Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation
Pour les clients de Procore aux États-Unis
Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.
- Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer
Objectif
Créer un facture en aval en tant que facture administrateur au nom d’un contact de facture.
Contexte
Si votre compagnie ou votre projet ne souhaite pas accorder aux collaborateurs externes la permission d'accéder à votre projet Procore afin qu'ils puissent soumettre leurs propres factures, votre équipe peut collecter les factures numériques ou papier auprès de vos contacts de facturation en dehors de Procore. Une fois collectés, les administrateurs de factures peuvent les créer dans Procore au nom de chaque contact de facturation.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises
- Information supplémentaire :
- Un administrateur des factures peut :
- Créez des factures pour tous les engagements d'un projet.
- Modifiez les montants sur une ventilation des coûts lorsque la facture est au statut Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. Lorsque plusieurs factures existent pour un engagement au cours d'une même période de facturation, vous ne pouvez afficher les montants que sur la dernière facture.
- Pour les utilisateurs légalement tenus de fournir un échéancier de paiement aux demandeurs, voir Exporter un échéancier de paiement.
- Révisez la « Date d'échéance du paiement » sur la facture pour les programmes de paiement anticipé.
- Un administrateur des factures peut :
Conditions préalables
Pour exécuter les étapes de ce tutoriel, l'engagement de la facture doit avoir :
- Une compagnie de sous-traitance désignée sous le nom de « Compagnie contractante ». Voir Créer un engagement.
- Un employé de la « Compagnie contractante » affecté en tant que « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- Un statut Approuvé ou Terminé. Voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore?
- Tous les postes de la ventilation des coûts des sous- Sous-traitant doivent avoir le statut Approuvé . Voir Examiner une facture de sous- Sous-traitant en tant qu'administrateur de factures. Pour savoir comment activer l'onglet VDC de Sous-traitant facultatif, voir Ajouter une VDC de sous- Sous-traitant à un engagement.
De plus, un administrateur des factures doit créer une période de facturation pour la facture. Voir Gérer les périodes de facturation.
Étapes
- Ouvrir la page Nouvelle facture
- Mettre à jour la carte d’information générale
- Mettre à jour la carte de ventilation des coûts
- Mettre à jour la carte des détails de paiement
- Ajouter des pièces jointes
- Enregistrer la facture
- Facultatif : Envoyer une facture avec DocuSign©
Ouvrir la page Nouvelle facture
Les utilisateurs créent toujours des factures dans l'outil Engagements du projet.
- Accédez à l'outil Engagements du projet.
- Recherchez l'engagement pour lequel créer une facture dans l'onglet « Contrats ».
- Cliquez sur le lien Numéro pour l'ouvrir.
- En haut de l'engagement, cliquez sur Créer et choisissez Créer une facture dans le menu.
Conseil
L'option « Créer une facture » est-elle inactive? Pour savoir pourquoi, placez le curseur de votre souris sur l'info-bulle. Cette option ne s'active que lorsque les prérequis sont remplis.
Cela ouvre la page « Nouvelle facture pour [Numéro de contrat] » afin que vous puissiez mettre à jour la carte Informations générales.
Mettre à jour la carte d’information générale
Mettre à jour la carte des détails de paiement
La carte « Détails du paiement » apparaît à côté de la carte « Informations générales » pour les administrateurs de factures avec Procore Pay.
Carte de détails de paiement
Pour modifier la date d'échéance du paiement de cette facture, sélectionnez une nouvelle date dans le calendrier Date d'échéance du paiement .
Mettre à jour la carte de ventilation des coûts
Les champs d' entrée de données sur la ventilation des coûts d'une facture dépendent de la méthode comptable de l'engagement correspondant (basée sur le montant ou basée sur l'unité/la quantité). Pour en en savoir plus, consultez Comment définir la méthode comptable d'un contrat?
