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Procore

Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de projet

Aussi disponible sur    

Objectif

Ajouter une personne au répertoire de projet.

Contexte

Chez Procore, un utilisateur est une personne dont les renseignements de contact ont été ajoutées à l'application Procore. Procore identifie ses utilisateurs de manière unique au moyen de leur adresse électronique. Pour ajouter une personne à Procore (créer un nouveau compte utilisateur), les exigences minimales sont les suivantes :

  • Nom. C'est le nom de famille de l'utilisateur.
  • Adresse courriel. C'est l'identifiant unique d'un utilisateur dans Procore. Un utilisateur peut être membre d'un ou plusieurs comptes de compagnie Procore (par exemple, un sous-traitant travaillant pour deux entrepreneurs généraux différents (par ex., Nelson General Contractors) pourrait être ajouté en tant qu'utilisateur des deux compagnies avec la même adresse électronique (par ex., john@example.com). Lorsqu'il se connecte à Procore, il peut choisir le compte de la compagnie auquel il désire accéder. Il peut également basculer entre les compagnies tout en étant connecté). 
  • Modèle de permissions. Les paramètres d'un modèle de permissions définissent les outils Procore auxquels les utilisateurs peuvent accéder, les tâches qu’ils peuvent effectuer et les informations qu’ils peuvent modifier ou voir dans chaque outil. Les modèles de votre entreprise sont gérés par votre administrateur Procore. Voir Gérer les modèles de permissions

En fonction de vos permissions (voir De quelles permissions ai-je besoin pour ajouter des utilisateurs à un projet Procore?), les utilisateurs peuvent être ajoutés au compte Procore d’une compagnie à deux endroits : (1) Le répertoire de la compagnie ou (2) le répertoire au niveau du projet. (Remarque : Ajouter une personne au répertoire au niveau du projet ajoutera également automatiquement le profil de l'utilisateur au répertoire de la compagnie. Voir Ajouter une personne au répertoire de la compagnie). Cet article explique comment ajouter une personne au répertoire du projet. 

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise  :
    • Pour ajouter ou modifier des « Utilisateurs» :
    • Pour modifier les « Utilisateurs inactifs » :
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire du projet.
  • Champs minimum requis :
    • Nom
    • Adresse courriel 
    • Modèle de permissions :
  • Informations supplémentaires :

Étapes

Pour ajouter un enregistrement à Procore, effectuez les tâches ci-dessous :

Ajoutez une personne

  1. Accédez à l’outil Répertoire du projet.
  2. Dans le volet de droite, cliquez sur Ajouter une personne.
  3. (Recommandé) Si vous souhaitez effectuer une recherche dans Procore pour savoir si cette personne existe déjà dans le répertoire de la compagnie, commencez par taper le nom de la compagnie dans la liste Avancé. Si une correspondance existe, sélectionnez-la et le système remplira automatiquement les champs de cette fenêtre avec les informations de l'utilisateur. Passez ensuite à l'étape 5.  


     
  4. Si vous avez recherché la personne à l'étape précédente et qu'elle n’existe PAS, remplissez les champs suivants dans la fenêtre « Ajouter une personne au projet <Nom du projet> » :


     
    • Prénom. Entrez le prénom du nouvel utilisateur. 
    • *Nom. Entrez le nom de famille du nouvel utilisateur. 
    • *Adresse courriel. Entrez l'adresse courriel du nouvel utilisateur. Ce sera l'adresse électronique que la personne utilisera pour se connecter à Procore. Afin d’ajouter l’enregistrement, la saisie de l’adresse courriel doit utiliser le format approprié (par exemple, jsmith@example.com). 
    • *Modèle de permissions. Sélectionnez une (1) de ces options dans la liste déroulante :
      Remarque : Pour en savoir plus sur les permissions des utilisateurs, voir Gérer les modèles de permissions
      • Modèle de permissions du projet. Si votre compagnie a défini des permissions pour différents outils Procore au niveau du projet, sélectionnez le modèle approprié pour le nouveau rôle d'utilisateur dans le projet (par exemple, si le nouvel utilisateur est un membre de l’équipe de conception, sélectionnez Ingénieur/Architecte. Si le nouvel utilisateur sera le spécialiste du béton sur le chantier, sélectionner Contremaître/Chef de chantier). Cela limite les permissions d'accès des utilisateurs dans Procore aux outils et au niveau de permission (par exemple, Aucun, Lecture seule, Standard ou Admin) que vous avez défini pour ce rôle.
        OU
      • Modèle de permissions de la compagnie. Si votre compagnie a défini des permissions pour différents outils Procore au niveau de la compagnie, sélectionnez le modèle approprié pour le rôle du nouvel utilisateur (par exemple, si le nouvel utilisateur est membre de l'équipe de conception, sélectionnez Ingénieur/Architecte. Si le nouvel utilisateur sera le spécialiste du béton sur le chantier, sélectionner Contremaître/Chef de chantier). Cela limite les permissions d'accès des utilisateurs dans Procore aux outils et au niveau de permission (par exemple, Aucun, Lecture seule, Standard ou Admin) que vous avez défini pour ce rôle. 
        OU
      • Appliquer un modèle de permissions plus tard. Si vous souhaitez définir ultérieurement les permissions de l'utilisateur dans les outils du projet, sélectionnez cette option. 
  5. Lorsque vous avez saisi des données dans tous les champs obligatoires, cliquez sur Ajouter.
    Cette action ferme la fenêtre « Ajouter une personne » et affiche la page « Modifier les informations de contact » du nouvel utilisateur.

