Utiliser la fonction « Prévisions jusqu'à l'achèvement »

Pour garantir que les activités et les coûts futurs de votre projet restent exacts et cohérents, il est important de gérer et de surveiller activement le budget de votre projet. Si cette activité est de votre responsabilité (par exemple, si vous êtes chef de projet ou comptable de projet), vous devrez peut-être générer des rapports hebdomadaires ou mensuels pour rendre compte clairement de tous les coûts facturables de votre projet (en d’autres termes, ce qui a été achevé sur le projet) et les coûts prévus (en d’autres termes, ce qui reste à terminer sur le projet).

Pour aider votre équipe de projet à mieux comprendre ce qui reste à terminer sur un projet, une colonne « Prévisions jusqu’à l’achèvement » est incluse, par défaut, dans plusieurs « vues standard » de l’outil Budget (par exemple, Budget standard Procore, Affichage budgétaire vide, Budget standard Procore (multi-niveaux), Budget des coûts directs Procore ERP, Prévision standard Procore et Procore ERP Prévision des Coûts directs). Cette colonne peut également être ajoutée à tous les affichages budgétaires ou de prévisions personnalisés que vous choisissez de créer. Voir Configurer un nouvel affichage de budget et Configurer un nouvel affichage de prévisions.

Avec la colonne « Prévisions jusqu'à l'achèvement », vous pouvez :

• Estimez le coût des « Profits/pertes prévus » pour chaque poste budgétaire
  Cela garantit que le total de la colonne « Coût estimé à l’achèvement » est exact et cohérent avec votre précédente projection hebdomadaire ou mensuelle.

• Choisissez la méthode de calcul à appliquer par poste

  • Le paramètre de calcul automatique calcule les coûts restants du projet en soustrayant le « budget prévu » des « coûts prévus » pour maintenir une valeur « Profits/pertes prévus » à zéro (0 USD) pour chaque poste budgétaire.

  • Le paramètre Entrée manuelle/Saisie manuelle détaillée vous permet d’ajouter des items et des montants pour créer une prévision plus réaliste basée sur les informations clés du projet.

  • Le paramètre Saisie forfaitaire/Saisie manuelle forfaitaire vous permet de saisir un montant unique et fixe pour prévoir le coût restant à l’achèvement pour un code budgétaire spécifique.
    Remarque : Bien que ce paramètre soit visible dans les tableaux Budget et Prévisions, il ne peut être configuré que dans l’onglet Prévision de l’outil Budget.

  • Le paramètre Ressources surveillées vous permet d’ajouter des items basés sur le temps/la durée qui se réduisent automatiquement au fil du temps tout au long du projet.

• Ajouter des remarques sur les prévisions
  Enregistrez une remarque utile qui documente le raisonnement pour la valeur de prévision de chaque poste poste budgétaire. Il n’y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une note.

• Permissions d'utilisateur requises :

  • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l’outil Budget du projet.

• Information supplémentaire :

  • Vous pouvez configurer le paramètre « Prévisions jusqu’à l’achèvement » sur Calcul automatique, Saisie manuelle/Saisie manuelle détaillée, Saisie forfaitaire/Saisie manuelle forfaitaire ou Ressources surveillées par poste.

  • Vous pouvez ajouter des notes à chaque poste.

  • L’entrée « Remarques » est conservée si vous décidez de basculer entre le calcul automatique, la saisie manuelle/la saisie manuelle détaillée, la saisie forfaitaire/la saisie manuelle forfaitaire et les ressources surveillées.

  • Important! Lorsque vous passez de l’entrée manuelle/saisie manuelle détaillée au calcul automatique, tous les items d’entrée manuelle/entrée manuelle détaillée ajoutés précédemment seront supprimés.

• Calculs de zéro net :

  • Un utilisateur disposant des permissions « Admin » dans l’outil Budget peut configurer la colonne « Prévisions jusqu’à l’achèvement » pour avoir un calcul de zéro net automatique selon les paramètres de configuration de l’outil Budget.
    Remarque: Ce paramètre est appliqué uniquement aux nouveaux postes que vous ajoutez au budget.

  • Une icône en forme d’éclair dans la colonne « Prévisions jusqu’à l’achèvement » indique que le calcul de zéro net automatique a été appliqué.

  • Un point d’interrogation ? indique que la colonne « Prévisions jusqu’à l’achèvement » ne peut pas être modifiée. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.

• Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP :

  • Vous pouvez exporter une prévision de coût de Procore vers certains systèmes ERP intégrés. Voir Comment exporter les données de prévisions des coûts d’un budget Procore vers l’ERP?

