Créer un ordre de changement potentiel pour un financement

Créer un ordre de changement potentiel

1. Accédez à l’outil Financement du projet.
2. Localisez le financement avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
3. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
4. Cliquez sur Créer un ODC potentiel.
   
5. Remplissez les champs suivants :
   • Nombre
     Acceptez le numéro par défaut, entrez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé.

      Conseil

     Comment les numéros sont-ils attribués ? Pour savoir comment Procore attribue des numéros et pour comprendre vos options de numérotation personnalisées, voir Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore ?
   • Date de création
     Affiche la date et l’heure de la création. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
   • Révision
     Affiche le numéro de révision. La première version est zéro (0), les révisions subséquentes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Une ordre de changement potentiel peut avoir plusieurs révisions, en fonction de ses commentaires de réviseur/approbateur.
   • Créé par
     Affiche l’utilisateur Procore qui a créé le ordre de changement potentiel.  Cette valeur ne peut pas être modifiée.
   • Compagnie contractante
     Affiche le nom de la compagnie responsable de l’exécution des travaux sur le financement.
   • Financement
     Si vous avez reçu des permissions d’accès à l’outil Financement, cliquez sur ce lien pour ouvrir le financement.
   • Titre
     Entrez un titre pour le ordre de changement potentiel dans cette case.
   • Ordre de changement de financement
     Sélectionnez un ordre de changement de financement dans la liste pour le lier à l’ordre de changement potentiel.
   • Statut
     Sélectionnez l’état actuel de la ordre de changement potentiel. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?
   • Raison pour le changement
     Sélectionnez la raison de l’ordre de changement potentiel, soit la demande du client, le développement de la conception, l’indemnité, la condition existante, rétrofacturation ou toute option supplémentaire créée pour votre environnement spécifique par l’administrateur Procore de votre compagnie. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
   • Demandes d'ordre de changement

     Remarque

     Une demande de ordre de changement n’est requise que lorsque l’outil Financement utilise le paramètre de configuration de ordre de changement à 3 niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?

     • Aucun. Une ordre de changement potentiel peut être liée à une demande de ordre de changement ultérieurement.
     • Ajouter à l’existant. Lier la ordre de changement potentiel à une demande de ordre de changement existante.
     • Créer nouveau. Créez une nouvelle demande de ordre de changement. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle ordre de changement de financement en même temps.
   • Privé
     Cochez ce case à cocher si vous souhaitez que les ordre de changement potentiel soient visibles par les utilisateurs disposant de permissions « Admin » dans l’outil Financement.
   • Méthode comptable
     Ce champ hérite du méthode comptable spécifié dans le financement. Voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement?
   • Description
     Saisissez une description plus détaillée de la raison de l'ordre de changement potentiel.
   • Demande reçue de
     Sélectionnez l’utilisateur Procore pour lequel vous soumettez le ordre de changement potentiel.
   • Impact sur l’échéancier
     Si vous le connaissez, fournissez une estimation du nombre supplémentaire de jours requis pour terminer les travaux lorsque le ordre de changement potentiel est approuvé.
   • Localisation
     Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu associé à l’ordre de changement potentiel. Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item. 
   • Référence
     Ajoutez tout autre outil, matériel, plan ou document important à utiliser comme référence pour la ordre de changement potentiel.
   • Changement de chantier
     Cochez cette case si le ordre de changement potentiel nécessite un changement de chantier.
   • Payé en entier.
     Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
   • Pièces jointes
     Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
6. Cliquez sur Créer.

Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel

Lorsqu’il y a des coûts associés à un ordre de changement potentiel, vous devez ajouter des postes à la ventilation des coûts.

1. Dans la ordre de changement potentiel, cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts

   Remarques

   • Si les sous-projets sont activés (voir Activer les sous-projets pour WBS ), la liste déroulante Sous-projets contient tous les sous-projets ajoutés au projet. Voir Ajouter des items de segment « Sous-projet » à un projet Procore .
   • Tous les codes de coût connexes aux sous-projets apparaîtront dans le champ suivant. 
2. Sélectionnez le bon code de coût dans la liste déroulante.
3. Saisissez une description pour le poste.
4. Sélectionnez le type de coût approprié. Si vous utilisez l’outil Budget, le type sera pré-rempli pour le premier type associé à ce code de coût sur le budget. Vous ne devez sélectionner un type de poste « non budgété » que si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne au budget.
5. Cliquez sur le bouton + . Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n’est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer que vous souhaitez ajouter ce poste au budget. Si OK est sélectionné, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.

   Remarques

   • La liste déroulante « Poste associé » apparaît uniquement si le compte Procore de votre compagnie est intégré à Sage 300 CRE® et que l’outil Financement est actif sur le projet.
   • Lors de l’ajout de postes à l’ventilation des coûts du ordre de changement, vous devez sélectionner un poste associé pour chaque nouveau poste. Vous pouvez désigner un (1) poste associé ou utiliser le même poste associé pour plusieurs postes.
6. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter de nouveaux postes.
7. Cliquez sur Enregistrer.

    Conseil

   Si le ordre de changement potentiel affecte également un contrat d’engagement, continuez comme suit :

   • Pour les contrats utilisant les paramètres de configuration à deux (2) ou trois (3) niveaux ordre de changement, cliquez sur Créer un ODCPE. Voir Créer un ordre de changement potentiel à l’engagement à partir d’un événement de changement.
   • Pour les contrats utilisant le paramètre de configuration d’un (1) niveau ordre de changement, cliquez sur Créer un ODCE. Voir Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d’un ordre de changement de financement. 

   Pour savoir comment associer une marge financière aux postes, voir Ajouter une marge aux ordres de changement.