Créer et gérer des espaces réservés dans l’outil Gestion de documents

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Contexte

Les espaces réservés permettent aux équipes de projet de planifier à l’avance leur structure de document. Contrairement aux téléversements standard, un espace réservé agit comme un conteneur pour un fichier futur. Une fois qu’un fichier est téléversé dans un espace réservé et soumis, il devient un document standard.

Éléments à considérer

Permissions requises : Permissions « Créer des espaces réservés » sur l’outil Gestion de documents.
Normes de dénomination : Si une norme de dénomination est activée, des champs spécifiques (par exemple, Description, Initiateur du projet) deviennent obligatoires pour s’assurer que le nom du fichier est généré correctement.
- Les champs liés à la norme de dénomination ne peuvent pas être modifiés dans l’onglet Téléversements; ils doivent être modifiés dans l’onglet Documents pour éviter les erreurs de conteneurisation.
Formats de fichier : Le format du fichier éventuellement téléversé doit correspondre au « Format de fichier » spécifié lors de la création de l’espace réservé.

Étapes

Configurer des permissions

Vérifiez les paramètres de projet ci-dessous avant de créer des espaces réservés :

Accédez à l’outil Admin au Niveau projet.
Sélectionnez le modèle de permissions approprié.
Localisez l’outil Gestion de documents .
Cochez la case à cocher Créer des espaces réservés.

Importer et créer des espaces réservés

Ouvrez l’outil Gestion de documents .
Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Créer avec .csv ou .xlsx.
Cliquez sur le lien pour télécharger le modèle et enregistrer le fichier.
Remarque: Avant d’importer le fichier, assurez-vous que dans les « Paramètres » de l’outil de gestion de documents, sous « Exigences de téléversement », la norme de dénomination est définie sur « Aucune ».
Remplissez les informations requises et cliquez sur Téléverser un fichier.
Remarque: Lorsque vous sélectionnez Aucun pour la norme de dénomination, vous n’avez qu’à remplir trois champs : Nom, Type et Format de fichier.
Sélectionnez le fichier requis et cliquez sur Importer.
Remarque : Si l’importation échoue, téléchargez la feuille d’erreur, corrigez les doublons en surbrillance ou les champs manquants, puis téléversez à nouveau.

Ajouter une Personne assignée

Localisez l’espace réservé dans l’onglet Téléversements ou Documents .
Sélectionner une Personne assignée : Sélectionnezl’utilisateur et ajoutez une personne assignée. Actuellement, la personne assignée et le créateur de l’espace réservé ont la permission de téléverser le fichier.
Définir une date d’échéance: Attribuez une date limite pour déclencher les avertissements « En retard » si la date passe sans soumission.

Convertir un espace réservé en document

Remarque :

Seule la personne assignée ou le créateur de l’espace réservé peut effectuer cette action.
Il s’agit de la phase 1 et des références supplémentaires et de la documentation détaillée sont prévues pour la phase 2.

Accédez à l’onglet Téléversements ou à l’affichage Collection d’espaces réservés .
Sélectionnez l’espace réservé spécifique.
Cliquez sur Téléverser et joindre le fichier.
Remarque : Le fichier doit correspondre au format, par exemple .pdf, tel que défini dans les métadonnées.
Vérifiez les métadonnées et cliquez sur Soumettre. Le statut de l’item passe de « Espace réservé » à « Document », et le fichier est déplacé vers l’onglet Documents .

Affichages et filtres

Filtre de contenu de l’élément: Basculez entre « Document » et « Espace réservé » pour affiner l’affichage de liste.
Collections:
- Attribué à moi: Affichez les espaces réservés spécifiquement attribués à votre compte.
- Attribué à ma compagnie: affichez les espaces réservés attribués à toute personne au sein de votre organisation.
Voir tout (conteneurisation) : Cliquez sur « Voir tout » pour afficher toutes les révisions ou espaces réservés qui partagent le même nom et le même format dans un seul conteneur.