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Procore

Propriétaire

Guide de l'utilisateur de Financial Management

Pour les propriétaires

Ce guide de l'utilisateur fournit aux propriétaires de projet des informations sur la manière d'utiliser les outils Project Financials de Procore pour rationaliser vos processus commerciaux financiers tout au long du cycle de vie de votre projet. Vous apprendrez à configurer correctement chaque outil financier et à effectuer des tâches financières courantes conformément aux meilleures pratiques recommandées par Procore.

Certaines des choses que vous apprendrez dans ce guide comprennent:

  • Comment configurer les codes de coûts de votre projet . Passez en revue la structure de code de coût par défaut de Procore et apprenez les bases de la configuration des codes de coût de projet. Voir Configuration des codes de coûts .
  • Comment ajouter ou importer un budget de projet précis . Découvrez comment ajouter des éléments de ligne budgétaire à votre projet, configurer et attribuer des vues budgétaires à votre projet et comment configurer une vue de prévision pour identifier et suivre les coûts critiques du projet. Utilisez les données collectées sur le terrain pour suivre les coûts de main-d'œuvre de votre projet et pour enregistrer les quantités de production dans votre budget. Découvrez comment créer des modifications budgétaires pour réaffecter des fonds d'une ligne budgétaire à une autre. Voir Configuration du budget .
  • Comment créer un (ou plusieurs) contrats principaux pour votre projet . Configurez votre outil de contrat principal et découvrez les éléments à prendre en compte si votre projet comporte plusieurs sources de financement ou méthodes de livraison. Gérez le processus de facturation du propriétaire et créez un journal des paiements reçus. Voir Prime Contracts .
  • Comment gérer les bons de commande et les sous-contrats de votre projet . Découvrez les paramètres de configuration de l'outil Engagements et comment créer des bons de commande et des sous-contrats. Désignez des contacts de facturation sur vos contrats. Voir Engagements .
  • Comment améliorer la surveillance et la gestion des changements de projet . Choisissez entre la gestion des demandes de changement avec ou sans l'outil Événements de changement. Configurez vos paramètres de niveau de demande de modification pour vos contrats. Amenez la gestion du changement sur le terrain –– facilitant des approbations plus rapides, une communication plus précise et éliminant le besoin de procéder à des risques. Voir Gestion des changements avec événements de changement et Gestion des changements sans événements de changement .
  • Comment administrer le processus de facturation pour les sous-traitants de votre projet . Définissez vos périodes de facturation et choisissez la méthode souhaitée pour votre projet pour créer et soumettre les factures des sous-traitants. Voir Factures du propriétaire et factures des sous-traitants .
  • Comment créer et enregistrer des paiements . Une fois les factures du propriétaire et les factures des sous-traitants approuvées et complétées, vous pouvez créer des paiements dans Procore pour conserver un enregistrement des paiements reçus. Voir Paiements .

Configuration des codes de coûts

La première étape lors de la configuration des outils Project Financials de Procore dans un projet Procore est de vérifier que vos codes de coûts ont été définis par la personne qui a créé votre nouveau projet.

Contexte

Les codes de coût par défaut de Procore incluent une structure de code de coût de 16 divisions qui s'aligne sur le CSI MasterFormat® . Voir Quels sont les codes de coûts par défaut de Procore? Cependant, certains propriétaires de projet peuvent avoir des exigences qui vous amènent à créer une structure de code de coût unique. Lorsque tel est le cas, vous pouvez importer des codes de coût personnalisés dans l'outil d'administration au niveau de l'entreprise. Voir Importer des codes de coûts dans Procore .

Configuration du budget

L'outil Budget affiche des détails sur tous les coûts estimés liés à un projet. La première étape consiste à créer votre budget directement dans Procore (ou vous pouvez également importer un budget existant). Les propriétaires utilisent généralement le budget comme un outil interne pour gérer les contrats de projet et les coûts associés à divers entrepreneurs. Il est également utilisé pour suivre le coût estimé d'achèvement - pour montrer où vous êtes en dessous / au-dessus de votre budget à travers les projets. Cependant, pour des raisons de confidentialité, les informations budgétaires sont généralement masquées aux collaborateurs externes.

