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Procore

Importer une VDC de contrat principal à partir d'un fichier CSV

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Objectif

Pour mettre à jour la ventilation des coûts (VDC) d'un contrat principal en téléversant un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) dans l'outil Contrats principaux.

Contexte

Une ventilation des coûts (VDC) est une liste de postes qui détaille tous les coûts convenus (par exemple, la main-d'œuvre, les matériaux, etc.) sur un projet. Sa forme abrégée est VDC et elle détaille le montant du contrat en items de paiement individuels pour montrer comment la somme totale du contrat est allouée à tous les travaux du projet. Une VDC est également basée sur le budget approuvé du projet et couramment utilisée pour déterminer les paiements échelonnés au(x) entrepreneur(s).

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » sur l'outil Contrats principaux du projet.
  • Informations complémentaires :
    • Si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est désactivé dans la page Configurer les paramètres de l'outil Contrats principaux, le contrat doit avoir le statut Ébauche . Il s'agit du paramètre par défaut de Procore. 
    • Si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans la page Configurer les paramètres de l'outil Contrats principaux, le contrat peut avoir n'importe quel statut. Cependant, vous ne pouvez pas remplacer les postes qui ont été facturés lors de l'exécution d'une importation. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?
       Important
      Avant de procéder aux étapes ci-dessous, examinez toujours les exigences relatives à l’importation de données à partir d’un CSV. Voir Quelles sont les exigences pour importer des postes VDC à partir de CSV?

Étapes

Personnaliser le délimiteur et télécharger un modèle vierge

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet. 
  2. Dans le tableau, cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat. 
  3. Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts .
  4. Au bas de la page Ventilation des coûts, cliquez sur Importer une VDC à partir d'un fichier CSV . 
  5. Dans la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV , choisissez ces options :
    • Cliquez sur Personnaliser le délimiteur CSV pour afficher les options. 
    • Sous Choisir un délimiteur CSV , choisissez l'une de ces options :
      customize-delimiter.png
       Conseil
      Qu'est-ce qu'un délimiteur?Un délimiteur est un caractère utilisé pour séparer des valeurs ou des chaînes de texte. Il marque à la fois le début et la fin d'une unité de données.
      • Virgule . Sépare les données à l'aide d'une virgule (,). Il s'agit de l'option par défaut de Procore. 
      • Point- virgule . Sépare les données à l'aide d'un point-virgule (;). 
  6. Cliquez sur le bouton Télécharger un modèle CSV vierge .
    Procore télécharge un fichier de modèle vierge nommé « Modèle de VDC de sous-traitance » à l'emplacement de téléchargement spécifié pour votre navigateur Web.  

Ajouter des postes au modèle vierge

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez le modèle que vous venez de télécharger. 
  2. Suivez l'une (1) de ces étapes pour ajouter des postes budgétaires à votre modèle vierge :
     Conseil
    Quelle méthode comptable est paramétrée pour l'engagement?Regardez les en-têtes dans le modèle vierge. Si vous voyez une colonne « Montant », l'engagement est configuré pour la méthode basée sur le montant. Si vous voyez « Unité », l'engagement est configuré pour la méthode basée sur l'unité. Pour savoir comment définir la méthode comptable à utiliser, voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?

Méthode comptable basée sur le montant

  1. Lorsqu’un contrat utilise le montant basé sur les méthode comptable (voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?), saisissez les postes dans le fichier modèle téléchargé comme suit :
    • # . Entrez le numéro de poste. 
    • Code budgétaire . Saisissez le code budgétaire du poste. 
    • Code des impôts . Saisissez un code fiscal pour le poste. 
    • Montant . Saisissez le montant du poste. 
    • Facturé à ce jour. Saisissez le montant facturé à ce jour pour le poste, le cas échéant. 
    • Montant restant . Entrez le montant restant pour le poste, le cas échéant. 
  2. Enregistrez votre entrée de données dans le modèle terminé. 

Méthode de comptabilité basée sur l'unité/la quantité

  1. Lorsqu'un contrat utilise la méthode comptable basée sur les unités/quantités (voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement? ), saisissez les postes dans le fichier modèle téléchargé comme suit :
    • # . Entrez le numéro de poste. 
    • Code budgétaire . Saisissez le code budgétaire du poste. 
    • Description. Saisissez une description pour le poste.
    • Code des impôts . Saisissez un code fiscal pour le poste. 
    • Qté. Entrez la quantité unitaire pour le poste. 
    • UdM. Entrez une unité de mesure (UdM) pour le poste. 
    • Coût unitaire. Saisissez le coût unitaire du poste. 
    • Montant. Entrez le montant total du poste. 
    • Facturé à ce jour. Saisissez le montant facturé à ce jour pour le poste, le cas échéant. 
    • Montant restant . Entrez le montant restant pour le poste, le cas échéant. 
  2. Enregistrez votre entrée de données dans le modèle terminé.

Importer le modèle de CSV terminé dans Procore

  1. Revenez à la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV . 
  2. Cliquez sur le bouton Téléverser un fichier . 
    import-sov-from-csv-window.png
  3. Accédez au modèle terminé sur votre ordinateur et téléversez-le. 
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Si la ventilation des coûts de l'engagement comporte zéro (0) poste, cliquez simplement sur le bouton Importer . 
      OU
    • Si la ventilation des coûts de l'engagement comporte des postes budgétaires existants, choisissez l'une (1) de ces options :
      • Ajouter des postes supplémentaires . Cette option ajoute les postes du modèle aux postes existants dans la ventilation des coûts. Cliquez ensuite sur le bouton Importer .
        OU
      • Remplacer les postes budgétaires existants . Cette option supprime tous les postes existants de la ventilation des coûts et les remplace par les postes du modèle.  Cliquez ensuite sur le bouton Importer . Remarque : Si le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans l'outil Engagements du projet, cette option est grisée et ne peut pas être utilisée une fois qu'une facture est créée et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?
 Conseils
  • Comment savoir si l'importation a réussi? Une bannière de réussite VERTE apparaît lorsque le processus d'importation est réussi. 
  • Comment obtenir des détails sur une erreur de fichier?Une bannière d'erreur ROUGE apparaît lorsqu'il y a une erreur de fichier. Cliquez sur le bouton Afficher les erreurs illustré ci-dessous pour afficher des informations plus spécifiques sur l'erreur à corriger. 
    show-errors-button.png