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Procore

Configurer les paramètres avancés : Engagements

 En version bêta
Ce tutoriel comprend des détails sur le paramètre « Activer les ordres de changement initiés par le chantier », qui n’est disponible que pour les utilisateurs de Procore participant à un programme bêta. Pour en savoir plus sur ce programme bêta, voir Engagements (bêta) : Autoriser les collaborateurs à soumettre des ordres de changement initiés par le chantier.

Objectif

Configurer les paramètres de l'outil Engagements de votre projet.

Contexte

Les utilisateurs qui disposent de la permission « Admin » peuvent personnaliser les paramètres avancés de l'outil Engagement au début du projet. Ces paramètres définissent le fonctionnement de l'outil Engagement pour vos utilisateurs finaux. Par exemple, vous pouvez sélectionner les utilisateurs figurant sur la liste de distribution par défaut de l'outil, si un bon de commande ou un contrat de sous-traitance est défini sur « Privé » par défaut, etc. Sauf indication contraire, les paramètres peuvent être ajustés à tout moment au cours d'un projet.

 Important

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Information supplémentaire :

Conditions préalables

Étapes

Configuration du contrat

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Sous Configuration du contrat, procédez comme suit :

    commitments-enable-field-initiated-change-orders.png
     
    1. Contrats privés par défaut
      Cochez cette case pour définir par défaut les nouveaux contrats de sous-traitance sur Privé. Ce sont les paramètres par défaut.
      Remarques :
      • Un engagement « Privé » n'est visible que par les utilisateurs avec la permission « Admin » dans l'outil Engagements et les utilisateurs ajoutés à la liste « Privé » de l'onglet Général de l'engagement.
      • Supprimez la coche pour rendre des engagements visibles aux utilisateurs disposant d'une permission « Lecture seule » ou supérieure.
    2. Activer les bons de commande
      Cochez ce case à cocher rend le capacité pour créer des bons de commande disponibles dans l’outil Engagements du projet. Il s’agit du paramètre par défaut. Décochez la case pour supprimer le capacité pour créer des bons de commande à partir de l’outil Engagements.
      Remarque
      Pour fournir aux utilisateurs les capacité de créer des bons de commande, ils devront disposer des permissions d’utilisateur requises. Voir Créer un bon de commande.
    3. Activer les contrats
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs de créer des contrats de sous-traitance. Ce sont les paramètres par défaut. Décochez la case pour empêcher les utilisateurs de créer des contrats de sous-traitance.
    4. Les DDP seront dues après
      Spécifiez le nombre de jours ouvrables pour identifier la date d'échéance d'une réponse à une DDP. Pour en savoir plus, voir Répondre à une DDP en tant que destinataire de la DDP.
      Remarques :
      • La valeur par défaut de la date d'échéance d'une DDP est de sept (7) jours ouvrables. Vous pouvez modifier ce paramètre au besoin pour chaque engagement individuel.
      • L’administrateur Procore de votre compagnie peut également définir les jours de la semaine que le système considère comme ses jours ouvrables. Pour plus de détails, voir Définir les jours ouvrables du projet.
    5. Nombre de niveaux de ordre de changement à l'engagement
      Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet? Ensuite, sélectionnez l’une (1) de ces options.
      • 1. Sélectionnez cette option pour activer le paramètre d’ordre de changement à un niveau. Avec cette option, votre équipe crée uniquement des ordres de changement à l’engagement. Il s’agit du paramètre par défaut.
      • 2. Sélectionnez cette option pour activer le paramètre de ordre de changement à deux niveaux. Avec cette option, votre équipe crée un ordre de changement potentiel, puis un ordre de changement à l'engagement. Lorsque vous sélectionnez cette option, l’case à cocher « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable ». Voir ci-dessous pour plus d’informations.
      • 3. Sélectionnez cette option pour activer le paramètre de ordre de changement à trois niveaux. Avec cette option, votre équipe crée un ordre de changement potentiel, puis un demande d'ordre de changement, puis un ordre de changement à l'engagement.
         Important

        Les meilleures pratiques importantes comprennent :

