Passer au contenu principal
Procore

Créer des modifications budgétaires

 Version progressive
La nouvelle fonction de modification du budget est conçue pour remplacer la fonction de modification du budget existante. À partir d'octobre 2022, Procore travaillera avec les clients Procore pour migrer des modifications de budget vers la fonction Modifications de budget d'ici le 16 octobre 2023. Une fois la migration effectuée, vous n'aurez plus accès à la fonction de modification du budget. Si vous avez des questions avant que votre compagnie ne commence la migration, contactez votre point de contact Procore. Pour en savoir plus sur la chronologie de la migration, voir : Questions courantes .

Objectif

Pour créer des modifications de budget à l'aide de l'outil Budget du projet. 

Contexte

Un changement de budget déplace les fonds de votre budget d’un secteur de coût ou de revenu spécifique vers un autre secteur de coût ou de revenus. Les utilisateurs peuvent créer des modifications budgétaires pour vous assurer que votre équipe a une méthode pour déplacer et vérifier les valeurs du budget entre les activités et les paquets de travail associés à votre projet de construction. Avec le formulaire « Créer un nouveau changement budgétaire », les utilisateurs peuvent ajouter des ajustements basés sur le montant et basés sur l’unité/la Qté d’un poste à un autre - ce qui déplace les quantités de matériaux, de main-d’œuvre et de fonds dont vous avez besoin pour effectuer des activités.

Exemple

Selon que vous utilisez votre budget pour suivre les coûts ou les revenus, vous pouvez créer des modifications budgétaires pour déplacer les montants en dollars entre les codes budgétaires. Certaines utilisations courantes pour un changement budgétaire comprennent :

  • Transférer des fonds. Un transfert de fonds est un changement budgétaire qui déplace des fonds d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres codes budgétaires.
  • Déplacer les dépenses. Si vous utilisez votre budget pour suivre les dépenses, vous pouvez déplacer les dépenses d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres codes budgétaires.
  • Déplacer les revenus. Si vous utilisez votre budget pour suivre les revenus de votre projet, vous pouvez déplacer les revenus d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres codes budgétaires.

Dans Procore, une modification de budget comprend deux (2) composants :

  • Ajustement . Un ajustement est un poste qui représente la ligne du budget d'origine d'où proviennent les fonds. Vous pouvez ajouter de nouveaux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter un ajustement
  • Ligne . Un poste sous un ajustement représente l'endroit où vous souhaitez allouer les fonds du budget d'origine. Vous pouvez ajouter des postes aux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter une ligne
 Conseil
Qu’est-ce qu’un code budgétaire? Pour en savoir plus sur le code budgétaire concept dans Procore, voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans SRT?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer un changement de budget, permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Budget du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Il n’y a pas de limite au nombre de changements budgétaires que vous pouvez créer sur un projet.
    • Il n'y a pas de limite au nombre d'ajustements qui peuvent être effectués dans un changement de budget.
    • Un ajustement peut contenir un (1) ou plusieurs postes. 
    • Les modifications de budget sont prises en charge par l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. 
  • Restrictions :

Conditions préalables

Étapes

Ajouter des renseignements généraux

  1. Accédez à l'outil Budget du projet. 
  2. Cliquez sur l’onglet Modifications budgétaires .
  3. Cliquez sur Créer et sélectionnez l’option Changement budgétaire .
    create-budget-change.gif
  4. Saisissez les informations suivantes sur le changement budgétaire :
    budget-change-add-general-information.png
    Remarque
    Un asterisk (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.
    • Numéro*
      Acceptez le numéro de changement budgétaire par défaut. Procore attribue de nouveaux numéros d’ajustement dans un ordre séquentiel. Par exemple ; 1, 2, 3, et ainsi de suite.
    • Titre
      Saisissez un titre pour le changement budgétaire.
    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel de la modification du budget. Procore attribue le statut « Ébauche » aux nouveaux ajustements. 
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée du changement budgétaire.
  5. Continuez avec l’ajout d’un (1) ou plusieurs ajustements.

Ajouter des ajustements

Dans un budget Procore, un ajustement fait référence au poste du budget d'origine que vous souhaitez modifier. Après avoir ajouté un ajustement, vous y ajoutez ensuite un (1) ou plusieurs postes. Chaque nouveau poste sous un ajustement représente la façon dont vous souhaitez allouer les fonds du poste sur le budget d'origine.  

