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Guide de l'utilisateur Gestion financière

Pour les propriétaires Ce guide de l'utilisateur fournit aux propriétaires de projet des informations sur la façon d'utiliser les outils Finances du projet dans Procore pour rationaliser les processus commerciaux financiers tout au long du cycle de vie d'un projet. Vous apprendrez à configurer chaque outil et à effectuer des tâches courantes en utilisant les meilleures pratiques recommandées.  Certains des sujets abordés dans ce guide incluent :

• Comment configurer votre structure de répartition du travail (SRT). Procore fournit une WBS par défaut qui comprend le code de coût, le type de coût et des segments de sous-projet facultatifs. Avec WBS, vous pouvez créer une structure de code budgétaire au niveau de la compagnie et/ou du projet à utiliser avec les outils Finances du projet dans Procore. Pour en savoir plus, consultez Configuration de la structure de répartition du travail.
• Comment ajouter ou importer un budget de projet précis. Apprenez à ajouter des postes budgétaires à votre projet, à configurer et à attribuer des affichages budgétaires à votre projet et à configurer un affichage des prévisions pour identifier et suivre les coûts critiques du projet. Utilisez les données collectées sur le chantier pour suivre les coûts de main-d'œuvre de votre projet et pour enregistrer les quantités de production dans votre budget. Apprenez à créer des modifications budgétaires pour réallouer des fonds d'un poste budgétaire à un autre.  Voir Configuration du budget.
• Comment créer un ou plusieurs financements pour votre projet. Configurez votre outil de financement et découvrez les considérations à garder à l'esprit si votre projet a plusieurs sources de financement ou méthodes de livraison. Gérez le processus de facturation en amont et créez un registre des paiements reçus. Voir Financement.
• Comment gérer les engagements de votre projet. Découvrez les paramètres de configuration de l'outil Engagements et comment créer des engagements pour vos collaborateurs en aval. Désignez des contacts de facturation pour soumettre des factures en fonction de ces engagements et créer un paiement dans le registre des paiements émis. Voir Engagements.
• Comment améliorer la surveillance et la gestion des changements de projet. Choisissez entre gérer les ordres de changement avec ou sans l'outil Événements de changement. Configurez vos paramètres de niveau d'ordre de changement pour vos contrats. Efffectuez la gestion des changements sur le chantier - en facilitant des approbations plus rapides, une communication plus précise et en éliminant le besoin de procéder avec des risques. Voir Gestion des changement avec événements de changement et Gestion des changements sans événements de changement.
• Comment administrer le processus de facturation pour les collaborateurs de votre projet. Définissez vos périodes de facturation et choisissez la méthode souhaitée pour votre projet pour créer et soumettre des factures pour vos glossary-of-terms#Upstream_Collaborator collaborateurs enamont et en aval. Voir Facturation. 
• Comment créer et enregistrer des paiements. Une fois vos factures en amont et en aval approuvées et complétées, vous pouvez créer des paiements dans Procore pour conserver un enregistrement des paiements. Pour les paiements en amont, voir Créer un enregistrement pour un paiement reçu. Pour les paiements en aval, voir Ajouter un nouveau paiement à l'onglet Paiements émis d'un engagement.

Configuration de la structure de répartition du travail

La première étape lors de la configuration des outils Finances du projet de Procore dans un projet Procore consiste à créer la structure de répartition du travail de votre compagnie. Vous avez également la possibilité de créer une WBS unique au niveau du projet.

Configuration du budget

L'outil Budget affiche des détails sur tous les coûts estimés liés à un projet. La première étape consiste à créer votre budget directement dans Procore (ou vous pouvez également importer un budget existant). Les propriétaires utilisent couramment le budget comme outil interne pour gérer les contrats de projet et les coûts associés à divers entrepreneurs. Il est également utilisé pour suivre le coût estimé d'achèvement - pour montrer où vous êtes en dessous/au-dessus de votre budget dans les projets. Cependant, pour des raisons de confidentialité, les informations budgétaires sont généralement cachées aux collaborateurs externes.

• Configurer un budget
• Importer un budget
• Lire un budget

L'outil Admin au niveau de la compagnie vous permet de configurer un affichage budgétaire (voir Quels sont les affichages budgétaires standard de Procore? ), qui est un moyen personnalisé de configurer et d'afficher votre budget. Votre affichage de budget personnalisé peut inclure une grande variété de colonnes de données, telles que le montant du budget d'origine , les modifications budgétaires , le budget révisé , les modifications budgétaires en attente , etc.

• Configurer un nouvel affichage budgétaire

Pour plus d’informations sur l’outil Budget, consultez la page d’accueil Budget.

