Créer un ordre de changement à l'engagement
Objectif
Créer un ordre de changement d’engagement.
Contexte
Dans Procore, les bons de commande et les contrats de sous- traitance sont appelés engagements. Un engagement est un accord contractuel entre un acheteur (par exemple, un propriétaire de projet, un entrepreneur général ou un entrepreneur spécialisé) et un vendeur (par exemple, un entrepreneur, un sous-traitant ou un fournisseur). Le vendeur est responsable de l'achèvement des travaux du projet ou de l'exécution d'une commande pour l'acheteur. Lorsque vous devez modifier les termes de l'accord d'origine, vous pouvez créer un ordre de changement à l'engagement.
Important
Lorsque l'outil Événements de changement est activé sur un projet
Le processus que vous utiliserez pour créer un engagement ordre de changement dans Procore dépend de quelques facteurs. Tout d’abord, si l’outil Événements de changement est désactivé sur le projet, vous utiliserez l’un des processus ci-dessous. Gardez à l’esprit que le nombre d’étapes requises pour créer un engagement ordre de changement dépend du paramètre de niveau ordre de changement configuré sur l’outil Engagements du projet. Voir Configurer le nombre de niveaux de ordre de changement à l'engagement :
- Configuration à 1 niveau :
- Créez un ordre de changement d’engagement comme décrit ci-dessous.
- Configuration à 2 niveaux
- Créer un ordre de changement potentiel d’engagement
- Créer un ordre de changement d’engagement
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Information supplémentaire :
- Si l'outil Événement de changement est désactivé pour le projet :
- Les étapes de création d’un ordre de changement sont déterminées par le nombre de niveaux d’ordre de changement configurés pour l’outil Engagements. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet? et Configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement.
- Si l'outil Événement de changement est activé sur le projet :
- Le bouton Créer un ODC à l'engagement n'est pas disponible.
- Cliquez plutôt sur Créer un événement de changement.
- Suivez ensuite les étapes décrites dans Créer un événement de changement.
- Ensuite, suivez les étapes décrites dans Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d'un événement de changement .
- Si l'outil Événement de changement est désactivé pour le projet :
- Pour les compagnies utilisant le ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer
- Les exigences, considérations et limitations supplémentaires varient en fonction du système ERP auquel le compte de votre entreprise est intégré. La plupart des systèmes ERP ont des limites sur le nombre de caractères qui peuvent être utilisés pour le titre d'un engagement. Voir Ce qu'il faut savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.
Conditions préalables
Étapes
- Créer un ordre de changement à l'engagement
- Ajouter une ventilation des coûts à l’ordre de changement
Créer un ordre de changement à l'engagement
Si vous avez créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance et que vous devez modifier les conditions de cet item, suivez les étapes ci-dessous pour créer un ordre de changement d’engagement.
- Accédez à l’outil Engagements du projet.
- Sous Contrats, recherchez l’engagement. Cliquez ensuite sur Modifier.
- Cliquez sur Créer un ODC à l’engagement.
Remarques
Si l’outil Événements de changement est activé sur votre projet, le bouton Créer un ODC à l’engagement n’est pas disponible. Suivez plutôt ces étapes :
- Tout d’abord, cliquez sur Créer un événement de changement.
- Ensuite, suivez les étapes décrites dans Créer un événement de changement.
- Ensuite, suivez les étapes décrites dans Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d'un événement de changement .
- Dans l'onglet Général, procédez comme suit :
- Signer avec DocuSign®
Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, supprimez la marque. - Nombre
Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d’ordres de changement déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement incrémenté de un.Conseil
Comment Procore attribue-t-il des numéros aux ordres de changement d'engagement? Pour en en savoir plus, consultez Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore? - Révision
- Affiche le numéro de révision du ordre de changement. Lorsqu’un ordre de changement est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Une ordre de changement pourrait avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d’un réviseur/approbateur.
- Date de création
Remplit automatiquement la date à laquelle vous créez l’engagement ordre de changement. La date ne peut pas être modifiée. - Créé par
Remplit automatiquement le nom de l’utilisateur qui crée le ordre de changement. - Compagnie contractante
Remplit automatiquement le nom du sous-traitant ou du fournisseur répertorié dans le contrat de sous-traitance. Ce champ n’est disponible que pour les contrats de sous-traitance. - Contrat
Remplit automatiquement le nom du contrat pour lequel le ordre de changement est créé. Ce champ n’est disponible que pour les contrats de sous-traitance. - Titre
Entrez un nom pour le ordre de changement. La limite maximale de caractères est de 255 caractères.Important
Si vous utilisez un système ERP intégré, le nombre maximum de caractères pour le champ « Titre » d'un engagement est différent pour chaque système. Pour obtenir une liste de chaque système et de ses limites, voir Quel est le nombre maximum de caractères pour le « Titre » d'un engagement? - Statut
Sélectionnez un statut pour l’ordre de changement. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore? - Privé
Cochez cette case à cocher pour rendre le ordre de changement visible uniquement aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements. - Raison pour le changement
Sélectionnez l’une de ces raisons pour l’ordre de changement potentiel : demande du client, développement de la conception, indemnité, condition existante ou montant à facturer. Pour savoir comment configurer les raisons pour le changement, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut. - Méthode comptable
Ce champ hérite du méthode comptable spécifié dans le contrat. - Date d’échéance
Sélectionnez une date d’échéance pour laquelle l’ordre de changement doit être approuvée. - Date de facturation
Sélectionnez la date à laquelle le ordre de changement a été facturé. - Réviseur désigné
Sélectionnez l'utilisateur du projet Procore dans votre organisation qui sera responsable de l'approbation ou du rejet de cet ordre de changement ultérieurement. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement à l'engagement .Important
- Le « Réviseur désigné » peut soumettre une réponse d'approbation ou de rejet uniquement lorsqu'un ordre de changement est au statut En attente - En cours de révision .