Mettre à jour les informations sur la compagnie de la personne

Remarque : Un utilisateur « Standard » n’a PAS la permission d'ajouter un nouvel enregistrement de fournisseur/compagnie au répertoire du projet en entrant une nouvelle « Informations sur la compagnie » sur la page Modifier le contact. Bien que l'utilisateur puisse enregistrer les « Informations sur la compagnie » de l'utilisateur dans le dossier de la personne, cela ne créera PAS un nouvel enregistrement de compagnie/fournisseur dans le répertoire. Cette capacité est uniquement disponible pour les utilisateurs « Admin ».

  1. Dans la zone « Informations sur la compagnie », commencez en tapant leNom de la compagnie de la personne dans la case, puis :
    • Si une correspondance appropriée pour votre entrée apparaît, la compagnie existe déjà dans le répertoire de la compagnie de Procore. Vous voudrez sélectionnez cette compagnie dans la liste déroulante (Remarque : Vérifiez toujours que vous choisissez la correspondance de compagnie appropriée. Les informations de contact pour cette compagnie renseigneront automatiquement les champs Adresse, Ville, Pays/État, Zip, Téléphone d'affaires et Télécopieur). 
      OU
    • Si une correspondance appropriée pour votre entrée n'apparaît pas, vous pouvez manuellement entrez ces informations sur la compagnie de la personne dans les champs indiqués. Ajouter un nom de compagnie unique dans cette case ajoutera également un nouvel enregistrement de compagnie dans les outils Répertoire de la compagnie et Répertoire de projet de Procore.
      Important! Lors de l'ajout d'une nouvelle compagnie à un projet, il est recommandé de : porter une attention particulière à la façon dont les enregistrements existants du fournisseur/de la compagnie sont épelés dans tous les projets Procore de votre compagnie (par exemple, « ABC Béton » vs « ABC Béton LLC »).  Toute entrée de données unique pour le nom de la compagnie peut entraîner la présence de deux (2) enregistrements uniques ou plus pour une seule entité dans le répertoire de la compagnie. Pour apprendre plus, voir Que se passe-t-il si j'ai des entrées en double dans le répertoire de la compagnie Procore?). 

  2. Si vous devez supprimer toutes les informations dans la zone « Informations sur la compagnie », cliquez sur Effacer la compagnie.
  3. Continuez avec Mettez à jour les informations de contact de la personne.

Mettez à jour les informations de contact de la personne

  1. Dans la zone « Informations personnelles », vérifiez que les informations suivantes sont correctes :
    • Prénom
    • Nom
    • Initiales
    • Adresse courriel
  2. Choisissez l'une de ces options pour saisir l'adresse de la personne :
    • Si vous souhaitez renseigner les champs avec l'adresse de la compagnie, cliquez sur Utiliser l'adresse de la compagnie. Vous pouvez ensuite personnaliser n'importe lequel de ces champs avec des informations spécifiques à la personne.
      OU
    • Entrez les informations manuellement dans les champs Adresse, Ville, État, Zip, Téléphone d'affaires et Télécopieur d'affaires. Si la personne a un poste  téléphonique, entrez-la dans le champsPoste.


       
  3. Entrez le numéro de téléphone de la personne dans le champ Téléphone cellulaire.
  4. Entrez le titre professionnel de la personne dans le champ Titre de poste.
  5. Sélectionnez le rôle fonctionnel de cette personne sur le projet de construction à partir de la liste Rôles de projet
    Remarque : Les sélections de cette liste sont créées dans l'outil Portefeuille. Voir Ajouter des rôles de projet personnalisés
  6. Si vous souhaitez faire une recherche pour la personne dans le répertoire de projets, entrez les mots-clés pertinents dans le champ Étiquettes/Mots-clés. Par exemple, si la personne se spécialise dans la sélection de source au meilleur rapport qualité-prix (BVSS), vous pouvez entrer l'acronyme BVSS. Il s’agit d’un champ de texte libre. Vous pouvez donc créer votre propre système de classification des mots clés et des balises pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation. 


