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Procore

Ajouter une compagnie au répertoire du projet

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Objectif

Ajouter une compagnie à l'outil Répertoire du projet. 

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire du projet.
      OU
    • Permission de niveau « Standard » ou « Lecture seule » dans l'outil Répertoire du projet avec la permission granulaire « Créer et modifier des compagnies » activée sur votre modèle de permissions.
  • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer 
    • Si votre compagnie a activé l’outil Intégration ERP et que vous avez synchronisé des données avec votre système ERP intégré, une bannière ERP verte apparaît à côté des noms de fournisseurs/de compagnies synchronisés avec votre système.
    • Après avoir ajouté la compagnie au répertoire de projets, le système ajoute également cette compagnie à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Vous devrez envoyer l’enregistrement du répertoire au niveau de la compagnie à l’outil Intégration ERP pour qu’il soit accepté et exporté vers votre système ERP intégré par un approbateur comptable. Voir Envoi d'une compagnie Procore aux intégrations ERP pour acceptation comptable.
  • Informations complémentaires :
    • Lorsque vous ajoutez une nouvelle compagnie au répertoire de projets, cette compagnie est également ajoutée à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Pour éviter la création d'entrées de compagnie en double dans le répertoire de la compagnie, il est recommandé d'attendre que la fonction de remplissage automatique affiche la liste des entrées correspondantes dans le répertoire de la compagnie. Ensuite, sélectionnez la correspondance appropriée (s'il en existe une).
    • Si vous souhaitez demander d’importer des données dans l'outil Répertoire, voir Demander des importations de compagnies et de personnes.
    • Si vous souhaitez accélérer le processus et effectuer votre propre importation de données, utilisez l'application Importations Procore. Voir Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Répertoire au niveau du projet (Importations Procore).

Étapes

  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau du projet.
  2. Dans la barre latérale droite, cliquez sur + Ajouter une compagnie.
  3. Dans la fenêtre « Ajouter une compagnie à [Nom du projet] », complétez la saisie des données comme suit :
    • Nom de la compagnie. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d., sous-traitant, vendeur ou fournisseur). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez exporter des dossiers de fournisseurs vers un système ERP intégré, le champ « Nom de l'entreprise » a des limites de longueur de caractères maximales spécifiques qui ont été précisées par le fournisseur de chaque système
        UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_ERP' (click for details)
        Callstack:
            at (products/online/user-guide/company-level/directory/glossary), /content/body/div[5]/div[6]/div[4]/ul/li[1]/span, line 1, column 1
            at wiki.page()
            at (products/online/user-guide/project-level/directory/tutorials/add-a-company-to-the-project-directory), /content/body/div[4]/ol/li[3]/ul/li[1]/div/pre, line 2, column 10
        
        . Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale de caractères pour un « Nom de l'entreprise » dans l'outil Répertoire ?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Téléphone commercial. Saisir le numéro de téléphone principal en utilisant le format PNNA (p. ex. (805) 555-0100). La façon de saisir le numéro de téléphone ici détermine la façon qu'il sera affiché dans Procore.

    • Télécopieur commercial. Saisir le numéro de télécopieur principal de l'utilisateur en utilisant le format de numéro PNNA (p. ex. (805) 555-0100). La façon de saisir le numéro de télécopieur ici détermine la façon qu'il sera affiché dans Procore.

    • Adresse. Saisir l'adresse commerciale (p. ex. l'adresse et le nom de la rue) de l'entreprise (p. ex. 123, rue Principale, 333, 14e avenue sud, etc.).

    • Ville : Saisir le nom complet de la ville (p. ex. Santa Barbara, etc.) pour l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise
      (Remarque : Toujours écrire le nom complet de la ville, ne PAS utiliser d'abréviations.)

    • Pays. Sélectionnez le nom du pays associé à l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise dans la liste déroulante.

    • État. Sélectionnez l'état associé à l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise dans la liste déroulante.

    • Code postal. Saisir le code postal à cinq (5) ou six (6) caractères associé à l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise (Remarque : Si votre entreprise préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également saisir le code postal + 4 si vous le souhaitez).

  4. Cliquez sur Créer.
    Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le nouvel enregistrement de compagnie a été créé et vous êtes redirigé vers l'onglet « Informations générales » de l'enregistrement de compagnie.
  5. Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.

Mettre à jour les informations de contact de la compagnie

  1. Terminez les étapes dans Ajouter une compagnie.
  2. Dans l’onglet Général, mettez à jour les « Coordonnées » comme suit :


    • Nom de la compagnie. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d., sous-traitant, vendeur ou fournisseur). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez exporter des dossiers de fournisseurs vers un système ERP intégré, le champ « Nom de l'entreprise » a des limites de longueur de caractères maximales spécifiques qui ont été précisées par le fournisseur de chaque système
        UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_ERP' (click for details)
        Callstack:
            at (products/online/user-guide/company-level/directory/glossary), /content/body/div[5]/div[6]/div[4]/ul/li[1]/span, line 1, column 1
            at wiki.page()
            at (products/online/user-guide/project-level/directory/tutorials/add-a-company-to-the-project-directory), /content/body/div[4]/div[1]/ol/li[2]/ul/li[1]/div/pre, line 2, column 10
        
        . Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale de caractères pour un « Nom de l'entreprise » dans l'outil Répertoire ?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Nom abrégé. Si vous souhaitez créer un formulaire abrégé pour le nom de l'entreprise, saisissez-le ici. Dans Procore, le nom abrégé apparaîtra aux endroits où le nom complet ne peut pas être affiché.
      Remarque : Il existe une limite de 10 caractères pour ce champ.

