Importer une VDC de contrat principal à partir d'un fichier CSV

Objectif

Pour mettre à jour la ventilation des coûts (VDC) d'un contrat principal en téléversant un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) dans l'outil Contrats principaux.

Contexte

Choses à considérer

• Permissions utilisateur requises :
  • Permission de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux.
• Restrictions :
  • Le processus d'importation ne prend en charge que le format de fichier CSV.
  • Codes budgétaires :
    • Le modèle et le processus d’importation ne prennent PAS en charge les codes budgétaires (voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire?). Vous devez plutôt saisir la combinaison appropriée de code de coût, type de coût, et sous-projet pour vos postes directement dans le modèle d’importation. 
• Information supplémentaire :
  • Vous pouvez ajouter plusieurs items avec le même code de coût, même dans la même catégorie. Dans l'exemple ci-dessous, deux postes distincts sont créés.
    • 02-300 - Travaux de terrassement, M, 30 000 $
    • 02-300 - Terrassement, M, 10 500 $

Conditions préalables

• Le contrat principal doit avoir le statut Ébauche. Voir Créer des contrats principaux.

Étapes

1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
2. Localisez le contrat principal à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
3. Cliquez sur Ventilation des coûts.
4. Facultatif : Sous Ventilation des coûts à partir de CSV, téléchargez l'une des options de modèle :
   
   
   • Modèle vierge
     Pour télécharger un modèle vierge, cliquez sur le lien Modèle vierge.
     OU
   • Un affichant des postes existants
     Pour télécharger un modèle qui inclut des postes de VDC existants, cliquez sur le lien Un affichage des postes existants.
     Cela télécharge un modèle nommé « csv_import.csv » à l'emplacement de votre ordinateur spécifié dans les paramètres de votre navigateur Web. 

      Remarques

     • L'utilisation de votre propre modèle ou la modification d'un fichier pour qu'il corresponde à un modèle peut entraîner un format incompatible qui peut entraîner un échec de l'importation et/ou des erreurs d'importation.
     • Après avoir terminé votre entrée de données de VDC dans un modèle, poursuivez le processus d'importation.
     • Lorsque l'utilisation d'un modèle Procore est  marquée (Facultatif), nous vous recommandons de  toujours télécharger l'un de ces modèles pour terminer votre entrée de données de VDC. 
     • Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétée pour un poste, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
5. Mettez à jour le modèle avec vos  postes de VDC. 

    Remarques

   • Vous ne devez PAS ajouter, réorganiser, supprimer ou renommer aucune des colonnes ou des en-têtes de colonne du modèle. 
   • Pour terminer l'importation, vos données doivent être saisies en utilisant la structure exacte spécifiée dans le modèle.
   • Les entrées de code de coût et de type de coût doivent correspondre exactement aux codes et types définis sous Codes de coût dans l'outil d'administration du projet. Voir Ajouter et modifier des codes de coût de projet.
   
   
    
6. Complétez les entrées de données comme suit :
   1. Nom du code de coût
      Le nom détaillé du numéro de code de coût en format suivant :
      « Division-Code - Titre » (par exemple 01-100 - Résumé)
      Remarque : Si vous ne souhaitez pas utiliser de code de coût, vous devez saisir « Aucun » dans les champs Nom du code de coût et Numéro de code de coût. 
   2. Numéro de code de coût
      Le numéro de code de coût au format suivant :
      « Division-Code » (par exemple, 01-100)
      Remarque : Si vous ne souhaitez pas utiliser de code de coût, vous devez saisir « Aucun » dans les champs Nom du code de coût et Numéro de code de coût. 
   3. Description
      (Facultatif) Une description plus détaillée du poste.
   4. Type de poste
      (Facultatif) Le type de coût associé à votre code de coût (par exemple, main-d'œuvre, matériaux, etc.). Voir Liste des types de coût par défaut.

       Remarques

      • Vous pouvez modifier les types de coûts par défaut et ajouter leurs propres définitions à la liste.
      • Il est important que vos entrées de données correspondent à la liste des types de coûts de votre compagnie. Par exemple, si le type de catégorie est Matériaux, utilisez M et non m, matériaux ou Matériaux. Vous trouverez ci-dessous les types de coûts par défaut de Procore.
        • Si vous laissez une cellule vide dans la colonne Type (comme illustré ci-dessus), Procore attribue le type Autre par défaut.
        • Si vous saisissez une entrée non valide dans une cellule de la colonne Type, Procore répertorie également le type comme Autre par défaut.
      • Le processus d'importation est sensible à la casse.
   5. Montant
      Saisissez une valeur numérique ou le montant du contrat.

       Remarques

      • L'utilisation de virgules et/ou du symbole du dollar ($) n'est pas obligatoire. Par exemple, « 15 000 » est la syntaxe correcte.
      • S'il n'y a pas de montant en dollars à saisir, assurez-vous de saisir 0,00.
      • L'importation n'acceptera pas de cellule vide. 
      • Les lignes vierges comptent toujours comme des lignes dans le processus d'importation, assurez-vous donc de les supprimer de la fin du fichier VDC avant l'importation.
7. Spécifiez le type d'action d'importation/téléversement à effectuer.
   • Supprimer les postes existants et ajouter CSV en tant que nouveaux items
   • Conserver les postes existants et ajouter CSV en tant que nouveaux items
8. Sélectionnez le fichier CSV modifié.
9. Cliquez sur Importer.
10. Attendez quelques secondes, puis cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts et vérifiez que la VDC a été importée comme prévu.
11. Si vous devez apporter d'autres modifications à la VDC, cliquez sur Modifier.
    • Ajouter manuellement des postes supplémentaires
    • Supprimer un poste
    • Modifier le numéro de code de coût sélectionné
    • Modifier la description, le type et le montant du contrat d'un poste
12. Cliquez sur Sauvegarder.
    OU
    Cliquez sur Sauvegarder et envoyer un courriel à si vous souhaitez enregistrer vos modifications, ainsi que transmettre une copie du contrat principal en utilisant la fonction courriel intégrée de Procore. Vous pourrez également spécifier les destinataires et inclure un bref message sur le contrat principal.

Voir également

• Ajouter un poste budgétaire partiel