     
  7. Cochez la case Actif?. Ce paramètre ne peut être modifié que dans le répertoire de la compagnie.
  8. Dans la liste déroulante Envoyer des messages à cet utilisateur, sélectionnez Par courriel ou Pas du tout. 
  9. Si la personne est un employé de votre organisation, cochez la case Est un employé de <votre nom de compagnie> .
  10. Si vous souhaitez désigner cette personne comme responsable des assurances, cochez la case Est un gestionnaire d’assurance de <nom de votre compagnie> . Voir Désigner un gestionnaire d’assurance pour votre compagnie Procore.
  11. Si vous souhaitez joindre des licences, des photos ou toute autre documentation pertinente pour cette personne, procédez comme suit :
    • Cliquez sur Joindre des fichiers. Joignez ensuite les fichiers souhaités au profil du nouvel utilisateur. 
      OU
    • Déplacez tous les fichiers de votre ordinateur vers la zoneGlisser-déposer des fichiers GRISE.
  12. Continuez avec Mettre à jour le modèle de permissions de projet de la personne.

Mettez à jour les permissions de projet de la personne

  1. Dans la zone « Modèles de permissions de projet », les paramètres de permission que spécifiés précédemment sont sélectionnés dans la liste déroulante. 
    Remarque : Lorsque vous sélectionnez un modèle, la permission d'accès de cet utilisateur ne peut pas être modifiée à partir du répertoire du projet. Au lieu de cela, vous pouvez modifier le modèle dans le répertoire de la compagnie (voir Modifier un modèle de permissions dans le répertoire de la compagnie) ou choisissez « Ne pas appliquer un modèle de permissions » et créez des permissions personnalisées pour la personne comme indiqué ci-dessous. 


     
  2. Si vous souhaitez modifier les permissions de l'utilisateur, sélectionnez une (1) de ces options dans la liste déroulante Modèle de permissions de projet :
    Remarque : Pour de meilleurs résultats, il est recommandé de toujours sélectionner un modèle de permissions de projet ou de compagnie pour les raisons décrites ci-dessous. 
    • Ne pas appliquer de modèle de permissions. Si vous souhaitez créer des permissions personnalisées pour l’utilisateur du projet, sélectionnez cette option, les boutons radio sont activés afin que vous puissiez personnaliser les permissions de l'utilisateur pour les outils Procore dans le projet.
      OU
    • Modèle de permissions de la compagnie. Si votre compagnie a défini des permissions pour différents outils Procore au niveau de la compagnie (voir Gérer les modèles de permissions), sélectionnez le modèle approprié pour le rôle du nouvel utilisateur (par exemple, si le nouvel utilisateur est membre de l’équipe de conception, sélectionnez Ingénieur/Architecte. Si le nouvel utilisateur sera le spécialiste du béton sur le chantier, sélectionnez Contremaître/Chef de chantier). Cela limite les permissions d'accès des utilisateurs dans Procore aux outils et au niveau de permission (par exemple, Aucun, Lecture seule, Standard ou Admin) que vous avez défini pour ce rôle. 
      OU
    • Modèle de permissions du projet. Si votre compagnie a défini des permissions pour différents outils Procore au niveau du projet, sélectionnez le modèle approprié pour le nouveau rôle d'utilisateur dans le projet (par exemple, si le nouvel utilisateur est un membre de l’équipe de conception, sélectionnez Ingénieur/Architecte. Si le nouvel utilisateur sera le spécialiste du béton sur le chantier, sélectionner Contremaître/Chef de chantier). Cela limite les permissions d'accès des utilisateurs dans Procore aux outils et au niveau de permission (par exemple, Aucun, Lecture seule, Standard ou Admin) que vous avez défini pour ce rôle. 
  3. Continuez avec Ajouter l'utilisateur à un groupe de distribution.

Ajouter la personne aux groupes de distribution du projet

Si votre compagnie ou votre projet contient des groupes de distribution, ces groupes apparaîtront dans la zone appropriée :

  • Lors de l'ajout d'une nouvelle personne, aucune information n'apparaîtra dans la zone Groupes de distribution de <Nom de votre compagnie>. Pour une personne existante, cette zone afficherait les noms des groupes de distribution au niveau de la compagnie auxquels cette personne a été ajoutée. Voir Ajouter un groupe de distribution au répertoire de la compagnie
  • Dans la zone Groupes de distribution de <Votre nom de projet>, cochez la case correspondant aux groupes de distribution souhaités. Pour créer des groupes supplémentaires à utiliser dans le projet, voir Ajouter un groupe de distribution au répertoire du projet

Définir les notifications par courriel par défaut de la personne

De nombreux outils Procore sont conçus pour envoyer des notifications automatisées aux utilisateurs finaux. Par exemple, pour notifier l'entrepreneur responsable lorsque ses commentaires sont requis ou pour informer les parties prenantes de l'échéance d'un projet ou qu’un item est en retard. Des notifications automatisées peuvent également être envoyées pour garder les membres d'un groupe de distribution dans la boucle de communication. 

