Créer un coût direct
Objectif
Pour créer un coût direct.
Contexte
Dans Procore, le terme coût direct est utilisé pour désigner un coût sur un projet de construction qui n'est PAS associé à un bon de commande ou contrat de sous-traitance. Vous pouvez utiliser l'outil Coûts directs pour créer ces items :
- Factures. Créez un coût direct pour une facture papier provenant d'un fournisseur sans contrat pour des items tels que l'encre d'imprimante, le papier d'ordinateur ou les timbres.
- Dépenses. Créez une dépense de coût direct pour l'équipement informatique, les téléphones ou la location d'équipement interne.
- Paie. Créez un coût direct pour les coûts salariaux mensuels classés par code de coût, de sorte que les montants salariaux reflètent chaque mois dans le budget.
Une fois que vous avez changé le statut d'un coût direct d' Ébauche à En attente, Réviser et soumettre à nouveau ou Approuvé, l'outil Budget du projet affiche automatiquement le montant du coût direct dans la colonne «Coûts directs» du poste budgétaire poste. Pour les coûts directs « approuvés », Procore ajoute également automatiquement tous les postes de coût direct avec un code budgétaire correspondant à la ventilation des coûts (VDC) de la facture du propriétaire. Voir Créer des factures de propriétaire.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Coûts directs du projet
OU - Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Coûts directs du projet avec la permission granulaire « Créer un coût direct » activée sur votre modèle de permissions.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Coûts directs du projet
- Considérations :
- Si vous préférez importer vos postes de coût direct à l'aide d'un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV), voir Importer des coûts directs.
Conditions préalables
- Ajoutez l'outil Coûts directs au projet. Voir Activer l'outil Coûts directs.
- Ajoutez le fournisseur associé au coût direct au répertoire de la compagnie. Voir Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie.
Remarque : Les fournisseurs n’ont PAS besoin d’être ajoutés au répertoire du projet pour être associés à un coût direct.
Étapes
Ajouter un nouveau coût direct
- Accédez à l'outil Coûts directs du projet.
- Cliquez sur Créer. Sélectionnez ensuite Créer un coût direct dans le menu déroulant.
- Sous Informations générales, procédez comme suit :
- Type
Sélectionnez Dépenses, Facture ou Paie dans la liste déroulante. - Date
Choisissez la date que vous souhaitez appliquer au coût direct à partir du contrôle du calendrier. - Statut
Sélectionnez Ébauche, En attente, Réviser et soumettre à nouveau ou Approuvé.
Remarque : Si vous définissez le coût direct à un statut autre que Ébauche, le montant du poste du coût direct est automatiquement renseigné en tant que valeur dans la colonne « Coût direct » du budget du projet. - Fournissseur
Sélectionnez un fournisseur dans la liste déroulante.
Remarques :- Les sélections de cette liste sont remplies à partir du répertoire de la compagnie (et NON du répertoire du projet).
- Ce champ n’est requis que lorsque « Facture » est sélectionné.
- Employé
Sélectionnez l'employé qui a déclaré le coût direct. - Conditions
Saisissez les conditions du vendeur. Vous pouvez sélectionner l'une des options dans le menu déroulant ou créer la vôtre en saisissant du texte dans la zone de texte Conditions.
Remarque : Ce menu déroulant nécessite un navigateur Web pris en charge. Voir Quels navigateurs Web sont pris en charge par Procore? - Description
Saisissez une description plus détaillée du coût direct. - Date de réception
Entrez la date à laquelle le coût direct a été reçu.
Remarque : la date de réception doit être comprise entre les dates de début et de fin de la période de facturation. - Date de paiement
Entrez une date à laquelle le coût direct a été payé. - Pièces jointes
Ajoutez une pièce jointe, telle qu'une copie numérique d'une facture, d'un bordereau ou d'un reçu pour le coût direct.
- Type
- Si vous souhaitez ajouter de nouveaux postes pour le coût direct, consultez les étapes suivantes ci-dessous.
Ajouter un poste à un coût direct
Lors de la modification du coût direct auquel vous souhaitez ajouter le poste, procédez comme suit :
- Cliquez sur Ajouter une ligne.
- Complétez l'entrée des données comme suit :
- Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? - Calculer automatiquement ou remplacer le montant
Cliquez sur l'icône dans la colonne jusqu'à ce que la méthode de calcul que vous souhaitez utiliser soit active :- Si vous souhaitez que Procore prenne en compte vos entrées Qté, UdM et Coût unitaire pour calculer automatiquement le « Montant », cliquez sur la colonne jusqu'à ce qu'une icône de calculatrice apparaisse.
- Si vous souhaitez remplacer manuellement le calcul automatique et saisir le montant, cliquez sur la colonne jusqu'à ce que l'icône du point d'exclamation apparaisse.
- Description
Saisissez une description pour le poste. - Qté
Saisissez la quantité d'unités. - UdM
Sélectionnez l’unité de mesure (UdM) dans la liste déroulante. Voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure. - Coût unitaire
Entrez le coût unitaire dans la case prévue. - Montant
Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
- Code budgétaire
- Choisissez l'une de ces options :
- Enregistrer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le poste.
- Enregistrer et créer un nouveau. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le poste et en créer un nouveau.
Remarque
Après avoir changé le statut d'un coût direct de Ébauche à tout autre statut (c'est-à-dire En attente, Réviser et soumettre à nouveau ou Approuvé), Procore fait correspondre la division, le code de coût et le type de coût pour le code budgétaire du coût direct et met à jour ces outils Procore, le cas échéant :
-
Outil Budget
Ajoute le coût direct en tant que poste budgétaire du projet. Le « Montant » du coût direct s’affiche sur le poste budgétaire dans la colonne « Coûts directs ». Si le code de coût et le type de coût du code budgétaire ne sont pas budgétés, Procore met en évidence le poste en ROUGE afin que vous puissiez l’ajouter au budget. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel. -
Outil de facturation
Ajoute le coût direct en tant que poste dans la ventilation des coûts (VDC) d'une facture de propriétaire si la « date de réception » du coût direct survient pendant la période de facturation de la facture de propriétaire . Voir Créer des factures de propriétaire.Outil Contrats principaux
Ajoute le coût direct en tant que poste dans la ventilation des coûts (VDC) d'une facture de propriétaire si la « date de réception » du coût direct survient pendant la période de facturation de la facture de propriétaire . Voir Créer des factures de propriétaire.