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Procore

Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation

Objectif

Créer un facture en aval en tant que facture administrateur au nom d’un contact de facture.

Contexte

Un administrateur des factures peut également rassembler les factures numériques ou papier des collaborateurs externes d'un projet, en dehors de Procore. Une fois que vous avez les factures en main, vous pouvez créer des factures de sous-traitants dans Procore en leur nom. Lorsque vous utilisez cette option, vous n'avez pas besoin de fournir aux collaborateurs externes les permissions de contact de facturation pour les engagements de votre projet. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
  • Information supplémentaire :
    • Un administrateur des factures peut :
      • Créez des factures pour tous les engagements d'un projet.
      • Modifiez les montants sur une ventilation des coûts lorsque la facture est au statut Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. Lorsque plusieurs factures existent pour un engagement au cours d'une même période de facturation, vous ne pouvez afficher les montants que sur la dernière facture.
      • Pour les utilisateurs légalement tenus de fournir un échéancier de paiement aux demandeurs, voir Créer un échéancier de paiement.

Conditions préalables

Étapes

  1. Ouvrir la page Nouvelle facture
  2. Mettre à jour la carte d’information générale
  3. Mettre à jour la carte de ventilation des coûts
  4. Définir et libérer la retenue de garantie sur les postes VDC
  5. Ajouter des pièces jointes
  6. Enregistrer la facture
  7. Facultatif : Envoyer une facture avec DocuSign© 

Ouvrir la page Nouvelle facture

De nouveaux factures sont toujours créés dans l’outil Engagements du projet. La première étape consiste à ouvrir la page « Nouvelle facture » comme suit :

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Dans le tableau Contrats , recherchez l'engagement pour lequel vous souhaitez créer la facture. 
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir l'engagement.
    subcontract-number-link-status.png
     Conseil

    Vous souhaitez collecter des signatures à l'aide de l'intégration Procore + DocuSign© ? Pour ce faire, cliquez sur Modifier le contrat. Ensuite, cochez la case Signer avec DocuSign© sur la carte « Informations générales » de l'engagement. Si vous ajoutez une marque, cliquez sur Enregistrer . Sinon, cliquez sur Annuler. Choses importantes à noter :

  4. Dans le contrat, cliquez sur Créer. Choisissez ensuite Créer une facture dans le menu déroulant. 
    Remarques

    subcontract-create-button-create-invoice.png
  5. Passer à l'étape suivante.

Mettre à jour la carte d’information générale

L’étape suivante consiste à mettre à jour la carte « Informations générales » comme suit :

  1. Dans la nouvelle facture, ajoutez et/ou vérifiez les données de la carte Informations générales :
     Conseil
    Besoin de modifier une facture existante? Si vous modifiez une facture existante, vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier qui apparaît dans le coin supérieur droit de la carte Informations générales . Ce bouton n'apparaît sur la carte qu'une fois la nouvelle facture enregistrée.
    new-sub-invoice-general-information-card.png
    • Compagnie contractante
      Affiche le nom de la compagnie qui a terminé le travail contractuel associé à cette facture. Cette compagnie est affectée au contrat d'engagement lors de la création. Voir Créer un engagement
    • Statut
      Sélectionnez un statut pour la facture dans la liste déroulante. Sur une nouvelle facture, le statut par défaut de Procore est Ébauche
      Remarques
      • Pour en savoir plus sur les statuts, voir Quels sont les statuts par défaut de Procore factures?
      • Si une facture est prête à être révisée par un administrateur de factures, n'oubliez pas de changer son statut en En cours de révision .
      • Une fois que l'administrateur des factures a examiné une facture, son statut peut être modifié en Approuvé ou Réviser et soumettre à nouveau si nécessaire.
      • Les utilisateurs disposant d'une permission « Standard » dans l'outil Engagements ne peuvent modifier que les factures ayant le statut Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. 
    • Facultatif : Nº de facture
      Entrez le numéro facture facture du collaborateur en aval dans la case N° de facture.
      Remarque

      Choses importantes à noter à propos du champ N° de facture :