L'outil d'administration au niveau de l'entreprise vous permet de configurer une vue de budget (voir Que sont les vues de budget standard de Procore? ), qui est une façon personnalisée de configurer et d'afficher votre budget. Votre vue de budget personnalisé peut inclure une grande variété de colonnes de données, telles que Montant du budget d'origine , Modifications du budget , Budget révisé , Modifications budgétaires en attente , etc.

Pour plus d'informations sur l'outil Budget, consultez la page de destination Budget .

Prévisions jusqu'à l'achèvement

Les outils Project Financials de Procore envoient des données à l'outil Budget via les codes budgétaires associés affectés aux éléments de ligne de chaque outil. Par conséquent, vous pourrez utiliser la fonctionnalité Prévision à terminer de Procore pour prévoir avec précision le coût supplémentaire estimé de chaque élément de campagne.

Pour plus d'informations sur l'outil Budget, consultez la page de destination Budget .

Modifications du budget

La colonne Modification du budget vous permet de réaffecter des fonds sur votre budget pour transférer de l'argent entre des éléments de ligne budgétaire. Par exemple, si vous avez des économies de coûts liées à un code budgétaire parce qu'il est entré en-dessous du budget, mais que vous vous attendez à ce qu'un autre code budgétaire dépasse le budget, vous pouvez extraire des fonds de l'ancien code budgétaire et l'ajouter au second à titre d'urgence. Étant donné que les modifications budgétaires n'apparaissent que sur l'outil Budget, les membres de l'équipe externes ou les fournisseurs ne verront pas vos ajustements budgétaires internes. Cependant, cela vous donnera une meilleure méthode pour équilibrer stratégiquement les éléments budgétaires tout au long de la construction pour vous assurer de rester en deçà du budget.

Pour plus d'informations sur l'outil Budget, consultez la page de destination Budget .

Prévisions avancées

Avec la vue Prévisions avancées de Procore, votre entreprise peut répartir les valeurs budgétaires sur les mois à venir pour aider les équipes de projet à évaluer les conditions de coût potentielles en créant des vues de prévision avancées personnalisées et en affectant ces vues aux budgets de projet. Les points importants à noter comprennent:

  • L' administrateur Procore de votre entreprise peut créer des modèles de prévision personnalisés en utilisant la vue par défaut «Procore Standard Forecast» du système (voir À propos de la vue Procore Standard Forecast ) dans l'outil d'administration au niveau de l'entreprise.
  • Les étapes de configuration des colonnes et d'attribution de la vue aux projets sont similaires aux étapes utilisées pour créer des vues de budget, mais spécialement conçues pour être utilisées avec un nouvel onglet Prévision disponible dans l'outil Budget. Pour obtenir des instructions, voir Configurer une nouvelle vue de prévision .

Coûts directs

Les coûts directs sont les coûts encourus par votre entreprise qui ne sont pas associés à des engagements (par exemple, les dépenses remboursables et les frais généraux). Les différents types de coûts directs que les utilisateurs peuvent créer dans Procore sont les factures, les dépenses et la paie. Les factures sont reçues d'un fournisseur et sont des coûts qui ne sont pas liés à un engagement avec ce fournisseur. Les dépenses sont utilisées pour suivre les coûts alloués de l'entreprise au projet, pour des éléments tels que les ordinateurs, les téléphones, les déplacements, etc. Vous pouvez également suivre les coûts salariaux mensuels et les classer par code de coût afin que les montants salariaux reflètent chaque mois sur le budget.

Pour plus d'informations sur l'outil Coûts directs, consultez la page de destination des coûts directs .