Conseils
- Vous ne voyez pas de colonne? Si vous personnalisez la disposition des colonnes, les colonnes que vous voyez peuvent être différentes des colonnes par défaut du système. Pour réinitialiser la disposition des colonnes aux valeurs par défaut du système, cliquez sur Débordement
dans n'importe quel en-tête de colonne et choisissez Réinitialiser les colonnes. Voir Gérer les lignes et les colonnes dans la ventilation des coûts d'une facture de sous- Sous-traitant. - Facturer les matériaux stockés dans Procore? Pour savoir comment voir À propos des matériaux stockés sur les factures.
- Besoin d'établir ou de libérer une retenue de garantie? Pour plus de détails, voir Définir ou libérer une retenue de garantie sur une facture de sous- Sous-traitant.
Cliquez ici pour afficher les étapes de entrée de données basée sur le montant.
Saisie de données basée sur le montant
Pour les contrats d'engagement en fonction du montant , suivez ces étapes pour mettre à jour la ventilation des coûts d'une facture.
Conseil
La facture doit être la plus récente et elle doit avoir le statut Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau.- Dans la carte Ventilation des coûts , cliquez sur l'une de ces options :
- Pour modifier un ou plusieurs postes, cochez la ou les case à cocher du numéro de poste pour le poste à modifier.
- Pour modifier tous les postes, cochez la case à cocher dans l'en-tête de la colonne Numéro d'item .
Remarques
Vous pouvez également mettre à jour la ventilation des coûts ligne par ligne. Pour ce faire, cliquez sur une ou plusieurs cellules modifiables et saisissez directement vos données.
- Les champs qui acceptent l' entrée de données sont : Travaux terminés cette période, Nouveaux matériaux stockés, Matériaux précédents stockés, Total terminé et stocké à ce jour (%), Retenue de garantie sur les travaux pour cette période ($), Retenue de garantie sur les travaux cette période (%) et Retenue de garantie totale Libéré.
- Si le paramètre Activer la retenue de garantie des matériaux stockés est activé dans l'onglet Paramètres avancés de l'engagement, vous pouvez également saisir des données dans la colonne Retenue de matériaux ($) . Ce paramètre est désactivé par défaut, ce qui masque la colonne.
- Cliquez sur Modifier les valeurs.
Cela ouvre le panneau Modifier les valeurs . - Dans le panneau Modifier les valeurs , saisissez les valeurs pour cette période de facturation:
- Facultatif. Travaux terminés cette période (%). Saisissez une valeur pour définir le pourcentage de travail achevé.
Exemple
Entrez 25 % dans la colonne Travaux terminés cette période (%) . Lorsque vous cliquez sur Appliquer, Procore calcule automatiquement les valeurs dans les cellules Total terminé et stocké à ce jour ($), Total terminé et stocké à ce jour (%), Solde à termineret Retenue de garantie sur les travaux cette période ($) . Il applique également les mises à jour aux totaux de la facture. - Facultatif. Total terminé et stocké à ce jour (%). Saisissez une valeur pour le pourcentage de matériaux installés et stockés sur le chantier ou dans une installation de stockage. Cette entrée représente tout le travail et les matériaux stockés pour cette période de facturation, plus toute facture soumise pour cet engagement dans le passé.
Exemple
Entrez 40 % dans la colonne Total terminé et stocké à ce jour (%) . Lorsque vous cliquez sur Appliquer, Procore calcule automatiquement les valeurs dans Travail terminé cette période (%), Total terminé et stocké à ce jour ($), Solde à termineret Retenue de garantie sur les travaux cette période ($) cellules. Il applique également les mises à jour aux totaux de la facture. - Facultatif. Retenue de garantie sur les travaux cette période (%). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à retenir.
- Facultatif. Retenue de garantie totale libérée (%). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à libérer.
- Facultatif. Travaux terminés cette période (%). Saisissez une valeur pour définir le pourcentage de travail achevé.
- Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour les poste sélectionnés dans la ventilation des coûts.
