Attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance

Objectif

Pour sélectionner l'offre gagnante et la convertir en nouveau contrat de sous traitance.

Contexte 

Lorsque vous sélectionnez une offre gagnante, vous avez la possibilité de la convertir en contrat de sous-traitance comme indiqué ci-dessous. Après la conversion, vous pouvez également envoyer le contrat de sous-traitance par courriel au fournisseur qui s'est vu attribuer la portée des travaux.

Vous pouvez également convertir une offre gagnante en bon de commande. Pour plus de détails, voir Attribuer une offre gagnante et la convertir en bon de commande.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
  • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
• Pour les compagnies utilisant le ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer  
  • Le bouton Convertir en contrat est  pris en charge.
  • Important! Pour synchroniser des données avec votre système ERP intégré, vous devez définir le type de coût du code de coût (voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût »?) sur les contrats de sous-traitance comme suit : 
    • Intégration par Procore. Utilisez le type de coût de code de coût par défaut défini pour Viewpoint® Spectrum® au cours du processus de mise en œuvre. 
    • Intégration par Ryvit. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour Viewpoint® Vista™.
    • QuickBooks® Desktop. Le type de coût pour les contrats de sous-traitance doit toujours être réglé sur Autre 'O'. 
    • Sage 100 Contractor®. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat
    • Sage 300 CRE®. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.
    • Xero™. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres , puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.

Conditions préalables

• L’outil Engagements doit être activé pour pouvoir convertir les appels d'offres gagnants.
• La compagnie dont l'offre est convertie en contrat de sous-traitance doit être ajoutée au répertoire du projet avant la conversion de l'offre.
• Pour attribuer un contrat à une soumission gagnante, ce qui suit doit être vrai :
  • Le document d’appel d’offres doit avoir dépassé sa date d’échéance/heure prévue.
  • Au moins une (1) soumission doit être soumise par un soumissionnaire invité (par exemple, un sous-traitant / fournisseur).

Étapes

1. Accédez à du l'outil Appel d' offres du projet.
2. Localisez votre dossier d'appel d'offres.
3. Cliquez sur Afficher.
4. Dans l'onglet Soumissionnaires, localisez la compagnie avec l'offre gagnante.
5. Cliquez sur Afficher.
   
6. Dans la barre latérale droite, cliquez sur Convertir en contrat de sous-traitance.
   
   
   
   Remarques :
   • La compagnie avec l'offre gagnante doit être ajoutée au répertoire de projets dans le compte Procore de votre compagnie avant de créer un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Les compagnies ET les utilisateurs individuels associés à la compagnie ne sont PAS automatiquement ajoutés au répertoire du projet.
   • Si la conversion a réussi, une bannière apparaît pour la confirmer.
     
     
     Procore lance l’outil Engagements du projet et ouvre l’onglet Général du nouveau contrat. Les informations appropriées de la soumission gagnante sont automatiquement remplies dans le nouveau contrat.
7. Dans l’onglet Général du contrat, cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts. Pour en savoir plus, consultez Ventilation des coûts.
8. Si vous souhaitez informer la compagnie de la soumission gagnante, cliquez sur Envoyer le contrat par courriel.
   Cela affiche l’onglet Courriels de l’engagement.
   
   
    
9. Dans l'onglet Courriels, procédez comme suit :
   • À. Sélectionnez les noms des destinataires souhaités.
   • Cc. Sélectionnez les noms des personnes qui doivent être copiées dans le courriel.
   • Privé. Cochez la case si vous ne voulez que les destinataires et les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Engagements pour voir le courriel. Ce sont les paramètres par défauts.
   • Pièces jointes. Ajoutez un ou plusieurs fichiers à un courriel. Si cela convient à votre situation, nous vous recommandons de toujours ajouter le formulaire de contrat officiel de votre compagnie en pièce jointe.
   • Message. Tapez le corps de votre courriel. Il est recommandé de toujours fournir des directives claires à vos destinataires (c.-à-d. sous-traitants) en ce qui concerne la façon dont les contrats et les documents doivent être signés. Votre message doit également inclure un rappel pour renvoyer le contrat signé, qui peut être ajouté facilement en pièce jointe dans leur réponse par courriel.
     Note: Le courriel comprendra automatiquement les détails du contrat.
10. Cliquez sur Envoyer.
    Le système envoie le contrat aux destinataires désignés. 

Voir également

• Attribuer une soumission gagnante et la convertir en bon de commande