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Propriétaire

Guide de l'utilisateur Gestion financière

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Pour les propriétaires

Ce guide de l'utilisateur fournit aux propriétaires de projet des informations sur la façon d'utiliser les outils Finances du projet de Procore pour rationaliser vos processus financiers tout au long du cycle de vie de votre projet. Vous apprendrez à configurer correctement chaque outil financier et à effectuer des tâches financières courantes conformément aux meilleures pratiques recommandées par Procore.

Dans ce guide, vous apprendrez notamment :

  • Comment configurer votre structure de répartition du travail. Procore vous fournit une structure de répartition du travail (SRT) par défaut qui inclut le code de coût, le type de coût et les sous-projets facultatifs segments. Avec WBS, vous pouvez créer une structure de code budgétaire au niveau de la compagnie et/ou du projet à utiliser avec les outils Finances du projet de Procore. Pour en savoir plus, voir Configuration de la structure de répartition du travail.
  • Comment ajouter ou importer un budget de projet précis . Découvrez comment ajouter des postes budgétaires à votre projet, configurer et attribuer des affichages budgétaires à votre projet et comment configurer un affichage de prévision pour identifier et suivre les coûts critiques du projet. Utilisez les données recueillies sur le terrain pour suivre les coûts de main-d'œuvre de votre projet et pour consigner les quantités de production dans votre budget. Découvrez comment créer des modifications budgétaires pour réaffecter des fonds d'un poste budgétaire à un autre.  Voir Configuration du budget .
  • Comment créer un (ou plusieurs) contrat principal pour votre projet. Configurez votre outil Contrat principal et découvrez les éléments à prendre en compte si votre projet comporte plusieurs sources de financement ou méthodes de livraison. Gérez le processus de facturation du propriétaire et créez un registre des paiements reçus. Voir Outil Contrats principaux.
  • Comment gérer les contrats de votre projet. Découvrez les paramètres de configuration de l’outil Engagements et comment créer des contrats. Désignez facture contacts sur vos contrats. Voir Engagements.
  • Comment améliorer la surveillance et la gestion des changements de projet. Choisissez entre gérer les ordres de changement avec ou sans l'outil Événements de changement. Configurez vos paramètres de niveau d'ordre de changement pour vos contrats. Efffectuez la gestion des changements sur le chantier - en facilitant des approbations plus rapides, une communication plus précise et en éliminant le besoin de procéder avec des risques. Voir Gestion des changement avec événements de changement et Gestion des changements sans événements de changement.
  • Comment administrer le processus de facturation pour les sous-traitants de votre projet. Définissez vos périodes de facturation et choisissez la méthode souhaitée pour votre projet pour créer et soumettre des factures de sous-traitants. Voir Factures au propriétaire et factures des sous-traitants.
  • Comment créer et enregistrer des paiements. Une fois les factures au propriétaire et les factures des sous-traitants approuvées et complétées, vous pouvez créer des paiements dans Procore pour conserver un enregistrement des paiements reçus. Voir Paiements .

Configuration de la structure de répartition du travail

La première étape lors de la configuration des outils Finances du projet de Procore dans un projet Procore consiste à créer la structure de répartition du travail de votre compagnie. Vous avez également la possibilité de créer une SRT au niveau du projet unique.

Contexte

Avec la SRT de Procore, vous pouvez définir la structure du code budgétaire de votre compagnie. Vous avez également la possibilité de personnaliser la structure de code budgétaire pour un projet.Votre structure de code budgétaire peut inclure les segments suivantes :

