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Procore

Configurer un nouvel affichage budgétaire

Objectif

Pour créer un nouvel affichage budgétaire à ajouter aux projets de votre entreprise. 

Contexte

Avec la fonction d'affichage du budget de Procore dans l'outil Admin de la compagnie, vous pouvez créer des affichages personnalisés du budget de votre projet de construction (c'est-à-dire une présentation visuelle personnalisée pour afficher vos données budgétaires). Cet « affichage » peut inclure une grande variété de colonnes de données (par exemple, Budget initial, Montant, Modifications budgétaires, Budget révisé, Modifications budgétaires en attente, et bien d'autres). Vous pouvez également créer plusieurs affichages pour un seul projet, ce qui vous donne la flexibilité d'incorporer une variété de dispositions différentes pour afficher vos données budgétaires dans Procore. Pour configurer un ou plusieurs nouveaux affichages budgétaires pour votre projet Procore, utilisez les étapes ci-dessous comme guide.

 Conseil
En plus d'affecter un affichage budgétaire à l'outil Budget du projet, il peut également être utilisé comme source de données pour les rapports budgétaires personnalisés. N'oubliez pas que si vous décidez de créer des rapports personnalisés en utilisant un affichage budgétaire comme source, tous les utilisateurs qui souhaitent exécuter le rapport et afficher ses données doivent disposer des permissions décrites dans Configurer un affichage budgétaire pour les rapports personnalisés.

Éléments à considérer

démo

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Étapes

  1. Accédez à l'outil Admin de la compagnie.
  2. Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Budget.
     Conseil
    Vous savez que vous pouvez également lancer la page « Affichages du budget » directement à partir de l’outil Budget du projet? Un administrateur Procore peut ouvrir la page « Affichages du budget » dans l’outil Admin de la compagnie directement à partir du budget d’un projet. Pour ce faire, maximisez la barre latérale droite dans l’outil Budget lors de l’affichage de l’onglet « Budget ». Dans la section « Configurations », cliquez sur le lien Configurer les affichages budgétaires .
  3. Cliquez sur Configurer un nouvel affichage budgétaire.
  4. Effectuez les étapes suivantes dans l'ordre recommandé :
    1. Configurer un affichage budgétaire standard
    2. Nommer un affichage budgétaire
    3. Configurer les colonnes pour un affichage budgétaire
    4. Prévisualiser un affichage du budget
    5. Attribuer un affichage budgétaire aux projets

Configurer un affichage budgétaire standard

Remarque
Procore fournit aux nouveaux clients plusieurs affichage budgétaires standard contenant différentes colonnes. Cet exemple vous montre comment configurer l'affichage nommé « Budget standard Procore », qui est fourni à tous les nouveaux clients Procore. Cependant, vous pouvez utiliser n'importe quel affichage budgétaire standard comme point de départ pour personnaliser un affichage budgétaire en fonction de vos besoins spécifiques.
  1. Dans la fenêtre « Configurer un nouvel affichage budgétaire », sous « Affichages standard », mettez en surbrillance l’une de ces options :

