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Procore

Créer un événement de changement

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Objectif

Créer un événement de changement à l'aide de l'outil Événements de changement du projet.

Contexte

Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée d'origine d'un projet de construction. Il peut s'agir de tout événement qui affecte la portée des travaux à réaliser, entraîne une modification de l'échéancier du projet ou entraîne des coûts imprévus. Avec Procore, vous pouvez créer un événement de changement pour enregistrer l'événement à l'origine de la nécessité d'un ordre de changement. Cela permet aux membres de l'équipe et aux parties prenantes de votre projet de se préparer à un changement de coût, avant qu'il ne devienne un coût réel.

Exemple 1 : Créer un événement de changement pour établir un ordre de changement

Un événement de changement peut provenir de plusieurs sources et consiste en un événement qui établit le processus de demande de changement. Les exemples comprennent :

  • Répondre à une demande du propriétaire.
  • Prise en compte d'un défaut de conception.
  • Résoudre un problème imprévu causé par un document ou un devis vague.
Exemple 2 : Créer un événement de changement pour documenter une somme à déduire

Un événement de changement peut également être utilisé pour documenter une condition de projet qui a abouti à une somme à déduire. L'objectif d'une somme à déduire est de récupérer les dépenses imprévues engagées lors de l'exécution des actions correctives qu'une partie était contractuellement tenue d'exécuter.

Pour vous assurer que vous avez entièrement documenté les conditions qui ont entraîné la somme à réduire, vous pouvez créer un événement de changement. Les scénarios courants pour documenter les sommes à réduire de cette manière incluent :

  • Réparer quelque chose qu'un sous-traitant a endommagé.
  • Nettoyer une zone que le sous-traitant était obligé de nettoyer.
  • Remplacer des matériaux défectueux fournis par le sous-traitant.
  • Réinstaller une installation incorrecte effectuée par un sous-traitant.
  • Mettre un problème négligé en conformité avec les règles de sécurité.
  • Fournir des frais imprévus de location d'équipement et d'utilisation.

Avec l'outil Événements de changement de Procore, vous pouvez créer un événement de changement pour enregistrer la raison d'un changement dans un projet de construction. Ils préparent également les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes aux coûts potentiels associés à l'événement de changement. Après la création d'un événement de changement, vous pouvez envoyer une demande de prix (DDP) à vos sous-traitants. Les sous-traitants peuvent alors répondre aux appels d'offres (ou un entrepreneur général peut saisir une réponse à un appel d'offres au nom du sous-traitant). La réponse à l'appel d'offres comprend toute la documentation requise relative au coût potentiel de l'événement de changement et à son impact sur l'échéancier. Une fois les réponses aux demandes de prix de votre sous-traitant examinées, votre équipe de projet dispose des informations dont elle a besoin pour procéder à la création d'un ordre de changement potentiel (ODCP).

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Événements de changement du projet.

Étapes

Créer un événement de changement

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Cliquez sur + Créer.
  3. Sous Informations générales, entrez les informations suivantes :
    • Origine. Sélectionnez l'un des outils de projet pour lier l'item à l'origine de l'événement de changement. Voir Quels outils Procore puis-je utiliser pour créer un événement de changement?
    • Nº d'événement de changement. Procore attribue automatiquement des numéros aux événements de changement par ordre croissant.
      Remarque
      • Le schéma de numérotation par défaut est 001, 002, 003, etc.
      • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation pour les événements de changement de votre projet à tout moment en tapant un schéma de numérotation alphanumérique sur la valeur par défaut. Par exemple, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Après avoir personnalisé le schéma de numérotation, Procore utilise votre nouveau schéma pour attribuer des numéros aux nouveaux événements de changement.
    • Titre. Entrez un titre descriptif pour l'événement de changement.
    • Statut. Sélectionnez un statut pour l'événement de changement dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur les statuts par défaut de Procore, consultez Quels sont les statuts par défaut des événements de changement dans Procore?. Votre administrateur Procore peut également personnaliser les options de cette liste. Voir Personnaliser les statuts des événements de changement.
    • Portée. Sélectionnez l'une des options de portée disponibles dans la liste : Dans la portée, Hors portée ou À déterminer. Voir Quelles sont les options de portée par défaut pour les événements de changement dans Procore?
    • Type. Sélectionnez À déterminer, Indemnité, Contingence, Changement par le propriétaire ou Transfert pour indiquer le type de coût auquel vous vous préparez. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut .
    • Raison pour le changement. Sélectionnez une raison pour le changement dans le menu déroulant. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Description. Décrivez l’événement pouvant entraîner un changement de coûts.
    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents.
    • Contrat principal (pour les estimations de marge). Sélectionnez un contrat principal pour indiquer les paramètres de marge du contrat principal à utiliser pour calculer la marge sur les ODG approximatifs. Ce champ sera par défaut le contrat principal avec le plus petit numéro.
  4. (Facultatif) Si vous souhaitez ajouter des postes à votre demande de changement maintenant, suivez les étapes décrites dans Ajouter des postes d'événement de changement.
  5. Cliquez sur Créer

Ajouter des postes d'événement de changement

Remarque : Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer l'ajout de ces postes au budget. Si OK est sélectionné, ces postes seront ajoutés directement au budget avec un « ? » à côté de chaque poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.