• Configurer un nouvel affichage budgétaire

• Configurer un nouvel affichage de prévision

1. Accédez à l’outil Budget du projet.

2. Cliquez sur l’onglet Budget ou Prévisions .

3. Recherchez le poste budgétaire que vous souhaitez examiner.

4. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, cliquez sur le montant lié ou sur l’icône points de suspension horizontaux .
   Remarque : Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, cliquez sur le montant lié ou sur le menu déroulant. Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.
   

5. Sélectionnez la méthode de calcul souhaitée :

   • Calcul automatique

   • Entrée manuelle/Saisie manuelle détaillée

   • Entrée de somme forfaitaire/Saisie manuelle de somme forfaitaire (onglet Prévisions)

   • Ressources surveillées

Suivez les étapes ci-dessous pour activer l’option de calcul automatique sur un poste budgétaire. Le calcul automatique est le paramètre par défaut dans l’outil Budget du projet. Cette option calcule la différence entre les valeurs des colonnes « Budget prévu » et « Coûts prévus ». Cette différence est affichée sous forme de valeur dans la colonne « Projet Plus/Moins ».

Pour mettre à jour le calcul de la Prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, cliquez sur le montant lié ou sur l’icône points de suspension horizontaux .
   Remarque : Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, cliquez sur le montant lié ou sur le menu déroulant. Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

2. Dans la section Prévision jusqu’à l’achèvement qui apparaît sous le tableau, choisissez l’option Calcul automatique .

   Remarque

   

   • Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, sélectionnez cette option dans le menu déroulant de la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement ou dans le menu Méthode de calcul du panneau « Prévisions jusqu’à l’achèvement ». Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

   • Dans les tableaux de budget et de prévision améliorés, cliquez sur l’icône d’affichage du panneau inférieur ou sur l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau « Prévision à terminer » pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau. Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

3. Facultatif : Entrez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone Remarques .
   Remarque : Dans les tableaux de budget et de prévision améliorés, la case Remarques n’est disponible que dans le panneau « Prévision à terminer ». Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement . Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.
   

4. Facultatif : Cliquez sur l’icône de fermeture .

Pour mettre à jour le calcul de la Prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, cliquez sur le montant lié ou sur l’icône points de suspension horizontaux .
   Remarque : Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, cliquez sur le montant lié ou sur le menu déroulant. Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

2. Sous Méthode de calcul, choisissez l’option Entrée manuelle/Entrée manuelle détaillée .

   Remarque

   

   • Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, sélectionnez cette option dans le menu déroulant de la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement ou dans le menu Méthode de calcul du panneau « Prévisions jusqu’à l’achèvement ». Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

   • Dans les tableaux de budget et de prévision améliorés, cliquez sur l’icône d’affichage du panneau inférieur ou sur l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau « Prévision à terminer » pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau. Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

3. Facultatif : Entrez toute information pertinente dans la zone Remarques .
   Remarque : Dans les tableaux de budget et de prévision améliorés, la case Remarques n’est disponible que dans le panneau « Prévision à terminer ». Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement . Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

4. Facultatif : Pour ajouter des postes, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.

   1. Pour chaque poste, saisissez les éléments suivants :

      • Descriptif
        Saisissez une description pour le nouveau poste.

      • Quantité
        Entrez une quantité. Par défaut, l’entrée est définie sur 1.

      • Unités
        Sélectionnez une unité de mesure (voir Quelles unités de mesure figurent dans la liste principale de Procore?). La sélection par défaut « ls » (somme forfaitaire).

      • Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire. Par exemple, tapez : 100.00. L’entrée par défaut est zéro (0,00).

      • Montant
        Entrez le coût total associé au poste. Il s’agit du nombre d’unités multiplié par le coût unitaire.

   2. Ajoutez des postes si nécessaire.

5. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur Terminé ou sur l’icône de fermeture pour enregistrer vos modifications et revenir au budget.

Cette méthode de saisie de somme forfaitaire doit être utilisée lorsque vous souhaitez saisir un seul chiffre pour prévoir le coût restant à l’achèvement pour un code budgétaire spécifique dans le budget d’un projet. Dans l’onglet Budget, Procore renseigne le montant de l'« Entrée de somme forfaitaire » avec le montant de la « Prévision à terminer ». Si vous souhaitez saisir un montant différent, vous devez modifier le montant dans l’onglet « Prévisions ». Pour savoir comment configurer un affichage de prévision, voir Configurer un nouvel affichage de prévision.

Pour mettre à jour le calcul de la Prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Cliquez sur l’onglet Prévisions .

2. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, cliquez sur l’icône points de suspension horizontaux .
   Remarque : Dans le tableau de prévision amélioré, cliquez sur le montant lié ou sur le menu déroulant. Pour plus de détails sur l’adhésion au programme bêta, consultez la bannière en haut de cette page.

