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Procore

Créer une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facture

 Pour les clients de Procore aux États-Unis

flag-us.png  Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire. 

  • Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer      
    • Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (gras) et les termes dans les dictionnaires de point de vue pour Finances du projet. These dictionaries are available in US English only. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre compagnie et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire. 

      Entrepreneurs généraux

      Anglais (États-Unis) - Par défaut

      Propriétaires

      Anglais (terminologie du propriétaire V2)

      Entrepreneurs spécialisés

      Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)

      Facturation Facturation Facturations avancées
      Donneur d'ouvrage Financement Donneur d'ouvrage
      Propriétaire/client Propriétaire/client GC/Client
      Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement du financement Ordre de changement de contrat client
      Contrats principaux Financement Contrats clients
      Revenus Financement Revenus
      contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance
      Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant
      Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST) Ventilation des coûts de l'entrepreneur (VDCST) Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST)

Objectif

Créer une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facturation sur un engagement à l'aide de l'outil Engagements. 

Contexte

En tant que contact de facturation, vous pouvez recevoir une « Invitation à facturer » pour vous rappeler de soumettre une facture. L'objet du courriel indique « Nom du projet : nom d'utilisateur vous a invité à facturer ». Si votre « Invitation à facturer » est perdue ou manquante (ou si vous n'êtes pas sûr qu'un administrateur de facturation en ait envoyé une), les contacts de facturation peuvent toujours créer une nouvelle facture pour un engagement.

 Important
  • En tant que contact de facturation, confirmez toujours les étapes appropriées à suivre avec la partie qui a contracté vos services avant de soumettre votre facture dans Procore
  • Les administrateurs de facturation ne choisissent PAS toujours d'ajouter des contacts de facturation aux engagements d'un projet. Certains administrateurs de factures préfèrent rassembler les factures numériques ou papier (en dehors de Procore). Une fois collectés, ils créent des factures dans Procore au nom du contact. Voir Créer une facture de sous-traitant pour le compte d'un contact de facture.

Éléments à considérer

Étapes

Étape 1 : Créer une nouvelle facture dans Procore

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet. 
  2. Sous l'onglet Contrats , localisez le contrat dans le tableau. Cliquez ensuite sur le lien Numéro pour l'ouvrir.  

    commitments-contracts-number-link.png
     
  3. Cliquez sur le bouton Créer une facture
    Cela ouvre la page « Créer une nouvelle facture ». 

Étape 2 : Saisir un numéro de facture

  1. Dans la page « Nouvelle facture pour » sous « Informations générales », procédez comme suit :
    • Saisissez le numéro de facture du collaborateur en aval dans le champ  de facture.
    • Vérifiez les informations dans les champs suivants. Procore complète automatiquement les dates suivantes pour vous.
      Remarque

      Les dates de période de facturation sur une facture sont définies par l' administrateur des factures. Ces champs sont obligatoires.

      • Date de facturation
        Indique la date d'échéance pour la période de facturation. 
      • Début de la période
        Indique la date de début de la période de facturation. 
      • Fin de la période
        Indique la date de fin de la période de facturation. 
  2. Passer à l'étape suivante.

Étape 3 : Mettez à jour la ventilation des coûts

  1. Dans la section Ventilation des coûts, cliquez sur une (1) ou les deux flèches BLEUES à côté de « Postes d'engagement » ou « Ordres de changement ». Cela développe la ligne sélectionnée dans le tableau.
    Remarques
    • La section « Ordres de changement » n'est visible et disponible que lorsque l' administrateur Procore de la compagnie a activé la configuration d'ordre de changement à deux (2) ou trois (3) niveaux sur l'engagement. Voir Configurer le nombre de niveaux d'ordre de changement à l'engagement.
    • Après avoir développé une ligne dans la section « Ordres de changement », cliquez sur les lignes d'ordre de changement d'engagement et les lignes d'ordre de changement potentielles afin de les développer jusqu'à ce que vous atteigniez les postes d'entrée de données. 
  2. Déterminez la méthode comptable établie pour le contrat. Ceci détermine le formulaire de saisie de données que vous utilisez pour mettre à jour la ventilation des coûts :

