Créer des DDP à partir d’un événement de changement
Objectif
Créer une demande de prix (DDP) à partir d'un événement de changement pour obtenir un prix d'un collaborateur.
Contexte
Après avoir créé un événement de changement sur un projet, vous pouvez ensuite créer une DDP pour cet événement de changement. Dans Procore, un appel d'offres est une demande à un collaborateur de soumettre un devis pour les biens, services et tâches associés aux exigences de l'événement de changement. Après avoir créé une demande de prix devis à partir d'un événement de changement comme décrit dans les étapes ci-dessous, votre équipe a deux options :
- Vous pouvez inviter vos collaborateurs à saisir leurs propres réponses et citations dans votre projet Procore. Pour ce faire, suivez les étapes décrites dans Affecter et envoyer une DDP à un collaborateur. Ensuite, fournissez à votre collaborateur les directives pour Soumettre un prix en tant que collaborateur.
OU - Si vous ne voulez PAS que vos collaborateurs saisissent leurs propres réponses et citations, vous pouvez gérer le processus de soumission en dehors de Procore. Ensuite, vous pouvez saisir la réponse et le prix au nom de votre collaborateur. Pour obtenir des directives, voir Répondre à une DDP au nom d'un collaborateur.
Éléments à considérer
- Permissions d’utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
ET - Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Événements de changement du projet.
- Exigences :
Conditions préalables
- Ajoutez l'outil Événements de changement au menu Outils du projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.
- Suivez les étapes de la rubrique Créer un engagement pour activer la fonction de DDP dans l'outil Événements de changement.
- Suivez les étapes décrites dans Créer un événement de changement.
Étapes
- Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
- Sous l'onglet Détails, cochez la case qui correspond à l'événement de changement souhaité.
- Choisissez Actions en bloc > Envoyer des DDP.
- Vérifiez les informations automatiquement renseignées par Procore :
- Titre. Procore renseigne automatiquement ce champ avec le numéro et la description de l'événement de changement. Vous pouvez modifier le titre à votre guise.
- Date d'échéance. Procore fixe automatiquement la date d'échéance à sept (7) jours ouvrables. Vous pouvez modifier la date comme vous le souhaitez.
Remarque
- Pour savoir comment modifier le paramètre de date d'échéance par défaut du paramètre par défaut, consultez Configurer les paramètres : engagements et Définir les jours de travail du projet.
- Détails de la demande. Procore entre le numéro, le titre et la description de l'événement de changement par défaut. Vous pouvez remplacer ou saisir un nouveau message qui sera envoyé aux « Destinataires » nommés dans le tableau « Sélection d'engagement ».
- Remplissez les champs suivants :
- Distribution. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez que Procore notifie lorsqu'une réponse à une DDP est soumise par un « destinataire » nommé dans le tableau Sélection d'engagement. Vous pouvez choisir un groupe de distribution et tous les utilisateurs Procore qui ont été ajoutés à l'outil Répertoire du projet.
Remarques
- La liste de distribution est destinée à informer les membres de l'équipe de projet interne de votre compagnie. Il n'est pas destiné à être utilisé pour informer vos sous-traitants externes, fournisseurs, etc.
- Pour configurer un groupe de distribution, consultez Configurer les paramètres : Engagements.
- Le créateur de la DDP recevra automatiquement des notifications de Procore.
- Pièces jointes. Joignez tout élément lié à la DDP depuis Procore ou depuis votre ordinateur.
- Distribution. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez que Procore notifie lorsqu'une réponse à une DDP est soumise par un « destinataire » nommé dans le tableau Sélection d'engagement. Vous pouvez choisir un groupe de distribution et tous les utilisateurs Procore qui ont été ajoutés à l'outil Répertoire du projet.
- Dans la section Sélection d'engagement, certaines informations sont automatiquement renseignées pour vous. Confirmez ces informations :
- Description de la portée de la DDP. Confirmez que la description de la portée de la DDP saisie automatiquement par Procore est celle que vous souhaitez. Vous pouvez mettre à jour cette entrée si nécessaire.
- Compagnie contractante. Vérifiez que le nom correct de la compagnie apparaît dans la liste déroulante. Le nom de la société est la « Compagnie contractante » associée au poste de l'événement de changement. La « Compagnie contractante » détermine également les destinataires que vous pouvez sélectionner dans la liste « Destinataires ».
- Numéro de contrat. Confirmez que le bon numéro de contrat est sélectionné.
- Destinataires. Confirmez le destinataire nommé dans la liste déroulante. Cet utilisateur est la « personne assignée » sur la DDP.
Remarque
S'il n'y a pas de « destinataires » désignés disponibles dans la liste, Procore vous permettra d'enregistrer les détails du RFW. Cependant, la DDP ne peut pas être envoyée par courriel sans un « destinataire » valide. Pour savoir comment attribuer une DDP à un collaborateur, voir Attribuer et envoyer une DDP à un collaborateur.
- Cliquez sur Créer des DDP.
Note : Des courriels individuels de demande de prix sont envoyés à chaque collaborateur.