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Procore

(Hérité) Créer un contrat de sous-traitance

 Contenu hérité

Ce tutoriel détaille l’expérience héritée de Procore pour créer un contrat de sous-traitance. Les informations de cette page seront remplacées par du contenu mis à jour lorsque l’expérience bêta des engagements repensés est généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et sa chronologie, voir Finances du projet : Expérience moderne pour les engagements.

Important! Si vous utilisez l’expérience bêta des engagements, veuillez consulter le tutoriel Créer des contrats de sous-traitance au lieu des informations ci-dessous.

Objectif

Créer un contrat de sous-traitance dans Procore à l'aide de l'outil Engagements du projet. 

Contexte

Les contrats de sous-traitance peuvent être attribués pendant les phases de pré-construction et de construction d'un projet et sont généralement créés et suivis dans Procore par la gestion de projet. Après l'attribution d'un contrat principal, le chef de projet crée des bons de commande et des sous-contrats pour des métiers spécifiques afin de sécuriser les matériaux et les services de sous-traitance pour un projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer un contrat de sous-traitance et voir / saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
        OU
      • Permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet et le paramètre « Autoriser les utilisateurs à voir les items de VDC » doit être activé et votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne »
    • Pour créer un contrat de sous-traitance uniquement, permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Engagements du projet avec la permission granulaire « Créer un contrat de sous-traitance » activée sur votre modèle de permissions.
  • Information supplémentaire :
    • Une autre façon de créer un contrat de sous-traitance consiste à attribuer une offre gagnante et à la convertir en contrat de sous-traitance. Voir Attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance.
    • Pour définir les méthode comptable du contrat de sous-traitance, voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?
    • Après avoir créé un contrat de sous-traitance, vous disposez des options suivantes pour créer des ordres de changement :
    • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer 

      • Afin d’envoyer l’engagement à l’outil Intégrations ERP à accepter pour exportation par un approbateur comptable :
        • Integration by Ryvit. L’engagement doit avoir au moins un (1) poste VDC avec un code de phase Integration by Ryvit. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins une (1) catégorie. Voir Attribuer des types de coûts par défaut à Integration by Ryvit codes de coût). Important! Lorsqu’un engagement est exporté vers Integration by Ryvit, il doit avoir un numéro d’engagement unique. Procore recommande que le convention de numérotation que vous configurez pour l’outil Engagements est précédé du numéro de projet, puis utilise le système de numérotation par défaut. Par exemple, si votre numéro de projet est 001, votre système de numérotation serait 001-001, 001-002, 001-003, et ainsi de suite.
        • QuickBooks®. L’engagement  doit avoir au moins un (1) poste VDC avec un code de coût QuickBooks®. Le code de coût n’a pas besoin d’être affecté à une catégorie, car QuickBooks® ne prend pas en charge la catégorie concept.
        • Sage 100 Contractor®. Un engagement doit avoir un (1) poste VDC avec un code de coût Sage 100 Contractor®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
        • Sage 300 CRE®. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Sage 300 CRE®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
        • Viewpoint® Spectrum®. L’engagement doit avoir au moins une (1) ventilation des coûts (VDC) poste avec un code de coût du projet Viewpoint® Spectrum®. Le code de coût doit être affecté à au moins une (1) catégorie. Les affectations de catégorie doivent toujours être mises à jour dans Viewpoint® Spectrum®.
        • Yardi Voyager®. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Yardi Voyager®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Actualiser les codes de coût Yardi Voyager® sur un projet.
        • Sage Intacct®. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Sage Intacct®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
        • Acumatica Cloud ERP. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût Acumatica Cloud ERP. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
        • MRI Platform X®. L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût MRI Platform X®. De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.
        • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_xero' (click for details)
          Callstack:
              at (Media_Library/Language_Specific_Media/Reusable_Snippets/Reusable_Text_Snippets), /content/body/div[13]/div[16]/div[1]/ul/li/ul/li[10]/strong/span, line 1, column 1
              at wiki.page()
              at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          
          . L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût
          UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_xero' (click for details)
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              at (Media_Library/Language_Specific_Media/Reusable_Snippets/Reusable_Text_Snippets), /content/body/div[13]/div[16]/div[1]/ul/li/ul/li[10]/span, line 1, column 1
              at wiki.page()
              at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          
          . De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.

      Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer 

      • Afin d’envoyer l’engagement à l’outil Intégrations ERP à accepter pour exportation par un approbateur comptable :
        • UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_myob' (click for details)
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              at wiki.page()
              at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          
          . L’engagement doit avoir au moins un (1 VDC) poste avec un code de coût
          UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_myob' (click for details)
          Callstack:
              at (Media_Library/Language_Specific_Media/Reusable_Snippets/Reusable_Text_Snippets), /content/body/div[13]/div[16]/div[2]/ul/li/ul/li/span, line 1, column 1
              at wiki.page()
              at (products/online/user-guide/project-level/commitments/tutorials/create-a-subcontract), /content/body/div[5]/ul/li[2]/ul/li[4]/div/pre, line 2, column 10
          
          . De plus, le code de coût doit être affecté à au moins un (1) type de coût. Voir Attribuer des types de coûts par défaut aux codes de coût.

Conditions préalables

Étapes

Étape 1 : Créer un contrat de sous-traitance

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur + Créer et sélectionnez Contrat de sous-traitance dans le menu déroulant.
    create-commitment.png
  3. Dans l’onglet « Général » sous « Informations générales », procédez comme suit :
    subcontract-general-tab.png
    • Signer avec DocuSign®
      Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, supprimez la marque.
    • Nombre #
      Acceptez le numéro par défaut, entrez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé.
       Conseil
      Comment les numéros sont-ils attribués? Pour savoir comment Procore attribue des numéros et comprend vos options de numérotation personnalisées, voir Comment sont les engagements, les contrats et les modifications numérotées dans Procore?
    • Titre
      Entrez un titre descriptif pour le contrat de sous-traitance. 
      Remarques
    • Compagnie contractante
      Sélectionnez la compagnie responsable de la réalisation des travaux sur le contrat de sous-traitance (par exemple, American Construction Co.).
      Remarques :
    • Contacts de facturation
      Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de la « compagnie contractante » à désigner comme contact de facturation. Après avoir enregistré le contrat de sous-traitance, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé ». Vous devez sélectionner une « compagnie contractante » avant de pouvoir sélectionner des contacts de facturation. 
      Remarque
      Il est important de toujours ajouter au moins un « contact de facturation » sur un bon de commande ou contrat de sous-traitance. Cela garantit que les invitations par courriel importantes et les notifications automatiques par courriel sont envoyées au contact approprié. Pour en savoir plus sur l'importance d'inclure des contacts de facturation dans vos engagements, voyez Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance et Qu'est-ce qu'un contact de facturation? 
    • Statut
      Attribuez un statut au contrat de sous-traitance. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d'engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore?
    • Exécuté. Cochez cette case pour indiquer que le contrat de sous-traitance a été entièrement signé et exécuté.
      Remarques
      • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case Exécuté lorsqu'ils placent l'engagement dans le statut « Approuvé » ou « Terminé ».
      • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case Exécuté doit toujours être alignée sur le processus commercial propre à votre projet. 
    • Privé
      Cochez les cases et choisissez les utilisateurs ou collaborateurs du projet dans la liste « Sélectionner une personne ». Pour en savoir plus sur les options de confidentialité, voir Modifier les paramètres de confidentialité d’un engagement.
      • Rendre cela visible uniquement aux administrateurs et aux utilisateurs suivants
        Cochez cette case à cocher pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs disposant de « Admin » dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
      • Autoriser ces utilisateurs à voir VDC items
        Cochez ce case à cocher dans cette case pour limiter la visibilité des items de la ventilation des coûts (VDC) de la bon de commande aux utilisateurs disposant de « Admin » dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
    • Retenue de garantie par défaut
      Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie à retenir sur la première facture du sous-traitant. Par exemple, il est courant de saisir 5 ou 10 % dans ce champ. 
      Remarques
    • Description :
      Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.
    • Pièces jointes. Joignez tout matériel connexe tel que des devis, des reçus, des bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été téléversés dans votre projet ou glisser-déposer des fichiers depuis votre ordinateur local.
  4. Faites défiler jusqu’à la section Dates du contrat et entrez les éléments suivants :
    subcontract-contract-dates.png
    • Date de début. Sélectionnez la date à laquelle la portée des travaux commencera sur le site du projet.
    • Date d'achèvement approximative : Sélectionnez la date approximative à laquelle la portée des travaux sera terminée.
       En version bêta
      Remarque aux utilisateurs participant au programme bêta de version bêta des ordres de changement initiés sur le chantier. Les informations ci-dessous détaillent une configuration disponible pour les utilisateurs de Procore participant au programme bêta pour les ordres de changement initiés par le chantier. Pour plus d’informations sur cette version, voir Engagements : Autoriser les collaborateurs à soumettre des ordres de changement initiés par le chantier.
    • Date de réception du contrat signé. Sélectionnez la date à laquelle le contrat de sous-traitance a été officiellement signé.
    • Date d'achèvement réelle. Sélectionnez la date à laquelle la portée des travaux a été jugée terminée.
  5. Faites défiler jusqu’à la section Informations supplémentaires et entrez les éléments suivants :
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Inclusions. Divulguez toute inclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
    • Exclusions. Divulguez toute exclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
  6. Cliquez sur l'un (1) de ces boutons :
    • Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat de sous-traitance et revenir à l'onglet « Général » en mode visualisation.
    • Créer et entrer une VDC. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat de sous-traitance et accéder à l'onglet « Ventilation des coûts » en mode édition. Continuez en entrant la VDC.
    • Complet avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour terminer le contrat de sous-traitance avec l'intégration DocuSign®. Voir Remplir un contrat d'engagement avec DocuSign®.

