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Procore

Utiliser la fonction « Prévisions jusqu'à l'achèvement »

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Objectif

Utiliser la fonction « Prévisions jusqu'à l'achèvement » dans l'outil Budget du projet.

Contexte

Pour vous assurer que les activités et les coûts futurs de votre projet restent précis et cohérents, il est important de gérer et de surveiller activement le budget de votre projet. Si cette activité est de votre responsabilité (par exemple, si vous êtes un chef de projet ou un comptable de projet), vous pourriez avoir besoin de générer des rapports hebdomadaires ou mensuels pour clairement rendre compte de tous les coûts facturables de votre projet (en d'autres termes, ce qui a été accompli sur le projet) et les coûts prévus (en d'autres termes, ce qui reste à accomplir sur le projet). 

Pour aider votre équipe de projet à comprendre ce qui reste à terminer sur un projet, une colonne « Prévisions jusqu’à l’achèvement » est incluse, par défaut, sur plusieurs « Affichages standard » de l’outil Budget (par exemple, Budget standard Procore, Affichage budgétaire vide, (multi-niveaux) Budget standard Procore et Budget ERP Budget direct). Cette colonne peut également être ajoutée à tous les affichages budgétaires personnalisés que vous choisissez de créer. Voir Configurer un nouvel affichage budgétaire.

Avec la colonne « Prévisions jusqu'à l'achèvement », vous pouvez :

  • Estimez le coût des « Profits/pertes prévus » pour chaque poste budgétaire
    Cela garantit que le total de la colonne « Coût estimé à l'achèvement » est exact et cohérent avec votre précédente projection hebdomadaire ou mensuelle.
  • Choisissez la méthode de calcul à appliquer par poste
    • Le paramètre de calcul automatique calcule les coûts restants du projet en fonction de la différence entre le « budget prévu » et les « coûts prévus », afin de maintenir une valeur « Profits/pertes prévus » à zéro (0 USD) pour chaque poste budgétaire.
    • Le paramètre Entrée manuelle vous permet d'ajouter des éléments et des montants pour définir un nombre de prévisions plus réaliste basé sur des aperçus détaillés clés sur le projet.
    • Le paramètre Ressources surveillées vous permet d'ajouter des items basés sur le temps/la durée qui se réduisent automatiquement au fil du temps tout au long du projet.
  • Ajoutez des remarques sur les prévisions
    Enregistrez une remarque utile qui documente le raisonnement pour la valeur de prévision de chaque poste budgétaire. Il n'y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une remarque. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Budget du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Vous pouvez configurer le paramètre « Prévisions jusqu'à l'achèvement » sur Calcul automatique, Entrée manuelle ou Ressources surveillées par item de ligne. 
    • Vous pouvez ajouter des notes à chaque poste.
    • L'entrée « Remarques » est conservée si vous décidez de basculer entre le calcul automatique, la saisie manuelle et les ressources surveillées.
    • Important! Lorsque vous passez de l'entrée manuelle au calcul automatique, tous les items d'entrée manuelle ajoutés précédemment seront supprimés.
  • Calculs de zéro net :
    • Un utilisateur avec des permissions « Admin » dans l'outil Budget peut configurer la colonne « Prévisions jusqu'à l'achèvement » pour avoir un calcul automatique de zéro net dans les paramètres de configuration de l'outil Budget.
      Remarque : Ce paramètre s'applique uniquement aux nouveaux postes que vous ajoutez au budget. 
    • Une icône en forme d’éclair icon-lightning-bolt.png dans la colonne « Prévisions jusqu’à l’achèvement » indique que le calcul de zéro net automatique a été appliqué.
    • Un point d’interrogation ? icône indique  que la colonne « Prévisions jusqu’à l’achèvement » ne peut pas être modifiée.  Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
  • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP :

Étapes

  1. Accédez à l'outil Budget du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Budget.
  3. Recherchez le poste budgétaire que vous souhaitez examiner.
  4. Dans la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement , cliquez sur le lien vers la droite de l’icône d’éclairicon-lightning-bolt.png.

    budget-forecast-to-complete-link.png
     
  5. Sélectionnez la méthode de calcul souhaitée :

Calcul automatique

Suivez les étapes ci-dessous pour activer l’option de calcul Automatique sur un poste budgétaire. Le calcul automatique est le paramètre par défaut dans l’outil Budget du projet. Cette option calcule la différence entre les valeurs des colonnes « Budget prévu » et « Coûts prévus ». Cette différence est affichée comme valeur dans la colonne « Profits/pertes du projet ».

Après avoir cliqué sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement à côté de l’icône en forme d’éclairicon-lightning-bolt.png, procédez comme suit :

  1. Dans la section Prévisions jusqu’à l’achèvement qui apparaît sous le tableau de l’onglet Budget, choisissez l’option Calculation automatique.
  2. Optionnel: Saisissez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone Remarques .

    budget-ftc-new-experience-section.png
     
  3. Cliquez sur l’icône de fermeture icon-markup-close-x.png en haut à droite de la section Prévisions jusqu’à l’achèvement pour la fermer.

