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Procore

Utiliser la fonction « Prévisions jusqu'à l'achèvement »

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Contexte

Pour vous assurer que les activités et les coûts futurs de votre projet restent exacts et cohérents, il est important de gérer et de surveiller activement le budget de votre projet. Si cette activité est de votre responsabilité (par exemple, si vous êtes chef de projet ou comptable de projet), vous devrez peut-être générer des rapports hebdomadaires ou mensuels pour rendre compte clairement de tous les coûts facturables de votre projet (en d’autres termes, ce qui a été achevé sur le projet) et les coûts prévus (en d’autres termes, ce qui reste à terminer sur le projet).

Pour aider votre équipe de projet à mieux comprendre ce qui reste à terminer sur un projet, une colonne « Prévisions jusqu’à l’achèvement » est incluse, par défaut, dans plusieurs des « Affichages standard » de l’outil Budget (par exemple, Budget standard Procore, Affichage du budget vide, Standard Procore (multi-niveaux) Budget, Budget des coût direct Procore ERP, Prévision standard Procore et Prévision des Coût direct Procore ERP). Cette colonne peut également être ajoutée à tous les affichages de budget ou de prévision personnalisés que vous choisissez de créer. Voir Configurer un nouvel affichage du budget et Configurer un nouvel affichage de prévision.

Avec la colonne « Prévisions jusqu'à l'achèvement », vous pouvez :

  • Estimez le coût des « Profits/pertes prévus » pour chaque poste budgétaire
    Cela garantit que le total de la colonne « Coût estimé à l’achèvement » est exact et cohérent avec votre précédente projection hebdomadaire ou mensuelle.

  • Choisissez la méthode de calcul à appliquer par poste

    • Le paramètre de calcul automatique calcule les coûts restants du projet en soustrayant le « Budget prévu » des « Coûts prévus » pour maintenir une valeur « Profits/pertes prévus » à zéro (0 USD) pour chaque poste budgétaire.

    • Le paramètre entrée manuelle détaillée vous permet d’ajouter des items et des montants pour créer une prévision plus réaliste basée sur les informations clés du projet.

    • Le paramètre de Saisie manuelle de la somme forfaitaire vous permet de saisir un montant unique et fixe pour prévoir le coût restant à l’achèvement pour un code budgétaire spécifique.
      Remarque : Bien que ce paramètre soit visible dans les tableaux Budget et Prévisions, il ne peut être configuré que dans l’onglet Prévision de l’outil Budget.

    • Le paramètre Ressources surveillées vous permet d’ajouter des items basés sur le temps/la durée qui se réduisent automatiquement au fil du temps tout au long du projet.

  • Ajouter des remarques sur les prévisions
    Enregistrez une remarque utile qui documente le raisonnement pour la valeur de prévision de chaque poste poste budgétaire. Il n’y a pas de limite au nombre de caractères que vous pouvez saisir sur une note.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :

    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l’outil Budget du projet.

  • Information supplémentaire :

    • Vous pouvez configurer le paramètre « Prévisions jusqu’à l’achèvement » sur Calcul automatique, Saisie manuelle détaillée, Saisie manuelle de somme forfaitaire ou Ressources surveillées par poste.

    • Vous pouvez ajouter des notes à chaque poste.

    • La saisie « Remarques » est conservée si vous décidez de basculer entre le calcul automatique, la Saisie manuelle détaillée, la Saisie manuelle forfaitaire et les ressources surveillées.

    • Important! Lorsque vous passez de l'entrée manuelle détaillée au calcul automatique, tous les items d'entrée manuelle détaillée ajoutés précédemment seront supprimés.

  • Calculs de zéro net :

    • Un utilisateur disposant des permissions « Admin » dans l’outil Budget peut configurer la colonne « Prévisions jusqu’à l’achèvement » pour avoir un calcul de zéro net automatique selon les paramètres de configuration de l’outil Budget.
      Remarque: Ce paramètre est appliqué uniquement aux nouveaux postes que vous ajoutez au budget.

    • Une icône en forme d’éclair Icon Lightning Bolt dans la colonne « Prévisions jusqu’à l’achèvement » indique que le calcul de zéro net automatique a été appliqué.

    • Une icône point d’interrogation ? indique que la colonne « Prévisions jusqu’à l’achèvement » ne peut pas être modifiée. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.

  • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP :

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.