      • Un numéro de facture n'est PAS nécessaire pour enregistrer une facture. Vous pouvez laisser ce champ vide.
      • Un # de facture est un champ de saisie libre qui permet aux contacts de facturation de saisir un numéro de référence qui correspond à leur propre système de numérotation de facture.
      • Un numéro de facture en double sur un engagement n'est PAS autorisé. Sur un engagement, chaque facture doit avoir un numéro de facture unique. 
      • Un numéro de facture ne se remplit PAS automatiquement sur les factures au propriétaire. Voir Comment Procore complète-t-il automatiquement les montants sur une facture en amont?
    • Période de facturation
      Sélectionnez la plage de dates de la période de facturation. Procore sélectionne automatiquement la période de facturation actuelle par défaut.
      Remarques
      • Les administrateurs des factures sont responsables de la création des périodes de facturation. Pour obtenir des instructions, voir Gérer les périodes de facturation.
      • Les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements peuvent sélectionner n’importe quelle période de facturation dans la liste déroulante.
      • Les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » dans l’outil Engagements ne peuvent sélectionner qu’une période de facturation qui n’a PAS de facture associée.
    • Date de facturation
      Procore sélectionne automatiquement la date par défaut définie dans la période de facturation en cours. Ceci est un champ obligatoire.
    • Début de la période
      Procore sélectionne automatiquement la date de début par défaut définie dans la période de facturation en cours. Ceci est un champ obligatoire.
    • Fin de période
      Procore sélectionne automatiquement la date de début par défaut définie dans la période de facturation en cours. Ceci est un champ obligatoire.
      Remarque
      La date de la « période de facturation » dans Procore est destinée à s'aligner sur le travail effectué sur un projet afin que les chefs de projet puissent suivre et rapporter l'effet des factures sur le budget du projet. Cependant, si votre équipe comptable définit les périodes de facturation différemment, il est recommandé de conserver l'entrée « Période de facturation », puis de saisir manuellement vos dates comptables uniques dans les champs « Date de facturation », « Début de la période » et « Fin de la période ». 
    • Facultatif : Date de paiement
      Saisissez la date à laquelle le paiement doit être effectué à la « Compagnie contractante ».
    • Facultatif : Date de soumission
      Saisissez la date à laquelle le paiement doit être soumis à la « compagnie contractante ».
  2. Passer à l'étape suivante.
     Conseil
    Voulez-vous enregistrer votre facture maintenant? Si tel est le cas, cliquez sur Enregistrer sous créez la facture maintenant. Pour procéder à la saisie des données, vous devez cliquer sur Modifier sur chaque carte de la facture. 

Mettre à jour la carte de ventilation des coûts

L'étape suivante consiste à mettre à jour la carte « Ventilation des coûts ». Les champs de saisie de données disponibles dépendent du paramètre de méthode comptable du contrat : la méthode basée sur l' unité/la quantité ou la méthode basée sur le montant .

 Conseil
Comment définir la méthode comptable sur un contrat? Pour savoir comment procéder, voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement?

Pour les engagements utilisant la méthode de comptabilisation basée sur les unités/quantités

Suivez ces étapes lorsque les données du poste utilisent l’méthode comptable « Basé sur l’unité/la quantité ».

 Important
  • Ces directives décrivent comment mettre à jour les VDC postes et supposez que vous utilisez la disposition de colonne par défaut de Procore. Étant donné que vous pouvez personnaliser votre disposition de colonne, il est important de noter la disposition de colonne dans votre environnement peut être différente.
  • Pour réinitialiser une disposition de colonne personnalisée au paramètre par défaut de Procore à tout moment, cliquez sur les points de suspension verticaux dans n’importe quel en-tête de colonne et choisissez Réinitialiser les colonnes dans le menu Débordement .
  • Si vous êtes un facture administrateur et que vous souhaitez modifier la carte « Ventilation des coûts » ultérieurement, l’facture doit avoir le statut « Ébauche » ou « Réviser et soumettre à nouveau ». Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore? 
  1. Faites défiler jusqu’à la section « Ventilation des coûts » du nouvel facture.
  2. Cliquez sur un poste dans la section « Ventilation des coûts » pour le sélectionner.
  3. Vérifiez et complétez les champs des colonnes suivantes pour chaque poste qui sera payé par l’facture :
    • Pourcentage total de progression : Entrez un pourcentage pour représenter la progression totale des travaux à ce jour. Par exemple, si c’est votre premier facture et 50 % des travaux ont été installés, entrez 50 % dans ce champ. Cela met automatiquement à jour les valeurs de quantité et de dollars dans ces colonnes : « Nouvelle quantité », « Total terminé & stocké à ce jour » et « Solde à terminer ».
    • Nouvelle quantité : Si vous préférez, vous pouvez également saisir un montant en dollars pour représenter la valeur en dollars des travaux à ce jour. Par exemple, si vous n’avez pas entré 50 % dans la colonne « % Progression totale », vous souhaiterez peut-être entrer 500,00 $ dans ce champ pour indiquer que la moitié de la « quantité totale » du contrat a été installée Cela met automatiquement à jour le montant du pourcentage dans le champ « % Progression totale ». 
      Exemple