    set-up-a-new-budget-view.png
    • Budget standard Procore
      Il s'agit de l'affichage par défaut de l'outil Budget sur tous les projets Procore. Votre nouvel affichage héritera de toutes ces colonnes et vous pourrez ajouter ou supprimer des colonnes ultérieurement : Division, En dessus ou en dessous des projections, Catégorie, Montant du budget d'origine, Modifications du budget, Projet, Sous-projet, ODC approuvés, Coûts directs, Code de coût, Budget révisé, Projeté Budget, Coûts engagés, Changements de coûts en attente, Coûts prévus, Prévisions à terminer, Coûts estimés à l'achèvement et Modifications budgétaires en attente.
    • Affichage budgétaire vierge. Cet affichage comprend un ensemble minimal de colonnes. Votre nouvel affichage héritera de ces colonnes et vous pourrez ajouter ou supprimer des colonnes plus tard. Cet affichage comprend ces colonnes :  Division, Code de coût, Catégorie, Montant du budget initial, Modifications du budget, Projet, Sous-projet et Prévisions jusqu’à l’achèvement
    • affichage source Non budgété.
      Cet affichage affiche toutes les sources financières qui sont connectées à un code de coût et à un type de coût et permet aux utilisateurs de localiser facilement les items non budgétés.
    • Budget standard Procore (Multi-niveaux)
      Cet affichage prend en charge jusqu'à cinq (5) niveaux de code de coût (aka, niveaux de détail, codes, etc.). Cette structure hiérarchique offre aux clients de Procore une grande flexibilité pour définir les structures de code de coût de la compagnie et du projet. Sur le côté droit de la fenêtre Configurer un nouvel affichage budgétaire, notez que chaque niveau de code de coût dans Procore a un nom de colonne correspondant.
    • Budget des coûts directs ERP de Procore
      Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP, vous pouvez configurer un affichage qui comprend les colonnes suivantes : Division, Coûts du projet à ce jour, Catégorie, Montant du budget d'origine, Modifications du budget, Projet, Sous-projet, ODC approuvés, Coûts directs, Code de coût, Budget révisé, Budget prévu, Coûts engagés, Modifications des coûts en attente, Coûts prévus, Prévisions jusqu’à l’achèvement, Coût estimé à l'achèvement, Dépassement projeté en dessous et Modifications budgétaires en attente. Remarque : Si votre compagnie utilise l'intégration Procore + Sage 300 CRE® et que vous souhaitez synchroniser les transactions de coût de votre projet de Intégration par Ryvit à Procore, vous devez ajouter les colonnes décrites dans Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût du projet à un affichage budgétaire pour les Intégrations ERP dans votre affichage du budget.
    • Budget standard Procore (affichage de rapport personnalisé)
      Cet affichage vous permet d’exécuter un rapport budgétaire au niveau de la compagnie, ce qui permet de remplir des données dans les rapports budgétaires comme le tableau de bord de santé dans l’outil Portefeuille au niveau de la compagnie. Il activera également le budget en tant qu’outil dans l’outil Rapports au niveau de la compagnie. Voir Configurer un affichage budgétaire pour les rapports personnalisés.
      Remarques

      Après avoir créé un nouvel affichage budgétaire, veuillez noter :

      • L’affichage budgétaire ne peut pas être supprimé.
      • Le nom et la description de l’affichage dans l’outil Budget correspondent au nom et à la description dans la zone Mes affichages de la fenêtre « Configurer un nouvel affichage budgétaire ».
      • Le nouvel affichage budgétaire est disponible pour être utilisé comme point de départ pour créer des affichages budgétaires supplémentaires.
      • Si vous créez des rapports personnalisés à l’aide d’un affichage budgétaire comme source, les utilisateurs qui souhaitent exécuter le rapport ou afficher ses données doivent disposer des permissions décrites dans Configurer un affichage budgétaire pour les rapports personnalisés.
  2. Cliquez sur Créer.
    Cela ouvre une fenêtre d'affichage budgétaire [Sans titre n°].
  3. Passez à l'étape suivante.

Nommer un affichage budgétaire

  1. Nommez l'affichage budgétaire comme suit :
    • Afficher le nom. Entrez un nom pour le nouvel affichage.
    • Afficher la description. Entrez une description pour votre nouvel affichage. 
      Remarque
      Vous pouvez désormais affecter l'affichage budgétaire à un (1) ou plusieurs projets en utilisant les cases de la liste déroulante Affecter aux projets. Vous pouvez également attendre de l'attribuer après avoir configuré les colonnes. Dans ce tutoriel, nous l'affecterons à un projet une fois la configuration de la colonne terminée.
  2. Passer à l'étape suivante.

Configurer les colonnes pour un affichage budgétaire

Vous disposez de plusieurs options lors de la configuration des colonnes qui apparaissent dans votre affichage budgétaire. Ces options sont décrites ci-dessous.

Afficher et masquer les colonnes

Il existe trois types de colonnes disponibles pour une utilisation dans les affichages budgétaire : Budget standard, Calculé et Source.

