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Procore

Créer une facture pour le compte d’un contact de facturation

Objectif

Créer une facture de sous-traitant pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance pour le compte d'un contact de facturation.

Contexte

Dans Procore, il existe deux façons de créer une facture de sous-traitant pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance :

  • Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation
    Lorsque vous ne souhaitez PAS accorder à vos contacts de facturation les permissions d'accès pour créer leurs propres factures dans Procore, suivez les étapes ci-dessous. Avec cette méthode, vous saisissez les données de facturation du sous-traitant dans Procore pour vos collaborateurs. Par exemple, si vous êtes un entrepreneur général, vous créerez une facture dans Procore au nom de votre sous-traitant.
  • Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation
    Lorsque vous souhaitez inviter vos contacts de facturation à soumettre leur propre facture dans Procore, suivez les étapes pour Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation au lieu des étapes ci-dessous. Si vous êtes le destinataire d'une « invitation à facturer », vous pouvez alors suivre les étapes pour Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Vous pouvez créer des factures pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance.
    • Si vous êtes le contact de facturation pour la « compagnie contractante » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, vous disposez des options suivantes pour soumettre une facture :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier que les montants facturés sur la dernière facture créée.
    • Si l’entrepreneur crée un échéancier de paiement une fois que la facture est approuvée, entrez les montants correspondant aux travaux pour lesquels vous réclamez cette période dans la colonne « Sous-traitant a réclamé cette période » du détail de la facture. Pour que la colonne « Sous-traitant a réclamé cette période » apparaisse, la fonctionnalité d'échéancier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l’outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation.

Vidéo de formation

 

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Étapes

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur l’onglet Résumé.
  3. Recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance avec lequel vous souhaitez travailler. Cliquez ensuite sur Afficher.
  4. Cliquez sur Créer une facture.
  5. Vérifiez les informations suivantes pour la période de facturation. Procore saisira automatiquement ces dates pour vous, en fonction de la période de facturation ouverte :
    • Période de facturation. Sélectionnez la plage de dates pour le cycle de facturation en cours. Les utilisateurs avec la permission « Admin » peuvent sélectionner n'importe quelle période de facturation dans le menu déroulant. Les utilisateurs disposant d'une permission « Standard » ne peuvent sélectionner qu'une période de facturation à laquelle aucune facture n'est associée.
    • Début de la facture. La date de début de la période de facturation.
    • Fin de la facture. La date de fin de la période de facturation.
    • Date de facturation. La date à laquelle une facturation doit être soumise à l'entrepreneur.
  6. Facultatif : Saisissez le numéro de facture.
  7. Si vous êtes un utilisateur « Admin », sélectionnez l'un des statuts suivants dans la liste :
    • Ébauche. Indique que la facture doit être approuvée. Il s'agit du statut par défaut d'une nouvelle facture. Ce montant n'est pas reflété dans le budget.
    • En cours de révision. Indique que la facture est actuellement examinée par un approbateur. Le montant n'est pas reflété dans le budget.
    • Réviser et soumettez à nouveau. Indique que la facture doit être examinée et soumise à nouveau. Ce montant n'est pas reflété dans le budget.
    • En attente d'approbation par le propriétaire. Indique que la facture est en attente d'approbation par le propriétaire. Ce montant n'est pas reflété dans le budget.
    • Approuvée comme notée. Indique que la facture est approuvée comme indiqué. Ce montant est reflété dans la colonne « Coûts du projet à ce jour » du budget.
    • Approuvée. Indique que la facture est approuvée. Ce montant est reflété dans la colonne « Coûts du projet à ce jour » du budget.
      Remarques
      • Les statuts ci-dessus sont reflétés dans l'affichage budgétaire standard de Procore. Pour en savoir plus sur les affichages budgétaires, voir Configurer un nouvel affichage budgétaire.
      • Lorsqu'un contact de facturation crée une facture (ou si vous créez une facture en son nom), n'oubliez pas de changer le statut de la facture en « En cours de révision ».
      • Lorsque la personne qui examine la facture a inspecté la facture, le statut peut être changé en « Approuvée » ou « Réviser et soumettre à nouveau » selon le cas.
      • Les utilisateurs disposant de la permission « Standard » dans l'outil Engagements ne peuvent modifier les factures qu'au statut « Brouillon » ou « Réviser et soumettre de nouveau ».
  8. Joignez tous les fichiers associés à la facture. Par exemple, les renonciations de privilèges ou les libérations de privilèges.
  9. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore affiche automatiquement l'onglet Détails de la facture.
  10. Passez à l'étape suivante :