  1. Faites défiler jusqu’à la section « Ajustements ».
  2. Ajoutez un ajustement comme suit :
    • Pour ajouter le premier ajustement, cliquez sur Sélectionner un code budgétaire dans la colonne Code budgétaire . Procore ajoute automatiquement le premier ajustement vide dans le tableau.
      OU
    • Pour ajouter un ajustement supplémentaire, cliquez sur le bouton Ajouter un ajustement au-dessus du tableau. Vous pouvez ajouter autant de réglages que nécessaire. 
      first-adjustment-line-item.png
  3. Entrez les informations suivantes pour l'ajustement :
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en ajouter un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    • Facultatif : Description
      Saisissez une description de l'ajustement. 
    • Quantité
      Entrez le nombre d'unités pour cet ajustement.
    • Unité
      Sélectionnez l' unité de mesure dans la liste déroulante Unité . Pour en savoir plus sur les options de cette liste, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore?
    • Coût unitaire
      Entrez le coût unitaire.
    • Montant
      Procore calcule automatiquement ce montant en fonction des entrées dans les champs Quantité , Unité et Coût unitaire .
    • Facultatif : Modifier le poste d'événement
      Si l'outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d'événement de changement pour lier le poste d'ajustement du changement budgétaire à un poste d'événement de changement spécifique. Associer votre changement de budget à un événement de changement offre aux utilisateurs de Finances de projet Procore un meilleur aperçu de l'impact des ajustements sur le coût et la portée d'un projet.  
       Important
      Si vous ne associez PAS de poste d’ajustement d’un changement budgétaire à un poste existant dans un événement de changement, Procore crée automatiquement un nouvel événement de changement pour votre changement budgétaire. Procore ajoute également l’ajustement en tant que poste à la nouvelle événement de changement. Vous pouvez ensuite mettre à jour l’événement de changement si nécessaire avec l’outil Événements de changement du projet. Pour en savoir plus, voir Événements de changement.
    • Facultatif : Commentaire
      Saisissez des commentaires utiles sur le changement de budget dans cette case.

Ajouter des postes aux ajustements

Après avoir ajouté un ajustement, vous pouvez ajouter des lignes à cet ajustement pour réaffecter le budget à un (1) ou plusieurs codes budgétaires.

  1. Après avoir ajouté un (1) ou plusieurs ajustements, cliquez sur Ajouter une ligne et sélectionnez l’ajustement souhaité dans la liste déroulante.
    add-adjustment-number.png
    Remarque
    • Procore numérot automatiquement les ajustements sur un changement budgétaire dans un ordre séquentiel.
    • Vous pouvez ajouter un (1) nouveau poste ou plusieurs postes à l’ajustement. Chaque poste définit comment vous souhaitez allouer le montant du budget pour le poste sélectionné ajusté.
  2. Saisissez ce qui suit pour chaque poste que vous ajoutez à l’ajustement :
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    • Quantité
      Entrez le nombre d'unités pour le poste d'ajustement.
    • Unité
      Entrez l'unité de mesure (UdM) dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur la liste UdM de Procore, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore?
    • Coût unitaire
      Entrez le coût unitaire.
    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées de quantité, d’unité et de coût unitaire.
    • Poste d’événement de changement
      Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier le poste d’ajustement du changement budgétaire à un poste d’événement de changement spécifique. L’association de vos modifications budgétaires à un événement de changement offre aux utilisateurs de Procore Project Financials un meilleur aperçu de l’impact des ajustements sur le coût et la portée d’un projet.
       Important
      Si vous ne associez PAS de poste d’ajustement d’un changement budgétaire à un poste existant dans un événement de changement, Procore crée automatiquement un nouvel événement de changement pour votre changement budgétaire. Procore ajoute également l’ajustement en tant que poste à la nouvelle événement de changement. Vous pouvez ensuite mettre à jour l’événement de changement si nécessaire avec l’outil Événements de changement du projet. Pour en savoir plus, voir Événements de changement.  
    • Facultatif : Commentaire
      Entrez tout commentaire utile sur la modification du budget dans cette case.
  3. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter des postes supplémentaires à l'ajustement. 
    Exemple

    L'exemple ci-dessous vous montre le montant d'ajustement d'origine (4 000 $ US) et comment vous pouvez affecter ce montant aux postes d'ajustement (3 000,00 $ US + 500,00 $ US + 500,00 $ US = 4 000,00 $ US). Lors de l'allocation des fonds, il est important de se rappeler que les postes auxquels les fonds sont alloués ne peuvent pas être supérieures à l'ampleur du poste d'où provient le montant. Procore calcule automatiquement le montant qui a été réaffecté aux postes de l'ajustement au bas de la colonne « Montant » en surbrillance ci-dessous. 

    adjustments-allocation.png

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des ajustements de production

Si votre compagnie suit production quantités sur le budget, vous pouvez également créer des modifications budgétaires pour ajuster les quantités production de votre projet. Pour en savoir plus, voir Que sont les « quantités production »?

Ajouter des postes aux ajustements de production

Après avoir sélectionné le poste de l’production ajustement comme détaillé ci-dessus, vous pouvez ajouter un (1) ou plusieurs postes pour représenter la façon dont vous souhaitez réaffecter les quantités budgétées production. Pour en savoir plus sur le suivi des quantités de production dans Finances du projet Procore, voir Que sont les « quantités production »?

Voir également