Prévisions jusqu'à l'achèvement

Les outils Finances du projet de Procore envoient des données à l'outil Budget par l'entremise des codes budgétaires associés attribués aux postes de chaque outil. Par conséquent, vous pouvez utiliser la fonction Prévision jusqu'à la fin de Procore pour prévoir avec précision le coût supplémentaire estimé de chaque poste.

• Utilisez la fonction Prévision pour terminer

Pour plus d’informations sur l’outil Budget, consultez la page d’accueil Budget.

Changements budgétaires

La colonne Modifications budgétaires vous permet de réaffecter des fonds sur votre budget pour transférer de l'argent entre les postes budgétaires du budget. Par exemple, si vous réalisez des économies de coûts liées à un code budgétaire parce qu'il est inférieur au budget, mais que vous vous attendez à ce qu'un autre code budgétaire dépasse le budget, vous pouvez retirer des fonds de l'ancien code budgétaire et l'ajouter à ce dernier en tant que contingence. Étant donné que les modifications budgétaires n'apparaissent que dans l'outil Budget, les membres de l'équipe externes ou les fournisseurs ne verront pas vos ajustements budgétaires internes. Cependant, cela vous donnera une meilleure méthode pour équilibrer stratégiquement les postes budgétaires tout au long de la construction afin de vous assurer de rester en dessous du budget.

• Créer des modifications budgétaires

Pour plus d’informations sur l’outil Budget, consultez la page d’accueil Budget.

Prévisions avancées

Avec l'affichage de prévision avancée de Procore, votre entreprise peut répartir les valeurs budgétaires sur les mois à venir pour aider les équipes de projet à évaluer les conditions de coûts potentielles en créant des affichages de prévision avancées personnalisées et en affectant ces affichages aux budgets de projet. Les points importants à noter incluent :

• L’administrateur Procore de votre compagnie peut créer des modèles de prévision personnalisés à l’aide de l’affichage par défaut du système « Prévision standard Procore » (voir À propos de l’affichage des prévisions standard Procore) dans l’outil Admin au niveau de la compagnie.
• Les étapes de configuration des colonnes et d’attribution de l’affichage aux projets sont similaires aux étapes utilisées pour créer des affichages de budget, mais spécifiquement adaptées à l’utilisation avec un nouvel onglet Prévisions disponible dans l’outil Budget. Pour obtenir des directives, voir Configurer un nouvel affichage de prévision.

Coûts directs

Les coûts directs sont les coûts encourus par votre entreprise qui ne sont pas associés à des engagements (par exemple, les dépenses remboursables et les frais généraux). Les différents types de coûts directs que les utilisateurs peuvent créer dans Procore sont les factures, les dépenses et la paie. Les factures sont reçues d'un fournisseur et sont des coûts qui ne sont pas liés à un engagement avec ce fournisseur. Les dépenses sont utilisées pour suivre les coûts alloués par la compagnie au projet, pour des choses telles que les ordinateurs, les téléphones, les déplacements, etc. Vous pouvez également suivre les coûts salariaux mensuels et les classer par code budgétaire afin que les montants salariaux reflètent chaque mois dans le budget.

• Créer un coût direct

Pour plus d’informations sur l’outil Coûts directs, consultez la page d’accueil Coûts directs.

Outil de financement

Les propriétaires ayant une exigence d'approbation de budget en amont (ou un entrepreneur général interne) trouvent souvent de l'intérêt en utilisant l'outil Financement pour configurer des contrats et des factures en amont. Une fois votre budget configuré et visible dans l'outil Budget du projet, vous pouvez créer le financement de votre projet. C'est ici que toutes vos factures clients (également appelées facturations en amont) et vos ordres de changement de financement seront créés et gérés.

Si le budget et le financement d'un projet sont identiques, ou si le financement est un résumé du budget au niveau de la division, le budget peut être utilisé pour créer le financement. Souvent, le budget interne et le financement externe ont des niveaux de détail différents, de sorte que le financement n'est pas simplement un résumé du budget au niveau de la division.

Vous pouvez configurer la ventilation des coûts (VDC) de financement directement dans Procore, ou vous pouvez en importer une. Une fois la configuration terminée, votre financement doit être approuvé avant que les utilisateurs du projet puissent créer des ordres de changement ou des factures de propriétaire. Si vous ne souhaitez pas gérer le financement dans Procore, l'outil Financement peut être supprimé. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

• Créer des financements
• Importer un échéancier de financement à partir d'un fichier CSV
• Approuver un financement

Pour plus d'informations sur l'outil Financement, consultez l' outil Financement.

