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Procore

Importer un budget

Objectif

Importer le budget d'un projet dans Procore.

Contexte

Lors de la configuration de votre budget dans un nouveau projet Procore, vous avez la possibilité d'ajouter les postes manuellement (voir Ajouter un poste budgétaire) ou d'utiliser les étapes ci-dessous pour importer vos données.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Budget du projet avec les permissions granulaires « Importer le budget à partir du fichier » et « Créer et modifier le montant du budget d’origine » activées sur votre modèle de permissions.
      Remarques
      • Si un utilisateur disposant des permissions « Lecture seule » ou « Standard » dispose uniquement de la permission granulaire « Importer le budget à partir du fichier », il ne peut importer qu'un budget. Il ne peut pas créer ou modifier manuellement le budget.
      • Si un utilisateur avec des permissions « Lecture seule » ou « Standard » n'a que la permission granulaire « Créer et modifier le montant du budget d'origine » activée, il peut uniquement créer ou modifier manuellement un budget. Il ne peut pas importer de budget.
  • Type de fichier d’importation pris en charge :
    • XLSX
  • Information supplémentaire :
    • Pour créer de nouveaux postes, le fichier d'importation doit contenir des données dans les colonnes suivantes :
      • Code de coût
      • Type de coût
      • Calcul manuel
    • Pour importer plusieurs postes avec le même code de coût, chaque poste DOIT avoir une affectation de type de coût différente. Par exemple :
      • 02-300 - Travaux de terrassement, M, 30 000 $
      • 02-300 - Travaux de terrassement, L, 10 500 $
    • Ne modifiez PAS, mettez à jour ou modifiez les données dans la feuille de calcul « Importer les champs de données » du modèle d’importation. Cette feuille de calcul est à référence uniquement et affiche les options disponibles pour la sélection dans les listes déroulantes dans l’onglet « Postes budgétaires ». Ces options reflètent les options disponibles pour la sélection sur votre projet Procore au moment où vous avez téléchargé le modèle d’importation.
  • Restrictions :
    • Les fichiers Budget de Procore exportés ne sont PAS pris en charge. CSV et PDF’exportation de fichiers contiennent des colonnes de données supplémentaires et ne peuvent pas être utilisés pour réimporter un budget.
    • Codes budgétaires
      • Le modèle d’importation ne contient PAS de colonne « Code budgétaire ». Au lieu de cela, Procore crée automatiquement des codes budgétaires sur votre projet lorsque vous saisissez la combinaison code de coût, type de coût et sous-projet (si activé) sur vos postes dans le modèle d’importation. Pour en savoir plus sur les codes budgétaires, voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Afin d’importer des données dans Procore, la base de données nécessite la présence d’une colonne « Description » dans le modèle d’importation. Cependant, étant donné que Procore crée automatiquement une « Description » pour vous (après l’importation), est important de toujours laisser les lignes d’entrée de données dans la colonne « Description » vides.
 Conseil

Pour éviter d'écraser les valeurs du budget d'un projet, Procore recommande d'importer votre budget une seule fois. Vous pouvez, si vous le souhaitez, importer une nouvelle version de votre budget. Cependant, il est important de garder ces points à l'esprit :

  • Tout poste ajouté à votre importation initiale sera ajouté. 
  • Toutes les modifications apportées aux valeurs « Montant du budget » sur les postes existants sont écrasées.
  • Si vous souhaitez conserver les valeurs « Montant du budget », assurez-vous que les valeurs du fichier d’importation mis à jour correspondent au fichier d’importation d’origine avant de l’importer dans Procore.

Pour obtenir de l’aide pour une importation, envoyer un courriel : support@procore.com

Étapes

Télécharger le modèle d'importation de budget

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.
  2. Cliquez sur le bouton Déverrouiller le budget. Voir Déverrouiller un budget et Déverrouiller un budget avec des modifications de budget.
  3. Sous Importer le budget, cliquez sur Télécharger Excel modèle.
    budget-download-excel-template.png
    Remarques
    • Le système télécharge une copie du fichier budget.xlsx vers l’emplacement de téléchargement spécifié pour votre navigateur Web. 
    • Saisissez toujours vos données budgétaires dans le modèle Excel que vous avez téléchargé à partir de votre projet Procore.
    • Les colonnes du modèle d'importation de budget NE correspondent PAS aux colonnes du fichier d'exportation de budget généré avec les options de menu Exporter > CSV ou Exporter > PDF. Il est important de noter que les fichiers du menu Exporter ne peuvent pas être importés dans l'outil Budget.
  4. Avant de procéder à l’importation, il convient de prendre connaissance de cet avertissement important :
     Avertissement

    Le modèle d’importation de budget que vous avez téléchargé doit être utilisé pour l’importation. En outre, la disposition des colonnes et les en-têtes du modèle sont requis :

    • NE PAS renommer les en-têtes de colonne dans le modèle.
    • NE PAS ajouter, supprimer ou modifier l’ordre des colonnes de données dans le modèle.
    • Si vous avez besoin d’une unité de mesure qui n’est PAS incluse dans la liste déroulante UdM du modèle, contactez l’administrateur Procore de votre compagnie qui dispose des permissions appropriées pour ajouter des unités de mesure à la liste principale des unités de mesure. Voir Mettre à jour une unité de mesure dans la liste principale des unités de mesure.
    • Si vous prévoyez d'importer des postes budgétaires avec des codes de coût :
      • Chaque poste ajouté au modèle d'importation de budget doit inclure un code de coût.
      • Les codes de coût dans le modèle d’importation de budget doivent correspondre exactement aux codes de coût dans la structure de répartition du travail de votre compagnie ou de votre projet.
      • Les codes de coût doivent être associés à au moins un (1) type de coût. Voir Ajouter des types de coûts de compagnie et Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coûts . Cela garantit que vous pouvez créer des codes budgétaires lors de l'ajout de postes. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Vous pouvez importer une (1) poste budgétaire par combinaison code de coût/type de coût. Le but d'un poste budgétaire est d'afficher le montant total budgétisé pour chaque code budgétaire sur un seul poste. Les combinaisons code de coût/type de coût en double ne sont pas autorisées.
    • Il n'est pas nécessaire de supprimer les postes inutiles dont les champs Type de coût et Montant du budget sont vides. Si vous laissez ces lignes dans le modèle, Procore n'importera pas les données et ne créera pas d'items dans votre budget pour ces lignes.

Mettre à jour la feuille de travail « Postes budgétaires »

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez le fichier budget.xlsx téléchargé dans Microsoft Excel.
  2. Cliquez sur la feuille de calcul Postes budgétaires.
  3. Mettez à jour les données du poste budgétaire sur chaque ligne comme suit :

    blank-budget-import-template-with-sub-job.png
    Remarques
    • Un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.
    • Certaines colonnes du modèle d’importation vous obligeront à choisir une valeur pour vos postes dans une liste déroulante.
  4. Mettez à jour les détails basés sur les unités dans le modèle comme suit :
    Remarque
    Pour en savoir plus sur l’entrée de données pour les postes basés sur les unités, voir Comment ajouter des détails de poste basés sur des unités dans le modèle d’importation de budget?
    • Calcul manuel*. Choisissez Vrai ou Faux dans la liste déroulante :
      choose-manual-calculation.png
      • Choisissez Vrai si vous souhaitez saisir manuellement une valeur dans la colonne « Montant du budget ». Cette option remplacera l’option de calcul automatique du système sur le poste de l’outil Budget du projet.
      • Choisissez Faux si vous souhaitez que Procore calcule automatiquement la valeur dans la colonne « Montant du budget » en fonction de vos entrées de quantité unitaire, unité de mesure et coût unitaire. Vous laisserez la colonne « Montant du budget » vide dans le modèle d’importation. Une fois l’importation terminée, Procore calculera automatiquement cette valeur pour vous sur le poste de l’outil Budget du projet.
    • Qté unitaire. Entrez une valeur numérique dans cette case pour indiquer le nombre d'unités qui correspondent à l'unité de mesure que vous spécifiez.
    • Unité de mesure (UdM). Sélectionnez la bonne unité de mesure pour chaque poste à l’aide de la liste déroulante du modèle. Ces sélections correspondent à la liste principale des UdM de votre compagnie. Pour qu’une unité soit disponible dans la liste déroulante, votre administrateur Procore doit mettre à jour la liste principale des UdM avant de télécharger une copie du modèle. Pour plus d’informations, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Mettre à jour une unité de mesure dans la liste principale des unités de mesure.
    • Coût unitaire. Entrez le coût monétaire dans cette case pour indiquer le coût par unité de mesure.
    • Montant du budget. Si vous avez choisi « Vrai » dans la colonne « Calcul manuel », entrez le montant total du nouveau poste. Ne saisissez pas de virgules et/ou de symboles monétaires dans ce champ. Lorsque vous choisissez « Faux » dans la colonne « Calcul manuel », laissez la colonne montant du budget vide.
      Exemple

