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Procore

Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation

Objectif

Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation pour la période de facturation en cours.

Contexte

Avant que vous ou un contact chargé de la facturation puissiez créer une nouvelle facture de sous-traitant, vous devez créer une période de facturation à l'aide de l'outil Facturation du projet. Après cela, vous pouvez choisir parmi ces méthodes pour créer la facture :

  • Inviter un contact facture à créer une nouvelle facture pour la période de facturation en cours
    Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes ci-dessous pour envoyer la facture contacter une « invitation à facturer » par courriel. L’envoi d’une « invitation à facturer » est une notification de permission qui rappelle au contact facture de créer et de soumettre la nouvelle facture avant la « date d’échéance » spécifiée par la période de facturation. Pour créer le facture en tant que contact de facture, voir Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
  • Créer une nouvelle facture pour la période de facturation au nom du contact facture
    Si vous choisissez cette méthode, suivez les étapes décrites dans Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation.
Exemple

L'illustration ci-dessous montre un exemple d'« Invitation à facturer » que vous pouvez envoyer à un contact de facturation.

invoicing-invite-to-bill.png

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation, permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet
      Remarques
      • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
        • Un compte d’utilisateur Procore.
        • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
        • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Information supplémentaire :

Étapes

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l’onglet Sous-traitant.
  3. Recherchez les bons de commande ou les contrats de sous-traitance pour lesquels vous souhaitez envoyer une « Invitation à facturer » dans la liste.
    Remarques
  4.  Cochez les cases correspondant aux contrats de la période de facturation en cours. 
  5. Cliquez sur Envoyer les invitations.
    send-invites-button.png
    Après l’envoi des invitations, ce qui suit se produit :
    success-invited-banner.png
    • Une bannière de réussite apparaît pour confirmer que l'invitation a été envoyée.
    • Le contrat est supprimé du compte « Non invité » et déplacé vers le compte « Invité ».
       Conseil

      Une fois que le contact de facturation a terminé l'étape suivante, le statut de la facture est mis à jour comme suit :

      • Si l'« Invitation à facturer » est acceptée par le contact de facturation, le statut passe à « Accepté ».
      • Si l'« Invitation à facturer » est rejetée par le contact de facturation, le statut passe à « Refusé ».

      Pour en savoir plus sur les statuts, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion des factures de Procore et comment il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de gestion des factures de construction icon-external-link.png .