Pour les engagements utilisant la méthode de comptabilisation basée sur les unités/quantités

Lorsqu'un engagement est configuré pour utiliser la méthode comptable basée sur l'unité/la quantité (voirComment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal?), Procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l'onglet Détails.
  2. Remplissez les champs suivants pour chaque item de ligne qui sera payé par la facture :
    Pour les factures formatées en quantité unitaire
    • Cette période (qté) : Saisissez la quantité pour chaque poste. Le montant total en dollars sera automatiquement calculé.
    • Retenu pour cette période (%) (Admin uniquement) : Indiquez un pourcentage de retenue de garantie pour la période de la facture. (Remarque : Vous pouvez également définir la retenue de garantie sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Définir).
    • Libéré pour cette période ($) : Indiquez le montant en dollars de la retenue de garantie à libérer pour cette période.
  3. Si vous souhaitez ajouter un ordre de changement à l'engagement approuvé à la facture, cliquez sur Ajouter à la facture en regard de l'ordre de changement dans la section Ordres de changement à l'engagement approuvés à ajouter à cette facture.
    La saisie et la modification des demandes de changement se feront toujours au niveau de détail du poste. Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour la manière dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détail de la facture lors de la visualisation ou de l'exportation à partir de Procore. Voir Modifier l'onglet Paramètres avancés sur un engagement.
  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications. 

Pour les engagements utilisant la méthode de comptabilité basée sur le montant

Lorsque l'engagement est configuré pour utiliser la méthode comptable basée sur le montant (voirComment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal?), Procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l'onglet Détails.
  2. Remplissez les champs suivants pour chaque item de ligne qui sera payé par la facture : 
    • Travaux terminés (cette période) : Indiquez le montant en dollars pour les travaux réalisés au cours de la période de paiement de la facture. Si vous préférez entrer un pourcentage de la valeur des travaux effectués, cliquez sur l’icône de la calculatrice et entrez le pourcentage, puis cliquez sur Enregistrer. Procore convertira automatiquement le pourcentage des travaux en montant équivalent en dollars.
    • Matériaux actuellement stockés: Indiquez la valeur en dollars des matériaux actuellement stockés sur le chantier ou dans les installations de stockage à proximité qui n’ont pas été inclus dans les coûts pour les colonnes « Travaux terminés » (D et E). Veuillez noter que les valeurs saisies ici resteront dans cette colonne sur les futures factures jusqu’à ce qu’elles soient déplacées manuellement vers Travaux terminés. Voir Comment facturer les matériaux stockés?
    • Retenue de garantie sur les travaux (%) Retenu pour cette période (Admin seulement) : Indiquez un pourcentage pour les travaux retenus pour cette période de paie. (Remarque : Vous pouvez également définir une retenue de garantie sur tous les postes en entrant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Définir).
    • Retenue de garantie sur les matériaux (%) Retenue pour cette période (Admin seulement) : Indiquez le pourcentage pour les matériaux retenus pour cette période. (Remarque : Vous pouvez également définir une retenue de garantie sur tous les postes en entrant une valeur dans la barre latérale de droite et en cliquant sur Définir).
    • Retenue de garantie sur les travaux ($) Libéré pour cette période : Indiquez le montant en dollars de la retenue de garantie sur les travaux à libérer pour cette période.
    • Retenue de garantie sur les matériaux ($) Libéré pour cette période : Indiquez le montant en dollars de la retenue de garantie sur les matériaux à libérer pour cette période.
  3. Si l’entrepreneur crée un calendrier de paiement une fois que la facture est approuvée, entrez les montants correspondant aux travaux pour lesquels vous réclamez cette période dans la colonne Sous-traitant a réclamé cette période. Pour que la colonne Sous-traitant a réclamé cette période apparaisse, la fonctionnalité de calendrier de paiement doit être activée dans les paramètres de configuration de l’outil Facturation. Voir Configurer les paramètres : Facturation.
  4. Si vous souhaitez ajouter un ordre de changement à l’engagement approuvé à la facture, cliquez sur Ajouter à la facture à côté de l’ordre de changement dans la section Ordres de changement à l’engagement approuvés
    pour l’ajouter à cette section de la facture. La saisie et la modification des ordres de changement se feront toujours au niveau de détail du poste. Vous pouvez sélectionner un niveau de détail différent pour la façon dont les ordres de changement seront affichés sur la page de détails de la facture lorsqu’ils seront affichés ou exportés depuis Procore. Voir Modifier les paramètres avancés d’un engagement.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

 

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