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Procore

Ajouter une assurance de projet à un enregistrement de compagnie dans le répertoire de projet

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Objectif

Ajouter des informations d'assurance de projet à un enregistrement de la compagnie dans l'outil Répertoire au niveau du projet.

Contexte

Un directeur d'assurance peut utiliser les étapes ci-dessous pour ajouter des informations d'assurance (par exemple, des polices d'assurance et des certificats) pour les entrepreneurs, sous-traitants et autres fournisseurs qui ont des enregistrements de la compagnie dans l'outil Répertoire au niveau du projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Répertoire au niveau du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Si vous avez activé l’outil Intégrations ERP pour Sage 300 CRE, le système verrouille les champs d’assurance suivants quand un Sage 300 CRE® fournisseur avec des informations sur l’assurance est synchronisé avec Procore : Type d’assurance (par ex., général, automobile, responsabilité civile complémentaire et travailleur), date d’entrée en vigueur, date d’expiration, montant limite, nom et numéro de police.
    • Les mises à jour de l’assurance sont enregistrées dans l’onglet « Historique des modifications » de l’enregistrement de la compagnie.
    • Si vous souhaitez ajouter le fournisseur d’assurance en tant que fournisseur/compagnie dans le répertoire du projet ou de la compagnie, ajoutez d’abord le fournisseur. Voir Ajouter une compagnie au répertoire de projets ou Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau du projet.
  2. Cliquez sur l’onglet Compagnies .
  3. Cliquez sur Modifier à côté de la compagnie à laquelle vous souhaitez ajouter des informations d’assurance.
  4. Cliquez sur l’onglet Assurance.
  5. Cliquez sur Ajouter une assurance de projet.
  6. Complétez l’entrée de données comme suit :
    Note: Si vous avez activé l’outil ERP Integrations pour Sage 300 CRE, le système verrouille les champs d’assurance suivants lorsqu’un fournisseur d’assurance Sage 300 CRE avec des informations d’assurance est synchronisé avec Procore : Type d’assurance (par exemple, Général, Automobile, Parapluie et Travailleur), Date d’entrée en vigueur, Date d’expiration, Montant limite, Nom et Numéro de police.
    • Type. Entrez le type de couverture d'assurance (par exemple, responsabilité civile générale, responsabilité complémentaire/supplémentaire, risque du constructeur, responsabilité civile professionnelle, couverture contre la pollution, etc.). 
    • Fournisseur d'assurance. Entrez le nom de la compagnie d'assurance exactement comme cela apparaît sur le certificat d'assurance.
    • Numéro de police. Entrez le numéro de police complet exactement tel qu'il apparaît sur votre certificat.
    • Exemption. Si la compagnie pour laquelle vous saisissez des informations d’assurance détient un certificat ou un affidavit d’exemption, cochez cette case (par exemple, indemnisation des accidents du travail).
    • Montant limite. Entrez le montant limite de l'assurance dans cette case (par exemple, si le montant limite unique combiné est de deux millions de dollars, entrez 2 000 000).
      Remarque : vous pouvez entrer jusqu'à dix-sept (17) caractères dans la case Montant limite.
    • Informations reçues. Cochez cette case si vous avez reçu l'ensemble des documents relatifs à cette assurance.
    • Date d'entrée en vigueur. Saisissez la date d'entrée en vigueur telle qu'elle apparaît sur l'attestation.
    • Date d'expiration. Saisissez la date d'expiration telle qu'elle apparaît sur l'attestation.
    • Envoyer une notification d'expiration?. Cochez cette case pour que les courriels de notification automatiques soient envoyés aux utilisateurs désignés comme gestionnaires d'assurance dans votre répertoire et aux contacts principaux et de facturation du fournisseur lorsque l'assurance est sur le point d'expirer. Voir Qui reçoit les courriels de notification à l'expiration de l'assurance d'un fournisseur?
    • Statut. Sélectionnez l’un des statuts d’information par défaut de Procore dans la liste déroulante. Voir Quels sont les statuts par défaut de l’assurance dans Procore?
      Notes:
      • Dans la mesure où les normes de conformité et d'enregistrement peuvent varier selon les pays, les États, les villes et en fonction des normes et exigences de votre organisation, il est recommandé que votre organisation décide de la meilleure façon d'appliquer les statuts d'information disponibles aux fournisseurs dans le répertoire des compagnies de votre organisation.
      • Modifier un statut à une date ultérieure ne  déclenchera pas de notification par courriel automatisées, car les notifications par courriel automatisées de Procore au responsable de l’assurance sont associées à la date d'expiration.
    • Remarques. Saisissez toute information supplémentaire sur l'assurance. 
    • Assuré additionnel. Ajoutez une entrée de texte libre sur toute entité assurée supplémentaire pour le certificat d'assurance (COI). 
    • Pièces jointes. Cliquez sur le lien Joindre des fichiers ou utilisez la zone Glisser-déposer des fichierspour ajouter la police d' police d'assurance, les attestations et les affidavits pertinents ici. 
  7. Cliquez sur Ajouter.
    Cela ajoute les informations sur l'assurance à l'onglet Assurance.