Contexte
Lors de la création d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitances, vous pouvez ajouter un ou plusieurs contact(s) de facturation en suivant les étapes ci-dessous.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
Remarques
- Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
- Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
- Un compte d’utilisateur Procore.
- Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
- Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
- Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
- Information supplémentaire :
Conditions préalables
- Ajoutez le compte utilisateur du contact de facturation au répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet.
Remarques
- Lors de l'ajout ou de la mise à jour du compte utilisateur du contact de facture dans le répertoire de l'entreprise, assurez-vous que :
- Le compte utilisateur dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie est défini sur Actif.
- L'adresse courriel saisie pour le compte utilisateur est valide.
- Le paramètre « Envoyer des messages à cet utilisateur » dans le compte utilisateur doit être activé en sélectionnant l'option Par courriel dans la liste déroulante.
- Lors de l'ajout ou de la mise à jour des « informations de contact » dans l'onglet « Général » de l'enregistrement de la compagnie dans le répertoire de la compagnie, l'utilisateur doit être répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » pour apparaître comme une sélection dans la liste déroulante « Contacts de facturation » de l'outil Répertoire de la compagnie liste.
- Les utilisateurs que vous désignez comme « Contacts de facturation » dans le répertoire de l'entreprise sont alors disponibles dans la liste déroulante « Contacts de facturation » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
- Activez le paramètre « Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées » dans l’outil Engagements. Voir Configurer les paramètres : Engagements.
- Suivez les étapes décrites dans Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance.
Étapes
- Accédez à l'outil Facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
- Localisez le facture avec lequel travailler dans la liste. Cliquez ensuite sur son lien Contrat pour ouvrir le contact d’engagement.
- Cliquez sur Modifier.
- Sous « Informations générales », procédez comme suit :
- Assurez-vous que la bonne société est sélectionnée dans la liste déroulante Compagnie contractante.
- Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans le menu déroulant Contacts de facturation. Les utilisateurs que vous sélectionnez ici sont automatiquement ajoutés au menu déroulant « Privé ».
Remarques
Pour sélectionner un contact de facturation dans la liste « Contacts de facturation », ce qui suit doit être vrai :
- Cliquez sur Enregistrer.
Conseils
Quand Procore envoie-t-il un courriel notifications aux contacts de facture? Un contact facture reçoit une notification par courriel de Procore lorsque :
- Le statut d’un facture est mis à jour à Réviser et soumettre à nouveau.
- Le statut De la ventilation des coûts du sous-traitant sur un facture en aval est mis à jour à Réviser et soumettre à nouveau.
- Un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagement du projet effectue ce qui suit :
- Cliquez sur le bouton Créer et envoyer par courriel ou Enregistrer et envoyer par courriel dans l’onglet Général d’un bon de commande ou d’un contrat de sous-traitance.
- Envoie une « invitation à facturer » au contact facture.
Note: Procore n’envoie PAS de courriel notifications aux contacts facture lorsque :
- Un facture administrateur crée ou met à jour une ventilation des coûts de sous-traitant sur un facture en aval au nom d’un contact de facture.
- Un facture administrateur modifie le statut d’une ventilation des coûts de sous-traitant sur un facture Approuvé, Ébauche ou En cours de révision.
Quand Procore envoie-t-il un courriel notifications aux membres de la liste de distribution d’un facture? Les membres ajoutés à la liste de distribution d’un facture reçoivent une notification par courriel sur une facture en aval lorsque :
- Un contact facture soumet une ventilation des coûts de sous-traitant.
- Un facture contact modifie et soumet à nouveau une ventilation des coûts de sous-traitant.
- Un facture administrateur modifie le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant de n’importe quel statut en « En cours de révision ».
