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Procore

Créer un contrat de sous-traitance

Objectif

Créer un contrat de sous-traitance dans Procore à l'aide de l'outil Engagements du projet. 

Contexte

Éléments à considérer

Conditions préalables

Étapes

Étape 1 : Créer un contrat de sous-traitance

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur +Créer et sélectionnez Contrat de sous-traitance dans le menu déroulant.
  3. Sous Informations générales, procédez comme suit :
    • Signer avec DocuSign
      Si vous avez activé l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît par défaut dans cette case. Si vous ne souhaitez PAS signer l'engagement avec DocuSign®, décochez la case. 

    • Saisissez ou validez l'identificateur unique du contrat de sous-traitance. Si vous créez le premier engagement d'un projet, Procore numérote automatiquement l'engagement par ordre séquentiel. Par exemple, SC-01-001, SC-01-002, etc.
      Remarques
    • Titre
      Entrez un titre descriptif pour le contrat de sous-traitance. 
      Remarques
    • Compagnie contractante
      Sélectionnez la compagnie responsable de la réalisation des travaux sur le contrat de sous-traitance (par exemple, American Construction Co.).
      Remarques :
    • Contacts de facturation
      Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de la « compagnie contractante » à désigner comme contact de facturation. Après avoir enregistré le contrat de sous-traitance, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé ». Vous devez sélectionner une « compagnie contractante » avant de pouvoir sélectionner des contacts de facturation. 
    • Statut
      Attribuez un statut au contrat de sous-traitance. Les descriptions ci-dessous décrivent comment le statut d'un contrat de sous-traitance s'affiche dans le budget du projet. Il est supposé que vous utilisez l'affichage budgétaire standard de Procore. Pour en savoir plus sur les affichages budgétaires, consultez Configurer un nouvel affichage budgétaire.
      • Ébauche. Il s'agit du statut par défaut lorsque vous créez un engagement. 
      • Sorti pour soumission. Indique que le sous-traitant est sorti pour soumission. Les contrats de sous-traitance dans ce statut ne sont PAS reflétés dans l'outil Budget du projet. 
      • Sortie pour Signature. Indique que le sous-traitant est absent pour signer. Les contrats de sous-traitance dans ce statut ne sont PAS reflétés dans l'outil Budget du projet.
      • Approuvé. Indique que le contrat de sous-traitance a été approuvé. Les contrats de sous-traitance dans ce statut sont reflétés dans l'outil Budget du projet.
      • Terminé. Indique que le sous-contrat a été approuvé. Les contrats de sous-traitance dans ce statut sont reflétés dans l'outil Budget du projet. 
      • Terminé. Indique le sous-contrat et l'accord ont été résiliés. Les contrats de sous-traitance dans ce statut ne sont PAS reflétés dans l'outil Budget du projet. Ce statut ne doit être appliqué que lorsque le sous-traitant n'a effectué AUCUN travail sur le projet. 
      • Vide. Indique que le contrat de sous-traitance n'est plus valide. Les contrats de sous-traitance dans ce statut ne sont PAS reflétés dans l'outil Budget du projet.
    • Exécuté. Cochez cette case pour indiquer que le contrat de sous-traitance a été entièrement signé et exécuté.
      Remarques
      • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case Exécuté lorsqu'ils placent l'engagement dans le statut « Approuvé » ou « Terminé ».
      • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case Exécuté doit toujours être alignée sur le processus commercial propre à votre projet. 
    • Privé
      Choisissez parmi ces options :
      • Rendre cela visible uniquement aux administrateurs et aux utilisateurs suivants
        Cochez cette case pour limiter la visibilité du contrat de sous-traitance aux utilisateurs avec « Admin » sur l'outil Engagements et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante Sélectionner une personne. 
      • Autoriser ces utilisateurs à voir les items de la VDC
        Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs sélectionnés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne » de voir l'onglet « Ventilation des coûts » du contrat de sous-traitance.
         Important
        Lorsque l'option « Autoriser ces utilisateurs à voir les items de la VDC » est activée, l'onglet « Ventilation des coûts » est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs disposant des permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagements du projet et les personnes nommées dans la liste déroulant « Sélectionner une personne ». 
      • Sélectionner une personne
        Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste. Vous pouvez autoriser les utilisateurs de niveau non Admin à afficher le contrat de sous-traitance, si vous le souhaitez. En outre, vous pouvez autoriser certains utilisateurs non Admin à avoir un accès en lecture seule à des postes individuels sous l'onglet VDC. Voir Gérer les modèles de permissions.
    • Retenue de garantie par défaut
      Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie à retenir sur la première facture du sous-traitant. Par exemple, il est courant de saisir 5 ou 10 % dans ce champ. 
      Remarques


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    • Description :
      Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.
  4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    • Date de début. Sélectionnez la date à laquelle la portée des travaux commencera sur le site du projet.
    • Date d'achèvement approximative : Sélectionnez la date approximative à laquelle la portée des travaux sera terminée.
    • Date de réception du contrat signé. Sélectionnez la date à laquelle le contrat de sous-traitance a été officiellement signé.
    • Date d'achèvement réelle. Sélectionnez la date à laquelle la portée des travaux a été jugée terminée.
  5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Inclusions. Divulguez toute inclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
    • Exclusions. Divulguez toute exclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
    • Pièces jointes. Joignez tout matériel connexe tel que des devis, des reçus, des bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été téléversés dans votre projet ou glisser-déposer des fichiers depuis votre ordinateur local.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
    Remarques
    • En règle générale, vous utiliserez l'option Créer au lieu de l'option Créer et envoyer par courriel, car vous devrez peut-être encore ajouter des items dans la VDC.
    • Si vous souhaitez créer le contrat de sous-traitance puis accéder directement à la page où vous saisirez une ventilation des coûts, cliquez sur le bouton Créer et entrer une VDC.

Étape 2 : Entrez la ventilation des coûts (VDC)

Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat de sous-traitance :

Importer des postes de VDC à partir d'un fichier CSV

Ajouter des postes à la VDC

Remarques
  • Si votre compagnie utilise l'intégration Procore +
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    et que votre système
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    est configuré pour utiliser la méthode calculée,
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    NE permettra PAS l'utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
  • Si vous utilisez « Remplacer le sous-total », vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L'intégration
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    créera alors un item « SF » en
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    .

 

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