        • Sélectionnez toujours le paramètre ordre de changement niveau avant que les utilisateurs commencent à créer des bons de commande et des contrats de sous-traitance.
        • Une fois qu'un utilisateur crée un ordre de changement d'engagement sur votre projet, ce paramètre ne peut plus être modifié sur le projet. 
    6. Permettre aux utilisateurs de niveau standard de créer des ODCP
      Cochez ce case à cocher pour permettre aux utilisateurs disposant de permissions « Standard » de créer des ordres de changement potentiels. Si la coche est supprimée, seules les permissions « Admin » auront la capacité pour créer des ODCP. Voir Créer un ordre de changement potentiel à l’engagement.
      Remarque
    7. Activer la ventilation des coûts toujours modifiable
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs disposant de permissions de modification d'ajouter, de mettre à jour, d'importer et de supprimer des postes de la VDC lorsque l'engagement a un statut quelconque. Décochez la case pour empêcher les utilisateurs de modifier le tableau des valeurs. Ce paramètre est désactivé par défaut. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?
      Remarque

      Pour les utilisateurs de Procore qui activent le paramètre « Activer toujours la liste des valeurs modifiable » , sachez que ce paramètre n'est PAS actuellement pris en charge lorsque :

    8. BÊTA Activer les ordres de changement initiés sur le chantier
      Si vous participez au programme bêta des ordres de changement initiés par le chantier de Procore et que vous prévoyez d’utiliser le paramètre de ordre de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux dans l’outil Engagements, ce paramètre est activé et une marque apparaît dans cette case par défaut. Ce paramètre permet à vos collaborateurs en aval de soumettre des ordres de changement depuis le chantier. Pour en savoir plus, voir Autoriser les collaborateurs à soumettre des ordres de changement initiés sur le chantier.
      Remarque
      Le paramètre « Ordres de changement initiés par le champ activé » est conçu pour fonctionner avec le paramètre de configuration à deux (2) ou trois (3) niveaux dans l’outil Engagements. Si vous activez ce paramètre, vous devrez également cocher la case « Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des ODCP » case à cocher.
  4. Passez à l'étape suivante.

Dates du contrat

Les dates de contrat de l’outil Engagements au niveau du projet ont été déplacées vers l’outil Admin au niveau de la compagnie. Pour en savoir plus, voir Créer de nouveaux champs personnalisés et Que sont les champs personnalisés et quels outils Procore les prennent en charge? Les champs personnalisés fonctionnent également avec des ensembles de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.

Distributions par défaut

  1. Faites défiler jusqu'à la section « Distributions par défaut ».
  2. Configurez vos paramètres comme suit :
    commitment-default-distributions.png
    • Inclure le contact principal dans la distribution par défaut
      Cochez cette case à cocher pour inclure automatiquement la personne répertoriée comme contact principal de la compagnie dans l’outil Répertoire dans la liste de distribution par défaut. Remarque : Pour être inclus dans la liste de distribution, l’enregistrement du fournisseur doit avoir un contact principal désigné dans le répertoire de la compagnie. Voir Ajouter une personne au répertoire de la compagnie.
    • Répartition des engagements
      Sélectionnez n'importe quel nom d'utilisateur dans le répertoire du projet. Procore ajoute automatiquement les personnes à la liste de distribution du bon de commande ou du contrat de sous-traitance.
    • Distribution des ordres de changement à l'engagement
      Sélectionnez tout utilisateur Procore qui doit toujours être ajouté à la liste de distribution d'un ordre de changement à l'engagement par défaut lorsqu'un ordre de changement est envoyé par courriel.
    • Distribution des demandes de prix
      Sélectionnez les utilisateurs à notifier lorsque les réponses à la DDP sont soumises.
      Remarque : vous pouvez également modifier la distribution des demandes de devis au sein de la DDP.
    • Distribution des factures
      Lorsqu'une facture ou la VDC du sous-traitant est soumise pour un engagement, le ou les utilisateurs et contact(s) répertoriés dans la liste Distribution des factures recevront un courriel lorsque le statut de la facture ou du de la VDC du sous-traitant est défini sur En cours de révision.