      Le illustration ci-dessous vous montre comment Procore met automatiquement à jour les valeurs des colonnes sur un poste lorsque vous entrez un pourcentage dans la colonne « % Progression totale ». Si vous préférez saisir un montant de quantité dans la colonne « Nouvelle quantité », votre entrée met automatiquement à jour la valeur du pourcentage dans la colonne « % Progression totale ». Quelle que soit la méthode que vous choisissez pour votre entrée de données, Procore calcule également automatiquement les valeurs des colonnes « Total terminé et stocké à ce jour » et « Solde à terminer ».

      sov-unit-quantity-line-item-entry.png

Pour les engagements utilisant la méthode comptable basée sur le montant

Suivez ces étapes lorsque les données du poste utilisent l’méthode comptable « Basé sur le montant ».

 Important
  • Ces directives décrivent comment mettre à jour les VDC postes et supposez que vous utilisez la disposition de colonne par défaut de Procore. Étant donné que vous pouvez personnaliser votre disposition de colonne, il est important de noter la disposition de colonne dans votre environnement peut être différente.
  • Pour réinitialiser une disposition de colonne personnalisée au paramètre par défaut de Procore à tout moment, cliquez sur les points de suspension verticaux dans n’importe quel en-tête de colonne et choisissez Réinitialiser les colonnes dans le menu Débordement .
  • Si vous êtes un facture administrateur et que vous souhaitez modifier la carte « Ventilation des coûts » ultérieurement, l’facture doit avoir le statut « Ébauche » ou « Réviser et soumettre à nouveau ». Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore? 
  1. Faites défiler jusqu’à la section « Ventilation des coûts » du nouvel facture.
  2. Cliquez sur un poste dans la section « Ventilation des coûts » pour le sélectionner.
  3. Passez en revue les données de chaque poste sur la ventilation des coûts de la facture : 
    • Numéro d'article . Affiche le numéro de poste sur la ventilation des coûts de la facture. 
    • Code budgétaire . Affiche le code budgétaire attribué au poste de la facture dans le tableau des coûts.
    • Description des travaux . Affiche la description saisie sur le contrat d'engagement du poste de facture. 
    • Valeur planifiée. Affiche la valeur planifiée du poste sur le contrat d’engagement. Il s’agit de la valeur contractée du poste. 
    • Travaux terminés à partir de la demande précédente (%) . Si des factures précédentes ont été créées pour le contrat d'engagement, cette cellule affiche une valeur en pourcentage qui représente le travail effectué au cours des périodes de facturation précédentes pour le contrat d'engagement. 
  4. Si vous soumettez une facture pour les travaux effectués pendant la période de facturation en cours, vous disposez des options suivantes : 
    • Facultatif : Total terminé et stocké à ce jour (%) . Entrez le pourcentage de travail terminé et les matériaux stockés à ce jour. Par exemple, s'il s'agit de la première facture d'un contrat d'engagement et que vous avez terminé la moitié des travaux pour le poste au cours de cette période de facturation, vous pouvez saisir 50 % ici. S'il ne s'agit pas de la première facture de l'engagement, vous préférerez peut-être ajouter votre entrée de données dans la colonne « Travaux terminés cette période » (détaillée ci-dessous). 
      Remarque
      Si vous avez déjà créé factures pour ce contrat d’engagement, il est important de vous rappeler que la valeur saisie ici représente le travail total effectué et les matériaux stockés à ce jour. Une entrée dans la colonne « Total terminé & stocké à ce jour ( %) représente tous les travaux et matériaux stockés pour la période de facturation en cours pour cette facture et toutes les facture(s) pendant les périodes de facturation passées. 
      Si vous entrez une valeur ici, Procore calcule automatiquement les données du poste comme suit :