  2. Cliquez sur l’onglet Budget ou Prévisions .

  3. Recherchez le poste budgétaire que vous souhaitez examiner.

  4. Sélectionnez la méthode de calcul souhaitée :

Calcul automatique

Suivez les étapes ci-dessous pour activer l’option de calcul automatique sur un poste budgétaire. Le calcul automatique est le paramètre par défaut dans l’outil Budget du projet. Cette option calcule la différence entre les valeurs des colonnes « Budget prévu » et « Coûts prévus ». Cette différence est affichée sous forme de valeur dans la colonne « Projet Plus/Moins ».

Pour mettre à jour le calcul de la Prévision jusqu’à l’achèvement :

  1. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, sélectionnez Calcul automatique à l’aide de l’une de ces options :

    • Cliquez sur le menu déroulant à côté du montant et sélectionnez Calcul automatique.

    • Cliquez sur le montant hyperlié pour ouvrir le panneau de configuration, puis sélectionnez Calcul automatique dans le menu déroulant Méthode de calcul.

      1. (Facultatif) Entrez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone de texte Remarques.
        Remarque : La zone de texte Remarques n’est disponible que dans le panneau de configuration. Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement.

      2. ( Facultatif)Cliquez sur Petite icône carrée grise avec un contour rectangle blanc divisé en deux sections par une ligne horizontale.l’icône d’affichage   Deux rectangles gris foncé côte à côte sur un fond gris clair, ressemblant à une simple icône de fenêtre ou de panneau. du panneau inférieur ou l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau de configuration pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau.

      3. Cliquez sur l’icône de fermeture Icon Markup Close X.

Saisie manuelle détaillée

Pour mettre à jour le calcul de la Prévision jusqu’à l’achèvement :

  1. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, sélectionnez Saisie manuelle détaillée à l’aide de l’une de ces options :

    • Cliquez sur le menu déroulant à côté du montant et sélectionnez Saisie manuelle détaillée pour ouvrir le panneau de configuration.

    • Cliquez sur le montant hyperlié pour ouvrir le panneau de configuration, puis sélectionnez Saisie manuelle détaillée dans le menu déroulant Méthode de calcul.

  2. ( Facultatif)Cliquez sur Petite icône carrée grise avec un contour rectangle blanc divisé en deux sections par une ligne horizontale.l’icône d’affichage   Deux rectangles gris foncé côte à côte sur un fond gris clair, ressemblant à une simple icône de fenêtre ou de panneau. du panneau inférieur ou l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau de configuration pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau.

  3. Pour ajouter des postes, cliquez sur Ajouter un poste.

    1. Pour chaque poste, saisissez les éléments suivants :

      1. Descriptif
        Saisissez une description pour le nouveau poste.

      2. Quantité
        Entrez une quantité. Par défaut, l’entrée est définie sur 1.

      3. Unités
        Sélectionnez une unité de mesure (voir Quelles unités de mesure figurent dans la liste principale de Procore?). La sélection par défaut est « sf » (somme forfaitaire).

      4. Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire. Par exemple, tapez : 100.00. L’entrée par défaut est zéro (0,00).

      5. Montant
        Entrez le coût total associé au poste. Il s’agit du nombre d’unités multiplié par le coût unitaire.

    2. Ajoutez des postes si nécessaire.

  4. (Facultatif) Entrez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone de texte Remarques.
    Remarque : La zone de texte Remarques n’est disponible que dans le panneau de configuration. Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement.

  5. Cliquez sur l’icône de fermeture Icon Markup Close X.

Saisie manuelle de somme forfaitaire (onglet Prévisions)

Cette méthode d'entrée manuelle de somme forfaitaire doit être utilisée lorsque vous souhaitez saisir un seul chiffre pour prévoir le coût restant à l’achèvement pour un code budgétaire spécifique dans le budget d’un projet. Dans l’onglet Budget, Procore renseigne le montant de la « somme forfaitaire entrée manuelle » avec le montant de la « Prévision à terminer ». Si vous souhaitez saisir un montant différent, vous devez modifier le montant dans l’onglet « Prévisions ». Pour savoir comment configurer un affichage de prévision, voir Créer un affichage de prévision.

Pour mettre à jour le calcul de la Prévision jusqu’à l’achèvement :

  1. Cliquez sur l’onglet Prévisions.

  2. Dans la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement, sélectionnez somme forfaitaire entrée manuelle à l’aide de l’une de ces options :

    • Cliquez sur le menu déroulant à côté du montant et sélectionnez entrée manuelle de la somme forfaitaire.

      1. Entrez un montant somme forfaitaire dans la zone de texte de la cellule.

    • Cliquez sur le montant hyperlié pour ouvrir le panneau de configuration, puis sélectionnez entrée manuelle de somme forfaitaire dans le menu déroulant Méthode de calcul.

