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Procore

Ajouter une compagnie au répertoire du projet

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Objectif

Ajouter une compagnie à l'outil Répertoire du projet. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer  
    • Si votre compagnie a activé l’outil Intégration ERP et que vous avez synchronisé des données avec votre système ERP intégré, une bannière ERP verte apparaît à côté des noms de fournisseurs/de compagnies synchronisés avec votre système.
    • Après avoir ajouté la compagnie au répertoire de projets, le système ajoute également cette compagnie à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Vous devrez envoyer l’enregistrement du répertoire au niveau de la compagnie à l’outil Intégration ERP pour qu’il soit accepté et exporté vers votre système ERP intégré par un approbateur comptable. Voir Envoi d'une compagnie Procore aux intégrations ERP pour acceptation comptable.
  • Information supplémentaire :
    • Lorsque vous ajoutez une nouvelle compagnie au répertoire de projets, cette compagnie est également ajoutée à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Pour éviter la création d'entrées de compagnie en double dans le répertoire de la compagnie, il est recommandé d'attendre que la fonction de remplissage automatique affiche la liste des entrées correspondantes dans le répertoire de la compagnie. Ensuite, sélectionnez la correspondance appropriée (s'il en existe une).
    • Si vous souhaitez demander l’importation de données dans l’outil Répertoire, voir Demander des importations de compagnies et de personnes.
    • Si vous souhaitez accélérer le processus et effectuer votre propre importation de données, utilisez l’application Importations Procore. Voir Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Répertoire au niveau du projet (Importations Procore).

Étapes

  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau du projet.
  2. Dans la barre latérale droite, cliquez sur + Ajouter une compagnie.
  3. Dans la fenêtre « Ajouter une compagnie à [Nom du projet] », complétez la saisie des données comme suit :
    • Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez d'exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré , le champ « Nom de la compagnie » a des limites de longueur de caractère maximale spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un « nom de compagnie » dans l'outil Répertoire?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Téléphone d’affaires. Entrez le numéro de téléphone principal en format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Télécopieur d’affaires. Entrez le numéro de télécopieur principal de l’utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Dirección. Escriba la dirección comercial (por ejemplo, dirección y nombre de la calle) de la compañía (por ejemplo, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, etc.). 

    • Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad (por ejemplo, Los Ángeles, Santa Bárbara, etc.) para la dirección del vendedor/compañía (Nota: Escriba siempre el nombre completo de la ciudad y  NO introduzca abreviaturas). 

    • País. Seleccione el nombre del país asociado con la dirección del proveedor/compañía en la lista desplegable. 

    • Estado. Seleccione el estado asociado con la dirección del proveedor/compañía en la lista desplegable. 

    • Code postal. Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de la compagnie (Remarque : Si votre compagnie préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également entrer le code postal + 4 si vous le souhaitez).

  4. Cliquez sur Créer.
    Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le nouvel enregistrement de compagnie a été créé et vous êtes redirigé vers l'onglet « Informations générales » de l'enregistrement de compagnie.
  5. Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.

Mettre à jour les informations de contact de la compagnie

  1. Suivez les étapes décrites dans Ajouter une compagnie.
  2. Dans l'onglet Général , mettez à jour les « Coordonnées » comme suit :

    directory-add-company-to-project-directory.png
     
    • Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez d'exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré , le champ « Nom de la compagnie » a des limites de longueur de caractère maximale spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un « nom de compagnie » dans l'outil Répertoire?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Nom abrégé. Si vous souhaitez créer un formulaire abrégé pour le nom de la compagnie, saisissez-le ici. Dans Procore, le nom abrégé apparaîtra aux endroits où le nom complet ne peut pas être affiché.
      Remarque : Il existe une limite de 10 caractères pour ce champ.

    • DBA. Entrez le nom Faire des affaires en tant que de la compagnie. Voir Faire des affaires en tant que.

    • Téléphone d’affaires. Entrez le numéro de téléphone principal en format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Dirección. Escriba la dirección comercial (por ejemplo, dirección y nombre de la calle) de la compañía (por ejemplo, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, etc.). 

