Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation

Objectif

Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation pour la période de facturation en cours.

Contexte

Avant que vous ou un contact chargé de la facturation puissiez créer une nouvelle facture de sous-traitant, vous devez créer une période de facturation à l'aide de l'outil Facturation du projet. Après cela, vous pouvez choisir parmi ces méthodes pour créer la facture :

• Pour inviter un contact de facturation à créer une nouvelle facture pour la période de facturation actuelle
  Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes ci-dessous pour envoyer au contact de facturation une « Invitation à facturer » par courriel. L'envoi d'une « Invitation à facturer » est une notification de courtoisie qui rappelle au contact de facturation de créer et de soumettre la nouvelle facture avant la « Date d'échéance » spécifiée par la période de facturation. Pour créer la facture en tant que contact de facture, voir Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facture.
• Créer une nouvelle facture pour la période de facturation au nom du contact facture
  Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes décrites dans Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Pour envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet

    Remarques

    • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
    • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
      • Un compte d’utilisateur Procore.
      • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
      • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
      • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
• Information supplémentaire :
  • Si vous ne souhaitez pas que le contrat facture crée factures dans Procore, vous pouvez créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation
  • Si vous souhaitez créer un facture pour libérer la retenue de garantie. Voir Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie.

Conditions préalables

• Ajoutez un contact de facture à l'aide de l'un de ces outils Procore :
  • Engagements. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
    OU
  • Facturation. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
• Créer des périodes de facturation manuelle ou Créer des périodes de facturation automatique

Étapes

1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
2. Cliquez sur l’onglet Sous-traitant.
3. Recherchez les bons de commande ou les contrats de sous-traitance pour lesquels vous souhaitez envoyer une « Invitation à facturer » dans la liste.

   Remarques

   • Pour afficher uniquement les factures pour lesquelles une « Invitation à facturer » n'a pas été envoyée, cliquez sur Ajouter un filtre. Choisissez ensuite « Statut de la facture » et cochez la case Non invité.
   • Si vous créez un sous-traitant facture pour libérer la retenue de garantie, vous n’avez pas besoin d’envoyer une « invitation à facturer ». Voir Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie.
4.  Cochez les cases correspondant aux contrats de la période de facturation en cours. 
   • Pour sélectionner toutes les factures, cochez la case en haut du tableau.
   • Si le bouton « Envoyer des invitations » est grisé et que vous n'êtes PAS autorisé à envoyer des invitations lorsqu'un ou plusieurs des engagements sélectionnés ont le statut suivant :
     • Aucun contact de facturation. Vous devez d'abord affecter un contact de facturation à l'engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
     • VDCS NON approuvées. La ventilation des coûts du sous-traitant (VDCST) doit être à l’état « Approuvé ». Voir Activer ou désactiver l’onglet VDC de sous-traitant dans l’outil Engagements.
     • Si le pourcentage d'achèvement du contrat d'engagement est de 100 %, vous ne pouvez pas envoyer d'invitation à facturer.

       Remarque

       Si la date d'aujourd'hui est postérieure à la « date d'échéance » de la période de facturation, vous ne serez PAS autorisé à envoyer une invitation par courriel.
5. Cliquez sur Envoyer les invitations.
   
   Après l’envoi des invitations, ce qui suit se produit :
   
   • Une bannière de réussite apparaît pour confirmer que l'invitation a été envoyée.
   • Le contrat est supprimé du compte « Non invité » et déplacé vers le compte « Invité ».

      Conseil

     Une fois que le contact de facturation a terminé l'étape suivante, le statut de la facture est mis à jour comme suit :

     • Si l'« Invitation à facturer » est acceptée par le contact de facturation, le statut passe à « Accepté ».
     • Si l'« Invitation à facturer » est rejetée par le contact de facturation, le statut passe à « Refusé ».

     Pour en savoir plus sur les statuts, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?

Étape suivante

• Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation

Voir également

• Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance
• Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation