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Procore

Utiliser la fonction « Prévisions jusqu'à l'achèvement »

Objectif

Utiliser la fonction « Prévisions jusqu'à l'achèvement » dans l'outil Budget du projet.

Contexte

Pour vous assurer que les activités et les coûts futurs de votre projet restent précis et cohérents, il est important de gérer et de surveiller activement le budget de votre projet. Si cette activité est de votre responsabilité (par exemple, si vous êtes un chef de projet ou un comptable de projet), vous pourriez avoir besoin de générer des rapports hebdomadaires ou mensuels pour clairement rendre compte de tous les coûts facturables de votre projet (en d'autres termes, ce qui a été accompli sur le projet) et les coûts prévus (en d'autres termes, ce qui reste à accomplir sur le projet). 

Pour aider votre équipe de projet à mieux comprendre ce qui reste à accomplir sur un projet, une colonne « Prévisions jusqu'à l'achèvement » est incluse, par défaut, sur plusieurs des « affichages standard » de l'outil Budget (par exemple, Budget standard Procore, Affichage budgétaire vierge, Affichage standard Procore (à plusieurs niveaux) et Budget du coût direct ERP Procore). Cette colonne peut également être ajoutée à tous les affichages budgétaires personnalisés que vous choisissez de créer. Voir Configurer un nouvel affichage budgétaire

Avec la colonne « Prévisions jusqu'à l'achèvement », vous pouvez :

  • Estimez « le coût Plus/Moins prévu » pour chaque poste budgétaire
    Cela garantit que le total de la colonne « Coût estimé à l'achèvement » est exact et cohérent avec votre précédente projection hebdomadaire ou mensuelle.
  • Choisissez la méthode de calcul à appliquer par poste
    • Le paramètre de calcul automatique calcule les coûts restants du projet en fonction de la différence entre le « budget prévu » et les « coûts prévus », afin de maintenir une valeur « Plus/Moins prévu » à zéro (0 USD) pour chaque poste budgétaire.
    • Le paramètre Entrée manuelle vous permet d'ajouter des items et des montants pour définir un nombre de prévisions plus réaliste basé sur des aperçus détaillés clés sur le projet.
    • Le paramètre Ressources surveillées vous permet d'ajouter des items basés sur le temps/la durée qui se réduisent automatiquement au fil du temps tout au long du projet.
  • Ajoutez des remarques sur les prévisions
    Enregistrez une remarque utile qui documente le raisonnement pour la valeur de prévision de chaque poste budgétaire. Il n'y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une remarque. 

Éléments à considérer

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Budget du projet.
  • Informations complémentaires :
    • Vous pouvez configurer le paramètre « Prévisions jusqu'à l'achèvement » sur Calcul automatique, Entrée manuelle ou Ressources surveillées par item de ligne. 
    • Vous pouvez ajouter des notes à chaque poste.
    • L'entrée « Remarques » est conservée si vous décidez de basculer entre le calcul automatique, la saisie manuelle et les ressources surveillées.
    • Important! Lorsque vous passez de l'entrée manuelle au calcul automatique, tous les items d'entrée manuelle ajoutés précédemment seront supprimés.
  • Calculs du zéro net :
    • Un utilisateur avec des permissions « Admin » dans l'outil Budget peut configurer la colonne « Prévisions jusqu'à l'achèvement » pour avoir un calcul automatique de zéro net dans les paramètres de configuration de l'outil Budget.
      Remarque : Ce paramètre s'applique uniquement aux nouveaux postes que vous ajoutez au budget. 
    • Une icône en forme d'éclair icon-éclair-éclair.png dans la colonne « Prévisions jusqu'à l'achèvement » indique que le calcul de zéro net automatique est appliqué.
    • Une icône point d'interrogation ? indique que la colonne « Prévisions jusqu'à l'achèvement » ne peut pas être modifiée. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
  • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP :
    • Les données de prévisions des coûts peuvent être exportées de Procore vers ces systèmes ERP intégrés :

Étapes

  1. Accédez à l'outil Budget du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Budget.
  3. Recherchez le poste budgétaire que vous souhaitez examiner.
  4. Cliquez sur le lien dans la colonne Prévisions jusqu'à l'achèvement.
    Remarque : Comme illustré ci-dessous, le lien sur lequel cliquer est situé à droite de l'icône d'éclair icon-éclair-éclair.png.
    prévisions_budget_4_7_2020.png
  5. Sélectionnez l'un des choix suivants pour la méthode de calcul des Prévisions jusqu'à l'achèvement :

Calcul automatique

Suivez les étapes ci-dessous pour activer l'option de Calcul automatique sur un poste budgétaire, qui est le paramètre par défaut de l'outil Budget du projet. Cette option calcule la différence entre les valeurs des colonnes « Budget prévu » et « Coûts prévus ». Cette différence est affichée en tant que valeur dans la colonne « Projet Plus/Moins ». Dans la fenêtre Prévisions jusqu'à l'achèvement, procédez comme suit:

  1. Sous Méthode de calcul, choisissez l'option Calcul automatique.
  2. (Facultatif) Entrez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone Remarques
  3. Enregistrez vos modifications et revenez à l'outil de Budget en cliquant sur Terminé.

