Créer un contrat de sous-traitance (héritage)
Contenu hérité
Ce tutoriel détaille l'expérience héritée de Procore pour la création d'un contrat de sous-traitance. Les informations de cette page seront remplacées par du contenu mis à jour lorsque l'expérience bêta des engagements repensée sera généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et sa chronologie, consultez Finances du projet : Expérience modernisée pour les engagements.
Important! Si vous utilisez l’expérience bêta des engagements, veuillez consulter le tutoriel Créer des contrats de sous-traitance au lieu des informations ci-dessous.
Objectif
Créer un contrat de sous-traitance dans Procore à l'aide de l'outil Engagements du projet.
Contexte
Les contrats de sous-traitance peuvent être attribués pendant les phases de pré-construction et de construction d'un projet et sont généralement créés et suivis dans Procore par la gestion de projet. Après l'attribution d'un contrat principal, le chef de projet crée des bons de commande et des sous-contrats pour des métiers spécifiques afin de sécuriser les matériaux et les services de sous-traitance pour un projet.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour créer un contrat de sous-traitance et voir / saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
OU - Permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet et le paramètre « Autoriser les utilisateurs à voir les items de VDC » doit être activé et votre nom doit être sélectionné dans la liste déroulante « Sélectionner une personne »
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
- Pour créer un contrat de sous-traitance uniquement, permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Engagements du projet avec la permission granulaire « Créer un Contrat d'ordre de travail » activée sur votre modèle de permissions.
- Pour créer un contrat de sous-traitance et voir / saisir des données dans l'onglet Ventilation des coûts (VDC) :
- Information supplémentaire :
- Une autre façon de créer un contrat de sous-traitance consiste à attribuer une offre gagnante et à la convertir en contrat de sous-traitance. Voir Attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance.
- Pour définir les méthode comptable du contrat de sous-traitance, voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?
- Après avoir créé un contrat de sous-traitance, vous disposez des options suivantes pour créer des ordres de changement :
- Si votre contrat de sous-traitance est configuré pour les ordres de changement à 1 niveau. Continuez avec Créer un ordre de changement à l'engagement.
- Si votre contrat de sous-traitance est configuré pour les ordres de changement à 2 niveaux . Assurez-vous que le contrat de sous-traitance a le statut « Approuvé » et continuez avec Créer un ordre de changement potentiel d'engagement à partir d'un événement de changement .
- Si votre contrat de sous-traitance est configuré pour les ordres de changement à 3 niveaux . Assurez-vous que le contrat de sous-traitance a le statut « Approuvé » et continuez avec Créer un ordre de changement potentiel d'engagement à partir d'un événement de changement .
-
Pour les compagnies utilisant le
Outil d'intégration ERP : desprérequis, des exigences, des limitations et des considérations peuvent s'appliquer en fonction du système ERP avec lequel votre compte Procore est intégré. Visitez Ce qu'il faut savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.
Conditions préalables
- Configurer les paramètres avancés : Engagements
- Pour utiliser l’intégration Procore + DocuSign® pour demander des signatures sur un contrat, voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore.
Étapes
Étape 1 : Créer un contrat de sous-traitance
- Accédez à l’outil Engagements du projet.
- Cliquez sur + Créer et sélectionnez Contrat de sous-traitance dans le menu déroulant.
- Dans l’onglet « Général » sous « Informations générales », procédez comme suit :
- Signer avec DocuSign®
Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, supprimez la marque. - Nombre #
Acceptez le numéro par défaut, entrez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé.Conseil
Comment les numéros sont-ils attribués? Pour savoir comment Procore attribue les numéros et pour comprendre vos options de numérotation personnalisées, consultez Puis-je personnaliser le système de numérotation pour les objets financiers dans Procore? - Titre
Entrez un titre descriptif pour le contrat de sous-traitance.Remarques
- Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP, sachez que certains systèmes ERP intégrés imposent des limites de caractères dans le champ « Titre » lorsque des données exportées depuis Procore sont importées dans leur système.
- Pour plus de détails sur les limites de caractères, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour le « titre » d'un engagement?
- Compagnie contractante
Sélectionnez la compagnie responsable de la réalisation des travaux sur le contrat de sous-traitance (par exemple, American Construction Co.).
Remarques :- Pour qu'elle apparaisse dans cette liste en tant que sélection, ajoutez la compagnie au Répertoire du projet . Pour plus de détails, voir Ajouter une compagnie au Répertoire du projet ou Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Répertoire au niveau du projet (Procore Imports).
