Téléverser des documents dans l'outil de gestion de documents

Lorsque vous téléversez des documents dans l’outil Gestion de documents, Procore peut reconnaître et remplir les attributs des documents à l’aide de l’apprentissage machine, des normes de dénomination et des paramètres de projet. Voir Quels sont les différents champs de l’outil Gestion de documents? et Quelles données Procore peut-il renseigner automatiquement lors du téléversement de fichiers vers l’outil Gestion de documents?

Une fois les documents téléversés et traités, vous remplirez rapidement tous les champs obligatoires restants dans l’onglet « Téléversements » avant que les documents puissent être soumis au projet et visibles depuis l’onglet 'Documents'. Voir Soumettre des Documents dans l’outil Gestion de documents.

En plus de téléverser des fichiers à partir de votre ordinateur local, vous pouvez nativement lier et importer des fichiers directement à partir d’un site Microsoft SharePoint connecté à l’aide de l’action Lien à partir de SharePoint . Voir comment lier des fichiers de SharePoint à l’outil de Gestion de documents.

• Permissions d'utilisateur requises :

  • Vous devez faire partie d’un groupe de permission de l’outil Gestion de documents sur lequel la permission « Téléverser de nouveaux fichiers » est activée. Voir Comment fonctionnent les permissions dans l’outil Gestion de documents?
    Remarque : Si vous disposez de permissions de niveau 'Admin' sur l’outil Gestion de documents, vous pouvez afficher tous les fichiers qui ont été ajoutés à l’onglet « Téléversements ». Sinon, vous ne pouvez afficher que les fichiers que vous avez téléversés.

• Informations complémentaires :

  • Les dossiers ne peuvent pas être téléversés vers l'outil de gestion de documents.

  • Procore numérisera et détectera les informations en fonction des noms de fichiers et du contenu des documents. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du téléversement de fichiers vers l’outil de Gestion de documents?

  • Les documents téléversés restent dans l’onglet « Téléversements » jusqu’à ce que toutes les informations requises aient été remplies et que les documents aient été soumis. Voir Informations complètes sur les documents dans l’outil Gestion de documents.

  • Les exigences de téléversement peuvent être définies et gérées dans la page Configurer les paramètres de l'outil. Voir Modifier les exigences de téléversement pour l'outil de gestion des documents .

  • Si vous téléversez un fichier PDF restreint ou verrouillé, notez qu'il peut y avoir des limitations pour le fichier dans Procore. Voir Comment les fichiers PDF verrouillés ou restreints sont-ils gérés dans l'outil Gestion des documents ?

  • Si un flux de travail est appliqué à un document, le champ de statut n’est pas modifiable car le flux de travail contrôle le statut du document.

  • Vous pouvez téléverser les types de fichiers suivants dans l’outil Gestion de documents, bien que Procore ne prenne actuellement pas en charge leur affichage dans l’application Procore :

    • .dxf (format d’échange de plans AutoCad)

    • .step, .stp (ÉTAPE)

    • .obj (Front d’onde)

    • .glb, .gltf (Format de transmission GL)

    • .rvm (AVEVA)

    • .pts (nuage de points)

    • .las, .laz (LIDAR)

    • .e57 (neutre vis-à-vis du fournisseur pour les données de balayage LIDAR/laser)

    • .kof (généralement Trimble/Topcon)

1. Accédez à l’outil Gestion de documents du projet et cliquez sur l’onglet Téléversements ou Documents.

2. En fonction de la source de votre fichier, choisissez l’une des options suivantes pour ajouter des fichiers :

   • Pour téléverser des fichiers depuis votre ordinateur :

     1. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Téléverser un fichier.

     2. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez téléverser.
        Conseil! Si vous souhaitez téléverser des fichiers en bloc, les actions suivantes sont disponibles :

        • Pour sélectionner plusieurs fichiers individuellement : Maintenez la touche CONTRLE de votre clavier enfoncée et cliquez sur chaque fichier que vous souhaitez sélectionner.

        • Pour sélectionner un groupe de fichiers à la fois : Cliquez sur le premier fichier que vous souhaitez sélectionner. Maintenez la touche MAJ de votre clavier enfoncée et cliquez sur le dernier fichier que vous souhaitez sélectionner. Cela sélectionne tous les fichiers entre le premier et le dernier fichier.

     3. Dans la fenêtre de l’explorateur de fichiers de votre ordinateur, cliquez sur Ouvrir pour confirmer le téléversement.

   • Pour lier des fichiers nativement à partir de Microsoft SharePoint :

     1. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Lien à partir de SharePoint.

     2. Dans le modal, entrez le préfixe de sous-domaine SharePoint de votre entreprise, par exemple, https://[votre-sous-domaine].sharepoint.com et cliquez sur Se connecter à SharePoint.

     3. Connectez-vous avec vos informations d’identification Microsoft 365.

     4. Parcourez vos répertoires accessibles et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer (jusqu’à 500 fichiers, max 1 Go par fichier).

     5. Cliquez sur Lier les items.
        Remarque : Les fichiers liés sont traités de manière asynchrone et apparaîtront automatiquement dans votre registre une fois le transfert terminé.

3. Le statut du téléversement est affiché dans une fenêtre Téléversements en bas de l’écran.
   Passez la souris sur l’icône de coche verte dans la fenêtre Téléversements et cliquez sur Réviser pour ouvrir le document dans le visualiseur.
   Remarque : Si vous avez téléversé un fichier dans un espace réservé, vous pouvez cliquer sur le visualiseur et voir de quoi parle le document pour vérifier le contenu du document. Si vous avez téléversé un fichier incorrect, supprimez-le avant de continuer et téléversez à nouveau un nouveau fichier.

4. Une fois les documents téléversés, vous pouvez les afficher dans l’onglet Téléversements .
   Les Documents sont affichés comme « En cours de traitement » dans la colonne « Prêt à être soumis » pendant que le système détecte et remplit les informations. Vous pouvez commencer à examiner et à remplir les informations au besoin à partir du tableau ou du visualiseur. Le système ne remplacera aucune information que vous saisissez manuellement.

5. Une fois le traitement terminé, vérifiez les champs de métadonnées pour les informations automatiquement renseignées à partir de la dernière révision d’un document correspondant. Recherchez l’icône Métadonnées héritées à côté d’un champ et passez-la avec la souris pour vérifier le document source.

6. Si vous devez réaffecter un document, cliquez sur le champ Nom pour sélectionner un autre nom de document ou mettez à jour un champ associé à la norme de dénomination du projet. Si le modal Déplacer la révision apparaît, examinez les informations du document « Actuel » et « Cible » et cliquez sur Déplacer la révision.
   Remarque : Vous pouvez également afficher et remplir les espaces réservés attribués directement à votre entreprise si votre profil utilisateur appartient à l’entreprise à l’origine désignée et que vous possédez les permissions de téléversement de documents.

   Remarque

   Si un flux de travail est appliqué à un document, le champ de statut n’est pas modifiable car le flux de travail contrôle le statut du document.

   Pendant le processus de téléversement, Procore détecte automatiquement les métadonnées de vos fichiers. Recherchez les icônes suivantes à côté des champs :

   • Vert icône : Indique que le champ a été détecté automatiquement à partir du fichier.

   • Icône d’avertissement ( icônes jaunes  /rouges) : indique un échec de détection (par exemple, format de fichier non pris en charge, attributs manquants ou valeurs de champ inactives). Passez votre souris sur l’icône pour afficher la raison spécifique de l’échec et la solution recommandée.

1. Remplir les informations du document dans l'outil de gestion des documents

2. Soumettre des documents dans l'outil de gestion de documents