Le système applique vos mises à jour aux postes budgétaires sélectionnés et recalcule les totaux de la facture.
- Répétez les étapes pour mettre à jour tous les postes budgétaires souhaités si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les mises à jour.
Cliquez ici pour afficher les étapes de entrée de données basée sur l'unité/la quantité.
Saisie de données basée sur l'unité/la quantité
Pour les contrats d'engagement basés sur l'unité/la quantité , suivez ces étapes pour mettre à jour la ventilation des coûts d'une facture.
Conseil
La facture doit être la plus récente et elle doit avoir le statut Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau.- Dans la carte Ventilation des coûts , choisissez l'une de ces options :
- Pour modifier un ou plusieurs postes, cochez la ou les case à cocher du numéro de poste pour le poste à modifier.
- Pour modifier tous les postes, cochez la case à cocher dans l'en-tête de la colonne Numéro d'item .
Remarque
Vous pouvez également mettre à jour la ventilation des coûts ligne par ligne. Pour ce faire, cliquez sur une ou plusieurs cellules modifiables et saisissez directement vos données.
- Les champs qui acceptent l' entrée de données sont : Total terminé et stocké à ce jour ($) et Nouvelle quantité.
- Si le paramètre Activer la retenue de garantie sur les travaux terminés est activé dans l'onglet Paramètres avancés de l'engagement, vous pouvez également saisir des données dans Retenue de garantie sur les travaux pour cette période ($), Retenue de garantie sur les travaux pour cette période ($) et Retenue de garantie totale libérée colonnes. Lorsque ce paramètre est désactivé, ces colonnes sont masquées.
- Cliquez sur Modifier les valeurs.
Cela ouvre le panneau Modifier les valeurs . - Dans le panneau Modifier les valeurs , saisissez les valeurs pour cette période de facturation:
- Optionnel. Total terminé et stocké à ce jour (%). Entrez une valeur pour définir le pourcentage de matériaux installés et stockés sur le chantier ou dans une installation d’entreposage. Cette entrée représente tous les travaux et matériaux stockés pour cette facture période de facturation plus tous les facture soumis pour cet engagement dans le passé. Voir
- Facultatif. Travaux terminés cette période (%). Saisissez une valeur pour définir le pourcentage de travail achevé.
- Facultatif. Retenue de garantie sur les travaux cette période (%). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à retenir.
- Facultatif. Retenue de garantie totale libérée (%). Saisissez une valeur pour le pourcentage de retenue de garantie à libérer.
- Cliquez sur Appliquer pour mettre à jour les poste sélectionnés dans la ventilation des coûts.
Le système applique vos mises à jour aux postes budgétaires sélectionnés et recalcule les totaux de la facture.
- Répétez les étapes pour mettre à jour tous les postes budgétaires souhaités si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les mises à jour.
Ajouter des pièces jointes
- Faites défiler jusqu’à la section « Pièces jointes ».
- Choisissez parmi ces options :
- Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers . Cela ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers , où vous pouvez téléverser des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre une fois terminé.
OU - Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou de votre réseau dans la zone « Pièces jointes ».
- Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers . Cela ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers , où vous pouvez téléverser des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre une fois terminé.
Enregistrer la facture
Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page « Nouvelle facture ».
Remarque : Si les flux de travail sont activés pour les factures de sous-traitants, vous pouvez également choisir « Enregistrer comme brouillon » pour enregistrer votre travail et rester dans la même étape du flux de travail.
Envoyer une facture avec DocuSign©
Optionnel: Si votre équipe de projet souhaite collecter des signatures sur votre factures à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign©, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign© en haut de la page. Pour utiliser ce bouton, l’intégration DocuSign© doit être activée sur le projet (voir Comment activer l’DocuSign® intégration?) et les facture doivent avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation. Pour en savoir plus sur l’intégration DocuSign et la préparation des enveloppes pour la signature, voir DocuSign®.©