    • Télécopieur d’affaires. Entrez le numéro de télécopieur principal de l’utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad (por ejemplo, Los Ángeles, Santa Bárbara, etc.) para la dirección del vendedor/compañía (Nota: Escriba siempre el nombre completo de la ciudad y  NO introduzca abreviaturas). 

    • Adresse courriel. Saisissez l’adresse courriel complète de la compagnie (par exemple, info@example.com).

    • País. Seleccione el nombre del país asociado con la dirección del proveedor/compañía en la lista desplegable. 

    • Sitio web. Escriba la dirección del sitio web en este campo (por ejemplo, www.example.com). 

    • Code postal. Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de la compagnie (Remarque : Si votre compagnie préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également entrer le code postal + 4 si vous le souhaitez).

    • Contact principal. Sélectionnez le nom du contact principal de la compagnie. Pour qu'un nom apparaisse comme sélection dans cette liste, le compte utilisateur du contact doit être ajouté au répertoire de la compagnie. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la compagnie. En outre :

    • Rôles du projet. Sélectionnez un rôle de projet dans cette liste. Les sélections de cette liste sont créées par l’administrateur Procore de votre compagnie. Pour savoir comment créer des rôles de projet pour répondre aux besoins de votre organisation, voir Ajouter un rôle de projet personnalisé.

    • Étiquettes /Mots-clés. Entrez les étiquettes ou mots-clés souhaités dans cette zone. Pour comprendre le fonctionnement des étiquettes/mots-clés dans Procore, consultez Comment utiliser les étiquettes/mots-clés dans Procore?

    • Número de licencia. Introduzca la licencia de contratista de la compañía (por ejemplo, este es el número de licencia que ha sido emitido al proveedor/compañía por la agencia o junta de licencias del estado). 

    • Type d'entité. Selon votre pays, sélectionnez le numéro de compagnie australien (NCA) ou le numéro d'identification de l'employeur (EIN). Tapez ensuite le numéro d'identification dans la case prévue à cet effet.

      flag-australia.pngL’option ABN (Numéro d'entreprise australien) a été conçue pour être utilisée par les clients Procore en Australie. Une fois qu’une compagnie et son ABN (Numéro d'entreprise australien) ont été ajoutées au répertoire, le bouton Vérifier ABN (Numéro d'entreprise australien) est disponible pour vérifier le statut du ABN (Numéro d'entreprise australien) en utilisant le système de recherche ABN (Numéro d'entreprise australien) du gouvernement australien. Pour plus de détails, voir Comment vérifier un Australian Business Number (ABN (Numéro d'entreprise australien))?

    • Sindicato de mano de obra. Escriba el nombre completo del sindicato de la mano de obra asociado a la compañía (por ejemplo, Asociación Internacional de Trabajadores de la Metalurgia, Unión Internacional de Pintores y Oficios Afines, etc.). 

    • Archivos adjuntos. Si desea agregar cualquier archivo adjunto, haga clic en Adjuntar archivos y luego cargue los archivos deseados en Procore o mueva cualquier archivo de su computadora al área de  Arrastrar y soltar archivos.

  3. Cliquez sur Enregistrer.
    Cela enregistre les informations de contact que vous venez de saisir dans la fiche fournisseur/compagnie.
  4. Si vous souhaitez ajouter des informations de contact pour les utilisateurs du fournisseur/de la compagnie, continuez avec Ajouter des utilisateurs à la compagnie.

Ajouter des utilisateurs à la compagnie

  1. Dans l’onglet Utilisateurs, vous pouvez afficher tous les utilisateurs de la compagnie qui travaillent dans le projet en cours. Vous pouvez modifier les détails de ces utilisateurs en cliquant sur le bouton Modifier à côté de son nom.
    Note: Vous verrez également une liste des utilisateurs de la compagnie qui ne sont pas ajoutés au projet en cours. Vous pouvez ajouter ces utilisateurs au projet en cliquant sur le bouton Ajouter à côté de son nom.

    directory-project-edit-company-people.png

Informations sur le soumissionnaire

Assurance

Historique des modifications

  • L'onglet Historique des modifications affiche toutes les modifications qui ont été apportées à l'enregistrement de la compagnie, ainsi que qui a effectué les modifications et à quel moment.