Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation
Objectif
Créer un facture en aval en tant que facture administrateur au nom d’un contact de facture.
Contexte
Si votre compagnie ou votre projet ne souhaite pas accorder aux collaborateurs externes la permission d'accéder à votre projet Procore afin qu'ils puissent soumettre leurs propres factures, votre équipe peut collecter les factures numériques ou papier auprès de vos contacts de facturation en dehors de Procore. Une fois collectés, les administrateurs de factures peuvent les créer dans Procore au nom de chaque contact de facturation.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises
- Information supplémentaire :
- Un administrateur des factures peut :
- Créez des factures pour tous les engagements d'un projet.
- Modifiez les montants sur une ventilation des coûts lorsque la facture est au statut Ébauche ou Réviser et soumettre à nouveau. Lorsque plusieurs factures existent pour un engagement au cours d'une même période de facturation, vous ne pouvez afficher les montants que sur la dernière facture.
- Pour les utilisateurs légalement tenus de fournir un échéancier de paiement aux demandeurs, voir Exporter un échéancier de paiement.
- Révisez la « Date d'échéance du paiement » sur la facture pour les programmes de paiement anticipé.
- Un administrateur des factures peut :
Conditions préalables
Pour exécuter les étapes de ce tutoriel, l'engagement de la facture doit avoir :
- Une compagnie de sous-traitance désignée sous le nom de « Compagnie contractante ». Voir Créer un engagement.
- Un employé de la « Compagnie contractante » affecté en tant que « Contact de facturation ». Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- Un statut Approuvé ou Terminé. Voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore?
- Tous les postes de la ventilation des coûts des sous- Sous-traitant doivent avoir le statut Approuvé . Voir Examiner une facture de sous- Sous-traitant en tant qu'administrateur de factures. Pour savoir comment activer l'onglet VDC de Sous-traitant facultatif, voir Ajouter une VDC de sous- Sous-traitant à un engagement.
De plus, un administrateur des factures doit créer une période de facturation pour la facture. Voir Gérer les périodes de facturation.
Étapes
- Ouvrir la page Nouvelle facture
- Mettre à jour la carte d’information générale
- Mettre à jour la carte de ventilation des coûts
- Mettre à jour la carte des détails de paiement
- Ajouter des pièces jointes
- Enregistrer la facture
- Facultatif : Envoyer une facture avec DocuSign©
Ouvrir la page Nouvelle facture
Mettre à jour la carte d’information générale
Mettre à jour la carte de ventilation des coûts
Ajouter des pièces jointes
- Faites défiler jusqu’à la section « Pièces jointes ».
- Choisissez parmi ces options :
- Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers . Cela ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers , où vous pouvez téléverser des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre une fois terminé.
OU - Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou de votre réseau dans la zone « Pièces jointes ».
- Cliquez sur le bouton Joindre des fichiers . Cela ouvre la boîte de dialogue Joindre des fichiers , où vous pouvez téléverser des fichiers depuis votre ordinateur. Cliquez sur le bouton Joindre une fois terminé.
Enregistrer la facture
Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page « Nouvelle facture ».
Remarque : Si les flux de travail sont activés pour les factures de sous-traitants, vous pouvez également choisir « Enregistrer comme brouillon » pour enregistrer votre travail et rester dans la même étape du flux de travail.
Envoyer une facture avec DocuSign©
Optionnel: Si votre équipe de projet souhaite collecter des signatures sur votre factures à l’aide de l’intégration Procore + DocuSign©, cliquez sur le bouton Envoyer avec DocuSign© en haut de la page. Pour utiliser ce bouton, l’intégration DocuSign© doit être activée sur le projet (voir Comment activer l’DocuSign® intégration?) et les facture doivent avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation. Pour en savoir plus sur l’intégration DocuSign et la préparation des enveloppes pour la signature, voir DocuSign®.©