Configurer un répertoire de projet

Le Répertoire de Procore stocke des informations sur les utilisateurs, les compagnies et les groupes.

Il existe deux types de répertoires : le Répertoire de la compagnie, qui comprend toutes les informations relatives à tous les projets, et le Répertoire du projet, qui comprend des informations uniquement pour ce projet.

Les utilisateurs et les compagnies peuvent être ajoutés à un Répertoire de projet de plusieurs manières, par exemple en les ajoutant à partir du répertoire de la compagnie, en important des utilisateurs et des compagnies et en créant de nouveaux utilisateurs et compagnies. Lorsque des utilisateurs et des compagnies sont ajoutés à un Répertoire de projet, leurs enregistrements sont automatiquement ajoutés au Répertoire de la compagnie.

Vous pouvez également créer des groupes de distribution pour tenir les utilisateurs informés des activités du projet.

1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau du projet.
2. Cliquez sur Ajouter en bloc à partir du Répertoire de la compagnie.
   OU

   Bêta  Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Ajouter en bloc.

3. Utilisez la case Sélectionner pour sélectionner les compagnies et les utilisateurs que vous souhaitez ajouter au projet.
   
   
4. Passez en revue vos sélections et faites des ajustements.
   • Pour supprimer tous les utilisateurs et compagnies du tableau de sélection, cliquez sur Effacer tout dans la zone Sélectionner.
   • Pour supprimer un utilisateur ou une compagnie dans le tableau de sélection, cliquez sur le « X » rouge sur sa ligne.
   • Sélectionnez un modèle de permissions ou sélectionnez Appliquer le modèle de permissions ultérieurement dans le menu déroulant « Modèle de permissions » pour chaque utilisateur ajouté au tableau de sélection.
   • Facultatif : Sélectionnez un rôle du projet dans le menu déroulant « Rôle du projet » pour chaque utilisateur ajouté au tableau de sélection. Voir Que sont les rôles du projet personnalisés?
   • Facultatif : Cochez la case « Notifier? » sur la ligne d'un utilisateur pour que le système lui envoie une notification par courriel pour lui faire savoir qu'il a été ajouté au projet.
5. Faites défiler vers le bas du tableau de sélection et cliquez sur Ajouter au projet.

1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau du projet.
2. Dans la barre latérale droite, cliquez sur Ajouter une compagnie.
   OU

   Bêta  Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Ajouter une compagnie.

3.  Version limitée

   Ce flux de travail n’est actuellement disponible qu’en anglais aux États-Unis et au Canada. En savoir plus.

   Saisissez le « Nom de la compagnie » et cliquez sur Rechercher pour rechercher d'abord la compagnie dans votre Répertoire au niveau de la compagnie. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de compagnie. Dans les résultats de la recherche, effectuez l'une des actions suivantes :

   • Cliquez sur Ajouter au projet à côté de la compagnie que vous souhaitez ajouter à votre répertoire.
   • Cliquez sur Recherchez dans le réseau de construction Procore pour ajouter des compagnies existantes répertoriées sur le réseau de construction Procore. Après avoir trouvé la compagnie, cliquez sur Ajouter au projet.
     Remarque : La compagnie est ajoutée en tant que compagnie connectée et le nom, l'adresse, le site Web et le numéro de téléphone de la compagnie sont ajoutés à votre répertoire. Vous pouvez mettre à jour les informations de la compagnie dans votre répertoire.
   • Cliquez sur Créer une nouvelle compagnie pour créer une nouvelle compagnie dans votre Répertoire.
4. Dans la fenêtre « Ajouter une compagnie à [Nom du projet] », complétez la saisie des données comme suit :

   • Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
     Remarques :

     • Si vous prévoyez d’exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré, le champ « Nom de la société » a des limites de longueur de caractères maximales spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (par ex., Intégration par Procore : Viewpoint® Spectrum®, Intégration par Ryvit–: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, Sage 300 CRE®, etc.). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un « Nom de compagnie » dans l’outil Répertoire ?
     • Étant donné que votre organisation peut travailler avec une grande variété de fournisseurs dans divers lieux, le Répertoire de la compagnie ne nécessite pas de valeur unique pour le « Nom de la compagnie ». En effet, deux (2) fournisseurs peuvent partager le même nom, mais être détenus et exploités indépendamment dans des lieux différents (par exemple, un sous- sous-traitant nommé « AAA Plumbing » en Californie peut être une entité commerciale distincte de « AAA Plumbing » en Arizona) .
     • Si vous êtes responsable de l’ajout de compagnies à un projet Procore, il est important de savoir que lorsque vous ajoutez des enregistrements de compagnie à un projet, il peut entraîner l’apparition de dossiers « en double » pour une seule entité commerciale dans le répertoire de la compagnie. Pour plus d’informations, voir Que se passe-t-il si j’ai des enregistrements en double dans le répertoire de la compagnie ?.

