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Procore

(Hérité) Créer un événement de changement

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 Contenu hérité
Procore a lancé une version progressive du nouvel affichage de affichage de liste des événements de changement . Si votre projet a été mis à jour pour utiliser le nouvel affichage, vous n'utiliserez plus les étapes de ce tutoriel. Consultez plutôt Créer des Événements de changement. Pour en savoir plus sur la version progressive, consultez Événements de changement: Affichage de la liste des Événements de changement modernisée.

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Objectif

Créer un événement de changement à l'aide de l'outil Événements de changement du projet.

Contexte

Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée d’origine d’un projet de construction. Il peut s’agir de n’importe quel événement qui affecte la portée des travaux à effectuer, provoque un changement à l’échéancier du projet ou entraîne des coûts inattendus. Il permet aux membres de l’équipe et aux parties prenantes de votre projet de se préparer pour un changement de coût avant qu’il ne devienne un coût réel.

Exemple 1 : Créer un événement de changement pour établir un ordre de changement

Un événement de changement peut provenir de plusieurs sources et consiste en un événement qui établit le processus de demande de changement. Les exemples comprennent :

  • Répondre à une demande du propriétaire.
  • Comptabilisation d'un défaut de conception.
  • Résoudre un problème imprévu causé par un document ou un devis vague.
Exemple 2 : Créer un événement de changement pour documenter une somme à déduire

Un événement de changement peut également être utilisé pour documenter une condition de projet qui a abouti à une somme à déduire. L'objectif d'une somme à déduire est de récupérer les dépenses imprévues engagées lors de l'exécution des actions correctives qu'une partie était contractuellement tenue d'exécuter.

Pour vous assurer que vous avez entièrement documenté les conditions qui ont entraîné la somme à réduire, vous pouvez créer un événement de changement. Les scénarios courants pour documenter les sommes à réduire de cette manière incluent :

  • Réparer quelque chose qu'un sous-traitant a endommagé.
  • Nettoyage d'une zone que le sous-traitant était obligé de nettoyer.
  • Remplacer des matériaux défectueux fournis par le sous-traitant.
  • Réinstallation d'une installation incorrecte effectuée par un sous-traitant.
  • Corriger un problème négligé afin qu'il soit en conformité avec les règles de sécurité.
  • Fournir des frais de location et d'utilisation d'équipement imprévus.

Avec l'outil Événements de changement de Procore, vous pouvez créer un événement de changement pour enregistrer la raison d'un changement dans un projet de construction. Ils préparent également les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes aux coûts potentiels associés à l'événement de changement. Après la création d'un événement de changement, vous pouvez envoyer une demande de prix (DDP) à vos sous-traitants. Les sous-traitants peuvent alors répondre aux appels d'offres (ou un entrepreneur général peut saisir une réponse à un appel d'offres au nom du sous-traitant). La réponse à l'appel d'offres comprend toute la documentation requise relative au coût potentiel de l'événement de changement et à son impact sur l'échéancier. Une fois les réponses aux demandes de prix de votre sous-traitant examinées, votre équipe de projet dispose des informations dont elle a besoin pour procéder à la création d'un ordre de changement potentiel (ODCP).

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Événements de changement du projet.

  • Autres façons de créer des événements de changement :

Étapes

Créer un événement de changement

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Cliquez sur + Créer.
    create-timesheet.png
  3. Sous Informations générales, entrez les informations suivantes :
  4. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des postes à votre ordre de changement maintenant, suivez les étapes décrites dans Ajouter des postes d’événement de changement.
  5. Cliquez sur Créer. 

Ajouter des postes d'événement de changement

 Conseil
Saviez-vous qu'un utilisateur disposant des paramètres « Admin » sur l'outil Événements de changement peut activer et désactiver les paramètres « Affichage des colonnes » de l'outil Événements de changement? Pour de meilleurs résultats, les paramètres d'affichage des colonnes de votre projet doivent être déterminés au début d'un projet. Pour en savoir plus, consultez Comment fonctionnent les paramètres d'affichage des colonnes de l'outil Événements de changement?
  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur l'onglet Détails. Recherchez ensuite l'événement de changement à mettre à jour et cliquez sur Modifier.
      edit-change-event.png
      OU
    • Suivez les étapes décrites dans Créer un événement de changement.
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Pour ajouter un poste, cliquez sur Ajouter une ligne.
      OU
    • Pour ajouter des postes de manière groupée à partir des postes de tous les engagements du projet à l'état « Approuvé », cliquez sur Ajouter des lignes pour tous les engagements.
  4. Complétez l’entrée de données du poste comme suit :
    create-budget-code.png  
     Conseil

    Vous pouvez regrouper les postes d’événement de changement lors de la modification d’un événement de changement en cliquant sur Ajouter un groupe en haut de l’ajout de poste. Vous pouvez regrouper des postes selon les éléments suivants :

    Code de coût du sous-projet
    • Code de coût Niveau 1
    • Code de coût Niveau 2
    • Code de coût niveau 3
    • Code de coût niveau 4
    • Code de coût niveau 5
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    • Description
      Saisissez une description pour le poste. 
    • Fournisseur
      Sélectionnez le nom de la compagnie du fournisseur dans le menu déroulant. Voir Ajouter une compagnie au répertoire du projet.
    • Contrat
      Sélectionnez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance concerné dans le menu déroulant. Voir Créer un engagement.
    • Qté
      Saisir une valeur numérique dans cette case pour indiquer le nombre d'unités qui correspondent à l'unité de mesure que vous indiquez.
    • UdM
      Sélectionnez une unité de mesure (UdM) dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur les sélections par défaut dans cette liste, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure.
    • Coût unitaire
      Saisir le coût monétaire dans cette case pour indiquer le coût par unité de mesure.
    • Coût d'ODG approximatif
      Entrez une estimation numérique de l'ordre de grandeur (ODG) approximatif du coût. Cette entrée n'a AUCUN impact financier sur les valeurs des autres outils Procore. Vous pouvez ajouter l'ODG approximatif au budget en suivant les étapes de la rubrique Ajouter des colonnes source ODG approximatif de coût, DDP et coût sans engagement à l'affichage d'un budget.
      Remarques
      • Si vous utilisez les améliorations pour les données financières basées sur les unités, cette colonne capturera les modifications d'unité dans UdM à la fois sur l'ODG Rév et l'ODG des coûts.
      • Si vous suivez ces étapes pour afficher la valeur ODG approximatif dans le budget et que le poste de l’événement de changement ne comporte aucun coût, vous devrez zéro (0) pour ODG approximatif le supprimer du budget.
       
  5. Cliquez sur Mettre à jour.

Remarque : Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer l'ajout de ces postes au budget. Si OK est sélectionné, ces postes seront ajoutés directement au budget avec un « ? » à côté de chaque poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.