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Procore

Configurer les paramètres avancés : Engagements

Objectif

Configurer les paramètres de l'outil Engagements de votre projet.

Contexte

Les utilisateurs qui disposent de la permission « Admin » peuvent personnaliser les paramètres avancés de l'outil Engagement au début du projet. Ces paramètres définissent le fonctionnement de l'outil Engagement pour vos utilisateurs finaux. Par exemple, vous pouvez sélectionner les utilisateurs figurant sur la liste de distribution par défaut de l'outil, si un bon de commande ou un contrat de sous-traitance est défini sur « Privé » par défaut, etc. Sauf indication contraire, les paramètres peuvent être ajustés à tout moment au cours d'un projet.

 Important

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.

Conditions préalables

Étapes

Configuration du contrat

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres .
  3. Sous Configuration du contrat, procédez comme suit :
    commitments-contract-configuration.png
    1. Contrats privés par défaut
      Cochez cette case pour définir par défaut les nouveaux contrats de sous-traitance sur Privé. Ce sont les paramètres par défaut.
      Remarques :
      • Un engagement « Privé » n'est visible que par les utilisateurs avec la permission « Admin » dans l'outil Engagements et les utilisateurs ajoutés à la liste « Privé » de l'onglet Général de l'engagement.
      • Supprimez la coche pour rendre des engagements visibles aux utilisateurs disposant d'une permission « Lecture seule » ou supérieure.
    2. Activer les bons de commande
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs de créer des bons de commande. Ce sont les paramètres par défauts.
      Supprimez la coche pour empêcher les utilisateurs de créer des bons de commande.
    3. Activer les contrats
      Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs de créer des contrats de sous-traitance. Ce sont les paramètres par défaut. Décochez la case pour empêcher les utilisateurs de créer des contrats de sous-traitance.
    4. Les DDP seront dues après
      Spécifiez le nombre de jours ouvrables pour identifier la date d'échéance d'une réponse à une DDP. Pour en savoir plus, voir Répondre à une DDP en tant que destinataire de la DDP.
      Remarques :
      • La valeur par défaut de la date d'échéance d'une DDP est de sept (7) jours ouvrables. Vous pouvez modifier ce paramètre au besoin pour chaque engagement individuel.
      • L'administrateur Procore de votre compagnie peut également définir les jours de la semaine que le système considère comme ses jours ouvrables. Pour plus de détails, voir Définir les jours ouvrables du projet.
    5. Nombre de niveaux d'ordre de changement à l'engagement
      Sélectionnez l'une de ces options :
      • 1 niveau (ordre de changement à l'engagement). Voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement?
      • 2 niveaux (Ordre de changement potentiel > Ordre de changement à l'engagement).
      • 3 niveaux (Ordre de changement potentiel > Demande d'ordre de changement > Ordre de changement à l'engagement).
         Important

        Meilleures pratiques pour le processus de gestion du changement :

        • Sélectionnez toujours un paramètre de niveau d'ordre de changement avant de commencer à créer des engagements.
        • Une fois qu'un utilisateur crée un ordre de changement à l'engagement (ODCE) sur votre projet, vous n'êtes PAS autorisé à modifier votre paramètre de niveau d'ordre de changement par défaut.
    6. Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des ODCP
      Remarque : cette option n'est visible et disponible que si vous utilisez le paramètre d'ordre de changement à 2 ou 3 niveaux. Voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement?
      Cochez cette case pour autoriser les utilisateurs disposant de permissions « Standard » à créer des ordres de changement potentiels. Si la coche est supprimée, seules les permissions « Admin » auront la capacité de créer des ODCP
  4. Passez à l'étape suivante.

Dates du contrat

  1. Faites défiler jusqu'à la section « Dates du contrat ».
  2. Cochez l'une des cases ci-dessous. Ce paramètre détermine quand démarrer la période de garantie du projet ou la date à laquelle le propriétaire assume la responsabilité du projet.
    Exemples
    • Les dates de contrat sont conçues pour aider à déterminer quand le propriétaire du projet assume la responsabilité financière du paiement des services publics, de l'assurance et/ou de la sécurité de la propriété à la place de l'entrepreneur.
    • Les dates de contrat peuvent également être utilisées pour déterminer quand un entrepreneur général et un ou des sous-traitants ont droit au paiement du solde du contrat.
    commitment-contract-dates.png
    • Activer la date de la lettre d'approbation
      Activez ce paramètre si votre compagnie envoie une lettre pour approuver et accepter les détails des travaux de construction.
    • Activer la date du contrat
      Activez ce paramètre si vous souhaitez que les utilisateurs consignent la date d'entrée en vigueur du contrat.
    • Activer la date d'émission
      Activez ce paramètre si vous souhaitez que les utilisateurs consignent la date d'émission du contrat.
    • Activer la date d'exécution
      Activez ce paramètre si vous souhaitez que les utilisateurs consignent la date à laquelle le contrat a été signé par toutes les parties nécessaires.
    • Activer la date de la lettre d'intention
      Activez ce paramètre si vous souhaitez que les utilisateurs consignent la date à laquelle votre compagnie a envoyé une lettre d'intention (LdI) pour décrire les détails d'un contrat entre les parties nécessaires avant que le contrat ne soit finalisé.
    • Activer la date de retour
      Activez ce paramètre si vous souhaitez que les utilisateurs consignent la date à laquelle un contrat a été renvoyé.
  3. Passez à l'étape suivante. 