  1. Dans la fenêtre du nouvel affichage budgétaire, cliquez sur Configurer les colonnes.
    Cela ouvre la fenêtre Configurer les colonnes.
  2. Sous Budget standard, Calculé et Source, vous disposez des options suivantes :

    show-hide-columns.png
     
    • Pour afficher une colonne dans l'affichage budgétaire, cochez une case pour inclure la colonne dans l'affichage de l'affichage budgétaire.
    • Pour masquer une colonne de l'affichage budgétaire, décochez la case pour exclure la colonne de l'affichage budgétaire. 
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Pour enregistrer vos modifications et quitter la configuration des colonnes, cliquez sur Fermer (x) dans le coin supérieur droit de la fenêtre Configurer les colonnes. 
      OU
    • Pour continuer à configurer les colonnes, continuez avec les sections ci-dessous. 

Créer une colonne calculée

Une colonne calculée vous permet d'utiliser deux (2) colonnes ou plus et vous permet de choisir un format de valeur (par exemple, Devise, Nombre ou Pourcentage). Il vous permet également d'écrire des expressions simples pour effectuer des opérations en utilisant deux ou plusieurs valeurs des colonnes de données disponibles. Les opérations que vous pouvez effectuer sont ajouter (+), soustraire (-), multiplier (*) ou diviser (/).

  1. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur + Créer une colonne calculée.
      OU
    • Cliquez sur Créer en haut à droite et choisissez Calculé.
  2. Sous Nouveau nom de colonne, procédez comme suit :
    • Nom de la colonne. Saisissez un nom pour votre nouvelle colonne calculée.
    • Format. Choisissez un format pour le résultat de votre nouvelle colonne calculée. Vos choix comprennent :
      • Monnaie. Formate la valeur de la nouvelle colonne afin qu'elle affiche deux décimales de nombres dans une colonne. Par exemple : 2 400 999,00 $
      • Numéro. Formate la valeur de la nouvelle colonne sous forme de nombre entier. Par exemple : 2 400 000
      • Pourcentage . Formate la valeur de la nouvelle colonne sous forme de pourcentage. Par exemple : 240 000 000,00 %
  3. Dans la première liste Choisir une colonne, sélectionnez l'une des colonnes disponibles.
  4. Dans la liste des opérations, choisissez l'opérateur que vous souhaitez appliquer :
    Remarque
    Les calculs suivent toujours l'ordre mathématique des opérations, qui consiste à multiplier et à diviser avant d'ajouter ou de soustraire.
    • Ajouter (+)
    • Soustraire (-)
    • Multiplier (*)
    • Diviser (/)
  5. Sélectionnez la deuxième colonne du calcul dans la liste suivante Choisir une colonne.
  6. Continuez à ajouter des opérateurs et des colonnes jusqu'à ce que votre calcul soit terminé.
  7. Cliquez sur Créer pour enregistrer la nouvelle colonne calculée.
    Remarque
    • Le nouveau calcul apparaît en bas de la liste Calculé à gauche.
    • La nouvelle colonne est mise en surbrillance et une coche apparaît dans sa case pour qu'elle s'affiche par défaut dans votre affichage. Vous pouvez l'activer/la désactiver selon vos besoins.
    • La nouvelle colonne apparaîtra à l'extrême droite de l'affichage dans l'outil Budget du projet.

Créer une colonne source

Une colonne source extrait ses valeurs directement d'une colonne de données dans l'un des outils de projet de Procore. Vous disposez également d'une variété d'options de source. La plupart des options de source vous offrent également la possibilité de choisir des paramètres avancés pour filtrer et affiner les données dans votre affichage budgétaire. 

  1. Cliquez sur Créer en haut à droite et choisissez Source.
  2. Sous Nouveau nom de colonne, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne. Saisissez un nom pour votre nouvelle colonne source.
    2. Source de la colonne. Choisissez la colonne source que vous souhaitez utiliser. Vos choix incluent :
      • Principal. Cette option tire ses données de l'outil Contrats principaux. Vous avez ces options :
        • Contrat principal. Cochez cette case pour inclure le montant du contrat principal dans l'affichage budgétaire.
        • Ordres de changement. Cochez cette case pour inclure les ordres de changement au contrat principal (ODCCP) dans l'affichage budgétaire. Vous pouvez également cocher les cases suivantes pour appliquer ces filtres :
          • Statut. Pour filtrer les données de la colonne afin d’inclure uniquement les ODCCP qui correspondent aux statuts sélectionnés, cochez une ou plusieurs cases. Pour en savoir plus sur chaque statut, voir Créer un ordre de changement au contrat principal.
          • Portée. Pour filtrer les données de la colonne par portée de l’ordre de changement, cochez la case À déterminer, Dans la portée, Hors de portée ou Aucune portée associée . Pour en savoir plus sur les portées, voir Créer un ordre de changement au contrat principal.
      • Quantité unitaire principale. Cette option tire ses données de la quantité unitaire dans les ordres de changement. Vous avez ces options :
        • Quantité d'unités des ordres de changement au contrat principal (ODCCP). Cochez cette case pour inclure la Qté d’unités des ODCCP dans l'affichage bugétaire. Vous pouvez également cocher les champs suivants pour appliquer ces filtres :
          • Statut. Pour filtrer les données de la colonne afin d’inclure uniquement les ODCCP qui correspondent aux statuts sélectionnés, cochez une ou plusieurs cases. Pour en savoir plus sur chaque statut, voir Créer un ordre de changement au contrat principal.
          • Portée. Pour filtrer les données de la colonne par portée de l'ODCCP, cochez une ou plusieurs cases. Vous avez ces options :
            • À déterminer. Cette valeur est définie sur les ODCCP avec l'outil Événements de changement.
            • Dans la portée. Cette valeur est définie à partir des ODCCP avec l'outil Événements de changement.
            • Hors de portée. Cette valeur est définie sur les ODCCP avec l'outil Ordres de changement.
            • Aucune portée associée. Cochez cette case lorsque l'une des conditions suivantes est remplie :
              • L'outil Événement de changement est désactivé sur vos projets.
                OU
              • L'outil Événements de changement est activé sur vos projets, mais les postes d'ordre de changement de votre projet ne sont PAS associés à un poste d'événement de changement.
        • Quantité unitaire des ordres de changement potentiels. Cochez cette case pour inclure la quantité unitaire des ODCP au contrat principal dans l'affichage budgétaire. Vous pouvez également cocher les champs suivants pour appliquer ces filtres :
          Remarque
          Dans Procore, les ordres de changement potentiels ne sont utilisés que lorsque l’outil Contrats principaux est configuré pour utiliser une structure de ordre de changement à 2 ou 3 niveaux. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents niveaux d’ordre de changement dans Finances du projet? et Configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement au contrat principal.
          • Statut. Pour filtrer les données de la colonne afin d’inclure uniquement les ODCCP qui correspondent aux statuts sélectionnés, cochez une ou plusieurs cases. Pour en savoir plus sur chaque statut, voir Créer un ordre de changement au contrat principal.
          • Portée. Pour filtrer les données de la colonne par portée de l’ordre de changement, cochez la case À déterminer, Dans la portée, Hors de portée ou Aucune portée associée . Pour en savoir plus sur les portées, voir Créer un ordre de changement au contrat principal.
      • Engagement
        • Par défaut, les ordres de changement affichent la valeur du niveau le plus bas.
        • Le filtre « Aucune portée associée » doit être utilisé pour :
          • Projets utilisant l'outil Événements de changement avec un item de ligne d'ordre de changement qui n'est pas associé à un item de ligne d'événement de changement.
            OU
          • Projets pour lesquels l'outil  Événements de changement est désactivé.
        • Les options « portée » pour les ordres de changement proviennent de l'outil événement de changement.
        • Cochez les cases Contrats de sous-traitance, Contrats de bon de commande ou Ordres de changement pour extraire les données de la colonne de l'outil Engagements du projet. Sélectionnez ensuite les filtres souhaités.
          Remarques  :
      • Coûts directs
        Cochez la case Coût direct pour extraire les données de la colonne de l'outil Coût direct du projet.
        Remarques :
      • Facture au propriétaire
        Cochez la case Facture au propriétaire pour extraire les données de la colonne de la facture au propriétaire la plus récente d'un contrat principal. Vous pouvez sélectionner une source « nette » qui sont les valeurs de « Total achevé et stocké à ce jour - Retenue de garantie actuellement retenue » et les valeurs de la source « Brut » qui sont les valeurs du « Total achevé et stocké à ce jour ».
      • Coûts du projet ERP
        Cochez les cases Coûts du projet ERP à ce jour ou Engagement ERP facturé.
        Notes :
        • Si votre entreprise a activé l'outil Intégration ERP, vous pouvez appliquer ces options à votre affichage budgétaire.
        • Si l’affichage est affecté à un projet qui ne dispose pas d’une intégration ERP, ces colonnes seront vides lors de la visualisation de l’affichage budgétaire dans l'outil Budget. 
      • Factures de sous-traitants
        Cochez les cases des factures de sous-traitants. Vous pouvez sélectionner une source « nette » qui correspond aux valeurs du « Total des travaux effectués et stockés à ce jour - Retenue de garantie actuelle » et les valeurs de la source « brute » qui correspondent aux valeurs du « Total des travaux effectués et stockés à ce jour ».
  3. Cliquez sur Créer pour enregistrer la nouvelle colonne source.