      Si vous sélectionnez « Faux » dans la colonne « Calcul manuel » et entrez les données dans les colonnes Qté unitaire, Unité de mesure et Coût unitaire , vous pouvez laisser la colonne « Montant du budget » vide. Procore calculera automatiquement cette valeur pour vous une fois que vos données sont importées dans l’outil Budget du projet.

      manual-calculation-false.png

  5. Enregistrez vos modifications. Choisissez toujours le format de fichier Excel Workbook (.xlsx) lors de l'enregistrement de vos données. 

    Facultatif : Mettre à jour les courbes de prévision avancées pour l'onglet Prévisions

    1. Pour appliquer des courbes de prévision avancées à l'onglet Prévision de votre budget, saisissez les items suivants :
      Remarque
      • Date de début. Saisissez une date de début pour le début de la courbe de prévision que vous souhaitez appliquer.
      • Date de fin. Saisissez une date de fin pour le début de la courbe de prévision que vous souhaitez appliquer.
      • Courbe. Saisissez le nom de la courbe de prévision que vous souhaitez appliquer dans l’onglet Prévisions de l’outil Budget du projet. Pour en savoir plus sur vos options de courbe, voir À propos de l’affichage prévision standard Procore.
    2. Enregistrez vos modifications. Choisissez toujours le format de fichier Excel Workbook (.xlsx) lors de l'enregistrement de vos données. 

    Facultatif : Mettez à jour la feuille de calcul « Quantités de production budgétées »

    1. Sur votre ordinateur, ouvrez le fichier budget.xlsx téléchargé dans Microsoft Excel.
    2. Cliquez sur la feuille de calcul Quantités de production budgétées.
    3. Saisissez les données de poste des quantités de production de votre budget sur chaque ligne comme suit :
      Remarque
      Pour en savoir plus sur les quantités de production, voir Que sont les « quantités de production »?
      • Code de coût. Entrez le numéro de code de coût dans le format suivant : « Code de division » (par exemple, 02-200).
      • Description. Entrez la description du code de coût. Par exemple, préparation du site, démolition du site, etc.
      • Qté de production. Entrez une valeur numérique dans cette zone pour indiquer la quantité de production budgétisée qui correspond à l'UdM que vous spécifiez.
      • UdM. Sélectionnez la bonne unité de mesure pour chaque poste à l’aide de la liste déroulante du modèle. Ces sélections correspondent à la liste principale des UdM de votre compagnie. Pour qu’une unité soit disponible dans la liste déroulante, votre administrateur Procore doit mettre à jour la liste principale des UdM avant de télécharger une copie du modèle. Pour plus d’informations, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Mettre à jour une unité de mesure dans la liste principale des unités de mesure.
    4. Enregistrez vos modifications. Toujours choisir le format de fichier Excel Workbook (.xlsx) lors de l'enregistrement de vos données.

    Importer les données du modèle de budget

    1. Retournez à l’outil Budget de votre projet.
    2. Sous Importer le budget, cliquez sur Choisir un fichier.
      Remarque : la zone « Importer le budget » apparaît uniquement lorsque le budget est déverrouillé. Voir Déverrouiller un budget.
    3. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez votre fichier. Cliquez ensuite sur Ouvrir.
    4. Lorsque le nom du fichier apparaît à côté du bouton « Choisir un fichier », cliquez sur Importer.

      import-budget-excel-2.png
       
    5. Examinez les données importées dans l'outil Budget du projet pour vérifier que les données de poste ont été importées comme prévu.
    6. Facultatif : Si vous souhaitez modifier vos postes budgétaires, vous avez les choix suivants :
    7. Une fois que vous êtes satisfait de votre budget, cliquez sur le bouton Verrouiller le budget.
      Remarques
      • Lorsque vous verrouillez le budget, les utilisateurs ne peuvent plus modifier les montants du « Budget d'origine ».
      • Lorsque l'onglet Budget est actif, l'onglet Rapports apparaît différemment :
        • Le projet ne disposera plus du Rapport de prévision budgétaire ni du Rapport sommaire du budget
        • Le projet obtiendra le rapport Modifications budgétaires et le rapport détaillé du budget