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Procore

Créer un bon de commande (hérité)

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 Contenu hérité

Ce tutoriel détaille l'expérience héritée de Procore pour la création d'un bon de commande. Les informations de cette page seront remplacées par du contenu mis à jour lorsque l'expérience bêta des engagements repensée sera généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et sa chronologie, consultez Finances du projet : Expérience modernisée pour les engagements.

Important! Si vous utilisez l’expérience bêta des engagements, veuillez consulter le tutoriel Créer des bons de commande au lieu des informations ci-dessous.

Objectif

Créer un bon de commande dans l'outil Engagements du projet.

Contexte

Dans Procore, un bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d'approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur général) et adressés à un « vendeur » (par exemple, un sous-traitant) pour couvrir le coût d'un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer un bon de commande et voir/saisir des données dans la ventilation des coûts :
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
        OU
      • Permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet et le paramètre « Autoriser les utilisateurs à voir les items de VDC » doit être activé et votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne »
    • Pour créer un bon de commande uniquement , permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Engagements du projet avec la permission granulaire « Créer un Contrat de bon de commande » activée sur votre modèle de permissions.
  • Information supplémentaire :
    • Les bons de commande peuvent être transformés en demande d'ordre de changement (pour les ordres de changement à 1 niveau) ou en ordre de changement potentiel (pour les ordres de changement à 3 niveaux).
    • Vous ne pouvez créer un ordre de changement potentiel qu'à partir d'un bon de commande dont le statut est « Approuvé ».
    • Pour savoir comment définir la méthode comptable, voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?

  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png Outil d'intégration ERP : desprérequis, des exigences, des limitations et des considérations peuvent s'appliquer en fonction du système ERP avec lequel votre compte Procore est intégré. Visitez Ce qu'il faut savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

Étapes

Étape 1 : Créer un bon de commande

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Choisissez une option pour commencer à créer un bon de commande :
    • S'il s'agit du premier engagement du projet, cliquez sur + Créer et sélectionnez Bon de commande dans le menu déroulant au centre de la page.
    • Si vous avez déjà créé le premier engagement, cliquez sur + Créer et sélectionnez Bon de commande dans le menu déroulant dans le coin supérieur droit de la page.
      Remarque
      • Le bouton Créer est disponible lorsque vous affichez les onglets Contrats et Corbeille. Les nouveaux bons de commande sont toujours ajoutés à l'onglet Contrats.
      • Le bouton Exporter n'est disponible que dans l'onglet Contrats. Pour en savoir plus, consultez Exporter une liste d'engagements .
  3. Dans la page « Nouveau bon de commande » sous Informations générales , procédez comme suit :
    • Signer avec DocuSign
      Si votre projet utilise l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS signer le bon de commande avec DocuSign®, décochez la case.
    • Nombre #
      Entrez ou confirmez l’identifiant unique de l’bon de commande. Si vous créez le premier bon de commande pour votre projet, Procore numérot automatiquement vos bons de commande dans un ordre séquentiel. Par exemple, PO-01-001, PO-01-002, et ainsi de suite.
      Remarques
    • Titre
      Fournit un nom descriptif au bon de commande.
      Remarques
    • Facturer
      Saisissez les coordonnées professionnelles du destinataire de la facture. Ces informations apparaîtront comme l'adresse de facturation sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Cela inclut généralement le nom de la compagnie, l'adresse de la compagnie et d'autres informations de contact importantes.
    • Expédier à
      Saisissez les coordonnées commerciales du navire à la partie. Ces informations apparaîtront comme l’adresse « Expédier à » sur tout factures créé pour cette bon de commande. Gardez à l’esprit que cela peut être différent de la facture à l’adresse, telle que l’adresse du chantier ou un autre lieu intermédiaire hors site où vous souhaitez que les matériaux soient livrés.
      Compagnie contractante
      Sélectionnez le fournisseur/la compagnie qui fournira les matériaux achetés (par exemple, American Construction Co.). Ce fournisseur/compagnie doit exister dans le répertoire de projets de Procore. Voir Ajouter une compagnie au répertoire du projet.
    • Facture Contacts
      Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de la « compagnie contractante » à désigner comme contact(s) de facturation. Après avoir enregistré le bon de commande, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privée ». Vous devez sélectionner une « compagnie contractante » pour pouvoir sélectionner des contacts de facturation.
      Remarque
      Il est important de toujours ajouter au moins un « contact de facturation » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Cela garantit que les invitations par courriel importantes et les notifications automatiques par courriel sont envoyées au contact approprié. Pour en savoir plus sur l'importance d'inclure des contacts de facturation dans vos engagements, consultez Qu'est-ce qu'un contact de facturation? 
    • Statut. Attribuez un statut au bon de commande. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d'engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
    • Exécuté
      Cochez cette case pour indiquer si le bon de commande a été exécuté ou non.
      Remarques
      • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu'ils modifient le statut du bon de commande à « Approuvé » ou « Terminé ».
      • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus D'entreprise unique à votre projet
    • Privé
      Cochez les cases et choisissez les utilisateurs ou collaborateurs du projet dans la liste « Sélectionner une personne ». Pour en savoir plus sur les options de confidentialité, voir Modifier les paramètres de confidentialité d’un engagement.
      • Rendre cela visible uniquement aux administrateurs et aux utilisateurs suivants
        Cochez cette case à cocher pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs disposant de « Admin » dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
      • Autoriser ces utilisateurs à voir VDC items
        Cochez ce case à cocher dans cette case pour limiter la visibilité des items de la ventilation des coûts (VDC) de la bon de commande aux utilisateurs disposant de « Admin » dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
    • Assigné à
      Sélectionnez la personne chez le fournisseur/dans la compagnie qui est responsable de l'exécution du bon de commande.
    • Retenue de garantie par défaut
      Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie à appliquer à la première facture du sous-traitant. Par exemple, il est courant de saisir 5 ou 10 % dans ce champ.
      Remarques
      Le montant de la « retenue de garantie par défaut » fixé pour le contrat de sous-traitance n'affectera que le montant de la première facture du sous-traitant. La modification de cette valeur après la création de la première facture du sous-traitant n'affectera PAS le montant de la retenue de garantie sur les factures suivantes. Pour définir ou débloquer le montant de la retenue de garantie sur une facture ultérieure, suivez les étapes indiquées dans Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Ensuite, utilisez l'un de ces outils Procore pour définir ou libérer la retenue de garantie sur la facture : Si vous souhaitez configurer des règles de rétention qui ajustent automatiquement les montants retenus sur votre sous-traitant factures, voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d’un engagement.
    • Description :
      Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.
    • Pièces jointes
      Joindre tous les documents connexes tels que devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été téléchargés dans votre projet ou faire glisser et déposer des fichiers depuis votre ordinateur local.
  4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    • Date de livraison. Indiquez la date à laquelle les marchandises achetées doivent être livrées à l'emplacement spécifié dans le champ « Expédier à ».
  5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Conditions de paiement. Spécifiez les conditions de paiement pertinentes, le cas échéant.
    • Expédier via. Entrez la méthode d'expédition/de transport pour les articles (par exemple, fret, FedEx, etc.).
  6. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur le bouton Créer. Cette action crée votre nouveau bon de commande.
      OU
    • Facultatif. Cliquez sur Créer et entrer une VDC. Cette action crée votre nouveau bon de commande et vous permet de commencer à saisir des données dans la VDC.

Étape 2 : Entrez la ventilation des coûts (VDC)

Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) dans un bon de commande :

Importer des postes de VDC à partir d'un fichier CSV

Si vous souhaitez importer plusieurs postes dans une VDC, l'outil Engagements fournit aux utilisateurs un modèle CSV que vous pouvez téléverser, remplir, puis importer dans Procore. Pour obtenir des instructions, voir Importer des postes de VDC d'engagement à partir d'un fichier CSV.

Ajouter des postes à la VDC

Remarques
  • Si votre compagnie utilise l'intégration Procore + Intégration par Ryvit et que votre système Intégration par Ryvit est configuré pour utiliser la méthode calculée, Intégration par Ryvit NE permettra PAS l'utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
  • Si vous utilisez « Remplacer le sous-total », vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L'intégration Intégration par Ryvit créera alors un item « SF » en Intégration par Ryvit.
  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats , localisez l'engagement à mettre à jour. Cliquez ensuite sur Modifier .
  3. Cliquez sur Ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    Remarque
     Si le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans l'outil Engagements, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier un engagement peuvent modifier la ventilation des coûts tant qu'un engagement est dans n'importe quel statut. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?
  5. Suivez les étapes appropriées selon que votre méthode comptable est basée sur le montant ou l'unité/la quantité :
    Remarque
    Pour modifier votre méthode comptable avant d’ajouter VDC postes, voir Modifier l’onglet Paramètres avancés d’un engagement. Pour en savoir plus, voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement?
    1. Pour les contrats utilisant la méthode de comptabilité basée sur le montant :
      1. #
        Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement :
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Montant
        Saisir le montant du coût.
      6. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      7. Quantité restante
        Saisir le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      8. Code fiscal :
        Entrez un code fiscal à utiliser pour cet item de ligne. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet?
    2. Pour les contrats utilisant la méthode comptable basée sur l'unité/la quantité :
      1. #
        Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement :
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Qté
        Saisir le nombre d'unités.
      6. UdM
        Entrez l'unité de mesure (UdM).
        Remarques
      7. Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet
      8. Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      9. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      10. Quantité restante
        Saisir le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      11. Code fiscal :
        Entrez un code fiscal à utiliser pour cet item de ligne. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet?
  6. Choisissez l'une de ces options :
    • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications apportées à la VDC.
    • Enregistrer et envoyer par courriel. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la modification apportée à la VDC et envoyer les mises à jour par courriel au contact de facturation.