  1. Dans la zone « Notifications par courriel par défaut », cochez une (1) ou plusieurs de ces cases : 
    • Courriels (par défaut). Ceci inclut la personne en tant que destinataire des notifications distribuées à partir de l’outil Courriels. 
    • QRT (par défaut). Ceci inclut la personne en tant que destinataire des notifications distribuées à partir de l’outil QRT.
    • Dessins d’atelier (par défaut). Ceci inclut la personne en tant que destinataire des notifications distribuées à partir de l’outil Dessins d'atelier.
    • Punch List (par défaut) : Ceci inclut la personne en tant que destinataire des notifications distribuées à partir de l’outil Punch List.
    • Retard météorologique (par courriel). Cela inclut la personne recevant les notifications concernant les retards liés à la météo du projet.
    • Retard météorologique (par téléphone) : Cela inclut la personne recevant les notifications téléphoniques au sujet des retards liés à la météo.
      Remarque : En apprendre davantage sur les notifications de retard météo, voir Activer les alertes météo par téléphone ou par courriel.
    • Observations (par défaut). Cela inclut la personne recevant les notifications distribuées à partir de l'outil Observations.
  2. Continuez avec Définissez les notifications de planification de la personne.

Définir les notifications Schedule de la personne

Si l’outil Schedule est un outil actif dans le projet, la zone Notifications Schedule apparaît. Si l’outil Schedule n’est PAS actif, ces sélections ne sont PAS visibles. 
Remarque : Certaines fonctionnalités ne sont supportées que lorsque vous Intégrez un échéancier Microsoft Project à l'aide de Procore Drive.


 

  1. Dans la zone « Notifications Schedule », définissez les options souhaitées comme suit :
    • Toutes les tâches du projet (hebdomadaire)Cochez cette case pour que l'utilisateur reçoive automatiquement une notification chaque semaine pour toutes les tâches du projet.
    • Tâches de ressources assignées à. Si Microsoft Project est intégré à votre schedule, vous pouvez affecter des ressources à l’utilisateur pour qu’il soit averti chaque fois que cette ressource est affectée à une tâche scheduled.
    • Lors de changements Schedule. Cochez cette case afin que l'utilisateur reçoive une notification pour chaque changement schedule qui se produit.
    • Lors de demandes Schedule. Cochez cette case afin que l'utilisateur reçoive une notification pour chaque demande de changement schedule.
  2. Continuez avec Enregistrer ou Enregistrer/Envoyer un courriel à l'utilisateur.

Enregistrez le dossier de la personne

Lorsque vous enregistrez le dossier d’une personne, vous pouvez choisir d’envoyer une invitation/notification à la personne qu’elle se connecte à Procore en tant qu'utilisateur ou vous pouvez simplement enregistrer les informations de contact de cette personne dans l’outil Répertoire. 

Enregistrer et envoyer à l'utilisateur une Invitation/Notification
  • S'il s'agit d'un nouvel utilisateur et que vous souhaitez inviter la personne à rejoindre Procore, cliquez sur Enregistrer et envoyer une invitation à Procore (Remarque : Ce bouton est disponible uniquement lorsque l'utilisateur ne s’est pas encore connecté à Procore. Il envoie également à la personne une notification par courriel pour rejoindre l’organisation Procore de votre compagnie en tant qu’utilisateur).
    OU
  • Si vous avez mis à jour un utilisateur existant et souhaitez le notifier du changement, cliquez sur Enregistrer et envoyer une notification (Remarque : Ce bouton est uniquement disponible lorsque l'utilisateur s'est déjà connecté à Procore. Il envoie une notification par courriel à l’adresse courriel de le personne). 
Enregistrer la personne en tant que contact
  • S'il s'agit d'un contact et que vous enregistrez simplement l'enregistrement de la personne dans votre système, cliquez sur Enregistrer. Le système n'enverra PAS d'invitation ou de notification par courriel à la personne. Cependant, le nom de cette personne sera disponible dans l’application Procore si vos utilisateurs doivent sélectionner le nom de cette personne à des fins de conservation des enregistrements dans Procore. Si vous souhaitez que la personne rejoigne votre organisation Procore en tant qu’utilisateur ultérieurement, voir Inviter ou réinviter une personne à un projet.

Voir aussi