Ajouter une compagnie au répertoire du projet

Objectif

Ajouter une compagnie à l'outil Répertoire du projet.

Contexte

Vous pouvez ajouter des entreprises individuelles à votre Niveau projet Répertoire. Toutes les compagnies ajoutées au Répertoire de votre projet seront également ajoutées à votre Répertoire au niveau de la compagnie.

Conseil

Pour demander l’importation de données dans l’outil Répertoire, voir Demander des importations de compagnies et de personnes.
Pour effectuer votre propre importation de données, utilisez l’application Importations Procore. Voir Importer des utilisateurs et des fournisseurs dans votre outil Répertoire au niveau du projet (Importations Procore).

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises
Lorsque vous ajoutez une nouvelle compagnie au répertoire de projets, cette compagnie est également ajoutée à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Pour éviter la création d'entrées de compagnie en double dans le répertoire de la compagnie, il est recommandé d'attendre que la fonction de remplissage automatique affiche la liste des entrées correspondantes dans le répertoire de la compagnie. Ensuite, sélectionnez la correspondance appropriée (s'il en existe une).
Pour les compagnies utilisant le ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer
- Si votre compagnie a activé l’outil Intégration ERP et que vous avez synchronisé des données avec votre système ERP intégré, une bannière ERP verte apparaît à côté des noms de fournisseurs/de compagnies synchronisés avec votre système.
- Après avoir ajouté la compagnie au répertoire de projets, le système ajoute également cette compagnie à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Vous devrez envoyer l’enregistrement du répertoire au niveau de la compagnie à l’outil Intégration ERP pour qu’il soit accepté et exporté vers votre système ERP intégré par un approbateur comptable. Voir Envoi d'une compagnie Procore aux intégrations ERP pour acceptation comptable.

Étapes

Accédez à l'outil Répertoire au niveau du projet.
Dans la barre latérale droite, cliquez sur Ajouter une compagnie.
Version limitée

Ce flux de travail n’est actuellement disponible qu’en anglais aux États-Unis et au Canada. En savoir plus.

Saisissez le « Nom de la compagnie » et cliquez sur Rechercher pour rechercher d'abord la compagnie dans votre Répertoire au niveau de la compagnie. Vous pouvez effectuer une recherche par nom de compagnie. Dans les résultats de la recherche, effectuez l'une des actions suivantes :
- Cliquez sur Ajouter au projet à côté de la compagnie que vous souhaitez ajouter à votre répertoire.
- Cliquez sur Recherchez dans le réseau de construction Procore pour ajouter des compagnies existantes répertoriées sur le réseau de construction Procore. Après avoir trouvé la compagnie, cliquez sur Ajouter au projet.
  Remarque : La compagnie est ajoutée en tant que compagnie connectée et le nom, l'adresse, le site Web et le numéro de téléphone de la compagnie sont ajoutés à votre répertoire. Vous pouvez mettre à jour les informations de la compagnie dans votre répertoire.
- Cliquez sur Créer une nouvelle compagnie pour créer une nouvelle compagnie dans votre Répertoire.
Dans la fenêtre « Ajouter une compagnie à [Nom du projet] », complétez la saisie des données comme suit :
- Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
  Remarques :
  - Si vous prévoyez d'exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré , le champ « Nom de la compagnie » a des limites de longueur de caractère maximale spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (par ex., Intégration par Procore : Viewpoint® Spectrum®, Intégration par Ryvit–: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, Sage 300 CRE®, etc.). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un « nom de compagnie » dans l'outil Répertoire?
  - Étant donné que votre organisation peut travailler avec une grande variété de fournisseurs dans divers lieux, le Répertoire de la compagnie ne nécessite pas de valeur unique pour le « Nom de la compagnie ». En effet, deux (2) fournisseurs peuvent partager le même nom, mais être détenus et exploités indépendamment dans des lieux différents (par exemple, un sous- sous-traitant nommé « AAA Plumbing » en Californie peut être une entité commerciale distincte de « AAA Plumbing » en Arizona) .
  - Si vous êtes responsable de l’ajout de compagnies à un projet Procore, il est important de savoir que lorsque vous ajoutez des enregistrements de compagnie à un projet, il peut entraîner l’apparition de dossiers « en double » pour une seule entité commerciale dans le répertoire de la compagnie. Pour plus d’informations, voir Que se passe-t-il si j’ai des enregistrements en double dans le répertoire de la compagnie ?.
- Téléphone d’affaires. Entrez le numéro de téléphone principal en format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.
- Télécopieur d’affaires. Entrez le numéro de télécopieur principal de l’utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.
- Adresse. Saisissez l'adresse commerciale (p. ex. l'adresse et le nom de la rue) de la compagnie (p. ex. 123, rue Principale, 333, 14e avenue sud, etc.).
- Ville. Entrez le nom complet de la ville (par exemple, Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l’adresse du fournisseur/compagnie (Remarque: Indiquez toujours le nom complet de la ville et n’entrez PAS abréviations).
- Pays. Sélectionnez le nom du pays associé à l’adresse du fournisseur/de la compagnie dans la liste déroulante.
- État. Sélectionnez l’état associé à l’adresse du fournisseur/de la compagnie dans la liste déroulante.
- Code postal. Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de la compagnie (Remarque : Si votre compagnie préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également entrer le code postal + 4 si vous le souhaitez).
Cliquez sur Créer.
Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.