Paramètres de contrat par défaut

  1. Faites défiler jusqu'à la section « Paramètres de contrat par défaut ».
  2. Configurez les paramètres comme suit :
    commitments-default-contract-settings.png
    • Méthode de comptabilité par défaut pour les bons de commande
      Sélectionnez entre la méthode comptable basée sur l’unité/la quantité ou l’unité. Le paramètre par défaut pour les bons de commande est basé sur l’unité/la quantité.
    • Méthode de comptabilité par défaut pour les contrats
      Sélectionnez l’méthode comptable basée sur l’unité/la quantité. Le paramètre par défaut des contrats de sous-traitance est Basé sur le montant.
    • Pourcentage de retenue de garantie par défaut
      Entrez un pourcentage (par exemple, 10 %) pour définir le pourcentage de retenue de garantie par défaut sur le premier facture du contrat. Si vous ne modifiez PAS ce paramètre en suivant les étapes décrites dans Définir ou libérer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant, ce paramètre restera en vigueur pour les factures subséquentes.
       Important
      • Le pourcentage que vous saisissez dans le champ « Pourcentage de retenue de garantie par défaut » calcule les montants de retenue de garantie du premier facture du contrat.
      • Après avoir créé la première facture de votre contrat, il est important de noter que la modification de la valeur « Pourcentage de retenue de garantie par défaut » ne modifie PAS automatiquement le pourcentage de retenue de garantie sur l’factures ultérieure du contrat.
      • Pour modifier le pourcentage de retenue de garantie sur les factures ultérieures, vous devez modifier le paramètre dans l’facture. Pour obtenir des directives, voir Définir ou libérer la retenue de garantie sur une facture de sous-traitant.
      • Il est important de noter qu’un nouveau facture hérite toujours du pourcentage de retenue de garantie de l’facture précédente. Par exemple, si vous définissez la retenue de garantie sur la facture n° 1 à 10 %, la facture n° 2 utilisera automatiquement le paramètre 10 %. Si vous décidez de modifier l’ensemble de retenue de garantie fixé sur la facture n° 2 de 10 % à 5 %, la facture n° 3 utilisera automatiquement 5 %.
      • flag-australia.pngSi votre compagnie a activé la fonction de rétention à échelle mobile, le paramètre « Pourcentage de retenue de garantie par défaut » est toujours remplacé par les paramètres de rétention à échelle mobile de votre contrat. Voir Activer les règles de rétention à échelle mobile sur les factures d’un engagement.
    • Activer les commentaires par défaut
      Cochez cette case pour activer un onglet Commentaires dans lequel les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires et joindre des fichiers. Cette case à cocher est désactivée par défaut.
      Activer les marges par défaut
      Si cette option est activée, vous verrez l'onglet Marge, qui permet de configurer et d'appliquer une marge pour chaque engagement. Les ordres de changement seront automatiquement associés au code de coût correct afin que les changements soient reflétés avec précision dans l'outil Budget.
    • Activer les paiements par défaut
      Pour empêcher les utilisateurs de créer des paiements, laissez cette case décochée. Elle est cochée par défaut.
    • Activer les factures par défaut
      Si activé, vous verrez le sous-onglet Factures afin que les factures puissent être créées. Pour empêcher les utilisateurs de créer des factures, laissez cette case décochée. Elle est coché par défaut.
    • Afficher les codes de coûts sur la facture PDF par défaut
      Cochez cette case pour afficher les codes de coûts sur les PDF de facture par défaut.
    • Activer la retenue de garantie sur les travaux terminés par défaut
      Cochez cette case pour activer la retenue de garantie sur les travaux terminés par défaut.
    • Activer la retenue de matériaux stockés par défaut
      Cochez cette case pour activer la retenue de matériaux stockés par défaut.
    • Activer la VDC de sous-traitant par défaut
      Cochez cette case pour activer par défaut la VDC de sous-traitant pour les engagements.
  3. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

Voir également

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel d'engagements de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit de l'outil Finances de la construction icon-external-link.png .