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Procore

Créer un ordre de changement potentiel pour un financement

 Version limitée
flag-us.png flag-canada.pngL’outil Financement est disponible pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire Procore pour les propriétaires. Pour en savoir plus, voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?

Objectif

Créer un ordre de changement potentiel pour un financement et ajouter des postes à sa ventilation des coûts (VDC) lorsque l’outil Événements de changement n’est PAS activé dans Procore.

Contexte

Lorsqu’un changement de l’étendue des travaux ou du montant du financement initial survient pendant un projet de construction, le processus de gestion du changement commence. Vous pouvez créer un ordre de changement potentiel si l’administrateur Procore de votre compagnie configure l’outil Financement avec les deux (2) ou trois (3) niveaux ordre de changement paramètre de configuration. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
  • Information supplémentaire :
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer  
    • Integration by Procore : Viewpoint® Spectrum® :
      • Pour synchroniser les données :
        • Le champ Date d’un Ordres de changement de financement est requis.
        • Le code d’item de facturation d’un Ordres de changement de financement doit contenir 10 caractères ou moins.
    • Integration by Ryvit : Viewpoint® Vista™
      • Ordres de changement de financement exportations sont prises en charge.
    • QuickBooks® :
      • Ordres de changement de financement exportations ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 100 Contractor® : 
      • Ordres de changement de financement exportations ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre Ordres de changement de financement doit comporter 30 caractères ou moins.
      • Numéro (#). Le Ordres de changement de financement nombre de cinq (5) caractères ou moins.
      • Statut. Le financement doit avoir le statut Approuvé.
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de la ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes ordre de changement.  Remarque : La liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil d’intégration ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la capacité d’exportation des ordres de changement de financement a été activée dans Procore par votre spécialiste en implémentation d’intégration.
    • Limites :
      • Pour créer un ordre de changement pour un financement, le financement doit avoir le statut « Approuvé ».

Conditions préalables

Étapes

Créer un ordre de changement potentiel

  1. Accédez à l’outil Financement du projet.
  2. Localisez le financement avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
  3. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
  4. Cliquez sur Créer un ODC potentiel.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Remplissez les champs suivants :
    • Nombre
      Acceptez le numéro par défaut, entrez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé.
       Conseil
      Comment les numéros sont-ils attribués? Pour savoir comment Procore attribue des numéros et comprend vos options de numérotation personnalisées, voir Comment sont les engagements, les contrats et les modifications numérotées dans Procore?
    • Date de création
      Affiche la date et l’heure de la création. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Révision
      Affiche le numéro de révision. La première version est zéro (0), les révisions subséquentes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Une ordre de changement potentiel peut avoir plusieurs révisions, en fonction de ses commentaires de réviseur/approbateur.
    • Créé par
      Affiche l’utilisateur Procore qui a créé le ordre de changement potentiel.  Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Compagnie contractante
      Affiche le nom de la compagnie responsable de l’exécution des travaux sur le financement.
    • Financement
      Si vous avez reçu des permissions d’accès à l’outil Financement, cliquez sur ce lien pour ouvrir le financement.
    • Titre
      Entrez un titre pour le ordre de changement potentiel dans cette case.
    • Ordre de changement de financement
      Sélectionnez un ordre de changement de financement dans la liste pour le lier à l’ordre de changement potentiel.
    • Statut
      Sélectionnez l’état actuel de la ordre de changement potentiel. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?
    • Raison pour le changement
      Sélectionnez la raison de l’ordre de changement potentiel, soit la demande du client, le développement de la conception, l’indemnité, la condition existante, les frais de retour ou toute option supplémentaire créée pour votre environnement spécifique par l’administrateur Procore de votre compagnie. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Demandes d'ordre de changement
      Remarque
      Une demande de ordre de changement n’est requise que lorsque l’outil Financement utilise le paramètre de configuration de ordre de changement à 3 niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?
      • Aucun. Une ordre de changement potentiel peut être liée à une demande de ordre de changement ultérieurement.
      • Ajouter à l’existant. Lier la ordre de changement potentiel à une demande de ordre de changement existante.
      • Créer nouveau. Créez une nouvelle demande de ordre de changement. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle ordre de changement de financement en même temps.
    • Privé
      Cochez ce case à cocher si vous souhaitez que les ordre de changement potentiel soient visibles par les utilisateurs disposant de permissions « Admin » dans l’outil Financement.
    • Méthode comptable
      Ce champ hérite du méthode comptable spécifié dans le financement. Voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement?
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de la raison de l'ordre de changement potentiel.
    • Demande reçue de
      Sélectionnez l’utilisateur Procore pour lequel vous soumettez le ordre de changement potentiel.
    • Impact sur l’échéancier
      Si vous le connaissez, fournissez une estimation du nombre supplémentaire de jours requis pour terminer les travaux lorsque le ordre de changement potentiel est approuvé.
    • Emplacement
      Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu lié à l’ordre de changement potentiel. Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item. 
    • Référence
      Ajoutez tout autre outil, matériel, plan ou document important à utiliser comme référence pour la ordre de changement potentiel.
    • Changement de chantier
      Cochez cette case si le ordre de changement potentiel nécessite un changement de chantier.
    • Payé en entier.
      Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Pièces jointes
      Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
  6. Cliquez sur Créer.

Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel

Lorsqu’il y a des coûts associés à un ordre de changement potentiel, vous devez ajouter des postes à la ventilation des coûts.

  1. Dans la ordre de changement potentiel, cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts
    Remarques
  2. Sélectionnez le bon code de coût dans la liste déroulante.
  3. Saisissez une description pour le poste.
  4. Sélectionnez le type de coût approprié. Si vous utilisez l’outil Budget, le type sera pré-rempli pour le premier type associé à ce code de coût sur le budget. Vous ne devez sélectionner un type de poste « non budgété » que si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne au budget.
  5. Cliquez sur le bouton + . Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n’est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer que vous souhaitez ajouter ce poste au budget. Si OK est sélectionné, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
    Remarques
    • La liste déroulante « Poste associé » apparaît uniquement si le compte Procore de votre compagnie est intégré à Sage 300 CRE® et que l’outil Financement est actif sur le projet.
    • Lors de l’ajout de postes à l’ventilation des coûts du ordre de changement, vous devez sélectionner un poste associé pour chaque nouveau poste. Vous pouvez désigner un (1) poste associé ou utiliser le même poste associé pour plusieurs postes.
  6. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter de nouveaux postes.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
     Conseil

    Si le ordre de changement potentiel affecte également un contrat d’engagement, continuez comme suit :

    Pour savoir comment associer une marge financière aux postes, voir Ajouter une marge aux ordres de changement.