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Procore

Créer un ordre de changement de financement à partir d’un événement de changement

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Objectif

Pour créer un ordre de changement de financement à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si l’outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration ordre de changement niveau de votre projet (voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?) détermine le nombre d’étapes menant à la création d’un ordre de changement de financement.

  • Si le paramètre de ordre de changement à 1 niveau est activé, vous utiliserez simplement les étapes ci-dessous pour créer un ordre de changement de financement à partir d’un événement de changement.
  • Si le paramètre de ordre de changement à 2 niveaux est activé, vous terminerez la première étape du processus de gestion des changements, Créez un ordre de changement potentiel pour un financement, avant d’utiliser les étapes ci-dessous.
  • Si le paramètre d'ordre de changement à 3 niveaux est activé , vous effectuerez les deux premières étapes du processus de gestion des changements, Créer un ordre de changement potentiel pour un financement et Créer une demande d'ordre de changement , avant d'utiliser les étapes ci-dessous.
 Conseils

Invitez-vous vos collaborateurs en aval à soumettre des soumissions pour des biens et des services à l’aide de DDP formelles?

Si votre équipe de projet a choisi d’utiliser le processus de demande de prix (DDP) de Procore (voir Créer des DDP à partir d’un événement de changement), vous n’avez PAS besoin d’attendre que le processus de DDP soit terminé pour créer votre ordre de changement de financement. Cependant, une fois que les collaborateurs invités répondent aux DDP et que son statut est défini sur « En attente d’approbation finale », Procore met automatiquement à jour la ventilation des coûts (VDC) de la ordre de changement avec les montants appropriés de la DDP.

Pour en savoir plus sur la façon dont le processus de DDP affecte les ordres de changement de financement, voir Quels sont les différents statuts de DDP et comment affectent-ils les coûts et les montants de ordre de changement?

Utilisez-vous la fonction ODG approximatif des revenus?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser la fonction ODG des revenus, la VDC de votre ordre de changement de financement est également automatiquement mise à jour. Si vous avez masqué la fonction ODG des revenus, les éventuelles mises à jour automatiques dépendent de la portée de l'événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », le ventilation des coûts de l’ordre de changement est automatiquement mis à jour avec une valeur de 0 $.
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors de portée », le ventilation des coûts de l’ordre de changement est automatiquement mis à jour à l’aide des données de la DDP. Cette mise à jour se produit lorsque le statut de la DDP est défini sur « En attente d’approbation finale ».
  • Lorsque les événements de changement ne sont pas dans l’un des statuts ci-dessus, le ventilation des coûts de l’ordre de changement est automatiquement mis à jour à l’aide de la « ODG approximatif coût ».

 

Éléments à considérer

SUPERUSER SEULEMENT

Il est important de bien vouloir cocher la case « Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des ordres de changement de financement » dans la page « Configurer les paramètres » de l’outil de financement. Cette case à cocher est activée par un paramètre de Superuser dans la page « Paramètres généraux » de l’outil d’administration de la compagnie nommé « Activer la configuration pour permettre aux normes de créer des DODC, des ordres de changement de financement et des FCO ». 

Étant donné que ce paramètre fournit aux utilisateurs des permissions de niveau « Standard » la capacité d’approuver leurs propres ordres de changement (par exemple, lorsque le flux de travail est activé) à la fois dans l’outil Financement et dans l’outil Engagements, il s’agit d’un paramètre peu courant à implémenter pour les clients Procore. Par défaut, ce paramètre de superuser est désactivé sur tous les nouveaux comptes d’entreprise Procore. 

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Financement du projet.
      Remarques
      Pour que les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » dans l’outil Financement du projet pour effectuer cette tâche, les conditions suivantes doivent également être remplies :
  • Paramètre de configuration requis :
  • Information supplémentaire :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDP à envoyer au(s) collaborateur(s) concerné(s). Voir Créer des DDP.
  • Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP, gardez ces items à l'esprit :
    • QuickBooks® pour ordinateur de bureau : 
      • Les exportations de ordre de changement de financement ne sont PAS prises en charge.
    • Entrepreneur® Sage 100 :
      • Les exportations de ordre de changement de financement ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre ordre de changement doit comporter 30 caractères ou moins.
      • Numéro (#). Le ordre de changement nombre de cinq (5) caractères ou moins.
      • Statut. Le financement doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la Ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste de l’ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes de l’ordre de changement. Remarque: La liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la capacité d’exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l’implémentation de l’intégration.
    • Intégration par Procore :
      • Les exportations de ordre de changement de financement ne sont PAS prises en charge.
    • Vista :
      • Les exportations de ordre de changement de financement sont prises en charge.

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d’événement de changement à inclure dans la nouvelle ordre de changement.
    Remarque
    Procore utilise les postes sélectionnés pour remplir l’ventilation des coûts de la ordre de changement.
  3. Dans le menu déroulant Actions en bloc :
    • Pour les ordres de changement à un (1) niveau, choisissez Créer un ODC de financement.
      OU
    • Pour deux (2) ou trois (3) ordres de changement à trois (3) niveaux, choisissez Créer un ODCP de financement.
  4. Procédez comme suit :

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Potential Change Orders
      If the tool is configured for two (2)-tier change orders, select any potential change orders related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Cliquez sur Créer. Procore crée le ordre de changement.