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Procore

Créer un ordre de changement à l’engagement (ODCE)

Objectif

Créer un ordre de changement à l'engagement (ODCE).

Contexte

Dans Procore, bon de commande et contrats de sous-traitance représentent un accord contractuel entre un acheteur (par exemple, un maître d'ouvrage ou un entrepreneur général) et un fournisseur (par exemple, un entrepreneur général ou un sous-traitant) qui est responsable de l'achèvement des travaux du projet ou de l'exécution d'une commande. Lorsque vous devez modifier les termes d'un accord, vous pouvez créer un ODCE.

 Important

Lorsque l'outil Événements de changement est activé sur un projet

Le processus que vous utiliserez pour créer un ODCE dans Procore dépend de plusieurs facteurs. Tout d'abord, si l'outil Événement de changement est désactivé pour le projet, vous utiliserez l'un des processus ci-dessous. En outre, n'oubliez pas que le nombre d'étapes requises pour créer un ODCE dépend du paramètre de niveau d'ordre de changement configuré dans l'outil Engagements du projet (voir Configurer le nombre de niveaux d'ordre de changement à l'engagement) :

  • Configuration à 1 niveau :
    1. Créez un ordre de changement à l'engagement (ODCE) comme décrit ci-dessous.
  • Configuration à 2 niveaux
    1. Créer un ordre de changement potentiel à l’engagement (ODCPE)
    2. Créer un ordre de changement à l'engagement (ODCE)
  • Configuration à 3 niveaux
    1. Créer un ordre de changement potentiel à l’engagement (ODCPE)
    2. Créer une demande d'ordre de changement (DODC)
    3. Créer un ordre de changement à l'engagement (ODCE)

Éléments à considérer

Étapes

Créer un ODCE

Si vous avez créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance et que vous devez modifier les conditions de cet item, utilisez les étapes ci-dessous pour créer un ODCE. Si vous avez activé l'intégration DocuSign©, suivez les étapes décrites dans Créer un ordre de changement à l'engagement (ODCE) avec DocuSign©.

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. BêtaSous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur Créer un ODC à l'engagement.
    Remarques :
  4. Dans l'onglet Général, procédez comme suit :
    • Numéro. Procore attribue des numéros aux ODCE dans un ordre séquentiel (par exemple, 001, 002, 0033, etc.). Vous pouvez modifier le schéma de numérotation, si vous le souhaitez (par exemple, CCO-01, CCO-02, CCO-03, etc.). Si vous modifiez manuellement ce numéro, Procore attribue automatiquement le numéro suivant dans un ordre séquentiel, en utilisant le numéro que vous avez défini.
    • Révision. Ce champ affiche le numéro de révision de l'ODCE. Lors de la création initiale d'un ODCE, son numéro de révision est zéro. Un ODCE peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d'un réviseur/approbateur.
    • Date de création. Ce champ se remplit automatiquement avec la date à laquelle vous créez l'ordre de changement à l'engagement. La date ne peut pas être modifiée.
    • Créé par. Ce champ se remplit automatiquement avec le nom de l'utilisateur qui crée l'ODCE.
    • Compagnie contractante. Ce champ se remplit automatiquement avec le nom du sous-traitant ou du fournisseur figurant sur le contrat de sous-traitance.
      Remarque : ce champ n'est visible que si l'ODCE concerne un contrat de sous-traitance.
    • Contrat. Ce champ se remplit automatiquement avec le nom du contrat pour lequel l'ODCE est créé.
      Remarque : ce champ n'est visible que si l'ODCE concerne un contrat de sous-traitance.
    • Titre : saisissez un nom pour l'ODCE. Le nombre maximum de caractères pour ce champ dans Procore est de 255 caractères.
       Important
      Si vous utilisez un système ERP intégré, le nombre maximum de caractères pour le champ « Titre » d'un engagement est différent pour chaque système. Pour obtenir une liste de chaque système et de ses limites, voir Quel est le nombre maximum de caractères pour le « Titre » d'un engagement?
    • Statut. Sélectionnez l'état actuel de l'ODCE :
      Remarque : les statuts ci-dessous concernent l'affichage Budget standard de Procore. Pour en savoir plus sur les affichages, voir Configurer un nouvel affichage du budget. Les statuts peuvent être utilisés différemment dans votre environnement.
      • Approuvé. L'ODCE a été approuvé. Les coûts sont reflétés comme des changements « approuvés » dans le budget.
      • Ébauche. L'ODCE doit encore être modifié avant de pouvoir être soumis pour révision. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget.
      • En attente - En cours de révision. L'ODCE est actuellement examiné par un approbateur. Les coûts sont reflétés comme des changements « en attente » dans le budget.
      • En attente - Révisé. L'ODCE a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont reflétés comme des changements « en attente » dans le budget.
      • En attente - Tarification en cours. L'ODCE est en attente et est actuellement en cours de tarification. Les coûts sont reflétés comme des changements « en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas de tarification. L'ODCE est en attente et ne fait pas l'objet d'une tarification active. Les coûts sont reflétés comme des changements « en attente » dans le budget.
      • En attente - En cours. L'ODCE est toujours en attente et le travail est en cours d'achèvement. Les coûts sont reflétés comme des changements « en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas en traitement . L'ODCE est en attente et les travaux ne sont pas en cours. Les coûts sont indiqués comme des changements « en attente–» dans le budget.
      • Rejeté. L'ODCE a été rejeté. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget.
      • Pas de frais. L'ODCE sera effectué sans frais. Les coûts ne sont PAS reflétés dans le budget.
    • Privé. Cochez cette case pour rendre l'ODCE visible uniquement aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'onglet Engagements.
    • Raison du changement. Sélectionnez l'une de ces raisons pour l'ODCE potentiel : demande du client, développement de la conception, indemnité, condition existante ou somme à déduire. Pour savoir comment configurer les raisons du changement, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Méthode comptable. Ce champ hérite de la méthode comptable spécifiée dans le contrat.
    • Date d'échéance. Sélectionnez une date limite à laquelle l'ODCE doit être approuvé.
    • Date de facturation. Sélectionnez la date à laquelle l'ODCE a été facturé.
    • Réviseur désigné. Sélectionnez un réviseur désigné pour approuver l'ODCE. Voir Réviser et répondre aux ordres de changement à l'engagement (ODCE).
    • Demande reçue de. Sélectionnez un utilisateur dans le répertoire du projet au nom duquel vous soumettez l'ODCE.
    • Description. Entrez une description détaillée de l'ODCE.
      Remarque : si vous exportez l'ODCE vers un système ERP tiers intégré, vous pouvez saisir un nombre illimité de caractères dans Procore. Cependant, toute entrée de plus de mille (1000) caractères sera tronquée lors de son exportation vers Sage 300 CRE et
      UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_RyvitVista' (click for details)
      Callstack:
          at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-commitment-change-order-cco), /content/body/div[6]/div[1]/ol/li[4]/ul/li[16]/span, line 1, column 1
      