Outil Contrats principaux

Les propriétaires ayant une exigence d'approbation budgétaire en amont (ou un entrepreneur général interne) trouvent souvent de la valeur en utilisant l'outil Prime Contract pour configurer les contrats et les factures en amont. Une fois votre budget défini et visible dans l'outil Budget du projet, vous pouvez créer le contrat principal de votre projet. C'est là que toutes vos factures à recevoir (également appelées factures en amont) et les ordres de modification de contrat principal seront créés et gérés. Si le budget et le contrat principal d'un projet sont identiques, ou si le contrat principal est un résumé du budget au niveau de la division, le budget peut être utilisé pour créer le contrat principal. Souvent, le budget interne et le contrat principal externe ont des niveaux de détail différents, de sorte que le contrat principal n'est pas simplement un résumé du budget au niveau de la division.

Vous pouvez configurer le calendrier des valeurs du contrat principal (SOV) directement dans Procore, ou vous pouvez en importer un. Une fois la configuration terminée, votre contrat principal doit être approuvé avant que les utilisateurs du projet puissent créer des ordres de modification ou des factures de propriétaire. Si les contrats principaux ne sont pas souhaités, l'outil Contrat principal peut être supprimé. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet .

Pour plus d'informations sur l'outil Prime Contract, consultez la page de destination Prime Contract .

Si l'outil Prime Contract est désactivé, consultez les liens ci-dessous:

Outil d'engagement

Une fois le contrat principal approuvé (ou si vous avez choisi de supprimer l'outil de votre projet), vous pouvez configurer vos bons de commande et vos sous-contrats.

Acheter en ligne

Dans Procore, un bon de commande (PO) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d'approvisionnement, les bons de commande sont créés par un `` acheteur '' (par exemple, un maître d'ouvrage) et émis à un `` vendeur '' (par exemple, un entrepreneur général, un sous-traitant ou un entrepreneur spécialisé) pour couvrir le coût de un contrat. Une fois accepté par le «vendeur», un bon de commande représente un accord entre les deux parties.

Pour en savoir plus, consultez Créer un bon de commande .

Pour plus d'informations sur l'outil Engagements, consultez la page de destination Engagements .

Les contrats représentent l'accord contractuel entre la société propriétaire et les entrepreneurs / fournisseurs qui exécuteront une portée de travail. Les contrats sont créés à partir d'une offre gagnante ou sont créés manuellement à partir de l'outil Engagements. Lorsque vous liez un élément de ligne de contrat à un élément de ligne de contrat principal, la connexion sera reflétée dans les rapports de contrat principal tels que le rapport de rachat et le rapport de comparaison du coût du travail par rapport au budget (Remarque: cette option n'est disponible que lorsque vous n'utilisez pas d'événements de modification). Lorsque vous sélectionnez le code budgétaire associé pour le contrat ou la commande d'achat auquel il est associé, la connexion est automatiquement reflétée sur tous les rapports budgétaires (rapport détaillé du budget, rapport de synthèse budgétaire, etc.) Les éléments de ligne d'engagement apparaîtront sur le budget comme l'engagement Changer les commandes.

Gestion du changement avec événements de changement

L'outil Evénements de changement est créé pour tout élément d'un projet qui semble susceptible de créer un coût supplémentaire. La création d'un événement de modification vous permet de vous préparer au coût d'un changement avant qu'il ne devienne un coût réel. Après avoir créé un événement de modification, vous pouvez ensuite créer un RFQ (Request for Quote), qui est envoyé aux sous-traitants appropriés pour la tarification. Lorsque les appels d'offres sont créés et traités par les sous-traitants affectés, des ordres de modification peuvent alors être créés en fonction du devis soumis. Vous pouvez configurer votre flux de travail de demande de modification en définissant le nombre de niveaux de demande de modification: un, deux ou trois niveaux. Un plus grand nombre de niveaux d'ordres de modification rend le flux de travail plus complexe, mais offre un contrôle accru.

Pour plus d'informations sur l'outil Evénements de modification, consultez la page de destination Evénements de modification .

Gestion des changements sans événements de changement

Une fois que vous avez créé vos contrats d'engagement, vous pouvez créer des ordres de modification pour tenir compte des coûts supplémentaires. Alors que la plupart des propriétaires préfèrent commencer à utiliser les niveaux d'ordre de changement à 2 niveaux, le choix de le configurer pour utiliser un paramètre à 1, 2 ou 3 niveaux existe. Un plus grand nombre de niveaux d'ordres de modification rend le flux de travail plus complexe, mais offre un contrôle accru.

