Ajouter une compagnie au répertoire du projet

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Objectif

Ajouter une compagnie à l'outil Répertoire du projet.

Éléments à considérer

Permissions d’utilisateur requises :
- Pour ajouter ou modifier des compagnies, permission de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire du projet.
  OU
- Pour gérer des modèles de permissions en tant qu'utilisateur disposant de permissions de niveau « Standard » ou « Lecture seule » dans l'outil Répertoire du projet, la permission granulaire « Créer et modifier des compagnies » doit être activée dans le modèle de permission associé à votre compte d’utilisateur dans le projet. Voir Autoriser des permissions granulaires dans un modèle de permissions.
Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP :
- Si votre compagnie a activé l’outil Intégration ERP et que vous avez synchronisé des données avec votre système ERP intégré, une bannière ERP verte apparaît à côté des noms de fournisseurs/de compagnies synchronisés avec votre système.
- Après avoir ajouté la compagnie au répertoire de projets, le système ajoute également cette compagnie à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Vous devrez envoyer l’enregistrement du répertoire au niveau de la compagnie à l’outil Intégration ERP pour qu’il soit accepté et exporté vers votre système ERP intégré par un approbateur comptable. Voir Envoi d'une compagnie Procore aux intégrations ERP pour acceptation comptable.
Informations supplémentaires :
- Lorsque vous ajoutez une nouvelle compagnie au répertoire du projet, cette compagnie est également ajoutée à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Pour éviter la création d'entrées de compagnie en double dans le répertoire de la compagnie, il est recommandé d'attendre que la fonction de remplissage automatique affiche la liste des entrées correspondantes dans le répertoire de la compagnie. Ensuite, sélectionnez la correspondance appropriée (s'il en existe une).
- Si vous souhaitez importer des données dans l'outil Répertoire, consultez Demander des importations de compagnie et de personnes.
- Vous pouvez effectuer votre propre importation à l'aide de l'outil Importations Procore pour Windows. Voir Importer des contacts dans votre outil Répertoire au niveau du projet (Windows) pour plus d'informations.

Étapes

Accédez à l’outil Répertoire du projet.
Cette action affiche la page Répertoire de projet.
Dans le volet de droite, cliquez sur + Ajouter une compagnie.
Cela affiche la fenêtre « Ajouter une compagnie à <nom de votre projet > ».
Dans la fenêtre « Ajouter une compagnie », complétez la saisie des données comme suit :
Cliquez sur Créer.
Une bannière apparaît en haut de la page pour confirmer que le nouvel enregistrement de compagnie a été créé. Le système affiche également le sous-onglet Informations générales pour l'enregistrement.
Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.

Mettre à jour les informations de contact de la compagnie

Terminez les étapes dans Ajouter une compagnie.
Dans l’onglet Général, mettez à jour les « Coordonnées » comme suit :
- Modifier le nom de la société Indiquez la dénomination sociale complète de la société (c'est-à-dire sous-traitant, vendeur ou fournisseur). Ce champ est obligatoire.
  Remarques :
  - Si vous envisagez d'exporter des dossiers de fournisseurs vers un système ERP intégréLe champ « Nom de la société » a des limites spécifiques de longueur maximale de caractères qui ont été spécifiées par le vendeur de chaque système(e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Pour obtenir plus de détails, voir Quel est le nombre maximum de caractères d’un « Nom de la société » dans l'outil Répertoire?
  - Comme votre organisation peut travailler avec une grande variété de fournisseurs dans divers endroits, le répertoire des sociétés ne nécessite pas de valeur unique pour le « Nom de la société». En effet, deux (2) fournisseurs peuvent partager le même nom, mais être détenus et exploités indépendamment dans des lieux différents (par ex., un sous-traitant nommé « AAA Plumbing » en Californie peut être une entité commerciale distincte de « AAA Plumbing » en Arizona).
  - Si vous êtes responsable de l'ajout de sociétés à un projet Procore, il est important de savoir que lorsque vous ajoutez des enregistrements de sociétés à un projet, cela peut entraîner l'apparition d'enregistrements « doubles » pour une seule entité commerciale dans le répertoire des sociétés. Pour obtenir plus de renseignements, voir Que se passe-t-il si j'ai des enregistrements en double dans le répertoire des sociétés?.
- Nom abrégé. Si vous souhaitez créer une forme abrégée pour le nom de la société, saisissez-la ici. Dans Procore, le nom abrégé apparaîtra aux endroits où le nom complet ne peut pas être affiché.
  Remarque : Il y a une limite de 10 caractères pour ce champ.
- DBA. Inscrivez le nom de la société dans la section « Faire des affaires». Voir Faire des affaires en tant que.
- Renseignements sur l'expédition. Saisissez l'adresse de livraison du vendeur/de la société comme vous le souhaitez (par ex., adresse, ville, pays/état et code postal).
- Renseignements de facturation Indiquez l'adresse de facturation du vendeur/société (par ex., adresse, ville, pays/état et code postal).
- L’adresse de facturation est la même que l'adresse de livraison. Si le fournisseur/la société utilise la même adresse pour la facturation et l'expédition, cochez cette case. L'adresse dans les champs « Renseignements de facturation » (par ex., adresse, ville, pays/état et code postal) est ainsi remplacée par les entrées dans les champs « Renseignements d'expédition ».
- Téléphone professionnel. Saisissez le numéro de téléphone principal dans le champ NANP format (par ex., 805 555-0100). La manière dont vous saisissez le numéro de téléphone détermine la manière dont il apparaîtra dans Procore.
- Numéro de télécopieur professionnel. Saisissez le numéro de télécopieur professionnel de l'utilisateur en utilisant le NANP le format des numéros (par ex., 805 555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de télécopieur ici détermine la manière dont il apparaîtra dans Procore.
- Adresse électronique. Saisissez l'adresse électronique complète de la société (par ex, info@example.com).
- Site Web. Saisissez l'adresse du site Web dans ce champ (par ex., www.example.com).
- Étiquettes/Mots-clés: Saisissez dans cette case les balises ou mots-clés souhaités . Pour comprendre le fonctionnement des balises/mots-clés dans Procore, voir Comment utiliser les Balises/Mots-clés dans Procore?
- Contact principal. Sélectionnez le nom du contact principal de la société. Pour qu'un nom apparaisse comme sélection dans cette liste, il doit être ajouté au Répertoire des sociétés. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la société.
  