      • Le montant en devise dans la colonne « Travaux terminés cette période ». Si le poste a une valeur planifiée de 500,00 $, Procore entre 250,00 $, ce qui représente 50 % du travail. 
      • La colonne de devise « Total terminé et stocké à ce jour ($) ». Procore ajoute 250,00 $ à cette colonne. Cette colonne affiche également la valeur cumulée des factures précédentes. 
      • Le montant dans la colonne « Solde à terminer ». Cela soustrait votre entrée actuelle de la colonne « Valeur prévue » pour afficher le travail restant sur le contrat d'engagement. 
      • Le montant dans la colonne « Retenue des travaux cette période ($) ». Ce calcul est basé sur le montant saisi et l'entrée dans la colonne « Retenue de garantie des travaux pour cette période (%) » sur le poste. 
        OU
    • Facultatif : Travaux terminés cette période . Entrez un montant pour représenter le travail effectué pour la période de facturation en cours. Par exemple, si vous avez effectué la moitié du travail pour le poste, vous pouvez saisir le montant en devise ici (au lieu d'une valeur en pourcentage dans la colonne « Total terminé et stocké à ce jour (%) ». Par exemple, vous pouvez entrer 250,00 $ dans la colonne (au lieu de 50 % dans la colonne « Total terminé et stocké à ce jour (%) »). Si vous entrez une valeur ici, Procore calcule automatiquement les données du poste comme suit :
      • Le pourcentage dans la colonne « Total terminé et stocké à ce jour (%) ». Si le poste a une valeur planifiée de 500,00 $, Procore ajoute 250,00 $, ce qui représente 50 % du travail à la valeur. N'oubliez pas que la valeur de cette colonne représente le travail total sur la facture en cours et toutes les factures des périodes de facturation passées. 
      • La colonne de devise « Total terminé et stocké à ce jour ($) ». Procore ajoute 250,00 $ à cette colonne. Cette colonne affiche également la valeur cumulée des factures précédentes. 
      • Le montant dans la colonne « Solde à terminer ». Cela soustrait votre entrée actuelle de la colonne « Valeur prévue » pour afficher le travail restant sur le contrat d'engagement. 
      • Le montant de la colonne « Retenue de garantie sur les travaux pour cette période ($) ». Ce calcul est basé sur le montant saisi et l’entrée dans la colonne « Retenue de garantie sur les travaux pour cette période (%) sur le poste. 
  5. Si vous soumettez une facture pour facturer les nouveaux matériaux reçus et stockés pendant cette période de facturation, entrez les informations suivantes :
    Remarque

    Nouveau pour facturer les matériaux stockés dans Procore?Pour en savoir plus sur la facturation des matériaux stockés dans un facture en aval, consultez Comment facturer les matériaux stockés dans un facture de sous-traitant?

    • Nouveaux matériaux stockés . Saisir un montant en devise de tout nouveau matériel entreposé sur le chantier (ou dans une installation de stockage) pour la période de facturation en cours. Le montant que vous saisissez doit exclure les coûts saisis dans la colonne « Travaux terminés cette période ».
    • Matériaux précédemment stockés . Entrez un montant en devise pour les matériaux qui ont été enregistrés comme étant stockés sur la facture précédente. 
    • Matériaux actuellement stockés . Affiche le montant en devise des matériaux stockés pendant la période de facturation en cours. 
    • Total terminé et stocké à ce jour ($) . Affiche le montant en devise des travaux terminés et des matériaux stockés sur le chantier pour la facture en cours et sur la ou les factures des périodes de facturation passées.  
  6. Solde à terminer : Affiche le montant en devise restant pour le poste. Cela représente le travail qui n'a pas encore été achevé. 
  7. Optionnel: Si vous souhaitez définir ou libérer la retenue de garantie sur les postes VDC, passez à l’étape suivante.