- Vous devez sélectionner une compagnie contractante avant de pouvoir nommer un contact de facture.
- Contacts de facturation
Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de la « compagnie contractante » à désigner comme contact de facturation. Après avoir enregistré le contrat de sous-traitance, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé ». Vous devez sélectionner une « compagnie contractante » avant de pouvoir sélectionner des contacts de facturation. - Statut
Attribuez un statut au contrat de sous-traitance. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d'engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore? - Exécuté. Cochez cette case pour indiquer que le contrat de sous-traitance a été entièrement signé et exécuté.
Remarques
- De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case Exécuté lorsqu'ils placent l'engagement dans le statut « Approuvé » ou « Terminé ».
- L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case Exécuté doit toujours être alignée sur le processus commercial propre à votre projet.
- Privé
Cochez les cases et choisissez les utilisateurs ou collaborateurs du projet dans la liste « Sélectionner une personne ». Pour en savoir plus sur les options de confidentialité, voir Modifier les paramètres de confidentialité d’un engagement.- Rendre cela visible uniquement aux administrateurs et aux utilisateurs suivants
Cochez cette case à cocher pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs disposant de « Admin » dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ». - Autoriser ces utilisateurs à voir VDC items
Cochez ce case à cocher dans cette case pour limiter la visibilité des items de la ventilation des coûts (VDC) de la bon de commande aux utilisateurs disposant de « Admin » dans l’outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
- Rendre cela visible uniquement aux administrateurs et aux utilisateurs suivants
- Retenue de garantie par défaut
Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie à retenir sur la première facture du sous-traitant. Par exemple, il est courant de saisir 5 ou 10 % dans ce champ.Remarques
- Le montant de la « retenue de garantie par défaut » fixé sur le contrat de sous-traitance n'affectera que le montant de la première facture du sous-traitant.
- La modification de cette valeur après la création de la première facture du sous-traitant n'affectera PAS le montant de la retenue de garantie sur les factures suivantes.
- Afin de définir ou de libérer le montant de la retenue de garantie sur une facture ultérieure, suivez les étapes de Activer la retenue de garantie sur un engagement. Ensuite, utilisez l'un de ces outils Procore pour définir ou libérer la retenue sur cette facture :
- Si vous souhaitez configurer des règles de rétention qui ajustent automatiquement les montants retenus sur votre sous-traitant factures, voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d’un engagement.
- Description :
Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire. - Pièces jointes. Joignez tout matériel connexe tel que des devis, des reçus, des bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été téléversés dans votre projet ou glisser-déposer des fichiers depuis votre ordinateur local.
- Signer avec DocuSign®
- Faites défiler jusqu’à la section Dates du contrat et entrez les éléments suivants :
- Date de début. Sélectionnez la date à laquelle la portée des travaux commencera sur le site du projet.
- Date d'achèvement approximative : Sélectionnez la date approximative à laquelle la portée des travaux sera terminée.
- Date de réception du contrat signé. Sélectionnez la date à laquelle le contrat de sous-traitance a été officiellement signé.
- Date d'achèvement réelle. Sélectionnez la date à laquelle la portée des travaux a été jugée terminée.
- Faites défiler jusqu’à la section Informations supplémentaires et entrez les éléments suivants :
- Inclusions. Divulguez toute inclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
- Exclusions. Divulguez toute exclusion qui pourrait ne pas être clairement indiquée dans les documents contractuels connexes.
- Cliquez sur l'un (1) de ces boutons :
- Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat de sous-traitance et revenir à l'onglet « Général » en mode visualisation.
- Créer et entrer une VDC. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat de sous-traitance et accéder à l'onglet « Ventilation des coûts » en mode édition. Continuez en entrant la VDC.
- Complet avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour terminer le contrat de sous-traitance avec l'intégration DocuSign®. Voir Remplir un contrat d'engagement avec DocuSign®.
Étape 2 : Entrez la ventilation des coûts (VDC)
Il existe deux façons de saisir la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat de sous-traitance :
Ajouter des postes à la VDC
Remarques
- Si votre compagnie utilise l'intégration Procore + Intégration par Ryvit et que votre système Intégration par Ryvit est configuré pour utiliser la méthode calculée, Intégration par Ryvit NE permettra PAS l'utilisation de la somme forfaitaire (SF) comme unité de mesure.
- Si vous utilisez « Remplacer le sous-total », vous devez UNIQUEMENT saisir le montant du sous-total. L'intégration Intégration par Ryvit créera alors un item « SF » en Intégration par Ryvit.