Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d’un ordre de changement de financement

Objectif

Créer un ordre de changement d’engagement à partir d’un ordre de changement de financement ou d’un ordre de changement potentiel de financement.

Contexte

Utilisez uniquement ces étapes lorsque l’outil Événements de changement du projet n’est PAS activé sur votre projet :

• Ordres de changement à un (1) niveau :
  • Sur l’outil De financement
    Lorsque le paramètre d’un (1) niveau est configuré dans l’outil Financement, le processus de gestion des changements commence à créer un ordre de changement de financement.
  • Dans l’outil Engagements
    Lorsque le paramètre de niveau un (1) est configuré dans l’outil Engagements, vous pouvez commencer à créer un engagement ordre de changement.
• Ordres de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux :
  • Sur l’outil De financement
    Lorsque le paramètre deux (2) ou trois (3) niveaux est configuré sur l’outil Financement, vous commencerez par créer un ordre de changement potentiel.
  • Dans l’outil Engagements
    Lorsque le paramètre deux (2) ou trois (3) niveaux est configuré sur l’outil Engagements, créez un ordre de changement potentiel pour un engagement.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Financement du projet.
• Information supplémentaire :
  • Suivez les étapes ci-dessous uniquement lorsque l’outil Événements de changement n’est PAS actif sur le projet.Lorsque l’outil Événements de changement est actif, suivez les étapes de Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d’un événement de changement.
  • Après avoir créé un ordre de changement de financement, vous pouvez émettre et approuver un ordre de changement d’engagement pour l’entrepreneur à partir de la ventilation des coûts (VDC) de la ordre de changement potentiel.
  • Vous pouvez également comparer l’engagement ordre de changement au poste correspondant du ordre de changement potentiel du financement et afficher tout écart entre eux.

Conditions préalables

• Créez un ordre de changement potentiel et ajoutez au moins un (1) poste ventilation des coûts. Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un financement.

Étapes

1. Accédez à l’outil Financement du projet.
2. Localisez le financement avec lequel travailler.
3. Cliquez sur Modifier.
4. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
5. Sous « Ajouter un poste », procédez comme suit :
   • Code de coût
     Sélectionnez un code de coût dans la liste déroulante.
   • Description
     Saisissez une brève description du changement.
   • Type
     Sélectionnez le type de financement.
   • Montant
     Entrez le montant.
6. Cliquez sur Ajouter.
7. Cliquez sur Créer un ODCPE.
   Cela ouvre la page Créer un ordre de changement potentiel à l’engagement pour le poste budgétaire.
8. Sous « Étape 1 : Choisissez un contrat d’engagement », choisissez le contrat approprié pour associer ce contrat au nouveau ordre de changement potentiel.

   Remarque

   Pour créer un nouveau bon de commande, voir Créer un engagement.
9. Cliquez sur Ajouter les détails de l'ordre de changement.
10. Entrez les informations suivantes :
    • Nombre
      Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d’ordres de changement déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement incrémenté de un.

       Conseil

      Comment Procore attribue-t-il des numéros aux ordres de changement d'engagement? Pour en en savoir plus, consultez Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore?
    • Révision
      Ce champ affiche le numéro de révision de l’engagement du ordre de changement. Lorsqu’un engagement ordre de changement est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro (0). Un engagement ordre de changement peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d’un réviseur/approbateur.
    • Titre
      Procore renseigne ce champ avec le nom de l’ordre de changement potentiel.
    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel de l’ordre de changement d’engagement.

       Conseil

      Quels sont les statuts disponibles?Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?
    • Privé
      Marquez cette case à cocher pour rendre l’engagement ordre de changement privé. Les ordres de changement privés ne sont visibles que par ces utilisateurs :
      • Permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagements du projet.
      • Permissions de niveau « Standard » ou « Lecture seule » qui ont été ajoutées à la liste privée de l’engagement associé à cette ordre de changement.
    • Raison pour le changement
      Sélectionnez la raison de l’ordre de changement potentiel, soit la demande du client, le développement de la conception, l’indemnité, la condition existante, les frais supplémentaires ou toute option personnalisée par l’administrateur Procore de votre compagnie.  Voir Définir la configuration de gestion des changements par défaut.
    • Impact sur l’échéancier
      Entrez le nombre de jours requis pour le changement.
    • Description
      Saisissez une description détaillée de la ordre de changement.
11. Cliquez sur Créer et ajouter des postes.
12. Remplissez les informations suivantes :
    
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée du poste.
    • Montant
      Saisissez le montant associé au poste.
13. Cliquez sur + Ajouter.

    Remarque

    Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n’est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer que vous souhaitez ajouter ce poste au budget. Si OK est sélectionné, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
14. Suivez les étapes ci-dessus pour ajouter d’autres postes si nécessaire.
15. Cliquez sur Terminer et revenir à l’ODCP au contrat principal.

Voir également

• Modifier un ordre de changement à l'engagement lié à un ordre de changement potentiel
• Ajouter un poste budgétaire partiel
• Créer un engagement
• Configurer un nouvel affichage budgétaire
• Définir les configurations de gestion des changements par défaut