Que sont les espaces réservés dans l’outil de gestion des documents?

Qu’est-ce que c’est?

Un espace réservé agit comme un conteneur structuré qui définit :

• Ce qu’il faut : Nom et type de document.

• Quand il est dû : Dates limites précises pour la soumission.

• Qui est responsable : Attribution de la Ownership à un sous-traitant ou à un consultant.

Pourquoi l’utiliser?

Au lieu de vous fier à des feuilles de calcul fragmentées ou à une mauvaise utilisation de l’outil Livrables, les espaces réservés vous permettent de :

• Centraliser le suivi : Gardez tous les livrables attendus au même endroit plutôt qu’à des trackers externes.

• Assurer la cohérence : Prédéfinissez les conventions de dénomination et les métadonnées avant même que le fichier n’existe.

• Stimulez la responsabilisation : Identifiez facilement les documents manquants ou en retard pour éviter les retards du projet.

• S’aligner sur les plans : Gérez de manière transparente les exigences des MIDP et des TIDP.

Une fois le fichier prêt, il remplace simplement l’espace réservé, héritant instantanément de toutes les informations prédéfinies.

Gérer les espaces réservés

• Puis-je créer manuellement un seul espace réservé?
  Oui. Vous pouvez créer des espaces réservés individuels directement à partir de l’onglet Téléversements en cliquant sur Ajouter et en sélectionnant Créer manuellement. Cela vous permet de remplir les attributs de document dans une nouvelle ligne sans utiliser de modèle d’importation.

• Comment dupliquer un espace réservé?
  Cochez la case à cocher à côté d’une rangée d’espace réservé existante dans l’onglet Téléversements et cliquez sur Dupliquer la ligne.
  Remarque : Vous devez modifier au moins un attribut unique, tel que l’étape de révision ou de document, avant de cliquer sur Créer un espace réservé. Procore ne permet pas la création d’espaces réservés identiques.

• Puis-je prévisualiser un fichier téléversé sur un espace réservé?
  Oui. Après avoir téléversé un fichier dans une rangée d’espace réservé, cliquez sur l’icône Réviser pour ouvrir le document dans le visualiseur. Si le fichier est incorrect, cliquez sur l’icône Supprimer pour le supprimer et téléverser une nouvelle version avant de le soumettre.

• Les actions d’espace réservé sont-elles suivies dans l’historique des modifications?
  Oui. L’historique des modifications d’un document comprend désormais des événements spécifiques à l’espace réservé, tels que la création d’un espace réservé, le moment où un fichier y est téléversé et le moment où il est officiellement soumis.

Notifications par Courriel d’espace réservé

Les résumés par courriel d’espace réservé sont envoyés quotidiennement à 16 h 00, heure locale du projet, aux destinataires configurés par l’administrateur. Ces avis regroupent cinq types d’événements distincts : 

1. Espaces réservés attribués: Lorsqu’un espace réservé est attribué à un utilisateur.

2. Dû demain: Lorsque la date limite d’un espace réservé est le lendemain.

3. En retard: Pour les espaces réservés dont les échéances sont passées au cours des 90 derniers jours.

4. Fichier téléversé: Lorsqu’un fichier est téléversé directement dans un espace réservé.

5. Soumis : Lorsqu’un document est officiellement soumis dans un emplacement réservé.

À partir du courriel, les utilisateurs peuvent cliquer sur Afficher dans Procore pour voir une liste filtrée d’items ou télécharger un résumé de fichier CSV hors ligne de la liste des espaces réservés.

Différence entre une correspondance exacte et une correspondance serrée

Ce qui suit indique la différence entre la correspondance exacte et la correspondance proche lors du téléversement d’un fichier :

• Correspondance exacte: Le nom, le format et les métadonnées du fichier correspondent parfaitement à un seul emplacement d’espace réservé. Le système les fusionne automatiquement en attendant une confirmation rapide de l’utilisateur.

• Match serré : Le nom et le format du fichier correspondent, mais les champs de métadonnées facultatifs présentent des divergences, ou il existe plusieurs espaces réservés correspondants pour un seul téléversement (et vice versa). Les utilisateurs doivent jumeler manuellement le fichier et l’espace réservé et résoudre les conflits de champs avant de fusionner.

Découvrez comment créer et gérer des espaces réservés dans l’outil Gestion de documents.