Guide de l’utilisateur de Gestion financière : Entrepreneur général

La première étape lors de la configuration des outils Finances du projet de Procore dans un projet Procore consiste à créer la structure de répartition du travail de votre compagnie. Vous avez également la possibilité de créer une SRT unique au niveau Projet. 

L'outil Budget de Procore aide votre équipe de projet à gérer efficacement le budget de votre projet. Il est conçu pour aider votre équipe à prendre des décisions financières éclairées, à suivre les dépenses par rapport à votre budget en temps réel, à analyser des instantanés historiques, à saisir des prévisions détaillées et à offrir une visibilité plus approfondie sur le statut financier de votre projet.  

• Ajoutez les données budgétaires de votre projet. Lors du démarrage d’un projet, la première étape consiste à configurer un budget dans un nouveau projet Procore. Vous pouvez choisir entre deux méthodes : (1) Ajouter un poste budgétaire directement à l’outil Budget ou (2) Télécharger et remplir un modèle de budget et suivre les étapes pour importer un budget. 
• Configurez les affichages budgétaires de votre projet. Après avoir ajouté les données budgétaires de votre projet, votre administrateur Procore souhaitera peut-être explorer nos affichages budgétaires dynamiques et personnalisables. Pour plus de détails, voir Configurer un nouvel affichage budgétaire. Vous pouvez configurer une ou plusieurs vues budgétaires, ainsi qu’une grande variété de colonnes de données, telles que le montant du budget initial, les modifications budgétaires, le budget révisé, les modifications budgétaires en attente, etc. Vous pouvez également gérer et surveiller activement le budget de votre projet à l’aide de la fonction « Prévisions jusqu’à l’achèvement ». Pour plus d’informations, voir Utiliser la fonctionnalité Prévision jusqu’à l’achèvement. 
• Identifiez et suivez les tendances avec l’affichage Prévision de Procore. Conçu pour les propriétaires (et les entrepreneurs) qui souhaitent éviter les dépassements de coûts, votre administrateur Procore peut également demander l’activation de l’affichage des prévisions dans Procore. Cela vous permet de visualiser les flux de trésorerie de votre projet de construction dans le temps en répartissant la valeur de la colonne « Coût du projet à terminer » (ou toute colonne que vous définissez) sur une période. Vous pouvez ensuite effectuer une analyse ligne par ligne pour apporter des ajustements éclairés à votre allocation budgétaire. Pour en savoir plus, voir Configurer un nouvel affichage de prévision. 
• Utiliser les données recueillies sur le terrain pour suivre les coûts de main-d’œuvre et les quantités produites. Pour les clients qui ont acheté les outils de gestion de la main-d’œuvre et de suivi des ressources de Procore, votre budget peut être défini automatiquement. Voir Suivi des ressources et Finances du projet : Guide de configuration.
• Réaffectez des fonds d’un poste à un autre à l’aide des modifications budgétaires. Une fois que vous avez verrouillé votre budget initial et configuré les autres outils répertoriés dans ce guide, vous pouvez utiliser la fonction de modification du budget pour transférer de l’argent entre les codes budgétaires. Par exemple, si vous avez des économies de coûts liées à un code budgétaire parce qu’il est inférieur au budget, mais que vous vous attendez à ce qu’un autre code budgétaire dépasse le budget, vous pouvez réaffecter des fonds du premier code budgétaire et les ajouter au second code budgétaire en tant que contingence. Les modifications budgétaires n’apparaissent que dans l’outil Budget, de sorte que vos fournisseurs ne verront pas vos ajustements internes. Pour plus de détails, voir Créer des modifications budgétaires

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Budget, consultez Budget.

Après avoir configuré l'outil Budget, vous pouvez commencer à créer un ou plusieurs contrats principaux pour votre projet. Avec l'outil Contrats principaux, votre équipe peut remplacer les piles de papier et les coûts d'imprimante coûteux par un emplacement central pour la gestion numérique des contrats. 

• Configurez vos contrats principaux.  Alors que la plupart des clients de Procore créent un seul contrat principal pour un seul projet de construction, les équipes de projet ont la possibilité de créer plusieurs contrats principaux multiples dans l’outil Contrats principaux. Pour plus de détails, voir Créer des contacts principaux. Comme pour le budget, vous pouvez également choisir entre deux méthodes pour configurer votre contrat principal : (1) vous pouvez mettre à jour manuellement la ventilation des coûts d’un contrat principal ou (2) vous pouvez importer une VDC de contrat principal à partir d’un fichier CSV. Une fois la configuration initiale terminée, il suffit de l’approuver. Voir Approuver un contrat principal.

   Conseil

  Votre projet de construction a-t-il plusieurs sources de financement ou modes de livraison? Découvrez pourquoi certains clients Procore décident de créer plusieurs contrats principaux sur leur projet Procore. Ceci est utile lorsque vous avez besoin de diviser la portée des travaux sur un projet en plusieurs phases ou étapes, cependant, cela nécessite quelques considérations. Pour plus d'informations, consultez Existe-t-il des limitations au système lorsque les projets ont plusieurs contrats principaux?
• Créer et gérer des factures au propriétaire. Une fois que votre contrat principal est défini et que vous avez configuré l’outil Engagements comme décrit ci-dessous, vous pouvez également créer et gérer vos factures au propriétaire. Une facture au donneur d’ouvrage est un relevé détaillé d’une transaction financière entre un propriétaire de projet et une compagnie chargée de réaliser les travaux. En règle générale, il est émis par un entrepreneur général et soumis à un propriétaire de projet pour signaler qu’un paiement est dû pour les travaux achevés. Voir Créer des factures au propriétaire.
• Créez un registre des paiements reçus.  Après avoir reçu votre paiement, vous pouvez également créer un registre pour suivre les paiements que vous avez reçus. Votre budget et vos rapports budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Pour plus de détails, voir Créer un paiement reçu pour un contrat principal.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Contrats principaux, consultez Contrats principaux.

