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Procore

Créer un événement de changement

Objectif

Créer un événement de changement à l'aide de l'outil Événements de changement du projet.

Contexte

Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée d'origine d'un projet de construction. Il peut s'agir de tout événement qui affecte la portée des travaux à réaliser, entraîne une modification de l'échéancier du projet ou entraîne des coûts imprévus. Avec Procore, vous pouvez créer un événement de changement pour enregistrer l'événement à l'origine de la nécessité d'un ordre de changement. Cela permet aux membres de l'équipe et aux parties prenantes de votre projet de se préparer à un changement de coût, avant qu'il ne devienne un coût réel.

Exemple 1 : Créer un événement de changement pour établir un ordre de changement

Un événement de changement peut provenir de plusieurs sources et consiste en un événement qui établit le processus de demande de changement. Les exemples comprennent :

  • Accueillir une demande de propriétaire.
  • Prise en compte d'un défaut de conception.
  • Résoudre un problème imprévu causé par un document ou un devis vague.
Exemple 2 : Créer un événement de changement pour documenter une somme à déduire

Un événement de changement peut également être utilisé pour documenter une condition de projet qui a abouti à une somme à déduire. L'objectif d'une somme à déduire est de récupérer les dépenses imprévues engagées lors de l'exécution des actions correctives qu'une partie était contractuellement tenue d'exécuter.

Pour vous assurer que vous avez entièrement documenté les conditions qui ont entraîné la somme à réduire, vous pouvez créer un événement de changement. Les scénarios courants pour documenter les sommes à réduire de cette manière incluent :

  • Réparer quelque chose qu'un sous-traitant a endommagé.
  • Nettoyer une zone que le sous-traitant était obligé de nettoyer.
  • Remplacer des matériaux défectueux fournis par le sous-traitant.
  • Réinstaller une installation incorrecte effectuée par un sous-traitant.
  • Mettre un problème négligé en conformité avec les règles de sécurité.
  • Fournir des frais de location et d'utilisation imprévus de l'équipement.

Avec l'outil Événements de changement de Procore, vous pouvez créer un événement de changement pour enregistrer la raison d'un changement dans un projet de construction. Ils préparent également les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes aux coûts potentiels associés à l'événement de changement. Après la création d'un événement de changement, vous pouvez envoyer une demande de prix (DDP) à vos sous-traitants. Les sous-traitants peuvent alors répondre aux appels d'offres (ou un entrepreneur général peut saisir une réponse à un appel d'offres au nom du sous-traitant). La réponse à l'appel d'offres comprend toute la documentation requise relative au coût potentiel de l'événement de changement et à son impact sur l'échéancier. Une fois les réponses aux demandes de prix de votre sous-traitant examinées, votre équipe de projet dispose des informations dont elle a besoin pour procéder à la création d'un ordre de changement potentiel (ODCP).

Éléments à considérer

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Événements de changement du projet.

