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Procore

Créer des DDP à partir d’un événement de changement

Objectif

Créer une demande de prix (DDP) à envoyer aux sous-traitants pour obtenir un devis pour un événement de changement.

Contexte

Après un événement de changement sur un projet, vous pouvez créer une demande de prix (DDP). Si vous êtes un entrepreneur général, un appel d'offres représente la sollicitation formelle de votre compagnie qui invite les fournisseurs à soumettre des devis et des offres pour les biens et services liés à l'événement de changement. Après avoir envoyé un appel d'offres à vos fournisseurs, les sous-traitants peuvent ensuite ajouter leurs devis pour l'événement de changement, que vous utilisez ensuite pour créer des ordres de changement.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer une DDP à partir d'un événement de changement :
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
        ET
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Exigences :

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Recherchez l'événement de changement approprié dans la liste.
  3. Cochez les éléments de campagne correspondant à cet événement de changement.
    Remarque : vous ne pouvez sélectionner des postes que dans un seul événement de changement.
  4. Choisissez Actions en bloc > Envoyer des DDP.
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  5. Remplissez les champs suivants :
    • Date d'échéance. Définissez la date d'échéance à laquelle la personne assignée doit renvoyer une réponse. Le nombre par défaut est de sept (7) jours ouvrables. Pour modifier le nombre de jours ouvrables par défaut de Procore pour les DDP liées aux engagements, voir Configurer les paramètres : engagements et Définir les jours ouvrables du projet.
    • Demander des détails. Entrez un message qui sera affiché au sous-traitant qui reçoit la DDP.
    • Distribution. Sélectionnez les utilisateurs à notifier lorsque les réponses à la DDP sont soumises. (Remarque : vous pouvez également configurer une répartition par défaut pour les DDP dans l'outil Engagements. Voir Configurer les paramètres : engagements. Le créateur de la DDP recevra une notification lorsqu'une réponse à la DDP sera soumise. Répertoriez les autres utilisateurs de votre équipe interne qui doivent également être informés de l'envoi d'une réponse à une DDP. Cette liste n'est pas destinée aux utilisateurs de fournisseurs externes (sous-traitants).
    • Pièces jointes. Joignez tout élément lié à la DDP depuis Procore ou depuis votre ordinateur.
  6. Dans la section Sélection des engagements, sélectionnez la compagnie contractante dans le menu déroulant, le numéro de contrat approprié et les destinataires de ce contrat. Si un fournisseur était déjà associé au poste événement de changement, ce fournisseur s'affichera automatiquement dans la liste déroulante. S'il n'y a aucun destinataire désigné de la DDP, vous pouvez enregistrer les détails de la DDP, mais ils ne seront pas envoyés par courriel. Voir Attribuer une DDP.
    Remarque : un utilisateur doit disposer des permissions « Standard » dans l'outil Engagements et doit avoir accès à cet engagement particulier afin de recevoir une DDP en étant sélectionné dans le menu déroulant « Privé » pour cet engagement. L'utilisateur doit également être associé à la compagnie sous-traitante liée au contrat.
  7. Cliquez sur Créer des DDP.
    Remarque : Des courriels individuels demandant un devis de tarification sont envoyés à chaque sous-traitant.

 

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