Étape 2 : Entrez la ventilation des coûts (VDC)

Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat de sous-traitance :

Importer des postes de VDC à partir d'un fichier CSV

Si vous souhaitez importer plusieurs postes dans une VDC, l'outil Engagements fournit aux utilisateurs un modèle CSV que vous pouvez téléverser, remplir, puis importer dans Procore. Pour obtenir des instructions, voir Importer des postes de VDC d'engagement à partir d'un fichier CSV.

Ajouter des postes à la VDC

Remarques
  • Si votre compagnie utilise l'intégration Procore + Integration by Ryvit et que votre système Integration by Ryvit est configuré pour utiliser la méthode calculée, Integration by Ryvit NE permettra PAS l'utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
  • Si vous utilisez « Remplacer le sous-total », vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L'intégration Integration by Ryvit créera alors un item « SF » en Integration by Ryvit.
  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur Ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    Remarque
     Si le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans l’outil Engagements, les utilisateurs disposant de la permission d’utilisateur requise pour Modifier un engagement peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu’un engagement a n’importe quel statut. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable »?
  5. Suivez les étapes appropriées selon que votre méthode comptable est basée sur le montant ou l'unité/la quantité :
    Remarque
    Pour modifier votre méthode comptable avant d’ajouter VDC postes, voir Modifier l’onglet Paramètres avancés d’un engagement. Pour en savoir plus, voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement?
    1. Pour les contrats utilisant la méthode de comptabilité basée sur le montant :
      1. #
        Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement :
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Montant
        Saisir le montant du coût.
      6. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      7. Quantité restante
        Saisir le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      8. Code fiscal :
        Entrez un code fiscal à utiliser pour cet item de ligne. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet?
    2. Pour les contrats utilisant la méthode comptable basée sur l'unité/la quantité :
      1. #
        Entre automatiquement un numéro de poste dans un ordre séquentiel.
      2. Poste d'événement de changement :
        Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d’événement de changement si les engagements doivent être liés à un événement de changement.
      3. Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      4. Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
      5. Qté
        Saisir le nombre d'unités.
      6. UdM
        Entrez l'unité de mesure (UdM).
        Remarques
      7. Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire dans la case prévue à cet effet
      8. Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      9. Facturé à ce jour
        Le système calcule automatiquement le montant facturé sur l'engagement à ce jour.
      10. Quantité restante
        Saisir le montant qui n'a PAS été facturé à ce jour.
      11. Code fiscal :
        Entrez un code fiscal à utiliser pour cet item de ligne. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux sur un projet?
  6. Choisissez l'une de ces options :
    • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les modifications apportées à la VDC.
    • Enregistrer et envoyer par courriel. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la modification apportée à la VDC et envoyer les mises à jour par courriel au contact de facturation.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel d'engagements de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit de l'outil Finances de la construction icon-external-link.png .