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Procore

Que se passe-t-il si j'ai des dossiers d'entreprise en double dans l'annuaire d'entreprise de Procore?

Réponse

Si vous découvrez qu'il existe plusieurs entrées pour une seule entreprise dans l'annuaire d'entreprise, c'est généralement parce que Procore a été conçu pour permettre aux utilisateurs, avec les autorisations appropriées, d'ajouter de nouvelles entreprises aux projets (voir Ajouter une entreprise au répertoire de projets ) . Pour chaque nouvelle entreprise ajoutée à un projet, un dossier correspondant est également créé au niveau de l'entreprise. Pour les organisations gérant plusieurs projets de construction dans Procore, cela garantit que toutes les entreprises qui ont été ajoutées à vos projets sont capturées au niveau de l'entreprise.

Comment les entrées d'entreprise en double se produisent-elles?

Lorsque vous ajoutez un nouveau dossier pour un fournisseur ou une entreprise à l'outil Répertoire d'un projet, le système ajoute automatiquement ce dossier à l'outil Annuaire au niveau du projet et à l'outil Répertoire au niveau de l'entreprise. Si votre entreprise permet à plusieurs utilisateurs de créer des dossiers pour un fournisseur ou une entreprise pour leurs projets respectifs, il est important que ces utilisateurs soient conscients que les dossiers pour un fournisseur ou une entreprise peuvent être dédoublés s'ils ne vérifient pas la façon dont les dossiers pour un fournisseur ou une entreprise existant dans le répertoire de l'entreprise sont écrits.

EXEMPLE

La saisie d'orthographes similaires sur différents projets entraînera l'apparition de données dupliquées, comme suit :

Outil Répertoire du projet A
Jack, chef de projet, a ajouté un nouvel enregistrement de fournisseur/compagnie au répertoire du projet A et a nommé la compagnie « Star Framing ».

Outil Répertoire du projet B
Jane, également chef de projet, a ajouté le même fournisseur/compagnie au répertoire du projet B, mais elle a nommé l'entreprise « Star Framing, LLC ». 

Outil Répertoire de la compagnie
Étant donné que les deux chefs de projet ont utilisé une orthographe similaire, mais unique, lors de la création du fournisseur/compagnie, le système a créé deux (2) enregistrements uniques fournisseur/compagnie dans l'outil Répertoire du niveau de la compagnie de votre organisation. Un pour « Star Framing » et un pour « Star Framing, LLC ».

Empêcher l'apparition d'entrées « dupliquées » garantit que toutes les données relatives aux utilisateurs, au bureau, au soumissionnaire, à l'assurance et à l'historique des modifications pour le fournisseur/la compagnie sont stockées dans un seul enregistrement (au lieu de fractionner les données entre deux (2) enregistrements ou plus). Cela garantit que vos processus de soumission, votre suivi d'assurance et vos rapports restent exacts. Les façons les plus courantes pour les entrées dupliquées se produisent incluent : 

  • Plusieurs entrées pour une même entreprise (par exemple, un sous-traitant, un entrepreneur, un fournisseur externe) sont créées par inadvertance dans l'annuaire d'entreprise lorsque différents utilisateurs ajoutent la même entreprise (avec des orthographes différentes) à deux projets différents.
  • Une autre source d'entrées multiples peut être le résultat de problèmes d'orthographe similaires lors du processus d'importation d'un fournisseur. Pour en savoir plus sur le processus d'importation de fournisseurs, contactez votre Procore point of contact .

Si vous découvrez la présence de dossiers de fournisseur ou d'entreprise « dédoublés » dans votre système, suivez les étapes de Fusionner des entreprises pour résoudre le problème.

Remarque importante pour les comptes utilisant les Intégrations ERP

Si le compte Procore de votre entreprise a été intégré à un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) tiers (par exemple, Sage 300 CRE® , QuickBooks® , etc.), il est également possible d'introduire des entrées en double lorsque les données sont synchronisées entre votre système ERP et Procore.

Lorsque votre compte Procore est intégré à un système ERP tiers, il est très important d'éliminer les entrées multiples du répertoire de la compagnie. Cela est dû au fait que les enregistrements des fournisseurs dans le système ERP doivent partager un lien direct vers l'entrée de la compagnie correspondante dans Procore. Cette relation directe (c.-à-d. de fournisseur à compagnie) garantit l'intégrité des données entre les deux systèmes. Pour obtenir des directives, consultez :

 

Voir aussi