Entrée manuelle

Après avoir cliqué sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement à côté de l’icône en forme d’éclairicon-lightning-bolt.png, procédez comme suit :

  1. Sous Méthode de calcul, choisissez l'option Entrée manuelle.
  2. Optionnel: Entrez toutes les informations pertinentes dans la zone Remarques .
  3. Optionnel: Pour ajouter des postes, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.
    1. Pour chaque poste, saisissez les éléments suivants :
      • Description
        Saisissez une description pour le nouveau poste.
      • Quantité
        Entrez une quantité. Par défaut, l’entrée est définie sur 1.
      • Unités
        Sélectionnez une unité de mesure (voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore?). La sélection par défaut « ls » (somme forfaitaire).
      • Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire. Par exemple, tapez : 100.00. L’entrée par défaut est zéro (0,00).
      • Montant
        Saisissez le coût total associé au poste. Il s’agit du nombre d’unités multipliées par le coût unitaire.
    2. Ajoutez des postes si nécessaire.
  4. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur Terminé ou fermez icon-markup-close-x.png l’icône Enregistrer vos modifications et revenez au budget.

Entrée de somme forfaitaire (onglet Prévisions)

Cette méthode de saisie de somme forfaitaire doit être utilisée lorsque vous souhaitez saisir un seul chiffre pour prévoir le coût restant à l'achèvement pour un code budgétaire spécifique dans le budget d'un projet. Dans l'onglet Budget, Procore remplit le montant « Entrée de somme forfaitaire » avec le montant « Prévisions jusqu'à l'achèvement ». Si vous souhaitez saisir un montant différent, vous devez modifier le montant dans l'onglet « Prévisions ». Pour savoir comment configurer un affichage de prévision, voir Configurer un nouvel affichage de prévision.

  1. Cliquez sur l'onglet Prévisions.
  2. Cliquez sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu'à l'achèvement à côté de l'éclair icon-lightning-bolt.png , procédez comme suit.
  3. Sous Méthode de calcul, choisissez l'option Entrée de somme forfaitaire .
  4. Saisissez un somme forfaitaire dans la zone de texte. 
     Important
    Étant donné que votre entrée de somme forfaitaire remplace le montant « Prévisions jusqu'à l'achèvement » dans le budget, il est important de comprendre l'implication que l'utilisation de ce calcul peut avoir sur vos prévisions budgétaires globales. 
  5. Facultatif : Saisissez toutes les informations pertinentes dans le champ Remarques .
  6. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur Terminé ou fermez icon-markup-close-x.png l’icône Enregistrer vos modifications et revenez au budget.

Ressources surveillées

La colonne « Ressources surveillées » prévoit votre coût prévu en fonction des taux de ressources et du temps, puis de présentation des ressources, l’application d’une heure et d’une date, et l’ajout d’un coût unitaire et d’un taux d’utilisation des ressources dans un code budgétaire. Procore dessine automatiquement le montant « Prévisions jusqu’à l’achèvement » au fur et à mesure que le temps passe.

Après avoir cliqué sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement à côté de l’icône en forme d’éclair icon-lightning-bolt.png :

  1. Sous Méthode de calcul, choisissez l’option Ressources surveillées .
  2. Optionnel: Entrez toutes les informations pertinentes dans la zone Remarques.
  3. Optionnel: Pour ajouter des entrées supplémentaires, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.
    1. Pour chaque poste, saisissez les éléments suivants :
      • Description
        Saisissez une description pour le nouveau poste de ressource.
        Exemple
        Les exemples comprennent :
        • Chef de projet de niveau 1, niveau 2
        • Location de roulottes de bureau
        • Toilettes temporaires
        • Location de conteneurs de stockage temporaire
      • Date de début
        Sélectionnez une date de début sur le poste de la ressource.
      • Date de fin
        Sélectionnez une date de fin pour le poste de la ressource.
      • Unités restantes
        Choisissez des semaines ou des mois. Les semaines sont la sélection par défaut. Procore utilise la date d’aujourd’hui pour calculer automatiquement la valeur « Unités restantes » et continue de prélever le montant restant à la fin de chaque semaine ou mois.
      • Coût unitaire
        Ajoutez le coût unitaire. Le paramètre par défaut est zéro (0,00). Par exemple, tapez : 100.00
        • Utilisation
          Entrez le pourcentage de la ressource utilisée pendant la durée donnée du poste.
          Remarque

          Votre entrée dans la colonne précédente détermine la valeur de chaque colonne renseignée.

          Note: Procore ne vous permet pas de facturer les coûts pro-taux. Par exemple, 8 jours sont égal à 2 semaines, pas 1,14 semaines.
           
          Nom de la colonne Calcul
          Coût unitaire calculé Taux d’utilisation * coût unitaire
          Prévisions jusqu'à l'achèvement Coût unitaire calculé * Unités restantes
          Prévu Coût unitaire calculé * Unités totales
          Cette valeur s’applique à la date de début et de fin que vous avez spécifique.
    2. Ajoutez des postes si nécessaire.
  4. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur Terminé ou fermez icon-markup-close-x.png l’icône Enregistrer vos modifications et revenez au budget.