Méthode comptable basée sur le montant

Utilisez cette méthode pour facturer des montants forfaitaires pour les postes de facture sur la Ventilation des coûts des valeurs (VDC). Procore calcule et ajuste automatiquement les autres entrées du poste pour vous. Si vous souhaitez annuler la retenue de garantie, entrez le montant nécessaire en dollars. En fonction de votre engagement spécifique, vous pouvez également avoir la possibilité de facturer les matériaux stockés (photo ci-dessous). Pour plus d'informations sur les colonnes supplémentaires qui apparaissent lors de la facturation des articles stockés, voir Comment facturer les articles stockés dans une facture de sous-traitant?

Cliquez ici pour obtenir des informations plus détaillées sur la méthode de comptabilité basée sur le montant. 

La méthode comptable basée sur le montant nécessite la saisie de données de montants forfaitaires pour chaque poste de la ventilation des coûts. Notez que Procore utilise vos entrées pour calculer et mettre à jour automatiquement les valeurs dans d'autres colonnes. 

  1. Passez en revue chaque poste de la ventilation des coûts : 
    • Numéro d'item. Affiche le numéro du poste. 
    • Code budgétaire. Affiche le code budgétaire affecté au poste.
    • Description des travaux. Affiche la description du poste. 
    • Valeur prévue. Affiche la valeur prévue pour le poste sur le contrat d'engagement. Il s'agit de la valeur contractuelle du poste. 
    • Travaux terminés depuis la demande précédente (%). Si des factures précédentes ont été créées pour cet engagement, cette cellule affiche une valeur de pourcentage qui représente le travail effectué au cours des périodes de facturation précédentes. 
  2. Saisissez votre facture pour le travail effectué pendant la période de facturation actuelle : 
    • Travaux terminés cette période. Saisissez un montant pour la période de facturation en cours.
      Exemple
      Si vous avez effectué la moitié du travail pour le poste, entrez le montant dans la colonne Travail terminé cette période . Par exemple, entrez 250,00 $. Procore calcule et met à jour automatiquement ces colonnes pour le poste :
      • Total terminé et stocké à ce jour ($). Si le poste a une valeur prévue de 500,00 $, Procore ajoute 250,00 $, qui est de 50 %. Ceci représente le montant du travail total pour le poste sur cette facture plus tout montant des périodes de facturation passées. 
      • Total terminé et stocké à ce jour (%). Si le poste a une valeur prévue de 500,00 $, Procore change la valeur de la colonne à 50 %, ce qui correspond à votre entrée de 250,00 $. Ceci représente le montant du travail total pour le poste sur cette facture plus tout montant des périodes de facturation passées. 
  3. Si vous avez reçu des matériaux pendant cette période de facturation et que vous les stockez sur le chantier (ou dans une installation de stockage), vous avez cette option :
    • Conditionnel : Nouveaux matériaux entreposés. Saisissez la quantité de nouveaux matériaux stockés pour la période de facturation en cours. Votre entrée doit exclure tous les coûts saisis dans la colonne « Travaux terminés au cours de cette période ». 
      Remarque
      Si l'administrateur des factures a activé le paramètre « Activer la facturation séparée des matériaux stockés » pour l'engagement, saisissez un montant en dollars pour les matériaux pour cette période de facturation. Votre entrée calcule automatiquement les valeurs dans ces colonnes : « Total terminé et stocké à ce jour ($) % » et « Total terminé et stocké à ce jour (%). »
    • Matériaux antérieurs entreposés. S'il s'agit de la première facture, cette valeur est de 0,00 $.
      Remarque
      S'il existe des factures précédentes, cette valeur affiche les montants cumulés saisis dans « Nouveaux matériaux stockés » sur ces factures. Pour plus de détails, voir Comment facturer des matériaux stockés sur une facture de sous-traitant? Un contact de facturation ne peut pas modifier ce paramètre.
    • Matériaux actuellement entreposés. Affiche la quantité de matériaux stockés pendant la période de facturation en cours. 
    • Total terminé et stocké à ce jour ($). Affiche le montant du travail effectué et les matériaux stockés sur le chantier pour la facture actuelle et sur la ou les factures pour les périodes de facturation passées.  
  4. Si vous soumettez une facture demandant la libération d'un montant de retenue : 
    • Retenue de garantie totale libérée. Saisissez le montant de la retenue de garantie dont vous demandez la libération pour cette période de facturation.
      Remarque
      Notez que vous pouvez demander la libération du montant, mais vous n'êtes pas autorisé à modifier le taux de retenue de garantie. 
    • Retenue totale . Affiche le montant cumulé de la retenue de garantie libérée pour le poste. 
  5. Poursuivez les étapes ci-dessus pour chaque poste. 

