
en haut du tableau.
Conseil : Pour décider de l'affichage enregistré de la collection, tenez compte du premier niveau de filtrage que vous souhaitez. Voir Qu'est-ce qu'une collection dans l'outil de gestion de documents? pour en en savoir plus sur les collections et comment afficher leurs filtres à l'aide des informations
icône. - Utilisez le menu Filtres pour apporter au moins une modification aux filtres dans l'affichage enregistré actuel. Considérez ces conseils :
- Si vous ne souhaitez que la dernière révision de chaque document, cliquez sur le bouton Dernière révision . Sinon, choisissez Toutes les révisions.
- « Dernière révision » dépend du contexte. Les permissions des utilisateurs, les filtres de la collection et la façon dont les révisions sont ordonnées affectent tous intelligemment la révision qui s'affiche dans l'affichage enregistré.
- Si vous souhaitez ajouter un filtre qui inclut des documents que la collection elle-même a déjà filtrés, vous devez trouver une collection plus appropriée pour l'affichage enregistré souhaité.
- Découvrez ce que sont les filtres d'une collection en cliquant sur les infos icône.
- Découvrez ce que sont les filtres d'une collection en cliquant sur les infos
- Si vous ne souhaitez que la dernière révision de chaque document, cliquez sur le bouton Dernière révision . Sinon, choisissez Toutes les révisions.
- Lorsque vous êtes prêt à créer l'affichage enregistré, cliquez sur Créer.
Remarque : Si le bouton Créer est inactif, vos filtres sont en dehors des paramètres de la collection ou vous n'avez pas encore sélectionné des filtres différents de l'affichage enregistré dans lequel vous vous trouvez.
- Remplissez les informations suivantes :
Les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires.- Nom*: Entrez un nom pour l'affichage enregistré. Ce nom s'affichera dans la liste des affichages enregistrés.
- Description: Saisissez une description pour l'affichage enregistré.
- Accès à la vue: Sélectionnez une option d'accès pour la vue enregistrée.
Remarque : Seuls les utilisateurs disposant de permissions « Admin » sur l'outil Gestion de documents peuvent créer des affichages pour tout le monde dans le projet.- Pour créer un affichage enregistré personnel que vous seul pouvez voir, sélectionnez Moi.
- Pour créer un affichage enregistré que tout le monde sur le projet peut voir, sélectionnez Tout le monde dans le projet.
- Cliquez sur Créer.
Le nouvel affichage enregistré est ajouté au panneau Affichages enregistrés. Cliquez sur le nom de l'affichage enregistré à tout moment pour afficher la liste filtrée des documents.
Modifier un affichage enregistré
Mettre à jour les filtres d’affichage sauvegardés
Suivez les étapes ci-dessous si vous souhaitez apporter des modifications aux documents qui s'affichent dans un affichage enregistré que vous avez créé. Vous pouvez également modifier les filtres d'un affichage enregistré créé par un administrateur, mais pour enregistrer vos nouveaux filtres, vous devez créer un nouvel affichage enregistré.
- Cliquez sur le nom de l'affichage enregistré.
- À partir des filtres supplémentaires
menu, ajoutez ou supprimez des filtres pour modifier les documents affichés.
- Une fois qu'une modification est apportée, un bouton « Mettre à jour » apparaît à côté du nom de l'affichage enregistré, et le bouton « Créer » devient actif au cas où vous souhaiteriez créer un tout nouvel affichage enregistré à la place.
- Si vous ne voyez pas le bouton « Mettre à jour », l'affichage enregistré n'a pas été créé par vous et vous ne pouvez pas le modifier.
- Voir Rechercher et filtrer des documents pour en en savoir plus sur le filtrage, y compris l'emplacement du filtre Dernière révision/Toutes les révisions.
- Cliquez sur Mettre à jour à côté du nom de l'affichage enregistré. Les modifications sont automatiquement appliquées à l'affichage enregistré.
Modifier le nom ou la description d'un affichage enregistré
Suivez les étapes ci-dessous si vous souhaitez apporter des modifications au nom ou à la description d'un affichage enregistré. Vous pouvez également modifier un affichage enregistré pour qu'il soit visible par tous les participants au projet si vous disposez des permissions « Admin » dans l'outil de gestion de documents.
- Dans la section « Affichages enregistrés », cliquez sur les points de suspension verticaux
à côté de l'affichage enregistré dont vous souhaitez modifier les détails.
Remarque : Vous devez être le créateur de l'affichage enregistré ou un administrateur du projet pour voir cette icône et modifier les détails d'un affichage enregistré. - Cliquez sur Modifier le nom et la description.
Cela ouvre la fenêtre « Mettre à jour l'affichage enregistré ». - Mettez à jour les champs Nom et Description si nécessaire.
Remarque : Si vous disposez des permissions « Admin » dans l'outil de gestion de documents, vous pouvez également choisir de remplacer votre affichage enregistré personnel par un affichage que tous les participants au projet peuvent voir en sélectionnant « Tout le monde dans le projet » dans le champ « Accès à l'affichage ». Cependant, les affichages du projet ne peuvent pas être reconvertis en affichages personnels. - Cliquez sur Mettre à jour.
Supprimer un affichage enregistré
- Accédez à l'outil Gestion de documents du projet.
- Assurez-vous d'être sur l'onglet Documents .
- Dans le panneau Vues enregistrées, recherchez la vue que vous souhaitez supprimer.
Remarque : Si les panneaux Affichage enregistré sont masqués, cliquez sur Afficher les affichages enregistrés icône en haut du tableau. - Cliquez sur les points de suspension verticaux à côté du nom de l'affichage enregistré et cliquez sur Supprimer.
Remarque : Si vous ne voyez pas cette icône, vous n'êtes pas autorisé à supprimer l'affichage enregistré. Voir Éléments à prendre en compte dans ce tutoriel. - Pour confirmer que vous souhaitez supprimer définitivement l'affichage enregistré, cliquez sur Supprimer.
L'affichage est supprimé de la liste des affichages enregistrés.