  Remarques :
  - Le contact principal recevra également un avis automatisé par courriel dans les deux (2) semaines suivant la date d'expiration d'une police d'assurance, si le Envoyer un avis d'expiration? la case à cocher est sélectionnée. Voir Ajouter une assurance pour un fournisseur dans le Répertoire de la société Répertoire.
  - Le contact principal ne figurera PAS dans la liste de l'outil d'administration au niveau de la société Courriels de notification des assurances .
- Rôles de projet. Sélectionnez un rôle de projet dans cette liste. Les sélections de cette liste sont créées par la société Administrateur Procore. Pour connaître la manière de créer des rôles de projet pour répondre aux besoins de votre organisation, voir Ajouter un rôle de projet personnalisé.
- Signer un contrat. Si votre société ou votre projet est configuré pour utiliser l'intégration Procore + DocuSign, sélectionnez dans cette liste le nom de l'utilisateur qui sera chargé de signer les contrats. L'adresse électronique de cette personne sera ajoutée à DocuSign en tant que destinataire de signature pour les contrats dans l'outil Engagements et contrat principal au niveau du projet, ainsi que pour les ordres de modification de projet (c'est-à-dire, Ordre de modification d'engagement, Ordre de modification de contrat principal et Ordre de modification potentielle de contrat principal).
- Contacts de facturation. Sélectionnez le(s) nom(s) du(des) contact(s) de facturation de la société. Pour que le nom d'un utilisateur apparaisse comme une sélection dans cette liste, il doit être inscrit sur une fiche de société dans le Répertoire des sociétés (voir Modifier une société dans le répertoire de la société).
  Remarques :
  - Les contacts sur la facture recevront également un avis automatisé par courriel dans les deux (2) semaines suivant la date d'expiration d'une police d'assurance, si la case à cocher Envoyer un avis d'expiration? est sélectionnée. Voir Ajouter une assurance pour un fournisseur dans le Répertoire de la société Répertoire.
  - Les contacts de facturation ne seront PAS répertoriés dans l'outil d'administration au niveau de la société Courriels de notification des assurances liste.
  - Les contacts de facturation spécifiés ici seront automatiquement ajoutés à la liste déroulante des contacts de facturation dans un nouvel engagement (voir Créer un engagement), si l'utilisateur a été ajouté au répertoire des projets (voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la société) avant de créer l' engagement.
  - Des contacts de facturation peuvent également être créés dans l'outil Engagements au niveau du projet. Voir Créer des contacts de facturation.
- Étiquettes/Mots-clés: Saisissez dans cette case les balises ou mots-clés souhaités . Pour comprendre le fonctionnement des balises/mots-clés dans Procore, voir Comment utiliser les Balises/Mots-clés dans Procore?
- Logo. Cliquez sur Téléverser le logo pour ajouter le logo du vendeur à la fiche de la société. Dans la fenêtre Sélectionner une image à téléverser, cliquez sur Choisir un fichier. Sélectionnez ensuite la photo désirée et cliquez sur Téléverser la photo.
- Numéro de licence. Indiquez la licence de l'entrepreneur de la société (par ex., il s'agit du numéro de licence qui a été délivré au vendeur/à la société par l'agence ou le conseil national chargé de l'octroi des licences).
- Type d'entité. Sélectionnez soit Australian Business Number (numéro de société australienne) (ABN) ou Numéro d'identification de l'employeur EIN Tapez ensuite le numéro d'identification dans la case prévue à cet effet.
  Remarque : Pour les numéros ABN, seuls les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » peuvent cliquer sur le bouton Vérifier l'ABN. Le système vérifie votre numéro par rapport au système ABN Lookup du gouvernement australien, afin de s'assurer que le numéro ABN du vendeur tel qu'il a été saisi est actif. Pour obtenir plus de détails, voir Comment vérifier un numéro de société australien (ABN)?
- Syndicat des travailleurs. Indiquez le nom complet du syndicat associé à la société (par ex., Sheet Metal Workers International Association, International Union of Painters and Allied Trades, etc.)
- Pièces jointes. Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes, cliquez sur Joindre des fichiers, puis téléchargez les fichiers souhaités sur Procore ou déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la zone de glisser-déposer de fichier(s).
Cliquez sur Enregistrer.
Cela enregistre les informations de contact que vous venez de saisir dans la fiche fournisseur/compagnie.
Si vous souhaitez ajouter des informations de contact pour les personnes du fournisseur/compagnie, continuez avec Ajouter des personnes à la compagnie.

Ajouter des personnes à la compagnie

Dans l’onglet Personnes, vous pouvez voir toutes les personnes qui travaillent dans le projet actuel. Vous pouvez modifier les détails de ces personnes en cliquant sur le bouton Modifier à côté de leur nom.
(Remarque : Vous verrez également une liste des personnes de la compagnie qui ne figurent pas dans le projet actuel. Vous pouvez ajouter ces personnes au projet en cliquant sur le bouton Ajouter à côté de leur nom.)