- Pour envoyer une notification par courriel au « Réviseur désigné » pour informer cette personne qu’une ordre de changement attend sa réponse, vous disposez des options suivantes :
- Vous pouvez transmettre l'ordre de changement au contrat principal au « réviseur désigné » par courriel. Voir Transférer un ordre de changement à un utilisateur du projet par courriel .
OU - L’ordre de changement en attente sera également répertoriée dans la zone « Mes items ouverts » de la page d’accueil du projet. L’utilisateur peut vérifier cette page à tout moment.
- Vous pouvez transmettre l'ordre de changement au contrat principal au « réviseur désigné » par courriel. Voir Transférer un ordre de changement à un utilisateur du projet par courriel .
- Une fois que le « réviseur désigné » a soumis une réponse d’approbation ou de rejet, le champ « Réviseur » (directement sous le champ « Réviseur désigné ») affiche le tampon date/heure de cette réponse des utilisateurs. Le champ « Réviseur » n’est visible que par le « Réviseur désigné ».
- Demande reçue de
Sélectionnez un utilisateur dans le répertoire du projet au nom duquel vous soumettez l’ordre de changement. - Description
Saisissez une description détaillée de la ordre de changement.Remarques
- Si vous exportez le ordre de changement vers Sage 300 CRE® et Intégration par Ryvit, les entrées qui dépassent un millier (1000) caractères seront tronquées pendant l’exportation.
- Si vous exportez le ordre de changement vers un autre système de ERP intégré, vous pouvez saisir un nombre illimité de caractères dans Procore.
- Impact sur l’échéancier
Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés à l’échéancier actuel du projet si le ordre de changement était approuvé. - Lieu
Utilisez le menu déroulant des lieux pour sélectionner un lieu affecté par [item]. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un lieu à plusieurs niveaux. Voir Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item. Cet emplacement peut être aussi général que l'emplacement du site au premier niveau ou aussi spécifique que l'emplacement sur le site où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau. - Référence
Référencez tout autre outil, matériel ou document lié à la ordre de changement. - Exécuté
Cochez ce case à cocher si le ordre de changement a déjà été exécuté. - Changement de chantier
Cochez ce case à cocher si le ordre de changement nécessite un changement de chantier. - Payé en entier
Cochez cette case à cocher si le coût est déjà couvert dans le budget. - Pièces jointes
Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
- Signer avec DocuSign®
- Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer un courriel pour envoyer la ordre de changement à tous les utilisateurs répertoriés comme « Réviseurs ».
Ajouter une ventilation des coûts (VDC) à l’ordre de changement
S’il y a des coûts associés à l’ordre de changement, ajoutez des postes à la ventilation des coûts (VDC) de la ordre de changement.
- Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
- Cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur Ajouter une ligne.
- Poste budgétaire du contrat principal
Sélectionnez un poste dans la liste déroulante. S’il n’y a pas de poste qui s’ajuste, sélectionnez Non budgétisé. - Poste d’événement de changement
Sélectionnez un poste d’événement de changement dans la liste déroulante. - Sous-projets
Si la fonction Sous-projets est activée sur votre projet, sélectionnez-en une dans la liste. Voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SRT. - Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? - Description
Entrez une description pour le nouvel ordre de changement. - Montant du coût
Entrez un montant dans la case. - Facultatif : Codes fiscaux
Si vous utilisez codes d'impôts avec ce projet, sélectionnez un code d'impôts à utiliser pour le poste.Conseil
Vous ne voyez pas le champ Codes fiscaux? Ce champ n’apparaît que lorsque la fonction de codes d'impôts est activée sur le projet Procore. Voir Comment puis-je utiliser codes d'impôts sur un projet?
- Poste budgétaire du contrat principal
- Cliquez sur Ajouter
- Répétez ces étapes pour chaque poste.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque
Pour les compagnies qui ont activé l'outil Intégrations ERP
Une fois que l'ordre de changement d'engagement est placé dans le statut « Approuvé » dans l'outil Engagements, les chefs de projet enverront généralement l'ordre de changement à l'outil Intégrations ERP où il doit être accepté par un approbateur comptable pour l'exportation vers le système ERP intégré . Pour obtenir des directives, voir Envoyer un ODCE aux intégrations ERP pour l'acceptation comptable .