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Procore

Créez un ODCP principal à partir d’un événement de changement

Objectif

Créer un ordre de changement potentiel au contrat principal à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si votre entreprise a activé l'outil Événements de changement et configuré votre projet pour utiliser une structure d'ordre de changement à deux (2) niveaux, le processus d'événement de changement vous oblige à créer un ordre de changement potentiel. Ensuite, vous créerez l'ODCCP à partir de l'outil Contrat principal. Pour plus d'informations sur les niveaux, voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement? Remarque : Procore recommande de créer un ODCP uniquement pour les items d'événement de changement qui sont hors de portée et qui doivent être soumis au client/propriétaire pour approbation.

Lorsque vous créez un ODCP, la ventilation des coûts (VDC) sera remplie avec les valeurs d'ODG approximatif des revenus. Si la fonctionnalité ODG approximatif des revenus est masquée, la valeur dépendra de la portée de l'événement de changement. Pour les événements de changement respectant la portée ou à portée à déterminer, l'ODCP indiquera 0 $. Pour les événements de changement hors de portée , l'ODCP indiquera la DDP si le statut de cette DDP est En attente d'approbation finale. S'il n'y a pas de DDP avec ce statut, il sera rempli selon l'ODG approximatif des revenus. Pour plus d'informations sur les statuts des DDP, voir Quels sont les différents statuts des DDP et comment affectent-ils les coûts et les montants des ordres de changement? .

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Événements de changement du projet.
    • ET
      Permissions de niveau « Standard » sur l'outil Contrat principal du projet et le paramètre de configuration « Autoriser les utilisateurs de niveau Standard à créer des ODCP » doivent être activés sur l'outil Contrat principal. Voir Configurer les paramètres : Contrat principal.
  • Information supplémentaire :
    • En fonction de la configuration de l'ordre de changement de votre projet, les ODCP peuvent également être transformés en l'un des items suivants :

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d'événement de changement à inclure dans le nouvel ODCP au contrat principal.
    Remarque : Vous pouvez sélectionner des postes dans plusieurs événements de changement.
  3. Ouvrez le menu Actions en bloc et sélectionnez Créer un ODCP au contrat principal.
    Remarque : La ventilation des coûts (VDC) est créée à partir des postes d'événement de changement.
    create-prime-pco.png
  4. Complétez la saisie de données suivante :
    • . Procore attribue automatiquement un numéro à la demande de changement. Par défaut, les numéros sont automatiquement attribués dans un ordre séquentiel.
      Remarques :
      • Si vous souhaitez entrer un numéro manuellement, vous pouvez taper sur le numéro affiché ici.
      • Si vous entrez un numéro manuellement, le système attribuera automatiquement un numéro dans un ordre séquentiel à tout ODCP au contrat principal ultérieur. 
    • Révision. S'il s'agit d'une révision, vous pouvez entrer le nombre de révisions.
    • Titre. Ce champ est automatiquement rempli avec le nom de l'événement de changement corrélé, mais vous pouvez l'ajuster à votre guise.
    • Statut. Le statut par défaut est défini sur « En attente - En révision« ». Vous pouvez également sélectionner l'un des statuts ci-dessous :
      • Approuvé. L'ODCP est approuvé. Les coûts apparaissent comme des « ODC approuvés» dans le budget.
      • Ébauche. L'ODCP doit être modifié avant de pouvoir être soumis pour révision. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • En attente - En révision. L'ODCP est actuellement en cours de révision. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas de prix . L'ODCP est en attente et n'a pas de prix pour l'instant. Les coûts sont indiqués comme « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Pas en cours. L'ODCP est en attente et les travaux ne sont pas en cours actuellement. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Tarification en cours. L’ODCP est en attente et actuellement en traitement de tarification. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - En cours : L'ODCP est toujours en attente et les travaux sont en cours. Les coûts sont indiqués comme « Changements en attente » dans le budget.
      • En attente - Révisé. L'ODCP a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont indiqués comme des « Changements en attente» dans le budget.
      • Rejeté.  L’ODCP a été rejeté. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Sans frais :  L'ODCP n'a aucune charge en résultant.
    • Ordre de changement au contrat principal
      • Aucun. Un ordre de changement potentiel peut être lié ultérieurement.
      • Ajouter à l'existant. Liez l'ordre de changement potentiel à un ordre de changement au contrat principal existant.
      • Créer nouveau. Créez un nouvel ordre de changement au contrat principal.
    • Raison pour le changement. Le champ raison pour le changement sera rempli avec la raison pour le changement que vous avez sélectionnée dans l'événement de changement; cependant, vous pouvez la modifier si nécessaire. Sélectionnez la raison pour l'ordre de changement potentiel. Les sélections comprennent : la demande du client, ledéveloppement de conception, l'indemnité, la condition existante, la somme à déduire ou toute option personnalisée par l'administrateur Procore de votre compagnie.
    • Privé Cochez cette case si vous souhaitez uniquement que l'ordre de changement potentiel soit visible par les utilisateurs disposant des permissions « Admin » dans l'outil Contrat principal. 
    • Méthode de comptabilité. Ce champ hérite de la méthode comptable qui a été spécifiée dans le contrat principal (par exemple, basée sur le montant).
    • Description : Saisissez une description plus détaillée de l’ordre de changement.
    • Demande reçue de. Sélectionnez le nom de l'utilisateur de qui vous avez reçu une demande de création de l'ordre de changement. 
    • Lieu. Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu qui est impacté par [l'item]. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un nouveau lieu à plusieurs niveaux. Pour des directives, consultez Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item? Ce lieu peut être aussi général que le lieu du chantier, au premier niveau, ou aussi spécifique que le lieu sur le chantier où l'entrepreneur travaillera, au deuxième niveau.
    • Impact sur l'échéancier : Si connu, fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient éventuellement être ajoutés à l’échéancier du projet en cours si l'ODCP au contrat principal a été approuvé.
    • Changement de chantier.Cochez cette case si l’ordre de changement est un changement de chantier.
    • Référence.Référencez tout autre outil, matériel, plan   ou document qui sont liés à l’ordre de changement potentiel.
    • Payé en entier.
      Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Pièce jointe. Joignez toute documentation pertinente. Remarque : Si une demande de prix (DDP) est associée et que le réviseur a joint des documents à sa réponse à la DDP, l'outil Événements de changement peut être configuré pour ajouter ces pièces jointes aux nouveaux ordres de changement. Voir Configurer les paramètres : Événements de changement.
  5. Cliquez sur Créer.
    Remarques :
    • Le menu déroulant du poste associén'apparaît que si le compte Procore de votre compagnie est intégré à un système ERP intégré et que l'outil Contrat principal est activé dans le projet. 
    • Lorsque vous ajoutez des items de ligne individuels à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous devez sélectionner un item de ligne individuel associé pour chaque nouvel item de ligne. Vous pouvez désigner un item de ligne associé ou utiliser le même item de ligne associé pour plusieurs items de ligne.  

 

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