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Procore

Ajouter une compagnie au répertoire du projet

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Objectif

Ajouter une compagnie à l'outil Répertoire du projet. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer  
    • Si votre compagnie a activé l’outil Intégration ERP et que vous avez synchronisé des données avec votre système ERP intégré, une bannière ERP verte apparaît à côté des noms de fournisseurs/de compagnies synchronisés avec votre système.
    • Après avoir ajouté la compagnie au répertoire de projets, le système ajoute également cette compagnie à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Vous devrez envoyer l’enregistrement du répertoire au niveau de la compagnie à l’outil Intégration ERP pour qu’il soit accepté et exporté vers votre système ERP intégré par un approbateur comptable. Voir Envoi d'une compagnie Procore aux intégrations ERP pour acceptation comptable.
  • Information supplémentaire :
    • Lorsque vous ajoutez une nouvelle compagnie au répertoire de projets, cette compagnie est également ajoutée à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Pour éviter la création d'entrées de compagnie en double dans le répertoire de la compagnie, il est recommandé d'attendre que la fonction de remplissage automatique affiche la liste des entrées correspondantes dans le répertoire de la compagnie. Ensuite, sélectionnez la correspondance appropriée (s'il en existe une).
    • Si vous souhaitez demander l’importation de données dans l’outil Répertoire, voir Demander des importations de compagnies et de personnes.
    • Si vous souhaitez accélérer le processus et effectuer votre propre importation de données, utilisez l' Procore Imports . Voir Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Répertoire au niveau du projet (Procore Imports).

Étapes

  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau du projet.
  2. Dans la barre latérale droite, cliquez sur Ajouter une compagnie.
  3.  Version limitée

    Ce flux de travail n'est actuellement disponible qu'aux États-Unis et au Canada. En savoir plus.

    Saisissez le « Nom de la compagnie » et cliquez sur Rechercher pour rechercher d'abord la compagnie dans votre Répertoire au niveau de la compagnie. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de compagnie. Dans les résultats de la recherche, effectuez l'une des actions suivantes :

    • Cliquez sur Ajouter au projet à côté de la compagnie que vous souhaitez ajouter à votre répertoire.
    • Cliquez sur Recherchez dans le réseau de construction Procore pour ajouter des compagnies existantes répertoriées sur le réseau de construction Procore. Après avoir trouvé la compagnie, cliquez sur Ajouter au projet.
      Remarque : La compagnie est ajoutée en tant que compagnie connectée et le nom, l'adresse, le site Web et le numéro de téléphone de la compagnie sont ajoutés à votre répertoire. Vous pouvez mettre à jour les informations de la compagnie dans votre répertoire.
    • Cliquez sur Créer une nouvelle compagnie pour créer une nouvelle compagnie dans votre Répertoire.
  4. Dans la fenêtre « Ajouter une compagnie à [Nom du projet] », complétez la saisie des données comme suit :

    • Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez d'exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré , le champ « Nom de la compagnie » a des limites de longueur de caractère maximale spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (par ex., Intégration par Procore : Viewpoint® Spectrum®, Intégration par Ryvit–: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, Sage 300 CRE®, etc.). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un « nom de compagnie » dans l'outil Répertoire?
      • Étant donné que votre organisation peut travailler avec une grande variété de fournisseurs dans divers lieux, le Répertoire de la compagnie ne nécessite pas de valeur unique pour le « Nom de la compagnie ». En effet, deux (2) fournisseurs peuvent partager le même nom, mais être détenus et exploités indépendamment dans des lieux différents (par exemple, un sous- sous-traitant nommé « AAA Plumbing » en Californie peut être une entité commerciale distincte de « AAA Plumbing » en Arizona) .
      • Si vous êtes responsable de l’ajout de compagnies à un projet Procore, il est important de savoir que lorsque vous ajoutez des enregistrements de compagnie à un projet, il peut entraîner l’apparition de dossiers « en double » pour une seule entité commerciale dans le répertoire de la compagnie. Pour plus d’informations, voir Que se passe-t-il si j’ai des enregistrements en double dans le répertoire de la compagnie ?.