      .
    • Impact sur l'échéancier. Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés à l'échéancier actuel du projet si l'ODCE était approuvé.
    • Lieu. Utilisez le menu déroulant du lieu pour sélectionner un lieu concerné par l'[item]. Faites un choix parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un lieu à plusieurs niveaux. Voir Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item. Ce lieu peut être aussi général que le lieu du site au premier niveau ou aussi spécifique que l'endroit sur le site où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
    • Référence. Faites référence à tout autre outil, matériel ou document lié à l'ordre de changement.
    • Exécuté. Cochez cette case si l'ODCE a déjà été exécuté.
    • Changement de champ. Cochez cette case si l'ordre de changement nécessite un changement de champ.
    • Payé en totalité. Cochez cette case si le coût est déjà couvert dans le budget.
    • Pièces jointes. Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
  5. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer par courriel pour envoyer l'ODCE à tous les réviseurs répertoriés dans l'ordre de changement.

Ajouter une ventilation des coûts (VDC) à l'ODCE

S'il y a des coûts associés à l'ODCE, ajoutez des items à la ventilation des coûts (VDC) de l'ODCE.add-commitment-schedule-of-values.png

  1. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    • Poste du contrat principal. Sélectionnez un poste dans la liste déroulante. Si aucun poste ne correspond, sélectionnez Non budgété.
    • Modifier le poste d'événement. Sélectionnez un poste d'événement de changement dans la liste déroulante.
    • Sous-projets. Si la fonction Sous-projets est activée sur votre projet, sélectionnez-en une dans la liste.
    • Code budgétaire. Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire?
    • Description. Saisissez une description pour le nouvel ODCE.
    • Montant du coût. Entrez un montant dans la case.
    • Codes fiscal. Si vous utilisez des codes fiscaux avec ce projet, sélectionnez un code fiscal à utiliser pour le poste. Ce champ n'apparaît que si la fonction de codes fiscaux est activée. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet?
  4. Cliquez sur Ajouter
  5. Répétez ces étapes pour chaque poste.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
 Remarque

Pour les compagnies qui ont activé l'outil Intégrations ERP

Une fois l'ODCE placé au statut « Approuvé »' dans l'outil Engagements, les chefs de projet enverront généralement l'ODCE à l'outil Intégrations ERP où il doit être accepté par un approbateur comptable pour l'exportation vers le système ERP intégré

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Callstack:
    at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-commitment-change-order-cco), /content/body/div[6]/div[2]/div/div/p[2]/span, line 1, column 1
. Pour obtenir des instructions, voir Envoyer un ODCE à Intégrations ERP pour l'acceptation comptable.

 

 

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