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Procore

Créer un ordre de changement de financement à partir d’un événement de changement

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Objectif

Pour créer un ordre de changement de financement à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si l’outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration ordre de changement niveau de votre projet (voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?) détermine le nombre d’étapes menant à la création d’un ordre de changement de financement.

  • Si le paramètre de ordre de changement à 1 niveau est activé, vous utiliserez simplement les étapes ci-dessous pour créer un ordre de changement de financement à partir d’un événement de changement.
  • Si le paramètre de ordre de changement à 2 niveaux est activé, vous terminerez la première étape du processus de gestion des changements, Créez un ordre de changement potentiel pour un financement, avant d’utiliser les étapes ci-dessous.
  • Si le paramètre d'ordre de changement à 3 niveaux est activé , vous effectuerez les deux premières étapes du processus de gestion des changements, Créer un ordre de changement potentiel pour un financement et Créer une demande d'ordre de changement , avant d'utiliser les étapes ci-dessous.
 Conseils

Invitez-vous vos collaborateurs en aval à soumettre des soumissions pour des biens et des services à l’aide de DDP formelles?

Si votre équipe de projet a choisi d’utiliser le processus de demande de prix (DDP) de Procore (voir Créer des DDP à partir d’un événement de changement), vous n’avez PAS besoin d’attendre que le processus de DDP soit terminé pour créer votre ordre de changement de financement. Cependant, une fois que les collaborateurs invités répondent aux DDP et que son statut est défini sur « En attente d’approbation finale », Procore met automatiquement à jour la ventilation des coûts (VDC) de la ordre de changement avec les montants appropriés de la DDP.

Pour en savoir plus sur la façon dont le processus de DDP affecte les ordres de changement de financement, voir Quels sont les différents statuts de DDP et comment affectent-ils les coûts et les montants de ordre de changement?

Utilisez-vous la fonction ODG approximatif des revenus?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser la fonction ODG des revenus, la VDC de votre ordre de changement de financement est également automatiquement mise à jour. Si vous avez masqué la fonction ODG des revenus, les éventuelles mises à jour automatiques dépendent de la portée de l'événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », le ventilation des coûts de l’ordre de changement est automatiquement mis à jour avec une valeur de 0 $.
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors de portée », le ventilation des coûts de l’ordre de changement est automatiquement mis à jour à l’aide des données de la DDP. Cette mise à jour se produit lorsque le statut de la DDP est défini sur « En attente d’approbation finale ».
  • Lorsque les événements de changement ne sont pas dans l’un des statuts ci-dessus, le ventilation des coûts de l’ordre de changement est automatiquement mis à jour à l’aide de la « ODG approximatif coût ».

 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Financement du projet.
      Remarques
      Pour que les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » dans l’outil Financement du projet pour effectuer cette tâche, les conditions suivantes doivent également être remplies :
  • Paramètre de configuration requis :
  • Information supplémentaire :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDP à envoyer au(s) collaborateur(s) concerné(s). Voir Créer des DDP.
  • Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP, gardez ces items à l'esprit :
    • QuickBooks® Desktop:
      • Les exportations de ordre de changement de financement ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 100 Contractor® :
      • Les exportations de ordre de changement de financement ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre ordre de changement doit comporter 30 caractères ou moins.
      • Numéro (#). Le ordre de changement nombre de cinq (5) caractères ou moins.
      • Statut. Le financement doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de la ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes ordre de changement. Remarque : La liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil d’intégration ERP a été configuré pour fonctionner avec des Sage 300 CRE® et que la capacité d’exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste en intégration.
    • Intégration par Procore :
      • Les exportations de ordre de changement de financement ne sont PAS prises en charge.
    • Viewpoint® Vista™ :
      • Les exportations de ordre de changement de financement sont prises en charge.

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d’événement de changement à inclure dans la nouvelle ordre de changement.
    Remarque
    Procore utilise les postes sélectionnés pour remplir l’ventilation des coûts de la ordre de changement.
  3. Dans le menu déroulant Actions en bloc :
    • Pour les ordres de changement à un (1) niveau, choisissez Créer un ODC de financement.
      OU
    • Pour deux (2) ou trois (3) ordres de changement à trois (3) niveaux, choisissez Créer un ODCP de financement.
  4. Procédez comme suit :

    • #
      Acceptez le numéro par défaut, entrez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour cette ordre de changement et les futures.

    • Révision
      Si vous révisez un ordre de changement ultérieurement, vous pouvez entrer le numéro de révision ici.

    • Titre
      Entrez un nom descriptif ici.

    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel de l’ordre de changement. Procore place automatiquement le ordre de changement au statut « Ébauche ». Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?

    • Privé
      Cochez cette case à cocher si vous souhaitez que l’item soit privé. Cela signifie qu’il n’est visible que par les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » sur le contrat (ou le financement).

    • Date d’échéance
      Sélectionnez une date d’échéance pour indiquer la date à laquelle le « réviseur désigné » doit approuver ou rejeter l’ordre de changement.

    • Date de facturation
      Sélectionnez la date à laquelle le ordre de changement a été facturé.

    • Réviseur désigné

      Sélectionnez l’utilisateur Procore de votre organisation qui est responsable de l’approbation ou du rejet de la ordre de changement. Pour apparaître en tant que sélection dans cette liste, l’utilisateur Procore désigné compte de l’utilisateur Procore doit être ajouté au répertoire du projet et disposer de permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil de contrat ou de financement. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.

    • Date de paiement
      Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été reçu pour la ordre de changement.

    • Réviseur
      Ce champ est vide sur un nouveau ordre de changement. Une fois que le « réviseur désigné » approuve ou rejette le ordre de changement, le nom de cette personne apparaît ici.

    • Date de révision
      Ce champ est vide sur un nouveau ordre de changement. Une fois que le « réviseur désigné » approuve ou rejette le ordre de changement, la date à laquelle la personne soumet sa réponse apparaît ici.

    • Description
      Saisissez une description plus détaillée du ordre de changement.

    • Impact sur l’échéancier
      Si cette ordre de changement devrait avoir un impact sur l’échéancier du projet de construction, entrez le nombre estimé de jours supplémentaires que cela ajouterait à l’échéancier.

    • Exécuté
      Cochez ce case à cocher une fois le ordre de changement entièrement exécuté.

    • Ordres de changement potentiels
      Si l’outil est configuré pour deux (2) ordres de changement à deux (2) niveaux, sélectionnez les ordres de changement potentiels liés à cette ordre de changement dans cette liste déroulante.  Voir Configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement sur un outil Finances du projet.

    • Pièces jointes
      Ajoutez tout document ou image pertinent en tant que pièce jointe. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à l’aide de ces méthodes :

      • Cliquez sur Joindre des fichiers et sélectionnez les fichiers à ajouter depuis votre ordinateur ou un autre outil Procore.
        OU
      • Utilisez une opération de glisser-déposer sur votre ordinateur pour ajouter les pièces jointes de fichiers à Procore.
  5. Cliquez sur Créer. Procore crée le ordre de changement.