Envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation
Pour les clients de Procore aux États-Unis
Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.
- Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer
Objectif
Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation pour la période de facturation en cours.
Contexte
Avant que n'importe qui puisse créer une facture de sous-traitant, un administrateur des factures doit créer une période de facturation. Un administrateur peut ensuite créer une facture de sous-traitant et envoyer une « Invitation à facturer » à un contact de facturation.
Exemple
Voici un exemple d'« Invitation à facturer » envoyée par un administrateur de factures.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Vous devez être un administrateur de factures.
- Exigences :
- L'engagement associé à la facture doit avoir un contact de facturation affecté.
- La ventilation des coûts des sous-traitants doit avoir le statut « Approuvé ».
- Limites :
- Vous ne pouvez pas envoyer une « Invitation à facturer » pour la période de facturation ouverte si elle est passée après la « date d'échéance » de la facture.
- Information supplémentaire :
- Vous pouvez également créer une facture de sous-traitant pour le compte d'un contact de facturation.
- Une « invitation à facturer » n'est pas requise pour créer une facture pour libérer la retenue de garantie uniquement. Voir Créer une facture de sous-traitant pour l'émission de la retenue de garantie.
Conditions préalables
- Assurez-vous que les factures que vous prévoyez de sélectionner :
- Avoir un contact de facturation. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- Correspond à une période de facturation ouverte . Voir Modifier les périodes de facturation.
Étapes
- Accédez à l'outil Facturation du projet.
- Cliquez sur l'onglet Sous -traitant pour afficher une liste des factures de sous-traitants.
Conseil
Vous souhaitez ajuster le filtre pour ne voir que les factures qui n'ont pas reçu d'invitation à facturer? Cliquez sur Ajouter un filtre, choisissez Statut de la factureet cochez la case Non invité . - Sélectionner les factures pour lesquelles envoyer les invitations :
- Pour sélectionner des factures individuelles, cochez les cases dans les lignes correspondantes.
- Pour sélectionner toutes les factures, cochez la case en haut du tableau.
Conseils
Le bouton « Envoyer les invitations » est-il grisé? Les raisons possibles pour un bouton « Envoyer des invitations » inactif incluent :
- Un engagement n'a pas de contact de facturation affecté. Vous ne pouvez envoyer une invitation que lorsqu'un contact de facturation est affecté à un engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- Une ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST) n'est pas approuvée. Vous ne pouvez envoyer une invitation que si la ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST) est au statut « Approuvé ». Voir Activer ou désactiver l'onglet VDC de sous-traitant dans l'outil Engagements et Examiner une VDC de sous-traitant pour un engagement.
- La date à laquelle vous envoyez une invitation est postérieure à la date d'échéance de la période de facturation. Vous ne pouvez pas envoyer une « Invitation à facturer » pour la période de facturation ouverte si elle est passée après la « date d'échéance » de la facture. Voir Gérer les périodes de facturation.
- Cliquez sur Envoyer les invitations.
Après l’envoi des invitations, ce qui suit se produit :
- Une bannière de réussite apparaît pour confirmer que l'invitation a été envoyée.
- Le contrat est supprimé du compte « Non invité » et déplacé vers le compte « Invité ».