   • Téléphone d’affaires. Entrez le numéro de téléphone principal en format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

   • Télécopieur d’affaires. Entrez le numéro de télécopieur principal de l’utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

   • Adresse. Saisissez l'adresse commerciale (p. ex. l'adresse et le nom de la rue) de la compagnie (p. ex. 123, rue Principale, 333, 14e avenue sud, etc.). 

   • Ville. Entrez le nom complet de la ville (par exemple, Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l’adresse du fournisseur/compagnie (Remarque: Indiquez toujours le nom complet de la ville et n’entrez PAS abréviations). 

   • Pays. Sélectionnez le nom du pays associé à l’adresse du fournisseur/de la compagnie dans la liste déroulante. 

   • État. Sélectionnez l’état associé à l’adresse du fournisseur/de la compagnie dans la liste déroulante. 

   • Code postal. Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de la compagnie (Remarque : Si votre compagnie préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également entrer le code postal + 4 si vous le souhaitez).

5. Cliquez sur Créer.
6. Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.

1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau du projet.
2. Cliquez sur Ajouter en bloc à partir du Répertoire de la compagnie.
   OU

   Bêta  Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Ajouter en bloc.

3. Utilisez la case Sélectionner pour sélectionner les compagnies et les utilisateurs que vous souhaitez ajouter au projet.
   
   
4. Passez en revue vos sélections et faites des ajustements.
   • Pour supprimer tous les utilisateurs et compagnies du tableau de sélection, cliquez sur Effacer tout dans la zone Sélectionner.
   • Pour supprimer un utilisateur ou une compagnie dans le tableau de sélection, cliquez sur le « X » rouge sur sa ligne.
   • Sélectionnez un modèle de permissions ou sélectionnez Appliquer le modèle de permissions ultérieurement dans le menu déroulant « Modèle de permissions » pour chaque utilisateur ajouté au tableau de sélection.
   • Facultatif : Sélectionnez un rôle du projet dans le menu déroulant « Rôle du projet » pour chaque utilisateur ajouté au tableau de sélection. Voir Que sont les rôles du projet personnalisés?
   • Facultatif : Cochez la case « Notifier? » sur la ligne d'un utilisateur pour que le système lui envoie une notification par courriel pour lui faire savoir qu'il a été ajouté au projet.
5. Faites défiler vers le bas du tableau de sélection et cliquez sur Ajouter au projet.

1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau du projet.
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
   OU

   Bêta  Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Ajouter un utilisateur.

3. Remplissez le formulaire.
   Remarque : Des champs supplémentaires configurés par votre compagnie peuvent être affichés ou obligatoires. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.
   • Prénom. Saisissez le prénom du nouvel utilisateur. 
   • Nom de famille. Saisissez le nom de famille du nouvel utilisateur. 
   • Adresse e-mail. Saisissez l’adresse e-mail du nouvel utilisateur. Ce sera l’adresse courriel qu’ils utiliseront pour se connecter à Procore. Pour ajouter l’enregistrement, l’entrée de l’adresse courriel doit utiliser le format approprié (par exemple, jsmith@example.com). 
   • Modèle de permissions. Sélectionnez un modèle de permissions.

     Remarque bêta  : Si vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour attribuer des modèles d’autorisations, vous ne pouvez attribuer que le modèle par défaut pour le projet.

4. Cliquez sur Enregistrer.

1. Modifiez le compte de l’utilisateur pour fournir des informations supplémentaires.
2. Modifier les notifications par courriel par défaut d’un utilisateur
3. Configurer des courriels de notification d’échéancier
4. Invitez l’utilisateur à votre projet.

1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau du projet.
2. Cliquez sur Ajouter un groupe de distribution.
3. Entrez le nom de groupe souhaité dans le champ Nom du groupe de distribution.
4. Cliquez sur Créer.
   Cela vous donne accès à la page « Modifier le groupe de distribution ».
5. Optionnel: Saisissez une description du groupe de distribution dans le champ Description.
6. Dans la zone Ajouter un utilisateur à [Nom du groupe de distribution], entrez les noms des utilisateurs que vous souhaitez ajouter au groupe.
   Remarque : Lorsque vous commencez à saisir un nom, une liste des correspondances possibles apparaîtra. Sélectionnez chaque utilisateur que vous souhaitez ajouter au groupe de distribution.
7. Cliquez sur Mettre à jour.
   Cela enregistre le nouveau groupe de distribution et vous amène à l’affichage « Groupes de distribution » du répertoire au niveau du projet.