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Procore

Créer des modifications budgétaires

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La nouvelle fonction Modifications budgétaires est conçue pour remplacer la fonction de modifications budgétaires existante. Une fois que vous aurez migré vers les modifications budgétaires, vous n’aurez plus accès à la fonction de modifications budgétaires. Si vous avez des questions avant que votre compagnie ne commence la migration, contactez votre point de contact Procore. Pour en savoir en plus sur l’échéancier de la migration, consultez : Questions courantes.

Contexte

Un changement budgétaire déplace les fonds de votre budget d’un secteur de coûts ou de revenus spécifique à un autre secteur de coûts ou de revenus. Les utilisateurs peuvent créer des modifications budgétaires pour s’assurer que votre équipe dispose d’une méthode pour déplacer et auditer les valeurs budgétaires entre les activités et les lots de travail associés à votre projet de construction. Avec le formulaire « Créer une nouvelle modification budgétaire », les utilisateurs peuvent ajouter des ajustements basés sur le montant et basés sur l’unité/la quantité d’un poste à un autre, ce qui déplace les quantités de matériaux, de main-d’œuvre et de fonds dont vous avez besoin pour effectuer vos activités.

Exemple

Selon que vous utilisez votre budget pour suivre les coûts ou les revenus, vous pouvez créer des modifications budgétaires pour déplacer les montants en dollars entre les codes budgétaires. Voici quelques utilisations courantes d’un changement budgétaire :

  • Transférer des fonds. Un transfert de fonds est un changement budgétaire qui fait passer les fonds d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres code budgétaire.

  • Déplacer les dépenses. Si vous utilisez votre budget pour suivre les dépenses, vous pouvez déplacer les dépenses d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres code budgétaire.

  • Déplacer les revenus. Si vous utilisez votre budget pour suivre les revenus de votre projet, vous pouvez déplacer les revenus d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres code budgétaire.

Dans Procore, une modification de budget comprend deux (2) composants :

  • Ajustement. Un ajustement est un poste qui représente la ligne du budget initial d’où proviennent les fonds. Vous pouvez ajouter de nouveaux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter un ajustement .

  • Ligne. Un poste sous un ajustement représente l’endroit où vous souhaitez allouer les fonds du budget initial. Vous pouvez ajouter des postes aux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter une ligne .

 Conseil
Qu’est-ce qu’un code budgétaire? Pour en savoir en plus sur le concept de code budgétaire dans Procore, consultez Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans SRT?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :

    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
      OU

    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Budget du projet avec la permission granulaire « Créer, modifier et supprimer des modifications budgétaires » activée sur votre modèle de permissions.

  • Information supplémentaire :

    • Il n’y a pas de limite au nombre de modifications budgétaires que vous pouvez créer sur un projet.

    • Il n'y a pas de limite au nombre d'ajustements qui peuvent être effectués dans un changement de budget.

    • Un ajustement peut contenir un (1) ou plusieurs postes.

    • Les modifications budgétaires sont prises en charge par l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.

  • Restrictions :

Conditions préalables

Étapes

  • Ajouter des renseignements généraux

  • Ajouter des ajustements

  • Ajouter des postes aux ajustements

  • Ajouter des ajustements de production

  • Ajouter des postes aux ajustements de production

Ajouter des renseignements généraux

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.

  2. Dans l’onglet Modifications budgétaires , cliquez sur Créer.
    Remarque: Les modifications budgétaires peuvent également être créées à partir de l’onglet Budget en cliquant sur le bouton Créer et en choisissant Modifications budgétaires dans la liste déroulante.

  3. Entrez les informations suivantes au sujet du changement budgétaire :
    budget-change-add-general-information.png

    Remarque
    Un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.

    • Numéro*
      Acceptez le numéro de changement budgétaire par défaut. Procore attribue les nouveaux numéros de rajustement dans l’ordre séquentiel. Par exemple; 1, 2, 3, et ainsi de suite.

    • Titre
      Entrez un titre pour le changement budgétaire.

    • Type
      Sélectionnez un type de changement parmi les options disponibles : 

      • Indemnité 

      • Rachat

      • Contingence

      • Quantité de production

      • Transfert
        Remarque : Seuls les types activés dans la configuration de votre compagnie apparaîtront dans cette liste.

    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel du changement budgétaire. Procore attribue le statut « Ébauche » aux nouveaux ajustements.

    • Descriptif
      Saisissez une description plus détaillée du changement budgétaire.

  4. Facultatif. Si le paramètre « Autoriser la facturation des modifications budgétaires sur les factures au donneur d’ouvrage » est activé (voir Modifications budgétaires) :

    add-to-owner-invoice-options.png

  5. Continuez avec l’ajout d’un (1) ou plusieurs ajustements.

Ajouter des ajustements

Dans un budget Procore, un ajustement fait référence au poste du budget d’origine que vous souhaitez modifier. Après avoir ajouté un ajustement, vous y ajoutez un (1) ou plusieurs postes. Chaque nouveau poste faisant l’objet d’un ajustement représente la façon dont vous souhaitez répartir les fonds du poste dans le budget d’origine.