Si l'outil Financement est désactivé, consultez les liens ci-dessous :

• Comment ajuster mon affichage budgétaire lorsque l’outil Contrats client, Financement ou Contrats principaux est désactivé dans l’compte Procore de ma compagnie?
• Comment ajuster l'affichage des prévisions standard de Procore lorsque l'outil Contrats client , Financement ou Contrats principaux est désactivé?

Outil Engagements

Une fois le financement approuvé (ou si vous avez choisi de supprimer l'outil Financement de votre projet parce que vous n'avez pas d'exigence d'approbation de budget en amont), vous pouvez configurer vos contrats. Dans Procore, il existe deux types de contrats: les bons de commande et les contrats de sous-traitance.

Gestion du changement avec événements de changement

L'outil Événements de changement de Procore a été conçu pour tout projet de travail pouvant potentiellement entraîner un coût supplémentaire. Avec cet outil, vous créez un événement de changement qui aide votre équipe à mieux comprendre le coût potentiel d'un changement, avant qu'il ne devienne un coût réel. Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez ensuite utiliser l'outil pour créer une demande de prix (demande de prix), qui est envoyée aux collaborateurs en aval appropriés pour la tarification.

Une fois les DDP créées et vos entrepreneurs répondent avec un devis, votre équipe peut également créer des ordres de changement basés sur le devis soumis. Vous pouvez configurer votre ordre de changement flux de travail en réglant le nombre de niveaux d’ordre de changement : un, deux ou trois niveaux. Plus de niveaux ordre de changement rendent un flux de travail plus complexe, mais fournissent une quantité accrue de contrôle. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?

Gestion du changement sans événements de changement

Après avoir élaboré vos contrats d'engagement, vous pouvez ensuite créer des ordres de changement pour tenir compte des coûts supplémentaires. Alors que la plupart des propriétaires préfèrent commencer à utiliser les niveaux d'ordre de changement à 2 niveaux, le choix de le configurer pour utiliser un paramètre à 1 niveau, 2 niveaux ou 3 niveaux existe. Des niveaux d'ordre de changement plus nombreux rendent le flux de travail plus complexe, mais offrent un contrôle accru.

Factures de financement et factures de sous-traitants/entrepreneurs

Au fur et à mesure que le projet progresse et que ses contrats ont été créés et approuvés, vous pouvez commencer à inviter des collaborateurs à vous facturer. Il existe deux (2) types de factures dans Procore :

• Factures de financement. Si vous êtes propriétaire d'un projet et que vous recevez un financement d'une banque, et que vous avez besoin de créer des demandes de paiement, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de pré-remplissage de Procore pour créer une facture au propriétaire. Avec la fonction de pré-remplissage disponible sur les factures au propriétaire, Procore vous permet de créer une facture au propriétaire qui extrait automatiquement tous les montants facturés des factures de sous-traitants approuvées de votre projet, des coûts directs pertinents et des ordres de changement d'engagement approuvés. Procore peut également compiler ces données dans un PDF lorsque vous devez créer votre demande de paiement ou votre demande de paiement.
• Factures des sous-traitants/entrepreneurs. Si vous avez des contrats en aval gérés dans l'outil Engagements de Procore (par exemple, vos entrepreneurs, sous-traitants et autres entrepreneurs spécialisés), vous pouvez également créer des factures en aval. Ces factures sont utilisées par vos collaborateurs en aval pour vous facturer le travail qu'ils effectuent au fur et à mesure que le projet avance. 

Pour en savoir plus sur la facturation dans Procore :

• Gérer les périodes de facturation
• Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance
• Créer une facture de financement
• Créer une facture au nom d'un sous-traitant (dans ce contexte, un « sous-traitant » peut être un entrepreneur ou un entrepreneur général)

Pour plus d'informations, consultez la page d'accueil Engagements et la page d'accueil Financement.

Paiements

Une fois les factures au propriétaire et les factures des sous-traitants approuvées et complétées, vous pouvez créer des paiements dans Procore pour conserver un dossier des paiements reçus.

• Suivre les factures des propriétaires effectuées du côté du financement :
  • Créer un paiement reçu pour une facture de financement
• Suivre les demandes de tirage effectuées du côté des engagements. Lorsque vous mettez régulièrement à jour l' tab Paiements émis , la colonne « Payé à ce jour » de vos rapports budgétaires est automatiquement mise à jour pour refléter ces changements.
  • Ajouter un nouveau paiement à l'onglet Paiements émis d'un engagement

Pour plus d’informations, consultez la page d’accueil Engagements et la page d’accueil Contrat principal.