Une fois que vos contrats sont approuvés et terminés dans l'outil Contrats principaux, vous pouvez commencer à configurer les engagements financiers de votre projet. Dans Procore, vous pouvez créer deux types d '« engagements » : les contrats de sous-traitance et les bons de commande. 

• Configurez la configuration, les dates, les listes de distribution et les paramètres de votre contrat. L’administrateur Procore de votre compagnie peut travailler avec vous pour définir la configuration de contrat par défaut de votre projet. Il s’agit d’une étape importante avant de commencer à créer des engagements sur un projet. Vous pouvez choisir le nombre de niveaux d’ordre de changement pour vos engagements. Vous pouvez également activer par défaut une variété de dates à utiliser sur vos contrats. Les paramètres incluent également les paramètres de liste de distribution par défaut, vos méthodes comptables par défaut, la définition d’un pourcentage de retenue de garantie (le cas échéant) et la décision d’activer la marge financière ou les paiements par défaut. Pour plus d’informations, voir Configurer les paramètres : Engagements. 
• Créez les bons de commande de votre projet. Dans Procore, un bon de commande (bons de commande) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour des produits ou des services. Dans le cadre du processus d’approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur général) et émis à un « vendeur » (par exemple, un sous-traitant) pour couvrir le coût d’un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties. Voir Créer un bon de commande.
• Créez les contrats de sous-traitance de votre projet. Un contrat de sous-traitance est un accord contractuel entre une entreprise générale et les sous-traitants qui exécutent l’étendue des travaux. Dans Procore, il existe deux façons de créer un contrat de sous-traitance : (1) vous pouvez attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance, ou vous pouvez (2) créer directement un contrat de sous-traitance dans l’outil Engagements. 
• Créer des factures de sous-traitant et gérer les contacts de facturation. À l’aide de l’outil Engagements ou facturation, vous pouvez également créer une facture au nom d’un contact de facturation ou fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les permissions appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Les utilisateurs disposant de la permission « Admin » dans l’outil Engagements peuvent également utiliser ces permissions pour gérer les factures avec l’outil de facturation. 
• Créez un registre des paiements émis.  Une fois que vous avez commencé à émettre des paiements pour votre projet, vous pouvez créer un registre pour suivre les paiements que vous avez émis. Votre budget et vos rapports budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Voir Ajouter des paiements émis. 

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Engagements, voir Engagements.

Ensuite, commencez à découvrir les outils de gestion des changements de Procore. Il existe deux options pour configurer ces outils : (1) Activer les outils Ordres de changement et Événements de changement ou (2) Activer uniquement l'outil Ordres de changement. 

L'outil Facturation de Procore utilise la permission d'utilisateur accordée dans les outils Engagements et Contrats principaux. Au fur et à mesure que votre projet avance et que vos contrats sont créés et approuvés, les sous-traitants peuvent vous facturer les travaux terminés via les factures des sous-traitants. Vous pouvez également créer des factures au propriétaire, qui peuvent ensuite être envoyées par courriel au propriétaire ou à la partie dont le paiement est demandé.

• Gérer les périodes de facturation. Dans Procore, une période de facturation définit le cycle de facturation utilisé pour facturer les sous-traitants de votre projet. En plus de définir la fréquence de la période de facturation (par exemple, mensuelle ou hebdomadaire), il définit également la date de début de la période de facturation, la date d’échéance de la facture et la date de fin de la période de facturation. Pour savoir comment créer une période de facturation avec l’outil Facturation, voir Gérer les périodes de facturation.
• Créer et gérer les factures des sous-traitants. Avec l’outil Facturation, vous pouvez limiter les permissions d’utilisateur à votre équipe de projet et créer une facture au nom d’un contact de facturation ou fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les permissions appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Ensuite, lorsque vous êtes prêt à ce que vos sous-traitants vous facturent leur travail, vous pouvez envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation et vos sous-traitants peuvent alors soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation. Vous pouvez ensuite examiner et approuver ces factures.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Facturation, voir Facturation.

Dans Procore, le terme coût direct est utilisé pour désigner un coût sur un projet de construction qui n'est PAS associé à un engagement. À l'aide de l'outil Coûts directs, vous pouvez créer ces items :

• Factures.  Créez un coût direct pour une facture papier provenant d'un fournisseur sans contrat pour des items tels que l'encre d'imprimante, le papier d'ordinateur ou les timbres. 
• Dépenses. Créez un coût direct pour des dépenses, qui peuvent inclure l'équipement informatique, les téléphones ou la location d'équipement interne. 
• Paie. Créez un coût direct pour les coûts salariaux mensuels classés par code de coût, de sorte que les montants salariaux reflètent chaque mois dans le budget. 

Pour savoir comment créer un coût direct, voir Créer un coût direct. 

Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Coûts directs, consultez Coûts directs