Distributions par défaut

  1. Faites défiler jusqu'à la section « Distributions par défaut ».
  2. Configurez vos paramètres comme suit :
    commitment-default-distributions.png
    • Inclure le contact principal dans la distribution par défaut
      Cochez cette case pour inclure automatiquement la personne répertoriée comme contact principal de la compagnie dans l'outil Répertoire dans la liste de distribution par défaut. Remarque : pour être inclus dans la liste de distribution, l'enregistrement du fournisseur doit avoir un contact principal désigné dans le répertoire de la compagnie. Voir Ajouter une personne au répertoire de la compagnie.
    • Répartition des engagements
      Sélectionnez n'importe quel nom d'utilisateur dans le répertoire du projet. Procore ajoute automatiquement les personnes à la liste de distribution du bon de commande ou du contrat de sous-traitance.
    • Distribution des ordres de changement à l'engagement
      Sélectionnez tout utilisateur Procore qui doit toujours être ajouté à la liste de distribution d'un ordre de changement à l'engagement par défaut lorsqu'un ordre de changement est envoyé par courriel.
    • Distribution des demandes de prix
      Sélectionnez les utilisateurs à notifier lorsque les réponses à la DDP sont soumises.
      Remarque : vous pouvez également modifier la distribution des demandes de devis au sein de la DDP.
    • Distribution des factures
      Lorsqu'une facture ou la VDC du sous-traitant est soumise pour un engagement, le ou les utilisateurs et contact(s) répertoriés dans la liste Distribution des factures recevront un courriel lorsque le statut de la facture ou du de la VDC du sous-traitant est défini sur En cours de révision.

Paramètres de contrat par défaut

  1. Faites défiler jusqu'à la section « Paramètres de contrat par défaut ».
  2. Configurez les paramètres comme suit :
    commitments-default-contract-settings.png
    • Méthode de comptabilité par défaut pour les bons de commande
      Choisissez entre la méthode de comptabilité Unité/Quantité ou Basé sur le montant. Le paramètre par défaut pour les bons de commande est Basé sur l'unité/la quantité.
      Méthode de comptabilisation par défaut pour les Contrats
      Choisissez entre la méthode de comptabilisation Basée sur les unités/quantités ou Basée sur le montant. Le paramètre par défaut pour les bons de commande est Basé sur le montant .
      Pourcentage de retenue par défaut
      Spécifier un pourcentage de retenue par défaut (par exemple, 10 %) qui est automatiquement défini par défaut.
       Important
      Si votre compagnie a activé les paramètres de retenue à échelle mobile pour une utilisation sur vos factures, n'oubliez pas que le paramètre « Pourcentage de retenue de garantie par défaut » est remplacé lors de la facturation. Reportez-vous à la section Activer les règles de retenue à échelle mobile sur les factures d'un engagement.
    • Activer les commentaires par défaut
      Cochez cette case pour activer un onglet Commentaires dans lequel les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires et joindre des fichiers. Cette case à cocher est désactivée par défaut.
      Activer les marges par défaut
      Si cette option est activée, vous verrez l'onglet Marge, qui permet de configurer et d'appliquer une marge pour chaque engagement. Les ordres de changement seront automatiquement associés au code de coût correct afin que les changements soient reflétés avec précision dans l'outil Budget.
    • Activer les paiements par défaut
      Pour empêcher les utilisateurs de créer des paiements, laissez cette case décochée. Elle est cochée par défaut.
    • Activer les factures par défaut
      Si activé, vous verrez le sous-onglet Factures afin que les factures puissent être créées. Pour empêcher les utilisateurs de créer des factures, laissez cette case décochée. Elle est coché par défaut.
    • Afficher les codes de coûts sur la facture PDF par défaut
      Cochez cette case pour afficher les codes de coûts sur les PDF de facture par défaut.
    • Activer la retenue de garantie sur les travaux terminés par défaut
      Cochez cette case pour activer la retenue de garantie sur les travaux terminés par défaut.
    • Activer la retenue de matériaux stockés par défaut
      Cochez cette case pour activer la retenue de matériaux stockés par défaut.
    • Activer la VDC de sous-traitant par défaut
      Cochez cette case pour activer par défaut la VDC de sous-traitant pour les engagements.
  3. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

 

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