    • Téléphone d’affaires. Entrez le numéro de téléphone principal en format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Télécopieur d’affaires. Entrez le numéro de télécopieur principal de l’utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Adresse. Saisissez l'adresse commerciale (p. ex. l'adresse et le nom de la rue) de la compagnie (p. ex. 123, rue Principale, 333, 14e avenue sud, etc.). 

    • Ville. Entrez le nom complet de la ville (par exemple, Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l’adresse du fournisseur/compagnie (Remarque: Indiquez toujours le nom complet de la ville et n’entrez PAS abréviations). 

    • Pays. Sélectionnez le nom du pays associé à l’adresse du fournisseur/de la compagnie dans la liste déroulante. 

    • État. Sélectionnez l’état associé à l’adresse du fournisseur/de la compagnie dans la liste déroulante. 

    • Code postal. Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de la compagnie (Remarque : Si votre compagnie préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également entrer le code postal + 4 si vous le souhaitez).

  5. Cliquez sur Créer.
    Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le nouvel enregistrement de compagnie a été créé et vous êtes redirigé vers l'onglet « Informations générales » de l'enregistrement de compagnie.
  6. Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.

Mettre à jour les informations de contact de la compagnie

  1. Suivez les étapes décrites dans Ajouter une compagnie.
  2. Dans l'onglet Général , mettez à jour les « Coordonnées » comme suit :

    directory-add-company-to-project-directory.png
     

    • Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez d'exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré , le champ « Nom de la compagnie » a des limites de longueur de caractère maximale spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (par ex., Intégration par Procore : Viewpoint® Spectrum®, Intégration par Ryvit–: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, Sage 300 CRE®, etc.). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un « nom de compagnie » dans l'outil Répertoire?
      • Étant donné que votre organisation peut travailler avec une grande variété de fournisseurs dans divers lieux, le Répertoire de la compagnie ne nécessite pas de valeur unique pour le « Nom de la compagnie ». En effet, deux (2) fournisseurs peuvent partager le même nom, mais être détenus et exploités indépendamment dans des lieux différents (par exemple, un sous- sous-traitant nommé « AAA Plumbing » en Californie peut être une entité commerciale distincte de « AAA Plumbing » en Arizona) .
      • Si vous êtes responsable de l’ajout de compagnies à un projet Procore, il est important de savoir que lorsque vous ajoutez des enregistrements de compagnie à un projet, il peut entraîner l’apparition de dossiers « en double » pour une seule entité commerciale dans le répertoire de la compagnie. Pour plus d’informations, voir Que se passe-t-il si j’ai des enregistrements en double dans le répertoire de la compagnie ?.

    • Nom abrégé. Si vous souhaitez créer un formulaire abrégé pour le nom de la compagnie, saisissez-le ici. Dans Procore, le nom abrégé apparaîtra aux endroits où le nom complet ne peut pas être affiché.
      Remarque : Il existe une limite de 10 caractères pour ce champ.

    • DBA. Entrez le nom Faire des affaires en tant que de la compagnie. Voir Faire des affaires en tant que.

    • Téléphone d’affaires. Entrez le numéro de téléphone principal en format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Adresse. Saisissez l'adresse commerciale (p. ex. l'adresse et le nom de la rue) de la compagnie (p. ex. 123, rue Principale, 333, 14e avenue sud, etc.). 

    • Télécopieur d’affaires. Entrez le numéro de télécopieur principal de l’utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Ville. Entrez le nom complet de la ville (par exemple, Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l’adresse du fournisseur/compagnie (Remarque: Indiquez toujours le nom complet de la ville et n’entrez PAS abréviations). 