Définir et libérer la retenue de garantie sur les postes VDC

Si vous souhaitez définir et libérer la retenue de garantie sur les postes de l’VDC, procédez comme suit :

  1. Choisissez parmi ces options pour sélectionner les postes :
    • Pour sélectionner tous les postes de l’VDC, cliquez sur l’case à cocher dans l’en-tête « Numéro d’item » du tableau de données. 
      Ou
    • Pour sélectionner des postes individuels, cochez les case à cocher(s) dans la colonne « Numéro d’item » pour les postes souhaités. 
  2. Dans la ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Modifier
  3. Facultatif : Si vous êtes un administrateur de factures qui souhaite définir la retenue de garantie pour la facture, procédez comme suit : 
    • Cochez une ou plusieurs cases de numéro d'article . Cliquez ensuite sur l'icône en forme de crayon au-dessus du tableau de données dans la ventilation des coûts. 
      Cela ouvre le volet Modifier sur le côté droit de la page. 
    • Saisissez les valeurs de retenue de garantie à appliquer au(x) poste(s) sélectionné(s) :
      • Retenue des travaux cette période (%) . Entrez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à libérer pour cette période de facturation. 
      • Retenue libérée . Entrez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie libéré.
      • Retenue de matériaux (%) . Entrez un pourcentage pour indiquer le pourcentage de retenue de garantie sur les travaux à libérer pour cette période de facturation. 
    • Cliquez sur Appliquer.
  4. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de garantie sur les travaux :
    • Retenue des travaux cette période ($) . Affiche le montant en devise de la retenue de garantie sur les travaux pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur votre entrée dans la colonne « Travaux terminés cette période ». Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Retenue de garantie des travaux pour cette période (%) ». 
      OU
    • Retenue des travaux cette période (%) . Entrez un pourcentage pour la retenue de garantie sur les travaux dont vous demandez la libération pour cette période. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur de la devise dans la colonne « Retenue de garantie des travaux pour cette période ($) ». 
  5. Dans la colonne Total de retenue de garantie libérée , entrez le montant total de la retenue de garantie sur les travaux demandé pour la mainlevée sur le poste. 
  6. Choisissez parmi ces options pour saisir la retenue de matériaux : 
    • Retenue de matériaux ($) . Entrez un montant en devise pour la retenue de garantie matérielle dont vous demandez la libération pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur en pourcentage dans la colonne « Retenue des matériaux pour cette période (%) ». 
      OU
    • Retenue de garantie sur les matériaux (%). Entrez un pourcentage pour la retenue de matériaux que vous demandez à libérer pour cette période. La valeur qui apparaît ici est basée sur vos entrées dans les colonnes Nouveaux matériaux stockés et Matériaux précédents stockés. Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur du pourcentage dans la colonne « Retenue de garantie sur les matériaux pour cette période (%) ». 
  7. Dans la colonne Retenue de garantie totale , Procore calcule la somme du montant de la « retenue de garantie sur les travaux pour cette période ($) » plus le montant de la « retenue de garantie sur les matériaux ($) » pour représenter le montant total de la retenue de garantie sur la facture. 

Ajouter des pièces jointes

  1. Faites défiler jusqu’à la section « Pièces jointes ».
  2. Choisissez parmi ces options :

    admin-view-attachments-section.png
    • Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers . Cela ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers , où vous pouvez téléverser des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre une fois terminé.
      OU
    • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou de votre réseau dans la zone « Pièces jointes ».

Enregistrer la facture

Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page « Nouvelle facture ». 
Remarque : Si les flux de travail sont activés pour les factures de sous-traitants, vous pouvez également choisir « Enregistrer comme brouillon » pour enregistrer votre travail et rester dans la même étape du flux de travail.

Envoyer une facture avec DocuSign©

Optionnel: Si votre équipe de projet souhaite collecter des signatures sur votre factures à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign©, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign© en haut de la page. Pour utiliser ce bouton, l’intégration DocuSign© doit être activée sur le projet (voir Comment activer l’DocuSign® intégration?) et les facture doivent avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation. Pour en savoir plus sur l’intégration DocuSign et la préparation des enveloppes pour la signature, voir DocuSign®.©

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