Étapes

Créer un événement de changement

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Cliquez sur + Créer.
  3. Sous Informations générales, entrez les informations suivantes :
    • Origine. Sélectionnez l'outil Procore d'où provient l'événement de changement dans le menu déroulant. Par exemple, Observation, QRT, Réunion ou Instruction.
    • Nº d'événement de changement. Procore attribue automatiquement des numéros aux événements de changement par ordre croissant.
      Remarques :
      • Le schéma de numérotation par défaut est 001, 002, 003, etc.
      • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation pour les événements de changement de votre projet à tout moment en tapant un schéma de numérotation alphanumérique sur la valeur par défaut. Par exemple, CE001 ou CE1000.
      • Après avoir personnalisé le schéma de numérotation, Procore attribuera des numéros par ordre croissant aux nouveaux événements de changement en utilisant le nouveau schéma.
    • Titre. Saisissez un titre descriptif pour l'événement de changement.
    • Statut. Sélectionnez le statut de l'événement de changement dans cette liste :
      Remarque : Pour configurer des statuts personnalisés pour les événements de changement, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
      • Ouvert. Sélectionnez Ouvert pour indiquer que l'événement de changement est actif pendant que les utilisateurs gèrent les items associés à l'événement. C'est le statut par défaut. Par exemple, les modifications budgétaires, les ordres de changement potentiel à l'engagement (ODCPE), les ordres de changement potentiels au contrat principal (ODCP au contrat principal) et les demandes de prix (DDP).
      • Fermé. Sélectionnez Fermé une fois que tous les ordres de changement et appels d'offres requis ont été créés et que l'événement de changement est considéré comme terminé.
      • En attente. Sélectionnez En attente si l'événement de changement nécessite une approbation avant de pouvoir être clôturé.
      • Annulé. Sélectionnez Annulé pour indiquer qu'aucun changement n'a résulté de l'événement.
        Remarques :
        • Il est recommandé de choisir ce statut au lieu de supprimer l'événement de changement. Cela garantit que le système conserve un enregistrement dans la page du registre des événements de changement pour référence future.
        • Pour afficher les événements annulés, sélectionnez Annulé ou Tout (Inclure les annulations) dans le menu Ajouter des filtres sur la page Registre des événements de changement.
    • Portée. Sélectionnez l'une des options disponibles dans la liste.
      • Dans la portée. Sélectionnez cette option si le coût de l'événement de changement est couvert dans le contrat d'origine.
      • Hors de portée. Sélectionnez cette option si le coût de l'événement de changement n'est PAS couvert dans le contrat. Dans la plupart des cas, un ordre de changement sera soumis au propriétaire/client en tant que coût supplémentaire.
      • À déterminer. Sélectionnez cette option si le coût de l'événement de changement n'a pas encore été déterminé.
        Remarques :
        • Le paramètre de portée affecte l'ODG approximatif des revenus par défaut pour les nouveaux postes ajoutés à cet événement de changement. L'ODG approximatif des revenus pour chaque poste peut être affiché et modifié dans le mode d'enregistrement/d'affichage de l'événement de changement ou dans l'onglet Détails de l'outil de Événement de changement.
        • Si la portée est mise à jour après la création de l'événement de changement, une case apparaîtra, vous permettant de « Mettre à jour l'ODG approximatif des revenus » pour tous les postes existants afin qu'ils correspondent aux valeurs par défaut de cette portée. Cette case est cochée par défaut, décochez-la si vous souhaitez conserver vos valeurs d'ODG approximatif des revenus existantes.
        • Si l'événement de changement comporte un mélange de champs d'application différents, sélectionnez le champ d'application qui s'applique à la majorité des postes. Par exemple, si l'événement de changement comporte 10 postes et 8 postes sont hors de portée et 2 postes sont dans la portée, définissez la portée de l'événement de changement sur hors de portée afin que les 10 postes par défaut utilisent automatiquement le coût le plus récent, enregistrez et modifiez l'ODG approximatif des revenus sur les 2 postes dans la portée sur Aucun revenu attendu.
    • Type. Sélectionnez À déterminer, Indemnité, Contingence, Changement de propriétaire ou Transfert pour indiquer le type de coût auquel vous vous préparez.
      Remarque : Pour configurer les types d'événements de changement, voir Définir les configurations de gestion des changement par défaut.
    • Raison pour le changement. Sélectionnez une raison du changement dans le menu déroulant.
      Remarque : Pour configurer les raisons de changement des événements de changement, voir Définir les configurations de gestion des changement par défaut.
    • Description. Décrivez l’événement pouvant entraîner un changement de coûts.
    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents.
    • Contrat principal (pour les estimations de marge). Sélectionnez un contrat principal pour indiquer les paramètres de marge du contrat principal à utiliser pour calculer la marge sur les ODG approximatifs. Ce champ sera par défaut le contrat principal avec le plus petit numéro.
  4. (Facultatif) Si vous souhaitez ajouter des postes à votre demande de changement maintenant, suivez les étapes décrites dans Ajouter des postes d'événement de changement.
  5. Cliquez sur Créer

Ajouter des postes d'événement de changement

Remarque : Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer l'ajout de ces postes au budget. Si OK est sélectionné, ces postes seront ajoutés directement au budget avec un « ? » à côté de chaque poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.