Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation
Objectif
Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation pour la période de facturation en cours.
Contexte
Avant que vous ou un contact chargé de la facturation puissiez créer une nouvelle facture de sous-traitant, vous devez créer une période de facturation à l'aide de l'outil Facturation du projet. Après cela, vous pouvez choisir parmi ces méthodes pour créer la facture :
- Pour que le contact de facturation crée une nouvelle facture pour la période de facturation
Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes ci-dessous pour envoyer au contact de facturation une « Invitation à facturer » par courriel. L'envoi d'une « invitation à facturer » est une notification de courtoisie qui rappelle au contact de facturation de créer et de soumettre la nouvelle facture avant la « date d'échéance » spécifiée par la période de facturation. - Pour créer une nouvelle facture pour la période de facturation au nom du contact de facturation
Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes décrites dans Créer une facture au nom d'un contact de facturation.
Exemple
L'illustration ci-dessous montre un exemple d'« Invitation à facturer » que vous pouvez envoyer à un contact de facturation.
Éléments à considérer
- Autorisations utilisateur requises :
- Pour envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet
- Informations complémentaires :
- Si vous ne souhaitez pas que le contrat de facturation crée des factures dans Procore, vous pouvez Créer une facture au nom d'un contact de facturation.
- Si vous souhaitez créer une facture pour libérer la retenue de garantie. Voir Créer une facture de sous-traitant pour le déblocage de la retenue de garantie.
Conditions préalables
- Ajoutez un contact de facturation à l'aide de l'un de ces outils Procore :
- Créer des périodes de facturation manuelle ou Créer des périodes de facturation automatique
Étapes
- Accédez à l'outil Facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet UndefinedNameError: reference to undefined name 'tab_invoice_payable' (click for details).
Callstack: at (products/online/user-guide/project-level/invoicing/tutorials/send-an-invite-to-bill-to-an-invoice-contact), /content/body/div[6]/ol/li[2]/strong/span, line 1, column 1 - Recherchez les bons de commande ou les contrats de sous-traitance pour lesquels vous souhaitez envoyer une « Invitation à facturer » dans la liste.
Remarques
- Pour afficher uniquement les factures pour lesquelles une « Invitation à facturer » n'a pas été envoyée, cliquez sur Ajouter un filtre. Choisissez ensuite « Statut de la facture » et cochez la case Non invité.
- Si vous créez une facture de sous-traitant pour libérer la retenue de garantie, vous n'avez pas besoin d'envoyer une « Invitation à facturer ». Voir Créer une facture de sous-traitant pour le déblocage des retenues de garantie.
- Cochez les cases correspondant aux contrats de la période de facturation en cours.
- Pour sélectionner toutes les factures, cochez la case en haut du tableau.
- Si le bouton « Envoyer des invitations » est grisé et que vous n'êtes PAS autorisé à envoyer des invitations lorsqu'un ou plusieurs des engagements sélectionnés ont le statut suivant :
- Aucun contact de facturation. Vous devez d'abord affecter un contact de facturation à l'engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- VDCST NON approuvées. La ventilation des coûts du sous-traitant (VDCST) doit être au statut « Approuvé ». Voir Activer ou désactiver l'onglet VDC du sous-traitant dans l'outil Engagements.
- Si le pourcentage d'achèvement du contrat d'engagement est de 100 %, vous ne pouvez pas envoyer d'invitation à facturer.
Remarque
Si la date d'aujourd'hui est postérieure à la « date d'échéance » de la période de facturation, vous ne serez PAS autorisé à envoyer une invitation par courriel.
- Cliquez sur Envoyer des invitations.
Après l'envoi des invitations, les événements suivants se produisent :
- Une bannière de réussite apparaît pour confirmer que l'invitation a été envoyée.
- Le contrat est supprimé du compte « Non invité » et déplacé vers le compte « Invité ».
Conseil
Une fois que le contact de facturation a terminé l'étape suivante, le statut de la facture est mis à jour comme suit :
- Si l'« Invitation à facturer » est acceptée par le contact de facturation, le statut passe à « Accepté ».
- Si l'« Invitation à facturer » est rejetée par le contact de facturation, le statut passe à « Refusé ».