  • Par défaut : Segment de code de coût. Le segment par défaut « Code de coût » de Procore est un segment à plusieurs niveaux qui s’aligne sur la icon-lien-externe.pngstructure de code de coût 17 division du CSI MasterFormat®.Voir Quels sont les codes de coûts par défaut de Procore?  Vous pouvez utiliser les codes de coût par défaut ou vous pouvez personnaliser votre segment de code de coût en ajoutant manuellement des codes de coût en tant qu’items de segment. Vous pouvez également importer vos codes de coûts à l’aide de l’application Importations Procore. Le processus d’importation vous permet d’ajouter ou de modifier des items de segment, mais ne peut pas être utilisé pour supprimer des items de segment existants.
  • Par défaut : Segment de type de coût. Dans Procore, les types de coûts sont un moyen d’identifier et de classer les coûts du projet de votre projet. Ils peuvent également être utilisés pour générer des rapports. Les exemples incluent L = main-d’œuvre, E = équipement, M = matériaux, C = engagement, OC = coût du propriétaire, SVC = services professionnels et O = autre. Pour en savoir plus, consultez Quels sont les types de coûts par défaut de Procore?
  • Facultatif : Segment de sous-projet.Dans Procore, un sous-projet vous permet de compartimenter coûts du projet dans un projet. Une fois ajoutés à Procore (ou importés via un système de ERP intégré), vous pouvez surveiller les budgets et les coûts de votre projet pour vous aider à mieux déterminer si vous gagnez de l’argent sur votre projet.
  • Facultatif : Segments personnalisés. Votre compagnie peut nommer des segments personnalisées quelque chose que vous souhaitez. Vous pouvez également définir le nombre de caractères alphanumériques que vous souhaitez représenter le schéma de codage de chaque segment.Les segments personnalisés peuvent également être combinés aux segments par défaut de Procore lors de la configuration de la structure du code budgétaire de votre compagnie.
 Conseil

Avons-nous besoin de créer une structure de code budgétaire unique? Lorsque vous pensez à tous les types de travaux effectués sur un projet de construction, vous aurez besoin de codes budgétaires pour gérer et suivre vos travaux. Avec des codes budgétaires, votre équipe peut suivre, gérer et créer des rapports sur les quantités, les montants, les budgets et d’autres informations financières (comme le profit).

Certaines questions à poser lors de la création d’une structure de code budgétaire unique :

  • Allez-vous configurer un budget pour suivre les travaux d’une entrepreneur général?
  • Avez-vous besoin de codes plus spécifiques pour traiter le travail spécialisé? Par exemple, maçonnerie, peinture.
  • Voulez-nous créer des codes spécifiques à un projet? Ou devraient-ils être réutilisables sur plusieurs projets?
  • Voulez-vous que vos codes soient configurés dans un ordre particulier? Par exemple, échelonné ou chronologique?
  • Qui sur votre équipe utilisera vos codes? Quels coûts et/ou profits veulent-ils suivre?

Lorsque vous préparez le processus d’implémentation, Procore vous suggère de toujours consulter vos feuilles de calcul de projet et de coûts avec votre responsable de l’implémentation, qui peut vous aider à décider la structure du code budgétaire qui fonctionnera le mieux pour votre entreprise.

De nombreuses compagnies conçoivent leur structure de code budgétaire pour s’aligner sur la CSI MasterFormat. D’autres compagnies décident de mettre en œuvre une structure de code budgétaire unique à leur secteur, organisation ou environnement de projet. Quel que soit la structure, vous pouvez soumettre une demande d’importation d’items de segment de Procore pour vous ou vous pouvez accélérer le processus d’importation et effectuer vos propres importations à l’aide de l’application Importations Procore.

Pour en savoir plus sur la SRT, consultez la page d’accueil Structure de répartition du travail. Nous vous recommandons de lire À propos de la structure de répartition du travail et de consulter les étapes décrites dans Créer la structure de répartition du travail par défaut de votre compagnie et Créer la structure de répartition du travail de votre projet avec votre équipe.

Configuration du budget

L’outil Budget affiche des détails sur tous les coûts estimés liés à un projet. La première étape consiste à créer votre budget directement dans Procore (ou vous pouvez également importer un budget existant). Les propriétaires utilisent généralement le budget comme outil interne pour gérer les contrats de projet et les coûts associés à divers entrepreneurs.Il est également utilisé pour suivre le coût estimé de l’achèvement - pour indiquer où vous êtes en dessous/plus de votre budget dans tous les projets. Cependant, pour des raisons de confidentialité, les informations budgétaires sont généralement masquées des collaborateurs externes.

L'outil Admin au niveau de la compagnie vous permet de configurer un affichage budgétaire (voir Quels sont les affichages budgétaires standard de Procore? ), qui est un moyen personnalisé de configurer et d'afficher votre budget. Votre affichage de budget personnalisé peut inclure une grande variété de colonnes de données, telles que le montant du budget d'origine , les modifications budgétaires , le budget révisé , les modifications budgétaires en attente , etc.

Pour plus d’informations sur l’outil Budget, consultez la page d’accueil Budget.

Prévisions jusqu'à l'achèvement

Les outils Finances du projet de Procore envoient des données à l'outil Budget par l'entremise des codes budgétaires associés attribués aux postes de chaque outil. Par conséquent, vous pouvez utiliser la fonction Prévision jusqu'à la fin de Procore pour prévoir avec précision le coût supplémentaire estimé de chaque poste.

