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Procore

Créer des DDP à partir d’un événement de changement

Objectif

Créer une demande de prix (DDP) à partir d'un événement de changement pour obtenir un prix d'un collaborateur.

Contexte

Après avoir créé un événement de changement sur un projet, vous pouvez ensuite créer une DDP pour cet événement de changement. Dans Procore, un appel d'offres est une demande à un collaborateur de soumettre un devis pour les biens, services et tâches associés aux exigences de l'événement de changement. Après avoir créé une demande de prix devis à partir d'un événement de changement comme décrit dans les étapes ci-dessous, votre équipe a deux options :

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Exigences :

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Sous l'onglet Détails, cochez la case qui correspond à l'événement de changement souhaité.
  3. Choisissez Actions en bloc > Envoyer des DDP.
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  4. Vérifiez les informations automatiquement renseignées par Procore :
    • Titre. Procore renseigne automatiquement ce champ avec le numéro et la description de l'événement de changement. Vous pouvez modifier le titre à votre guise.
    • Date d'échéance. Procore fixe automatiquement la date d'échéance à sept (7) jours ouvrables. Vous pouvez modifier la date comme vous le souhaitez.
      Remarque
    • Détails de la demande. Procore entre le numéro, le titre et la description de l'événement de changement par défaut. Vous pouvez remplacer ou saisir un nouveau message qui sera envoyé aux « Destinataires » nommés dans le tableau « Sélection d'engagement ».
  5. Remplissez les champs suivants :
    • Distribution. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez que Procore notifie lorsqu'une réponse à une DDP est soumise par un « destinataire » nommé dans le tableau Sélection d'engagement. Vous pouvez choisir un groupe de distribution et tous les utilisateurs Procore qui ont été ajoutés à l'outil Répertoire du projet.
      Remarques
      • La liste de distribution est destinée à informer les membres de l'équipe de projet interne de votre compagnie. Il n'est pas destiné à être utilisé pour informer vos sous-traitants externes, fournisseurs, etc.
      • Pour configurer un groupe de distribution, consultez Configurer les paramètres : Engagements.
      • Le créateur de la DDP recevra automatiquement des notifications de Procore.
    • Pièces jointes. Joignez tout élément lié à la DDP depuis Procore ou depuis votre ordinateur.
  6. Dans la section Sélection d'engagement, certaines informations sont automatiquement renseignées pour vous. Confirmez ces informations :
    • Description de la portée de la DDP. Confirmez que la description de la portée de la DDP saisie automatiquement par Procore est celle que vous souhaitez. Vous pouvez mettre à jour cette entrée si nécessaire.
    • Compagnie contractante. Vérifiez que le nom correct de la compagnie apparaît dans la liste déroulante. Le nom de la société est la « Compagnie contractante » associée au poste de l'événement de changement. La « Compagnie contractante » détermine également les destinataires que vous pouvez sélectionner dans la liste « Destinataires ».
    • Numéro de contrat. Confirmez que le bon numéro de contrat est sélectionné.
    • Destinataires. Confirmez le destinataire nommé dans la liste déroulante. Cet utilisateur est la « personne assignée » sur la DDP.
      Remarque
      S'il n'y a pas de « destinataires » désignés disponibles dans la liste, Procore vous permettra d'enregistrer les détails du RFW. Cependant, la DDP ne peut pas être envoyée par courriel sans un « destinataire » valide. Pour savoir comment attribuer une DDP à un collaborateur, voir Attribuer et envoyer une DDP à un collaborateur.
  7. Cliquez sur Créer des DDP.
    Note : Des courriels individuels de demande de prix sont envoyés à chaque collaborateur.

 

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