    • Adresse courriel. Saisissez l’adresse courriel complète de la compagnie (par exemple, info@example.com).

    • Pays. Sélectionnez le nom du pays associé à l’adresse du fournisseur/de la compagnie dans la liste déroulante. 

    • Site Web. Entrez l'adresse du site Web dans ce champ (par exemple, www.example.com). 

    • Code postal. Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de la compagnie (Remarque : Si votre compagnie préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également entrer le code postal + 4 si vous le souhaitez).

    • Contact principal. Sélectionnez le nom du contact principal de la compagnie. Pour qu'un nom apparaisse comme sélection dans cette liste, le compte utilisateur du contact doit être ajouté au répertoire de la compagnie. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la compagnie. En outre :

    • Rôles du projet. Sélectionnez un rôle de projet dans cette liste. Les sélections de cette liste sont créées par l’administrateur Procore de votre compagnie. Pour savoir comment créer des rôles de projet pour répondre aux besoins de votre organisation, voir Ajouter un rôle de projet personnalisé.

    • Étiquettes /Mots-clés. Entrez les étiquettes ou mots-clés souhaités dans cette zone. Pour comprendre le fonctionnement des étiquettes/mots-clés dans Procore, consultez Comment utiliser les étiquettes/mots-clés dans Procore?

    • Numéro de licence. Entrez la licence de l’entrepreneur de la compagnie (par exemple, il s’agit du numéro de licence qui a été émis au fournisseur/compagnie par l’agence d’autorisation ou le conseil d’administration de l’État). 

    • Type d'entité. Selon votre pays, sélectionnez le numéro de compagnie australien (NCA) ou le numéro d'identification de l'employeur (EIN). Tapez ensuite le numéro d'identification dans la case prévue à cet effet.

      flag-australia.pngL’option ABN (Numéro d'entreprise australien) a été conçue pour être utilisée par les clients Procore en Australie. Une fois qu’une compagnie et son ABN (Numéro d'entreprise australien) ont été ajoutées au répertoire, le bouton Vérifier ABN (Numéro d'entreprise australien) est disponible pour vérifier le statut du ABN (Numéro d'entreprise australien) en utilisant le système de recherche ABN (Numéro d'entreprise australien) du gouvernement australien. Pour plus de détails, voir Comment vérifier un Australian Business Number (ABN (Numéro d'entreprise australien))?

    • Syndicat. Entrez le nom complet du syndicat associé à l’entreprise (par exemple, Sheet Metal Workers International Association, International Union of Painters and Allied Trades, etc.). 

    • Pièces jointes. Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes, cliquez sur Joindre des fichiers , puis téléversez les fichiers souhaités sur Procore ou déplacez des fichiers de votre ordinateur vers la zone de fichier(s) .

  3. Cliquez sur Enregistrer.
    Cela enregistre les informations de contact que vous venez de saisir dans la fiche fournisseur/compagnie.
  4. Si vous souhaitez ajouter des informations de contact pour les utilisateurs du fournisseur/de la compagnie, continuez avec Ajouter des utilisateurs à la compagnie.

Ajouter des utilisateurs à la compagnie

  1. Dans l’onglet Utilisateurs, vous pouvez afficher tous les utilisateurs de la compagnie qui travaillent dans le projet en cours. Vous pouvez modifier les détails de ces utilisateurs en cliquant sur le bouton Modifier à côté de son nom.
    Note: Vous verrez également une liste des utilisateurs de la compagnie qui ne sont pas ajoutés au projet en cours. Vous pouvez ajouter ces utilisateurs au projet en cliquant sur le bouton Ajouter à côté de son nom.

    directory-project-edit-company-people.png

Informations sur le soumissionnaire

Assurance

Historique des modifications

  • L'onglet Historique des modifications affiche toutes les modifications qui ont été apportées à l'enregistrement de la compagnie, ainsi que qui a effectué les modifications et à quel moment.