Pour plus d’informations sur l’outil Budget, consultez la page d’accueil Budget.

Changements budgétaires

La colonne Modifications budgétaires vous permet de réaffecter des fonds sur votre budget pour transférer de l'argent entre les postes budgétaires du budget. Par exemple, si vous réalisez des économies de coûts liées à un code budgétaire parce qu'il est inférieur au budget, mais que vous vous attendez à ce qu'un autre code budgétaire dépasse le budget, vous pouvez retirer des fonds de l'ancien code budgétaire et l'ajouter à ce dernier en tant que contingence. Étant donné que les modifications budgétaires n'apparaissent que dans l'outil Budget, les membres de l'équipe externes ou les fournisseurs ne verront pas vos ajustements budgétaires internes. Cependant, cela vous donnera une meilleure méthode pour équilibrer stratégiquement les postes budgétaires tout au long de la construction afin de vous assurer de rester en dessous du budget.

Pour plus d’informations sur l’outil Budget, consultez la page d’accueil Budget.

Prévisions avancées

Avec l'affichage de prévision avancée de Procore, votre entreprise peut répartir les valeurs budgétaires sur les mois à venir pour aider les équipes de projet à évaluer les conditions de coûts potentielles en créant des affichages de prévision avancées personnalisées et en affectant ces affichages aux budgets de projet. Les points importants à noter incluent :

Coûts directs

Les coûts directs sont les coûts que votre entreprise engage qui ne sont pas associés à des engagements (par exemple, dépenses remboursables et frais généraux). Les différents types de coûts directs que les utilisateurs peuvent créer dans Procore sont factures, dépenses et paie. Les factures sont reçues d’un fournisseur et sont des coûts qui ne sont pas liés à un engagement avec ce fournisseur. Les dépenses sont utilisées pour suivre les coûts alloués de la compagnie au projet, pour des choses telles que des ordinateurs, des téléphones, des voyages, et ainsi de suite. Vous pouvez également suivre les coûts salariaux mensuels et les classer par code budgétaire afin que les montants salariaux reflètent chaque mois sur le budget.

Pour plus d’informations sur l’outil Coûts directs, consultez la page d’accueil Coûts directs.

Outil Contrats principaux

Les propriétaires disposant d’une exigence d’approbation budgétaire en amont (ou un entrepreneur général interne) trouvent souvent de la valeur à l’aide de l’outil Contrat principal pour configurer des contrats en amont et factures. Une fois votre budget configuré et visible dans l’outil Budget du projet, vous pouvez créer le contrat principal de votre projet. C’est ici que tous vos factures à recevoir (également appelés, facturations en amont) et les ordres de changement au contrat principal seront créés et gérés.

Si le budget et le contrat principal d’un projet sont identiques ou si le contrat principal est un résumé au niveau de la division du budget, le budget peut ensuite être utilisé pour créer le contrat principal. Souvent, le budget interne et le contrat principal externe ont différents niveaux de détail, de sorte que le contrat principal n’est pas seulement un résumé au niveau de la division du budget.

Vous pouvez configurer la ventilation des coûts (VDC) du contrat principal directement dans Procore, ou vous pouvez en importer une. Une fois la configuration terminée, votre contrat principal doit être approuvé avant que les utilisateurs du projet puissent créer des ordres de changement ou des factures propriétaire.Si les contrats principaux ne sont pas souhaités, l’outil Contrat principal peut être supprimé. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

Pour plus d’informations sur l’outil Contrat principal, consultez la page d’accueil Contrat principal.

Si l'outil Contrat principal est désactivé, voir les liens ci-dessous :

Outil Engagements

Une fois le contrat principal approuvé (ou si vous avez choisi de supprimer l’outil Contrat principal de votre projet, car vous n’avez pas d’exigence d’approbation budgétaire en amont) vous pouvez configurer vos contrats.Dans Procore, il existe deux types de contrats : les bons de commande et les contrats de sous-traitance.

 Conseil
Votre organisation fait-elle référence à vos bons de commande et contrats de sous-traitance comme « contrats »? Pour les audiences anglophones, Procore peut être configuré pour utiliser un dictionnaire anglais qui change le point de vue (PDC) de Procore d’un « entrepreneur général » à un « propriétaire ». Lorsque vous mettez en œuvre Procore, nous vous recommandons de parler à votre responsable de l’implémentation pour voir si la configuration de ce dictionnaire serait juste pour votre équipe. Le dictionnaire « en-propriétaire » de Procore n’est activé que lorsque demandé par l’administrateur Procore de votre compagnie. Pour en savoir plus, voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?

