Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation

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For Procore Customers in the United States

When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options.

To learn the differences: Show/Hide

This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options.

General Contractors English (United States) - Default	Owners English (Owner Terminology V2)	Specialty Contractors English (Specialty Contractor Terminology)
Invoicing	Invoicing	Progress Billings
Owner	Funding	Owner
Owner/Client	Owner/Client	GC/Client
Prime Contract Change Order	Funding Change Order	Client Contract Change Order
Prime Contracts	Funding	Client Contracts
Revenue	Funding	Revenue
Subcontract	Contract	Subcontract
Subcontractor	Contractor	Subcontractor
Subcontractor Schedule of Values (SSOV)	Contractor Schedule of Values (CSOV)	Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Objectif

Pour envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation pour la période de facturationen cours.

Contexte

Avant que les utilisateurs de Gestion des factures Procore puissent créer des factures de sous-traitant, un administrateur des factures doit créer une période de facturation dans l’outil Facturation. Une fois créés, les administrateurs de factures peuvent envoyer à un contact de facturation une « invitation à facturer » pour la période de facturation ouverte.

Exemple

Il s’agit d’un exemple d'« invitation à facturer » envoyée au contact de facturation de l’engagement.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises
Information supplémentaire :
- Une « invitation à facturer » ne peut pas être envoyée pour la période de facturation ouverte si la « date d’échéance » de la facture est passée.
- Si votre équipe préfère ne pas inviter les contacts de facturation à soumettre des factures, suivez les étapes décrites dans Créer une facture de sous-traitant pour le compte d’un contact de facturation.
- Une « invitation à facturer » peut ne pas être nécessaire pour créer une facture afin de libérer la retenue de garantie uniquement. Voir Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie dans l’outil Facturation.

Conditions préalables

Avant d’envoyer des invitations :
- Un contact de facturation doit être affecté à l’engagement de la facture. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- La ventilation des coûts du sous-traitant doit avoir le statut « Approuvé » (s’il en existe un). Voir Examiner la VDC d’un sous-traitant pour un engagement.
- La facture doit correspondre à la période de facturation Ouvert . Voir Modifier les périodes de facturation.

Étapes

Accédez à l'outil Facturation du projet.
Cliquez sur l'onglet Sous -traitant pour afficher une liste des factures de sous-traitants.

Conseil
Vous recherchez des factures qui n’ont pas reçu d'« invitation à facturer » ? Cliquez sur Ajouter un filtre, choisissez Statut de la facture, puis cochez Non invité
Sélectionner les factures pour lesquelles envoyer les invitations :
- Pour sélectionner des factures individuelles, cochez les cases dans les lignes correspondantes.
- Pour sélectionner toutes les factures, cochez la case en haut du tableau.
  Conseils
  
  Le bouton « Envoyer les invitations » est-il grisé? Les raisons possibles pour un bouton « Envoyer des invitations » inactif incluent :
  - L’engagement n’a pas de contact de facturation attribué. Vous ne pouvez envoyer une invitation que lorsqu’un contact de facturation est affecté à un engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
  - La ventilation des coûts du sous-traitant (VDCST) n’est pas approuvée. Vous ne pouvez envoyer une invitation que lorsque la ventilation des coûts du sous-traitant (VDCST) a le statut « Approuvé » (s’il en existe une). Voir Activer ou désactiver l’onglet VDC de sous-traitant dans l’outil Engagements et Examiner une VDC de sous-traitant pour un engagement.
  - La date actuelle est passée la date d’échéance de la période de facturation ouverte. Vous ne pouvez pas envoyer d'« invitation à facturer » pour la période de facturation ouverte si la « date d’échéance » de la facture est passée. Voir Gérer les périodes de facturation.
Cliquez sur Envoyer des invitations et choisissez une option dans le menu déroulant:
- Travaux et matériaux. Permet aux sous-traitants de facturer uniquement le travail et les matériaux.
- Libération de la retenue de garantie. Permet aux sous-traitants de facturer uniquement la libération de la retenue de garantie.
- Travail, matériaux et retenue de garantie. Permet aux sous-traitants de facturer le travail, les matériaux et la libération de la retenue de garantie.
Après l’envoi des invitations, voici ce qui se produit :
- Une bannière de réussite apparaît pour confirmer que l'invitation a été envoyée.
- Le contrat est supprimé du compte « Non invité » et déplacé vers le compte « Invité ».

Étape suivante

Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation