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Procore

Créer un bon de commande

Objectif

Créer un bon de commande dans l'outil Engagements du projet.

Contexte

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Pour créer un bon de commande et afficher/saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
        OU
      • Permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet et le paramètre « Autoriser les utilisateurs à voir les items de VDC » doit être activé et votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne »
  • Information supplémentaire :
    • Les bons de commande peuvent être transformés en demande d'ordre de changement (pour les ordres de changement à 1 niveau) ou en ordre de changement potentiel (pour les ordres de changement à 3 niveaux).
    • Vous ne pouvez créer un ordre de changement potentiel qu'à partir d'un bon de commande dont le statut est « Approuvé ».
    • Pour savoir comment définir la méthode comptable, voirComment définir la méthode comptable pour un engagement ou un contrat principal?

Étapes

Étape 1 : Créer un bon de commande

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Choisissez une option pour commencer à créer un bon de commande :
    • S'il s'agit du premier engagement du projet, cliquez sur + Créer et sélectionnez Bon de commande dans le menu déroulant au centre de la page.
    • Si vous avez déjà créé le premier engagement, cliquez sur + Créer et sélectionnez Bon de commande dans le menu déroulant dans le coin supérieur droit de la page.
      Remarque
      • Le bouton Créer est disponible lorsque vous affichez les onglets Contrats et Corbeille. Les nouveaux bons de commande sont toujours ajoutés à l'onglet Contrats.
      • Le bouton Exporter n'est disponible que dans l'onglet Contrats. Pour en savoir plus, consultez Exporter des engagements au format CSV ou PDF .
  3. Dans la page « Nouveau bon de commande » sous Informations générales , procédez comme suit :
    • Signer avec DocuSign
      Si votre projet utilise l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît par défaut dans cette case. Si vous ne souhaitez PAS signer le bon de commande avec DocuSign®, décochez la case.
    • #
      Saisissez ou confirmez l'identifiant unique du bon de commande. Si vous créez le premier bon de commande pour votre projet, Procore numérote automatiquement vos bons de commande par ordre séquentiel. Par exemple, PO-01-001, PO-01-002, etc.
       Remarques
      • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP, votre système ERP intégré peut imposer une limite maximale de caractères. Voir Quel est le nombre maximum de caractères pour le « numéro (#) » d'un engagement? Important! Lorsqu'un engagement est exporté vers
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        Callstack:
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        , il doit porter un numéro unique.
      • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation des bons de commande et des contrats de sous-traitance de votre projet. Pour en savoir plus, consultez Comment les engagements sont-ils numérotés dans Procore?
    • Titre
      Fournissez un nom descriptif pour le bon de commande.
       Remarques
    • Facturer
      Saisissez les coordonnées professionnelles du destinataire de la facture. Ces informations apparaîtront comme l'adresse de facturation sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Cela inclut généralement le nom de la compagnie, l'adresse de la compagnie et d'autres informations de contact importantes.
    • Envoyer à
      Saisissez les coordonnées professionnelles du réceptionnaire. Ces informations apparaîtront en tant qu'adresse de livraison sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Gardez à l'esprit que cela peut être différent de l'adresse de facturation, telle que l'adresse du chantier ou un autre lieu de préparation hors site où vous souhaitez que les matériaux soient livrés.
      Compagnie contractante
      Sélectionnez le fournisseur/la compagnie qui fournira les matériaux achetés (par exemple, American Construction Co.). Ce fournisseur/société doit exister dans le répertoire de projets de Procore. Voir Ajouter une compagnie au répertoire de projets.
    • Facture Contacts
      Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de la « compagnie contractante » à désigner comme contact(s) de facturation. Après avoir enregistré le bon de commande, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privée ». Vous devez sélectionner une « compagnie contractante » pour pouvoir sélectionner des contacts de facturation.
    • Statut. Attribuez un statut au bon de commande. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d'engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore ?
    • Exécuté
      Cochez cette case pour indiquer si le bon de commande été exécuté ou non.
       Remarques
      • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu'ils passent la commande d'achat au statut « Approuvé » ou « Terminé ».
      • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus métier unique de votre projet
    • Privé
      Choisissez parmi ces options :
      • Rendre cela visible uniquement aux administrateurs et aux utilisateurs suivants
        Cochez cette case pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs disposant des permissions « Admin » dans l'outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante Sélectionner une personne.
      • Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de la VDC
        Cochez cette case pour limiter la visibilité des éléments de la ventilation des coûts (VDC) du bon de commande aux utilisateurs disposant des permissions « Admin » dans Engagement du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante Sélectionner une personne.
         Important