Méthode de comptabilité basée sur l'unité

Utilisez cette méthode lors de la facturation des articles que vous avez commandés en quantité. Avec cette méthode, vous saisissez soit une valeur de pourcentage dans la colonne « Progression totale », soit une valeur monétaire dans la colonne « Progression du travail ». Procore calcule et ajuste automatiquement les autres entrées du poste pour vous. Si vous souhaitez libérer la retenue de garantie, vous pouvez saisir un montant en dollars dans la colonne « Retenue de garantie libérée » nécessaire. 

Cliquez ici pour obtenir des informations plus détaillées sur la méthode comptable basée sur l'unité.  

La méthode de comptabilisation basée sur l'unité vous oblige à saisir une quantité et un prix unitaire pour chaque poste sur la VDC. Avec cette méthode, Procore calcule automatiquement les totaux des postes pour vous.

Remarque
Un astérisque (*) dans la liste ci-dessous indique que vous pouvez modifier la valeur du poste de la VDC sur votre facture.
  • Quantité
    Affiche le nombre total d'unités pour le poste.
  • Prix unitaire
    Affiche les dépenses engagées pour chaque unité du poste.
  • Valeur
    Affiche le montant total du poste en dollars. Il s'agit de la somme des valeurs Prix unitaire + Quantité.
  • Quantité précédente
    Affiche le nombre total d'unités facturées au cours des périodes de facturation précédentes. 
  • Valeur précédente
    Affiche le montant total en dollars facturé au cours des périodes de facturation précédentes.
  • % Progression totale. *
    Saisissez un pourcentage qui reflète votre progression totale. Votre entrée doit refléter la progression cumulée de toutes les périodes de facturation précédentes et de la période de facturation actuelle.
  • Nouvelle quantité. *
    Saisissez une nouvelle quantité pour refléter la quantité facturée cette période sur la nouvelle facture.
  • Nouvelle valeur. *
    Saisissez une nouvelle valeur pour refléter la valeur du poste facturé cette période sur la nouvelle facture.
  • Retenue de garantie libérée. *
    Saisissez un montant de retenue en dollars à débloquer cette période de facturation.
  • Retenue de garantie totale
    Affiche le montant total en dollars de la retenue de garantie à verser pour le poste.

 

Étape 4 : Ajoutez des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture.

  1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers ou utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou de votre réseau vers la zone GRISE de la page. 
    attachments-attach-files.png
  3. Téléversez tous les fichiers nécessaires à partir de votre ordinateur.
    Remarques
    • Les collaborateurs et les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements du projet peuvent utiliser l'option Joindre des fichiers après l'approbation d'une facture.
  4. Passez à l'étape suivante.

Étape 5 : Enregistrer comme ébauche ou Envoyer pour révision

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour examen, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité d'enregistrer la facture. Choisissez une (1) de ces options :
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  • Si vous n'êtes PAS prêt à envoyer la facture, cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Cela définit le statut de la facture sur Ébauche.
     Conseil
    Si vous souhaitez envoyer par courriel une copie de votre facture à d'autres personnes avant de la soumettre pour révision, Procore recommande de suivre les étapes décrites dans Exporter une facture de sous-traitant. Vous pouvez ensuite ajouter votre facture en pièce jointe à un message à l'aide du système de messagerie de votre compagnie.
    OU
  • Si vous êtes prêt à envoyer la facture, cliquez sur Envoyer. Cela définit automatiquement le statut de la facture sur En cours de révision.
     Important