Contrats principaux activés

  • Quels sont les différents niveaux d’ordre de changement?
  • Créez un PCO pour décrire tout changement potentiel des coûts qui affecterait le contrat principal. Vous ne pouvez entrer un montant en dollars qu'au niveau du BCP. Lorsque vous remplissez une liste de valeurs pour un PCO, vous avez la possibilité de sélectionner un code de coût. Idéalement, ce sera un code de coût déjà dans le budget. Avec l'outil PCO Prime Contract, vous pouvez donc voir l'augmentation du budget dans l'onglet Budget.
  • Après avoir créé un PCO, vous pouvez créer un CCO qui agit comme une demande de prix de l'entrepreneur qui sera responsable de la portée des travaux décrits dans le PCO. Vous pouvez comparer le CCO au PCO correspondant et visualiser votre variance entre les deux.
  • Une fois que vous avez créé des PCO Prime, vous pouvez les transformer en demandes de changement d'ordre (COR). Les demandes d'ordre de modification sont généralement les documents soumis pour approbation et peuvent être utilisés pour soumettre des ordres de modification potentiels (PCO) individuels ou pour regrouper des PCO afin de rationaliser le processus d'examen et d'approbation.
  • Une fois que vous avez marqué le CCO comme approuvé, le changement en dollars sera reflété dans la colonne «Coûts engagés» de l'outil Budget. Les engagements et les CCO potentiels avec un statut «En attente» apparaîtront dans la colonne «Modifications des coûts en attente» de l'outil Budget.

Contrats principaux non activés

  • Vous ne pouvez entrer un montant en dollars qu'au niveau du BCP. Lorsque vous remplissez une liste de valeurs pour un PCO, vous avez la possibilité de sélectionner un code de coût.
    • Créer une demande de changement de commande (COR)
    • Les ordres de modification dont le statut est défini sur "En attente" apparaîtront dans la colonne "Modifications budgétaires en attente" de l'outil Budget. Les PCCO approuvés peuvent être ajoutés aux factures du propriétaire. Une fois que vous avez marqué le PCCO comme approuvé, le changement de montant total en dollars sera reflété dans la colonne «CO approuvés» de l'outil Budget.
  • Après avoir créé un PCO, vous pouvez créer un CCO qui agit comme une demande de prix de l'entrepreneur qui sera responsable de la portée des travaux décrits dans le PCO. Vous pouvez comparer le CCO au PCO correspondant et visualiser votre variance entre les deux.
  • Une fois que vous avez marqué le CCO comme approuvé, le changement en dollars sera reflété dans la colonne «Coûts engagés» de l'outil Budget. Les engagements et les CCO potentiels avec un statut «En attente» apparaîtront dans la colonne «Modifications des coûts en attente» de l'outil Budget.

Pour plus d'informations sur l'outil Ordres de modification, consultez la page de destination Ordres de modification .

Factures du propriétaire et factures des sous-traitants

Au fur et à mesure que le projet avance et que les contrats ont été créés et approuvés, les sous-traitants peuvent vous facturer les travaux terminés en soumettant des factures de sous-traitant. Vous pouvez également créer des factures de propriétaire , qui peuvent ensuite être envoyées par e-mail au propriétaire ou à la partie dont le paiement est demandé.

Pour plus d'informations, consultez la page de destination des engagements et la page de destination du contrat principal .

Paiements

Une fois les factures du propriétaire et les factures des sous-traitants approuvées et complétées, vous pouvez créer des paiements dans Procore pour conserver un enregistrement des paiements reçus.

  • Suivez les factures du propriétaire effectuées du côté du contrat principal:
  • Suivez les demandes de tirage effectuées du côté des engagements. Lorsque vous mettez régulièrement à jour l'onglet "Paiement émis", la colonne "Payé à ce jour" de vos rapports budgétaires sera automatiquement mise à jour pour refléter ces modifications.

Pour plus d'informations, consultez la page de destination des engagements et la page de destination du contrat principal .

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