        Lorsque l'option « Autoriser ces utilisateurs à voir les items de la VDC » est activée, l'onglet « Ventilation des coûts »' est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagement du projet et pour les personnes nommées dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».

      • Sélectionnez une personne
        Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste. Vous pouvez autoriser les utilisateurs non administrateur à afficher le bon de commande si vous le souhaitez. De plus, vous pouvez autoriser les utilisateurs non administrateurs sélectionnés à avoir un accès en lecture seule aux poste individuels sous l'onglet VDC. Voir Gérer les modèles de permissions de projet.
    • Assigné à
      Sélectionnez la personne chez le fournisseur/dans la compagnie qui est responsable de l'exécution du bon de commande.
    • Retenue de garantie par défaut
      Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie à appliquer à la première facture du sous-traitant. Par exemple, il est courant de saisir 5 ou 10 % dans ce champ.
       Remarques
      Le montant de la « retenue de garantie par défaut » fixé pour le contrat de sous-traitance n'affectera que le montant de la première facture du sous-traitant. La modification de cette valeur après la création de la première facture du sous-traitant n'affectera PAS le montant de la retenue de garantie sur les factures suivantes. Pour définir ou débloquer le montant de la retenue de garantie sur une facture ultérieure, suivez les étapes indiquées dans Activer la retenue de garantie sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance. Ensuite, utilisez l'un de ces outils Procore pour définir ou libérer la retenue de garantie sur la facture : Si vous souhaitez configurer des règles de rétention qui ajustent automatiquement les montants retenus sur vos factures de sous-traitant, voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d'un engagement.
    • Description :
      Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.
    • Pièces jointes
      Joignez tous les documents connexes tels que devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été téléversés dans votre projet ou faire glisser et déposer des fichiers depuis votre ordinateur local.
  4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    • Date de livraison. Indiquez la date à laquelle les marchandises achetées doivent être livrées à l'emplacement spécifié dans le champ « Expédier à ».
  5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Conditions de paiement. Spécifiez les conditions de paiement pertinentes, le cas échéant.
    • Expédier via. Entrez la méthode d'expédition/de transport pour les articles (par exemple, fret, FedEx, etc.).
  6. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur le bouton Créer. Cette action crée votre nouveau bon de commande.
      OU
    • Facultatif. Cliquez sur Créer et entrer une VDC. Cette action crée votre nouveau bon de commande et vous permet de commencer à saisir des données dans la VDC.

Étape 2 : Entrez la ventilation des coûts (VDC)

Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) dans un bon de commande :

Importer des postes de VDC à partir d'un fichier CSV

Si vous souhaitez importer plusieurs postes dans une VDC, l'outil Engagements fournit aux utilisateurs un modèle CSV que vous pouvez téléverser, remplir, puis importer dans Procore. Pour obtenir des instructions, voir Importer des postes de VDC d'engagement à partir d'un fichier CSV.

Ajouter des postes à la VDC

 Remarques
  • Si votre compagnie utilise l'intégration Procore +
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    et que votre système
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    est configuré pour utiliser la méthode calculée,
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    Callstack:
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    NE permettra PAS l'utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
  • Si vous utilisez le «Remplacer le sous-total», vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L'intégration
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    créera alors un item « SF » en
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    .

 

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