    • Faire des affaires en tant que. Saisir le nom Faire des affaires en tant que de l'entreprise. Voir Faire des affaires en tant que.

    • Téléphone commercial. Saisir le numéro de téléphone principal en utilisant le format PNNA (p. ex. (805) 555-0100). La façon de saisir le numéro de téléphone ici détermine la façon qu'il sera affiché dans Procore.

    • Adresse. Saisir l'adresse commerciale (p. ex. l'adresse et le nom de la rue) de l'entreprise (p. ex. 123, rue Principale, 333, 14e avenue sud, etc.).

    • Télécopieur commercial. Saisir le numéro de télécopieur principal de l'utilisateur en utilisant le format de numéro PNNA (p. ex. (805) 555-0100). La façon de saisir le numéro de télécopieur ici détermine la façon qu'il sera affiché dans Procore.

    • Ville : Saisir le nom complet de la ville (p. ex. Santa Barbara, etc.) pour l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise
      (Remarque : Toujours écrire le nom complet de la ville, ne PAS utiliser d'abréviations.)

    • Adresse courriel. Saisissez l'adresse courriel complète de la compagnie (par exemple, info@example.com).

    • Pays. Sélectionnez le nom du pays associé à l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise dans la liste déroulante.

    • Site Web. Saisir l'adresse du site Web dans ce champ (p. ex. www.example.com).

    • Code postal. Saisir le code postal à cinq (5) ou six (6) caractères associé à l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise (Remarque : Si votre entreprise préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également saisir le code postal + 4 si vous le souhaitez).

    • Contact principal. Sélectionnez le nom du contact principal de la compagnie. Pour qu'un nom apparaisse comme sélection dans cette liste, il ou elle doit être ajouté au répertoire de la compagnie. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la compagnie.

      Remarques :

    • Rôles du projet. Sélectionnez un rôle de projet dans cette liste. Les sélections de cette liste sont créées par l'administrateur Procore de votre compagnie. Pour savoir comment créer des rôles de projet pour répondre aux besoins de votre organisation, voir Ajouter un rôle de projet personnalisé.

    • Balises/Mots clés. Saisir les balises ou les mots-clés souhaités dans cette case. Pour comprendre le fonctionnement des balises/mots-clés dans Procore, voir Comment utiliser les balises/mots-clés dans Procore ?

    • Numéro de licence. Saisir le numéro de la licence d'entrepreneur de l'entreprise (p. ex. il s'agit du numéro de licence qui a été délivré au fournisseur ou à l'entreprise par l'agence ou le conseil d'administration des licences de l'État).

    • Type d'entité. Sélectionnez le numéro de société australienne (ABN) ou le numéro d'identification de l'employeur (EIN). Tapez ensuite le numéro d'identification dans la case prévue à cet effet.
      Remarque : Pour les numéros ABN, seuls les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Admin » peuvent cliquer sur le bouton Vérifier ABN. Cela vérifie la saisie de votre numéro par rapport au système de recherche ABN du gouvernement australien, pour s'assurer que le numéro ABN du fournisseur tel qu'il a été saisi est Actif. Pour plus de détails, voirComment vérifier un numéro de société australienne (ABN)?

    • Syndicat. Saisir le nom complet du syndicat associé à l'entreprise (p. ex. Sheet Metal Workers International Association, International Union of Painters and Allied Trades, etc.).

    • Pièces jointes. Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes, cliquez sur Joindre des fichiers, puis téléchargez les fichiers souhaités sur Procore ou déplacez les fichiers de votre ordinateur vers la zone Glisser-déposer des fichiers.

    • Client Procore. Si le fournisseur est également un client Procore, cochez cette case.

  3. Cliquez sur Enregistrer.
    Cela enregistre les informations de contact que vous venez de saisir dans la fiche fournisseur/compagnie.
  4. Si vous souhaitez ajouter des informations de contact pour les utilisateurs du fournisseur/de la compagnie, continuez avec Ajouter des utilisateurs à la compagnie.

Ajouter des utilisateurs à la compagnie

  1. Dans l'onglet Utilisateurs, vous pouvez afficher tous les utilisateurs de la compagnie qui travaillent dans le projet en cours. Vous pouvez modifier les détails de ces utilisateurs en cliquant sur le bouton Modifier à côté de leur nom.
    Remarque : Vous verrez également une liste des utilisateurs de la compagnie qui ne sont pas ajoutés au projet en cours. Vous pouvez ajouter ces utilisateurs au projet en cliquant sur le bouton Ajouter à côté de leur nom.

Informations sur le soumissionnaire

Assurance

Historique des modifications

  • Le sous-onglet Historique des modifications reflétera toutes les modifications qui ont été apportées à la compagnie, ainsi que l'utilisateur qui les a effectuées et à quelle heure.

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Voir également

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