Passer au contenu principal
Procore

Informations complètes sur les documents dans l'outil de gestion des documents

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF
disponibilité régionale
L’outil Gestion des documents est disponible pour les comptes des pays suivants : Royaume-Uni, Irlande, Australie et Nouvelle-Zélande. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir en plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Contexte

Une fois les documents téléversés dans l’outil de gestion des documents, ils doivent avoir tous les attributs manquants remplis avant de pouvoir être soumis et affichés dans l’onglet Tous les documents. Des champs supplémentaires peuvent être requis en fonction des paramètres du projet et de la compagnie.

Pour plus d’informations sur chaque champ, voir Quels sont les différents champs de l’outil Gestion de documents?

Documents qui ont été liés nativement via le flux de travail Lien depuis SharePoint apparaîtront dans les téléversements de documents et nécessitent les mêmes étapes d’examen des métadonnées, de configuration des attributs et de traitement que les téléversements manuels de fichiers standard avant de pouvoir être publiées. Découvrez comment lier des fichiers de SharePoint à l’outil Gestion de documents.

Éléments à considérer

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Gestion des documents du projet.

  2. Vous pouvez compléter les informations des documents des manières suivantes :

    • De la table

      • Informations sur la modification en bloc

    • À partir d’un fichier

    • À partir du visualiseur de documents

      Remarque
      • Au fur et à mesure que vous remplissez les champs, la colonne « Nom » commencera à se remplir en fonction des données saisies.
      • Pour plus d’informations sur chaque champ, voir Quels sont les différents champs de l’outil Gestion de documents?
      • Les champs « Nom », « Type », « Statut » et « Version » sont toujours obligatoires. D’autres champs peuvent être masqués ou obligatoires en fonction des paramètres du projet et du compte.
      • Si vous souhaitez modifier les informations de plusieurs documents à la fois, consultez la section Modification en bloc des informations des documents ci-dessous.

De la table

  1. Cliquez sur l’onglet Téléversements .

    Remarque
    Vous pouvez survoler le message « Attributs manquants » dans la colonne « Prêt à soumettre » pour voir quels champs doivent encore être remplis avant qu’un document puisse être soumis.

Conseil! Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier pour vous déplacer rapidement dans le tableau :

  • Utilisez les touches FLÉCHÉES gauche, droite, haut et bas pour vous déplacer dans les différents champs.

  • Lorsqu'un champ est sélectionné, utilisez la touche TAB pour vous déplacer vers la droite et MAJ+TAB pour vous déplacer vers la gauche.

  • Appuyez sur ENTRÉE ou RETOUR pour sélectionner le champ afin de pouvoir saisir ou sélectionner des informations.

  • Utilisez les touches FLÉCHÉES pour sélectionner les options dans les menus déroulants et appuyez à nouveau sur ENTRÉE ou RETOUR pour confirmer.

  1. Vous pouvez également cliquer sur le champ Nom pour sélectionner un nom de document existant dans le menu déroulant. L’outil Gestion de documents filtre cette liste pour afficher les noms qui correspondent à l’extension de fichier. Si la sélection d’un nom déclenche le modal Déplacer la révision , vérifiez les informations du document avant de cliquer sur Déplacer la révision. 

  2. Si vous disposez de la permission « Soumettre de nouveaux fichiers » et que vous êtes prêt à soumettre les documents, cliquez sur Soumettre. Voir Soumettre des Documents dans l’outil Gestion de documents.
    Remarque : Si un document a un flux de travail d’approbation, ce flux de travail démarre et le document apparaît dans la collection « En cours de révision ».

Modifier en bloc les informations des documents

  1. Cochez les cases à côté des fichiers que vous souhaitez modifier en bloc.
    Conseil!

    • Si vous souhaitez sélectionner tous les fichiers en même temps, cochez la case à cocher en haut du tableau.

    • Si vous souhaitez sélectionner une plage de lignes à la fois, maintenez la touche MAJ de votre clavier enfoncée et cochez les cases nécessaires.

  2. Cliquez sur l’icône modifier Icon Edit2 .

Modification en bloc

Cela ouvre le panneau latéral Modifier les attributs du document.

3. Cliquez dans un champ pour saisir des informations. Voir Quels sont les différents champs de l’outil Gestion de documents?

4. Après avoir rempli tous les champs nécessaires, cliquez sur Appliquer.

5. Si vous disposez de la permission « Soumettre de nouveaux fichiers » et que vous êtes prêt à soumettre les documents, cliquez sur Soumettre.
Cela déplace les fichiers sélectionnés de l’onglet « Téléversements ».

À partir d’un fichier

Remplir les informations manquantes dans un .csv ou .xlsx puis importez-le dans l’outil Gestion de documents.
Remarque : Cette méthode n’importera pas le champ « Type ».

  1. Cliquez sur l’onglet Téléversements .

  2. Cliquez sur Importer des métadonnées.
    Remarque : L’onglet téléversements doit contenir au moins un fichier.

  3. Cliquez sur le lien pour télécharger le modèle de tableau de métadonnées.

  4. Ouvrez le modèle téléchargé et remplissez tous les champs obligatoires et les champs souhaités.

  5. Dans la fenêtre « Importer des métadonnées », téléversez le .csv ou le .xlsx terminé fichier en cliquant sur Joindre un fichier.

  6. Cliquez sur Importer.

  7. Tous les champs de l’onglet téléversements sont automatiquement remplis à partir du fichier importé et toutes les erreurs sont mises en évidence pour une correction facile.
    Remarque : Les champs remplis à partir du fichier importé ont une icône de feuille de calcul Pdm Documents d’information complets dans la cellule. Si la valeur du champ est modifiée, l’icône disparaît.

  8. Si vous disposez de la permission « Soumettre de nouveaux fichiers » et que vous êtes prêt à soumettre les documents, cliquez sur Soumettre. Voir Soumettre des Documents dans l’outil Gestion de documents.
    Remarque : Si un document a un flux de travail d’approbation, ce flux de travail démarre et le document apparaît dans la collection « En cours de révision ».

À partir du visualiseur de documents

 Conseil
Si vous venez de téléverser des documents et que la fenêtre « Téléversements » est toujours ouverte, vous pouvez survoler l’icône de coche Icon Green Checkmark verte d’un document et cliquer sur Réviser pour l’ouvrir dans le visualiseur.

  1. Cliquez sur le document que vous souhaitez ouvrir dans le visualiseur.
    Le document se charge et le panneau latéral Informations s’ouvre. Vous pouvez également cliquer sur l’icône informations Icon Info3 pour ouvrir le panneau.

  2. Cliquez dans un champ pour saisir des informations. Voir Quels sont les différents champs de l’outil Gestion de documents?
    Votre sélection est enregistrée lorsque vous cliquez hors du champ.

  3. Continuez à remplir les informations pour les champs si nécessaire.

  4. Si vous disposez de la permission « Soumettre de nouveaux fichiers » et que vous êtes prêt à soumettre les documents, cliquez sur Soumettre. Sinon, cliquez sur Suivant.
    Le visualiseur chargera automatiquement le document suivant. Vous pouvez utiliser les flèches ou le menu déroulant en haut du visualiseur pour ouvrir un autre document.

  5. Si vous souhaitez fermer le visualiseur et revenir à tous les documents, cliquez sur Fermer.

    Remarque
    Si un champ n’est pas rempli automatiquement, recherchez une icône d’avertissement. Le survol de l’icône fournit des détails d’erreur spécifiques, tels que « Format de fichier non pris en charge » ou « Valeurs de champ inactives », ce qui vous permet de corriger les données avant de terminer le téléversement.

Étapes suivantes