Que se passe-t-il si j'ai des dossiers d'entreprise en double dans l'annuaire d'entreprise de Procore?
Réponse
Procore a été conçu pour permettre aux utilisateurs disposant des permissions appropriées d'ajouter de nouvelles compagnies au Répertoire de leur projet (voir Ajouter une compagnie au Répertoire du projet). Pour chaque nouvelle compagnie ajoutée au Répertoire d'un projet, un enregistrement correspondant est également créé dans le Répertoire au niveau de la compagnie. Cela garantit que tous les enregistrements de la compagnie qui ont été ajoutés à vos projets sont capturés dans le Répertoire global au niveau de la compagnie.
De plus, lorsque des compagnies sont invitées à soumissionner à partir du réseau de construction Procore, la compagnie est automatiquement ajoutée à votre Répertoire de compagnie en tant que compagnie « connectée ». Voir Que se passe-t-il lorsque des compagnies et des utilisateurs sont ajoutés du réseau de construction Procore au Répertoire de la compagnie?
Comment les entrées d'entreprise en double se produisent-elles?
Lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement de compagnie à l'outil Répertoire d'un projet, le système ajoute automatiquement cet enregistrement de compagnie à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Si un autre utilisateur ajoute la même compagnie à son Répertoire de projet avec une petite variation d'orthographe ou d'abréviation, les deux enregistrements apparaîtront dans le Répertoire de la compagnie.
Exemple
Jack, chef de projet, a ajouté un nouvel enregistrement de compagnie au Répertoire du projet A et a nommé la compagnie « Star Framing ».
Jane, également chef de projet, a ajouté la même compagnie au Répertoire du projet B, mais elle a nommé la compagnie « Star Framing, LLC ».
Étant donné que les deux chefs de projet ont orthographié le nom de la compagnie différemment lors de la création de l'enregistrement de compagnie, le système a créé deux (2) enregistrements de compagnie uniques dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie de votre organisation. Un pour « Star Framing » et un pour « Star Framing, LLC ».
La prévention ou la consolidation des entrées en double garantit que toutes les informations sur les utilisateurs, les bureaux, les soumissionnaires, les assurances et historique des modifications de la compagnie sont stockées dans un seul enregistrement, au lieu de diviser les données entre deux (2) enregistrements ou plus. Cela garantit que vos processus d'appel d'offres, de suivi des assurances et de rapports restent exacts. Les moyens les plus courants pour les entrées en double sont les suivants :
- Plusieurs entrées pour la même compagnie (par exemple, un sous- sous-traitant, un entrepreneur, un fournisseur externe) sont accidentellement créées dans le Répertoire de la compagnie lorsque différents utilisateurs ajoutent la même compagnie (avec des orthographes différentes) à deux projets différents.
- De petites incohérences orthographiques peuvent survenir pendant le processus d'importation des fournisseur .
Si vous trouvez des enregistrements de compagnie en double dans votre système, suivez les étapes de Fusionner des compagnies pour résoudre le problème.
Et si l'une des compagnies était « connectée »?
Les compagnies connectées sont créées lors de l'invitation des compagnies à soumissionner à partir du réseau de construction Procore . Pour le moment, vous ne pouvez pas fusionner des compagnies connectées et non connectées en un seul enregistrement. Cependant, il existe d'autres façons de gérer les doublons. Voir Comment les compagnies en double sont-elles gérées entre l'outil Répertoire et Procore Construction Network?
Remarque importante pour les comptes utilisant les Intégrations ERP
Si le compte Procore de votre entreprise a été intégré à un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) tiers, il est également possible d'introduire des entrées en double lorsque les données sont synchronisées entre votre système ERP et Procore.
Lorsque votre compte Procore est intégré à un système ERP tiers , il est très important d'éliminer les entrées multiples du Répertoire de la compagnie. En effet, les enregistrements des fournisseur dans le système ERP doivent partager un lien direct vers l'entrée de la compagnie correspondante dans Procore. Cette relation un à un (c'est-à-dire fournisseur à compagnie) garantit l'intégrité des données entre les deux systèmes. Pour obtenir des directives, voir :