      1. Entrez un montant de somme forfaitaire dans la zone de texte Montant .

         Important
        Étant donné que votre entrée de somme forfaitaire remplace le montant « Prévision à terminer » dans le budget, il est important de comprendre l’incidence que l’utilisation de ce calcul peut avoir sur vos prévisions budgétaires globales.

      2. (Facultatif) Entrez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone de texte Remarques.
        Remarque : La zone de texte Remarques n’est disponible que dans le panneau de configuration. Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement.

      3. ( Facultatif)Cliquez sur Petite icône carrée grise avec un contour rectangle blanc divisé en deux sections par une ligne horizontale.l’icône d’affichage   Deux rectangles gris foncé côte à côte sur un fond gris clair, ressemblant à une simple icône de fenêtre ou de panneau. du panneau inférieur ou l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau de configuration pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau.

      4. Cliquez sur l’icône de fermeture Icon Markup Close X.

Ressources surveillées

La colonne « Ressources surveillées » prévoit vos coûts prévus en fonction des taux et du temps des ressources, puis introduit les ressources, en appliquant une heure et une date, et en ajoutant un coût unitaire et un taux d’utilisation pour les ressources dans un code budgétaire. Procore réduit automatiquement le montant « Prévision à terminer » au fil du temps.

Pour mettre à jour le calcul de la Prévision jusqu’à l’achèvement :

  1. Dans la colonne Prévisions jusqu’à l’achèvement, sélectionnez Ressources surveillées à l’aide de l’une de ces options :

    • Cliquez sur le menu déroulant à côté du montant et sélectionnez Ressources surveillées pour ouvrir le panneau de configuration.

    • Cliquez sur le montant hyperlié pour ouvrir le panneau de configuration, puis sélectionnez Ressources surveillées dans le menu déroulant Méthode de calcul.

  2. ( Facultatif)Cliquez sur Petite icône carrée grise avec un contour rectangle blanc divisé en deux sections par une ligne horizontale.l’icône d’affichage   Deux rectangles gris foncé côte à côte sur un fond gris clair, ressemblant à une simple icône de fenêtre ou de panneau. du panneau inférieur ou l’icône d’affichage du panneau latéral dans le panneau de configuration pour l’ancrer au bas ou sur le côté du tableau.

  3. Pour ajouter des postes, cliquez sur Ajouter un poste.

    1. Pour chaque poste, saisissez les éléments suivants :

      1. Descriptif
        Saisissez une description pour le nouveau poste de ressource.

        Exemple

        Les exemples comprennent :

        • Chef de projet de niveau 1, niveau 2
        • Location de roulottes de bureau
        • Toilettes temporaires
        • Location de conteneurs de stockage temporaire

      2. Date de début
        Sélectionnez une date de début pour le poste de la ressource.

      3. Date de fin
        Sélectionnez une date de fin pour le poste de la ressource.

      4. Unités restantes
        Choisissez Semaines ou Mois. Semaines est la sélection par défaut. Procore utilise la date du jour pour calculer automatiquement la valeur des « Unités restantes » et continue de prélever le montant restant à la fin de chaque semaine ou mois.

      5. Coût unitaire
        Ajoutez le coût unitaire. Le paramètre par défaut est zéro (0,00). Par exemple, entrez 100,00.

      6. Utilisation
        Entrez le pourcentage de la ressource utilisée pendant la durée donnée du poste.

        Remarque

        Votre entrée dans la colonne précédente détermine la façon dont la valeur de chaque colonne est remplie.

        Remarque : Procore ne vous permet pas de calculer les coûts au prorata. Par exemple, 8 jours équivaut à 2 semaines, et non à 1,14 semaine.

        Nom de la colonne

        Calcul

        Coût unitaire calculé

        Taux d’utilisation * coût unitaire

        Prévisions jusqu'à l'achèvement

        Coût unitaire calculé * Unités restantes

        Prévu

        Coût unitaire calculé * Total des unités Cette valeur s’applique au début et au date de fin que vous avez spécifiés.

    2. Ajoutez des postes si nécessaire.

  4. (Facultatif) Entrez toute information pertinente sur les prévisions dans la zone de texte Remarques.
    Remarque : La zone de texte Remarques n’est disponible que dans le panneau de configuration. Il n’est pas accessible via le menu déroulant de la colonne Prévision jusqu’à l’achèvement.

  5. Cliquez sur l’icône de fermeture Icon Markup Close X.

Voir également