Bons de commande

Dans Procore, un bon de commande est un engagement financier documenté qui indique les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d'acquisition, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un propriétaire de projet) et émis à un « vendeur » (par exemple, un entrepreneur général, un sous-traitant ou un entrepreneur spécialisé) pour couvrir le coût d'un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties.

Pour en savoir plus, voir Créer un bon de commande.

Pour plus d’informations sur l’outil Engagements, consultez la page d’accueil Engagements.

Les contrats représentent l'accord contractuel entre l'entreprise propriétaire et les entrepreneurs et fournisseurs qui exécuteront les travaux. Les contrats sont soit créés à partir d'une soumission gagnante, soit créés manuellement à partir de l'outil Engagements. Lorsque vous liez un poste de contrat à un poste de contrat principal, le lien sera reflété sur les rapports de contrat principal comme le rapport d'achat et le rapport de comparaison des coûts de projet et du budget (remarque : cette option n'est disponible que si vous n'utilisez pas d'événements de changement). Lorsque vous sélectionnez le code budgétaire associé au contrat ou au bon de commande auquel il est associé, le lien est automatiquement reflétée sur tous les rapports budgétaires (rapport détaillé du budget, rapport récapitulatif du budget, etc.) Les postes d'engagement apparaîtront sur le budget tout comme l'ordre de changement à l'engagement.

Gestion du changement avec événements de changement

L’outil Événements de changement de Procore a été conçu pour tout projet de travail qui peut potentiellement entraîner un coût supplémentaire. Avec cet outil, vous créez un événement de changement qui aide votre équipe à mieux comprendre le coût potentiel d’un changement, avant qu’il ne devienne un coût réel. Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez utiliser l’outil pour créer une DDP (Demande de prix), qui est envoyée aux sous-traitants appropriés pour la tarification.

Une fois les DDP créées et vos entrepreneurs répondent avec un devis, votre équipe peut également créer des ordres de changement basés sur le devis soumis. Vous pouvez configurer votre ordre de changement flux de travail en réglant le nombre de niveaux d’ordre de changement : un, deux ou trois niveaux. Plus de niveaux ordre de changement rendent un flux de travail plus complexe, mais fournissent une quantité accrue de contrôle. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?

Exemple

L’image exemple ci-dessous vous montre comment une compagnie peut gérer son processus de gestion des changements à l’aide de l’outil Événements de changement. Gardez à l’esprit que cette image vous montre les options dont vous disposez lors de l’activation des outils Événements de changement.Si vous préférez créer simplement des ordres de changement, vous n’avez pas besoin d’activer l’outil Événements de changement.

En savoir plus

Pour en savoir plus sur l’outil Événements de changement, veuillez lire :

Pour plus d’informations sur l’outil Événements de changement, consultez la page d’accueil Événements de changement.

Gestion du changement sans événements de changement

Après avoir élaboré vos contrats d'engagement, vous pouvez ensuite créer des ordres de changement pour tenir compte des coûts supplémentaires. Alors que la plupart des propriétaires préfèrent commencer à utiliser les niveaux d'ordre de changement à 2 niveaux, le choix de le configurer pour utiliser un paramètre à 1 niveau, 2 niveaux ou 3 niveaux existe. Des niveaux d'ordre de changement plus nombreux rendent le flux de travail plus complexe, mais offrent un contrôle accru.