Modifier une colonne

  1. Dans la fenêtre Configurer les colonnes, cliquez sur la colonne Budget Standard, Calculée ou Source que vous souhaitez modifier.
  2. Lorsque les détails de la colonne apparaissent, cliquez sur Modifier
  3. Selon le type de colonne, vous pouvez mettre à jour les détails selon vos besoins :
    • Colonnes de budget standard. Vous pouvez modifier le nom de la colonne.
    • Colonnes calculées. Vous pouvez modifier le nom, le format et les calculs de la colonne.
    • Colonnes source. Vous pouvez modifier le nom de la colonne, la source de la colonne et d'autres options avancées disponibles pour la sélection.
       Conseil
      Vous pouvez également modifier les colonnes en mode aperçu, voir l'étape suivante pour plus de détails.
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Pour mettre à jour la colonne existante, cliquez sur Mettre à jour.
      OU
    • Pour conserver la colonne existante et enregistrer vos modifications en tant que nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer comme nouveau.

Supprimer une colonne

Vous pouvez supprimer toutes les colonnes que vous souhaitez supprimer définitivement d'un affichage budgétaire. Cependant, si vous ne souhaitez tout simplement pas qu'une colonne s'affiche, il est recommandé de masquer la colonne comme décrit dans Afficher et masquer les colonnes.

  1. Dans la fenêtre Configurer les colonnes, mettez en surbrillance la colonne Budget standard, Calculé ou Source que vous souhaitez supprimer.
    Remarque
    Une colonne ne peut pas être supprimée si elle est utilisée dans le calcul d'une autre colonne. Un message d'avertissement s'affiche pour vous informer de toute condition existante qui vous empêcherait de supprimer une colonne.
  2. Cliquez sur Supprimer.
  3. Dans le message de confirmation qui s'affiche, cliquez sur Supprimer la colonne.

Terminez la configuration de la colonne

La fenêtre Configuration des colonnes enregistre automatiquement le paramètre afficher/masquer et toute disposition que vous définissez pour les colonnes Budget standard, Calculé et Source. Lorsque vous êtes prêt à fermer la fenêtre de configuration de la colonne, cliquez simplement sur le symbole de fermeture (x) dans le coin supérieur droit.

Prévisualiser un affichage du budget

Après avoir fermé la fenêtre Configurer les colonnes, le système vous ramène à la fenêtre du nouvel affichage budgétaire. Sous Configuration de la colonne, vous pouvez avoir une idée de l'apparence de votre affichage budgétaire dans Procore en sélectionnant un projet dans la liste déroulante Aperçu avec projet.

Attribuer un affichage budgétaire aux projets

Après avoir prévisualisé votre affichage budgétaire et déterminé qu'il répond aux besoins de votre compagnie, vous pouvez lui attribuer un ou plusieurs projets Procore.

    Cliquez sur la liste déroulante Affecter aux projets .

    assign-to-projects.png
     
  1. Cochez la case à côté d'une ou plusieurs des options suivantes :
    1. Tous les projets sélectionnés. Cela affecte le nouvel affichage budgétaire de tous vos projets Procore.
    2. Tous les projets utilisant les coûts directs ERP. Cela affecte le nouvel affichage budgétaire aux projets à l'aide de l'affichage budgétaire Coûts directs ERP.
    3. Tous les projets utilisant les coûts directs Procore. Cela affecte le nouvel affichage budgétaire aux projets à l'aide de l'outil Coûts directs au niveau du projet.
    4. [Projets individuels]. Cela affecte le nouvel affichage du budget uniquement aux projets que vous sélectionnez.
  2. Cliquez sur Terminé.