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Procore

Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d’un événement de changement

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Contexte

Dans Procore, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée d'un projet de construction. Voir Qu'est-ce qu'un événement de changement? Une fois qu'un événement de changement est enregistré dans Procore, les équipes de projet ont la possibilité de créer une demande de prix (DDP) pour obtenir des devis des entrepreneurs responsables. Voir Créer des appels d'offres à partir d'un événement de changement.

Vous pouvez créer un engagement ordre de changement à partir d’un événement de changement avant ou après la réponse à la DDP associée ou révisée. Cependant, si vous attendez une fois la DDP révisée et que le statut de la DDP est défini sur « En attente d’approbation finale », la ventilation des coûts (VDC) de la ordre de changement se remplit automatiquement avec les montants de la DDP pendant le processus de création de ordre de changement.Pour plus d’informations sur les statuts de DDP, voir Quels sont les différents statuts de DDP et comment affectent-ils les coûts et les montants de ordre de changement?

Le processus que vous utilisez lors de la gestion des changements dans Procore dépend également de la configuration de l’engagement ordre de changement de votre projet. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d’événement de changement que vous souhaitez inclure dans l’ordre de changement.
    Remarque : Vous pouvez sélectionner des postes dans plusieurs événements de changement. Vous pouvez également utiliser la liste déroulante Filtre pour filtrer par fournisseur.
  3. Choisissez Actions en bloc > Créer un ODC à l’engagement.
    Remarque : Les postes de l’VDC de la ordre de changement sont créés à partir des postes de l’événement de changement.
  4. Entrez les informations suivantes :
    • Nombre
      Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d’ordres de changement déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement incrémenté de un.
       Conseil
      Comment Procore attribue-t-il des numéros aux ordres de changement d'engagement? Pour en en savoir plus, consultez Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore?
    • Révision
      Ce champ affiche le numéro de révision de l'ordre de changement. Lorsqu'un ordre de changement est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Un ordre de changement peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d'un réviseur/approbateur. Ce champ doit être saisi manuellement car les révisions ne sont pas automatiquement suivies.
    • Titre
      Ce champ sera automatiquement renseigné avec le nom de l’événement de changement.
    • Statut
      Sélectionnez l’état actuel de l’ordre de changement. Le statut par défaut de Procore est En attente de révision.
      Remarque
      Quels statuts sont disponibles avec les ordres de changement à l’engagement? Pour plus de détails, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?
    • Privé
      Cochez cette case pour que seuls vous et les utilisateurs disposant d’un accès de niveau « Admin » aux ordres de changement puissent afficher ce ordre de changement.
    • Raison pour le changement
      Le champ raison du changement sera renseigné avec la raison pour le changement que vous avez sélectionnée dans l’événement de changement; cependant, vous pouvez le modifier si nécessaire. Sélectionnez la raison de l’ordre de changement potentiel, soit la demande du client, le développement de la conception, l’indemnité, la condition existante, la charge forfaitaire ou toute option personnalisée par l’administrateur Procore.Définissez les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Méthode comptable
      Ce champ hérite de la méthode comptable qui a été spécifiée dans l'engagement (par exemple Basé sur le montant). 
    • Date d’échéance
      Entrez la date à laquelle le ordre de changement est dû.
    • Date de facturation
      Entrez la date à laquelle le ordre de changement a été facturé.
    • Date de paiement
      Saisissez la date à laquelle le ordre de changement a été payé.
    • Réviseur désigné
      Sélectionnez un utilisateur pour consulter l’ordre de changement.
    • Demande reçue de
      Sélectionnez un utilisateur dans le répertoire du projet au nom duquel vous soumettez l’ordre de changement potentiel.
    • Descriptif
      Saisissez une description plus détaillée de l'ordre de changement.
    • Impact sur l’échéancier
      Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés à l’échéancier actuel du projet si le ordre de changement était approuvé.
    • Lieu
      Utilisez le menu déroulant des lieux pour sélectionner un lieu affecté par [item]. Choisissez parmi les lieux prédéfinis ou consultez Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item? Cet emplacement peut être aussi général que l'emplacement du site au premier niveau ou aussi spécifique que l'emplacement sur le site où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
    • Référence
      Référencez tout autre outil, matériel, plans ou documents liés à la ordre de changement potentiel.
    • Exécuté
      Cochez cette case une fois le ordre de changement terminé.
    • Changement de chantier
      Cochez cette case si le ordre de changement est un changement de chantier.
    • Payé en entier.
      Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Postes d’événement de changement
      Si votre projet est intégré à ERP, sélectionnez un poste dans le menu déroulant du poste associé. Si vous sélectionnez Nouveau poste, un poste de zéro (0) dollar sera ajouté à la ventilation des coûts de l’engagement. Si votre projet n’est pas intégré à ERP, vous pouvez ignorer ce action et créer la ordre de changement.
    • Pièce jointe
      Joignez tout document pertinent. Remarque : Si une demande de prix (DDP) est associée et que le réviseur a joint des documents à sa réponse à la DDP, l'outil Événements de changement peut être configuré pour ajouter ces pièces jointes aux nouveaux ordres de changement. Voir Configurer les paramètres avancés : Événements de changement .
  5. Cliquez sur Créer. La ventilation des coûts pour le ordre de changement sera créée à partir des postes d’événement de changement. Vous pouvez cliquer dans l’onglet Ventilation des coûts pour vérifier vos postes.
    Remarque

    Les postes d'événements de changement transmettront par par défaut le dernier montant du coût aux postes de ventilation des coûts de l' ordre de changement à l'engagement .

    Si un ordre de changement au contrat principal était associé à ce poste d'événement de Poste avant la création de l' ordre de changement à l'engagement, le poste' événement de changement passera alors le montant du dernier prix au poste de ventilation des coûts de l' ordre de changement à l'engagement .