Contrats principaux activés

  • Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?
  • Créez un ordre de changement potentiel pour décrire tout changement potentiel des coûts qui affecterait le contrat principal. Vous ne pouvez saisir un montant en dollars qu’au niveau du ordre de changement potentiel. Lorsque vous remplissez un ventilation des coûts pour un ordre de changement potentiel, vous aurez la possibilité de sélectionner un code budgétaire. Idéalement, ce sera un code budgétaire déjà dans le budget, vous pouvez donc voir l’augmentation du budget dans l’onglet Budget.Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal.
  • Après avoir créé un ordre de changement potentiel, vous pouvez créer un engagement ordre de changement qui agit comme une demande de prix auprès de l’entrepreneur qui sera responsable de la étendue des travaux décrite dans l’ODCP. Vous pouvez comparer l’engagement ordre de changement au ordre de changement potentiel correspondant et afficher votre écart entre les deux.Voir Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d’un ordre de changement au contrat principal.
  • Une fois que vous avez créé des ordres de changement potentiels au contrat principal, vous pouvez les déployer dans ordre de changement demande.Les demandes d’ordre de changement sont généralement les documents soumis pour approbation et peuvent être utilisés pour soumettre des ordres de changement potentiels individuels ou pour regrouper les ordres de changement potentiels afin de rationaliser le processus d’examen et d’approbation.
  • Une fois que vous avez marqué les ordres de changement à l’engagement comme approuvés, le changement en dollars sera reflété dans la colonne « Coûts engagés » de l’outil Budget. Les engagements et les ordres de changement à l’engagement potentiels avec un statut « En attente » s’afficheront dans la colonne « Changements de coûts en attente » de l’outil Budget.

Contrats principaux non activés

  • Vous ne pouvez saisir un montant en dollars qu’au niveau du ordre de changement potentiel. Lorsque vous remplissez un ventilation des coûts pour un ordre de changement potentiel, vous aurez la possibilité de sélectionner un code de coût.
    • Créez un demande d'ordre de changement pour un engagement.
    • Les ordres de changement dont le statut est défini sur « En attente » apparaîtront dans la colonne « Changements budgétaires en attente » de l’outil Budget. Les ordres de changement approuvés peuvent être ajoutés au propriétaire factures. Une fois que vous avez marqué le ordre de changement comme approuvé, le changement total en dollars sera reflété dans la colonne « ODC approuvés » de l’outil Budget.
  • Après avoir créé un ordre de changement potentiel, vous pouvez créer un engagement ordre de changement qui agit comme une demande de prix de la part de l’entrepreneur qui sera responsable de la étendue des travaux décrite dans l’ordre de changement potentiel. Vous pouvez comparer l’engagement ordre de changement au ordre de changement potentiel correspondant et afficher votre écart entre les deux.
  • Une fois que vous avez marqué l’engagement ordre de changement comme approuvé, le changement en dollars sera reflété dans la colonne « Coûts engagés » de l’outil Budget. Les engagements et les ODCE potentiels avec un statut « En attente » s’afficheront dans la colonne « Changements de coûts en attente » de l’outil Budget.

Pour plus d’informations sur l’outil Ordres de changement, consultez la page d’accueil Ordres de changement.

Factures au propriétaire et factures des sous-traitants

Au fur et à mesure que le projet progresse et que ses contrats ont été créés et approuvés, vous pouvez commencer à inviter des collaborateurs à vous facturer. Il existe deux (2) types de factures dans Procore :

  • Factures au propriétaire.Si vous êtes un propriétaire de projet qui reçoit du financement d’une banque et que vous devez créer des demandes de paiement, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de pré-remplissage dans Procore pour créer un propriétaire facture. Avec la fonction de pré-remplissage disponible sur l’factures propriétaire, Procore vous permet de créer un facture propriétaire qui extrait automatiquement tous les montants facturés du sous-traitant approuvé de votre projet factures, des coûts directs pertinents et des ordres de changement à l’engagement approuvés. Procore peut également compiler ces données dans un PDF lorsque vous devez créer votre demande de paiement ou votre demande de paiement.
  • factures de sous-traitant. Si vous avez des contrats en aval gérés dans l’outil Engagements de Procore (par exemple, vos entrepreneurs, sous-traitants et autres entrepreneurs spécialisés), vous pouvez également créer des factures de sous-traitant. Les factures de sous-traitant sont utilisés par les collaborateurs pour vous facturer les travaux contractuels comme le projet progresse.

Pour en savoir plus sur la facturation dans Procore :

Pour plus d’informations, consultez la page d’accueil Engagements et la page d’accueil Contrat principal.

Paiements

Une fois les factures au propriétaire et les factures des sous-traitants approuvées et complétées, vous pouvez créer des paiements dans Procore pour conserver un dossier des paiements reçus.

  • Suivre les factures au propriétaire effectuées du côté du contrat principal :
  • Suivre les demandes de paiement effectuées du côté des engagements. Lorsque vous mettez régulièrement à jour l'onglet "Paiement émis", la colonne "Payé à ce jour" de vos rapports budgétaires sera automatiquement mise à jour pour refléter ces changements.

Pour plus d’informations, consultez la page d’accueil Engagements et la page d’accueil Contrat principal.