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Procore

Créer et modifier des collections

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regional availability
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Objectif

Modifier les collections d’un projet dans l’outil Gestion de documents au niveau projet.

Contexte

A collection is a group of saved filters in the Saved Views panel of the Document Management tool. Collections keep saved searches organized so users can quickly find the document revision needed in their specific context. For example, admins can set up a collection for field users that automatically pulls in only the latest published version of each drawing for a specific location. Newer revisions of these drawings may exist, but field users should only work from approved (published) versions. 

Procore automatically provides two document collections called 'In Review' and 'Published,' and project Admins can create additional collections using filters. Within a Collection, any user can create a saved view that narrows the search results even more.  For example, an electrical engineer may want a saved view that shows only electrical drawings. By placing this saved view in the ‘Published’ collection, the engineer makes it easy to access a dynamic list of all the project’s published electrical drawings.

Dans ce didacticiel, découvrez comment configurer une collection de projets avec des attributs spécifiques (filtres) qui affinent les fichiers qui s’y affichent. 

2024-07-31_Explaining Collections for Admins.png

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil de gestion de documents du projet.
  • Les projets peuvent avoir jusqu’à 10 collections personnalisées. 
  • Les nouveaux projets incluent automatiquement les collections et les vues enregistrées suivantes, qui ne sont pas prises en compte dans le maximum de 10 collections personnalisées du projet : 
    • Publié 1  (recueil)
      • Tous les documents publiés 2 (vue sauvegardée) 
      • Plans 3 (vue enregistrée)
      • Devis 3 (vue sauvegardée)
    • Revue 4 (collection)
      • Tous les documents de révision 4 (vue sauvegardée)
      • Assigné à moi 4 (vue sauvegardée)
      • Assigné à Ma compagnie 4 (vue sauvegardée)
        Remarque : Cela filtre tous les documents pour lesquels l’utilisateur ou un utilisateur de sa compagnie est répertorié comme Personne assignée en attente pour cette révision de document. 
    • Tous les documents 4 (affichage enregistré) - Situé en bas du panneau Affichages enregistrés, il répertorie tous les documents du projet sans filtre appliqué. Il n’est pas possible de créer des vues enregistrées à partir de celui-ci. 

1 Les administrateurs peuvent le renommer et modifier ou ajouter des filtres si nécessaire, mais ne peuvent pas le supprimer ou le cloner.

2  Ne peut pas être supprimé, cloné ou renommé, et les filtres sont ceux choisis pour la collection « Publié ».

3  Les administrateurs peuvent ajouter des filtres supplémentaires si nécessaire, mais ne peuvent pas supprimer, cloner ou renommer.

4 Ne peuvent pas être supprimés, renommés ou clonés, et les filtres ne peuvent en aucun cas être modifiés.

Voir Pourquoi ne puis-je pas modifier ou supprimer certaines vues enregistrées dans l’outil de gestion de documents?

  • La première collection du panneau Affichages enregistrés détermine l’affichage enregistré qui s’ouvre automatiquement lorsque les utilisateurs ouvrent l’outil Gestion des documents. Voir Réorganiser les collections. 

Étapes

 Remarque  

Les paramètres de l’outil de gestion de documents peuvent également être gérés dans l’outil Admin du projet. Voir Configurer les paramètres de gestion des documents dans l’outil Admin.

  1. Accédez à l’outil de gestion de documents du projet.
  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.  
  3. Cliquez sur l’onglet Affichages . 
  4. Choisissez parmi les tâches suivantes :

Créer une collection

  1.  Cliquez sur Créer une collection.
  2. Remplissez les champs suivants pour configurer la collection :
    • Nom de la collection : Donnez à votre collection un nom qui indique les types de documents que les utilisateurs peuvent y trouver. 
    • La description : Cela est visible lorsqu’un utilisateur clique sur l’icône informations icon-info3.png à côté du nom de la collection dans la piste de navigation au-dessus de la liste des documents. 
    • Affichage par défaut : Définissez l’affichage par défaut de la collection : toutes les révisions d’un document s’affichent dans la liste ou uniquement la dernière révision. Chaque utilisateur peut changer manuellement d’affichage à tout moment lors de l’affichage d’une collection. Il est également possible de visualiser les révisions d’un document après avoir cliqué sur le document. 
    • Icône : Choisissez une icône à afficher à gauche du nom de la collection dans le panneau Vues enregistrées. 
    • Sélectionnez Attributs : Choisissez une catégorie d’attributs, puis utilisez la liste déroulante pour sélectionner les attributs (filtres) que vous souhaitez appliquer à la collection.
      Par exemple, si vous souhaitez que la collection ne contienne que des plans approuvés à l’étape de pré-construction du projet, sélectionnez les attributs suivants :
      • Étape du projet > pré-construction
      • Type > DR - Plan
      • Statut > AP - Approuver

Remarque : Si vous sélectionnez une catégorie d’attributs, mais que vous ne souhaitez pas en choisir un, vous devez supprimer la catégorie d’attributs pour créer la collection.  

  1. Cliquez sur Créer.
    Votre nouvelle collection s’affiche sur la page Paramètres d’affichage et dans le panneau Affichages enregistrés de l’onglet Documents.  

2024-04-29_Views Settings Page.png

Réorganiser les collections

  1.  Passez la souris sur l’icône de poignée icon-reorder-grip.png de la collection que vous souhaitez déplacer.
    Votre pointeur se transformera en icône de main. 
  2. Cliquez et faites glisser la collection vers le haut ou vers le bas pour la réorganiser. Relâchez pour déposer la collection à sa nouvelle place.
    Remarque : La collection située en haut de cette liste détermine la vue enregistrée qui se charge automatiquement lorsque les utilisateurs ouvrent l’outil de gestion de documents. Dans l’outil, le premier affichage enregistré dans une collection est toujours celui qui contient tous les documents de cette collection, et c’est l’affichage enregistré qui se charge automatiquement si cette collection est répertoriée en premier dans la page des paramètres « Affichages » de l’administrateur. 

2024-07-12_first saved view is where users land.png