3. Sous Méthode de calcul, choisissez l’option Saisie forfaitaire/Saisie manuelle forfaitaire.
   Remarque: Dans le tableau de prévision amélioré, sélectionnez cette option dans le menu déroulant de la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement ou dans le menu Méthode de calcul du panneau « Prévision jusqu’à l’achèvement ». Vous pouvez également cliquer surl’icône d’affichage du panneau inférieur ou l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau « Prévision à terminer » pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau. Pour plus de détails sur l’adhésion au programme bêta, consultez la bannière en haut de cette page.

4. Entrez un montant de somme forfaitaire dans la zone de texte.

    Important

   Étant donné que votre entrée de somme forfaitaire remplace le montant « Prévision à terminer » dans le budget, il est important de comprendre l’incidence que l’utilisation de ce calcul peut avoir sur vos prévisions budgétaires globales.

5. Facultatif : Entrez toute information pertinente dans la zone Remarques .
   Remarque : Dans le tableau de prévision amélioré, la case Remarques n’est disponible que dans le panneau « Prévision à terminer ». Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement . Pour plus de détails sur l’adhésion au programme bêta, consultez la bannière en haut de cette page.

6. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur Terminé ou sur l’icône de fermeture pour enregistrer vos modifications et revenir au budget.

La colonne « Ressources surveillées » prévoit vos coûts prévus en fonction des taux et du temps des ressources, puis introduit les ressources, en appliquant une heure et une date, et en ajoutant un coût unitaire et un taux d’utilisation pour les ressources dans un code budgétaire. Procore réduit automatiquement le montant « Prévision à terminer » au fil du temps.

Pour mettre à jour le calcul de la Prévision jusqu’à l’achèvement :

1. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, cliquez sur le montant lié ou sur l’icône points de suspension horizontaux .
   Remarque : Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, cliquez sur le montant lié ou sur le menu déroulant. Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

2. Sous Méthode de calcul, choisissez l’option Ressources surveillées .

   Remarque

   

   • Dans les tableaux Budget et Prévisions améliorés, sélectionnez cette option dans le menu déroulant de la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement ou dans le menu Méthode de calcul du panneau « Prévisions jusqu’à l’achèvement ». Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

   • Dans les tableaux de budget et de prévision améliorés, cliquez sur l’icône d’affichage du panneau inférieur ou sur l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau « Prévision à terminer » pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau. Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

3. Facultatif : Entrez toute information pertinente dans la zone Remarques .
   Remarque : Dans les tableaux de budget et de prévision améliorés, la case Remarques n’est disponible que dans le panneau « Prévision à terminer ». Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement . Pour plus de détails sur l’adhésion aux programmes bêta, voir la bannière en haut de cette page.

4. Facultatif : Pour ajouter des entrées supplémentaires, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.

   1. Pour chaque poste, saisissez les éléments suivants :

      • Descriptif
        Saisissez une description pour le nouveau poste de ressource.

        Exemple

        Les exemples comprennent :

        • Chef de projet de niveau 1, niveau 2
        • Location de roulottes de bureau
        • Toilettes temporaires
        • Location de conteneurs de stockage temporaire

      • Date de début
        Sélectionnez une date de début pour le poste de la ressource.

      • Date de fin
        Sélectionnez une date de fin pour le poste de la ressource.

      • Unités restantes
        Choisissez Semaines ou Mois. Semaines est la sélection par défaut. Procore utilise la date du jour pour calculer automatiquement la valeur des « unités restantes » et continue de prélever le montant restant à la fin de chaque semaine ou mois.

      • Coût unitaire
        Ajoutez le coût unitaire. Le paramètre par défaut est zéro (0,00). Par exemple, tapez : 100.00

      • Utilisation
        Entrez le pourcentage de la ressource utilisée pendant la durée donnée du poste.

        Remarque

        Votre entrée dans la colonne précédente détermine la façon dont la valeur de chaque colonne est remplie.

        Remarque : Procore ne vous permet pas de calculer les coûts au prorata. Par exemple, 8 jours équivaut à 2 semaines, et non à 1,14 semaine.

        Nom de la colonne	Calcul
        Coût unitaire calculé	Taux d’utilisation * coût unitaire
        Prévisions jusqu'à l'achèvement	Coût unitaire calculé * Unités restantes
        Prévu	Coût unitaire calculé * Total des unités Cette valeur s’applique au début et au date de fin que vous avez spécifiés.

   2. Ajoutez des postes si nécessaire.

5. Selon l’expérience que vous utilisez, cliquez sur Terminé ou sur l’icône de fermeture pour enregistrer vos modifications et revenir au budget.