  1. Faites défiler jusqu’à la section « Ajustements ».

  2. Ajoutez un ajustement comme suit :

    • Pour ajouter le premier ajustement, cliquez sur Sélectionner un code budgétaire dans la colonne Code budgétaire . Procore ajoute automatiquement le premier réglage de blanc dans le tableau.
      OU

    • Pour ajouter un ajustement supplémentaire, cliquez sur le bouton Ajouter un ajustement au-dessus du tableau. Vous pouvez ajouter autant d’ajustements que nécessaire.
      first-adjustment-line-item.png

  3. Entrez les informations suivantes pour l'ajustement :

    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en ajouter un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans le SRT de Procore?

    • Facultatif : Description
      Saisissez une description du rajustement.

    • Quantité
      Saisir le nombre d’unités pour ce rajustement.

    • Unité
      Sélectionnez l’unité de mesure dans la liste déroulante Unité. Pour en savoir plus sur les options de cette liste, voir Quelles unités de mesure figurent dans la liste principale de Procore?

    • Coût unitaire
      Entrez le coût unitaire.

    • Montant
      Procore calcule automatiquement ce montant en fonction des entrées des champs Quantité, Unité et Coût unitaire .

    • Facultatif : poste d’événement de changement
      Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier le poste d’ajustement du changement budgétaire à un poste d’événement de changement spécifique. L’association de votre changement budgétaire à un événement de changement permet aux utilisateurs de Finances du projet Procore d’avoir un meilleur aperçu de l’impact des ajustements sur le coût et la portée d’un projet.

 Important
Si vous ne liez PAS le poste d’ajustement d’un changement budgétaire à un poste existant lors d’un événement de changement, Procore crée automatiquement un nouvel événement de changement pour votre changement budgétaire. Procore ajoute également l’ajustement en tant que poste au nouvel événement de changement. Vous pouvez ensuite mettre à jour l’événement de changement si nécessaire avec l’outil Événements de changement du projet. Pour en savoir en plus, consultez Événements de changement.
  • Facultatif : Commentaire

      Entrez tout commentaire utile sur le changement budgétaire dans cette case.

Ajouter des postes aux ajustements

Après avoir ajouté un ajustement, vous pouvez ajouter des lignes à cet ajustement pour réaffecter le budget à un (1) ou plusieurs codes budgétaires.

  1. Après avoir ajouté un (1) ou plusieurs ajustements, cliquez sur Ajouter une ligne et sélectionnez l’ajustement souhaité dans la liste déroulante.

add-adjustment-number.png

Remarque

  • Procore numérote automatiquement les ajustements sur un changement budgétaire dans un ordre séquentiel.

  • Vous pouvez ajouter un (1) nouveau poste ou plusieurs postes à l’ajustement. Chaque poste définit la manière dont vous souhaitez allouer le montant budgétaire pour le poste sélectionné en cours d’ajustement.

2. Entrez les éléments suivants pour chaque poste que vous ajoutez au rajustement :

  • Code budgétaire
    Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans le SRT de Procore?

  • Quantité
    Entrez le nombre d’unités pour le poste d’ajustement.

  • Unité
    Entrez l’unité de mesure (UdM) dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur la liste des unités de mesure de Procore, consultez Quelles unités de mesure figurent dans la liste principale de Procore?

  • Coût unitaire
    Entrez le coût unitaire.

  • Montant
    Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées de quantité, d’unité et de coût unitaire.

  • Poste d’événement de changement
    Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier le poste d’ajustement du changement budgétaire à un poste d’événement de changement spécifique. L’association de vos modifications budgétaires à un événement de changement permet aux utilisateurs de Finances du projet Procore d’avoir un meilleur aperçu de l’impact des ajustements sur le coût et la portée d’un projet. 

 Important
Si vous ne liez PAS le poste d’ajustement d’un changement budgétaire à un poste existant lors d’un événement de changement, Procore crée automatiquement un nouvel événement de changement pour votre changement budgétaire. Procore ajoute également l’ajustement en tant que poste au nouvel événement de changement. Vous pouvez ensuite mettre à jour l’événement de changement si nécessaire avec l’outil Événements de changement du projet. Pour en savoir en plus, consultez Événements de changement.

  • Facultatif : Commentaire
    Entrez tout commentaire utile sur le changement budgétaire dans cette case.

3. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter des postes supplémentaires au rajustement.

Exemple

L’exemple ci-dessous vous montre le montant du rajustement initial (4 000 USD) et comment vous pouvez allouer ce montant aux postes d’ajustement (3 000,00 USD + 500,00 USD + 500,00 USD = 4 000,00 USD). Lors de l’affectation des fonds, il est important de se rappeler que les postes auxquels les fonds sont alloués ne peuvent pas être supérieurs à l’ampleur du poste d’où provient le montant. Procore calcule automatiquement le montant qui a été réalloué aux postes de l’ajustement au bas de la colonne « Montant » surlignée ci-dessous.

adjustments-allocation.png

4.Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des ajustements de quantité de production

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.

  2. Cliquez sur l’onglet Modifications budgétaires.

  3. Cliquez sur Créer.

  4. Dans la section « Ajustement de la quantité de production », cliquez sur Ajouter un ajustement.

  5. Saisissez les données du poste .

  6. Cliquez sur Enregistrer.

  Voir Que sont les « quantités de production »?