Entrée manuelle

Suivez les étapes ci-dessous pour créer manuellement des postes pour la colonne « Prévisions jusqu'à l'achèvement ». Dans la fenêtre Prévisions jusqu'à l'achèvement , procédez comme suit :

  1. Sous Méthode de calcul, choisissez l'option Entrée manuelle.
  2. (Facultatif) Entrez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone Remarques
  3. Pour ajouter des entrées supplémentaires, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.
  4. Entrez les informations suivantes :
    prévisions_manualentry_4-7-2020.png
    • Description. Saisissez une synthèse descriptive de votre nouveau poste.
    • Quantité. Entrez un nombre. Par défaut, il est défini sur 1.
    • Unités. Sélectionnez une unité de mesure. Il s'agit d'une liste déroulante remplie par la liste principale des unités de mesure au niveau de la compagnie dans l'outil Admin de la compagnie, vous pouvez donc ajouter une remarque à ce sujet ici et/ou un lien vers cet article de support. La valeur par défaut est « sf » (somme forfaitaire).
    • Coût unitaire. Ajoutez le coût unitaire (par exemple, entrez 100). Le paramètre par défaut est zéro (0,00).
    • Montant. Le coût total du poste. (Unités * Coût unitaire).
  5. Ajoutez des postes supplémentaires si nécessaire.
  6. Enregistrez vos modifications et revenez à l'outil de Budget en cliquant sur Terminé.

Ressources surveillées

Suivez les étapes ci-dessous pour prévoir un poste avec vos valeurs surveillées. 

Les ressources surveillées vous permettent de prévoir les coûts projetés en fonction des taux de ressources et du temps, en introduisant des ressources, en appliquant une heure et une date et en ajoutant un coût unitaire et un taux d'utilisation des ressources dans un code de coût. Procore réduira automatiquement le montant des « Prévisions jusqu'à l'achèvement » au fil du temps. Dans la fenêtre Prévisions jusqu'à l'achèvement, procédez comme suit :

  1. Sous Méthode de calcul, choisissez l'option Ressources surveillées
  2. (Facultatif) Entrez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone Remarques
  3. Pour ajouter des entrées supplémentaires, cliquez sur Ajouter un nouveau poste.
  4. Entrez les informations suivantes :
    prévisions_monitoredresources_4-7-2020.png
    • Description. Entrez une description pour le nouveau poste de ressource. Voici quelques exemples :
      • Chef de projet niveau 1, niveau 2
      • Location de remorques de bureau
      • Installations de toilettes temporaires
      • Location de conteneurs de stockage temporaire
    • Date de début. Sélectionnez une date de début pour le poste de ressource.
    • Date de fin. Sélectionnez une date de fin pour le poste de ressource.
    • Unités restantes. Sous Unités restantes, sélectionnez Semaines (sélection par défaut) ou Mois. Procore utilisera la date du jour pour calculer automatiquement les unités restantes et continuera à prélever le montant restant à la fin de chaque unité (semaine ou mois).
    • Coût unitaire. Ajoutez le coût unitaire (par exemple, entrez 100). Le paramètre par défaut est zéro (0,00).
      • Utilisation. Saisissez le pourcentage de la ressource utilisée pendant la durée donnée du poste.
        Les colonnes Coût unitaire calculé, Prévisions jusqu'à l'achèvement et Prévu seront remplies en fonction de ce que vous avez entré dans les colonnes précédentes.
        • Coût unitaire calculé = taux d'utilisation * coût unitaire
        • Prévisions jusqu'à l'achèvement = Coût unitaire calculé * Unités restantes
        • Prévu = coût unitaire calculé * unités totales (sur la base de la durée totale calculée de la date de début à la date de fin).
          Remarque : Vous ne pourrez pas évaluer les coûts au prorata (par exemple, 8 jours = 2 semaines, et non 1,14 semaine).
  5. Ajoutez d'autres postes, si nécessaire.
  6. Enregistrez vos modifications et revenez à l'outil de Budget en cliquant sur Terminé.

 

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