Partager des fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance
Objectif
Partager des documents en joignant des fichiers de l'outil Gestion de documents à un item de correspondance.
Contexte
Vous pouvez utiliser l'outil Correspondance pour créer un item de correspondance afin de partager facilement des documents à partir de l'outil de gestion de documents. Les fichiers joints sont liés directement à partir de l'outil de gestion de documents, ce qui garantit que l'historique complet, le contexte et les permissions des documents sont conservés.
Important
Pour voir l'outil Correspondance dans le projet et créer un item de correspondance, un type de correspondance doit exister dans l'outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Créer un nouveau type de correspondance.
Pour en savoir plus sur l'outil Correspondance, consultez le Guide de l'utilisateur de la correspondance .
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Gestion de documents du projet.
ET - Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » sur le type de correspondance de l'item OU permissions de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance de l'item avec la permission granulaire « Créer un item » activée sur le modèle de permissions.
- Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l'outil Gestion de documents du projet.
- Informations complémentaires :
- Assurez-vous que les utilisateurs sont ajoutés aux groupes de permissions nécessaires dans l'outil Gestion de documents afin qu'ils puissent accéder aux fichiers que vous joignez. Voir Afficher et gérer les permissions de document.
- Actuellement, les conditions suivantes existent :
- Les utilisateurs doivent se connecter à Procore pour afficher ou télécharger les pièces jointes de gestion des documents.
- Les utilisateurs ne peuvent pas télécharger toutes les pièces jointes de la gestion des documents dans un seul fichier zip. Les pièces jointes doivent être téléchargées une à la fois.
- Les fichiers de gestion de documents ne peuvent pas être joints à des champs personnalisés ou aux réponses des utilisateurs dans un Item de correspondance.
Conditions préalables
Étapes
- Créer ou modifier un item de correspondance
- Envoi de courriels avec des fichiers de gestion de documents
Remarque
Assurez-vous que les utilisateurs sont ajoutés aux groupes de permissions nécessaires dans l'outil Gestion de documents afin qu'ils puissent accéder aux fichiers que vous joignez. Voir Afficher et gérer les permissions de document.
Créer ou modifier un item de correspondance
- Accédez à l'outil Correspondance du projet.
- Pour créer un nouvel item de correspondance, cliquez sur le menu Créer et sélectionnez un type de correspondance disponible.
OU
Pour ajouter des fichiers à un item de correspondance existant, cliquez sur Modifier sur cet item. - Ajoutez ou modifiez des informations sur l'item de correspondance si nécessaire.
- Dans la section Pièces jointes, cliquez sur Joindre des fichiers.
- Cliquez sur Gestion des documents.
- Recherchez les fichiers que vous souhaitez partager. Les actions suivantes sont disponibles :
- Utilisez la barre de recherche et les menus de filtrage pour filtrer par mot-clé et attributs de fichier.
- Cliquez sur le bouton à côté de Afficher les révisions pour afficher les révisions précédentes.
- Cliquez sur les en-têtes de colonne pour modifier le mode de tri des fichiers.
- Cliquez sur les points de suspension verticaux
icône dans une colonne pour épingler, dimensionner automatiquement ou trier par colonne.
- Cochez la case à côté de chaque fichier que vous souhaitez joindre, ou cochez la case en haut pour sélectionner les fichiers disponibles.
- Cliquez sur Joindre.
- Les documents joints sont affichés dans le tableau de données de l'outil Gestion de documents.
Vous pouvez consulter ou modifier les documents joints selon vos besoins :- Cliquez sur un nom de fichier pour l'ouvrir dans le visualiseur.
- Si vous devez supprimer des fichiers :
- Pour supprimer un fichier, passez la souris sur le fichier et cliquez sur Supprimer
icône. - Pour supprimer plusieurs fichiers, cochez la case à côté de chaque fichier et cliquez sur Supprimer au-dessus du tableau.
- Pour supprimer un fichier, passez la souris sur le fichier et cliquez sur Supprimer
- Lorsque vous êtes prêt à enregistrer l'item de correspondance :
- Pour un nouvel item de correspondance, cliquez sur Créer et émettre ou Enregistrer comme brouillon.
- Si vous avez modifié un item existant, cliquez sur Enregistrer.
Envoi de courriels avec des fichiers de gestion de documents
L'outil Correspondance vous permet d'envoyer automatiquement ou manuellement des courriels contenant des liens de fichiers de gestion de documents sécurisés que les utilisateurs peuvent afficher et télécharger.
Courriels automatiques
Procore envoie des notifications par courriel lorsque certaines actions sont effectuées sur des items de correspondance dans l'outil Correspondance du projet. Si l' item de correspondance comporte des fichiers de gestion de documents, les liens vers ces fichiers sont inclus dans le résumé des courriels avec l'identifiant de révision de chaque fichier et le statut au moment de la livraison.
Courriels manuels
Pour transmettre manuellement les fichiers à partir de l'outil Correspondance, procédez comme suit :
- Accédez à l'outil Correspondance du projet.
- Ouvrez l' item de correspondance.
- Cliquez sur les points de suspension
icône - Sélectionnez Courriel.
- Remplissez le formulaire courriel, y compris en joignant les fichiers de gestion de documents que vous souhaitez que l'utilisateur accède.
Pour plus d'informations sur la façon dont les utilisateurs peuvent afficher ou télécharger les pièces jointes dans un item de correspondance et à partir des courriels de correspondance, voir Afficher et télécharger des fichiers de gestion de documents dans un item de correspondance.