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Procore

Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat principal

Objectif

Décrire les différentes manières dont vous pouvez mettre à jour les postes dans la ventilation des coûts (VDC) d’un contrat.

Contexte

Après avoir créé un contrat, vous pouvez choisir parmi trois (3) méthodes pour mettre à jour les postes dans les VDC de votre contrat :

  • Ajouter des postes à la VDC
    Si le VDC de votre contrat n’a que quelques postes ou si vous souhaitez ajouter manuellement de nouveaux postes à l’VDC, utilisez le bouton « Ajouter une ligne » pour saisir manuellement chaque poste VDC.
  • Créer la VDC à partir du budget du projet
    Si vous souhaitez structurer les VDC de votre contrat pour qu’ils correspondent à vos postes budgétaires, Procore vous donne la possibilité d’importer vos VDC postes directement à partir de l’outil Budget de Procore. Cette méthode crée automatiquement le VDC du contrat pour vous en utilisant les postes budgétaires de votre projet comme source de données.
  • Importer le VDC à partir d’un fichier de CSV
    Si vous préférez créer le VDC de votre contrat à l’aide d’un programme de feuille de calcul, tel que Microsoft Excel, vous pouvez télécharger un modèle vide qui correspond à la structure du tableau de votre contrat, ajouter vos VDC postes à la feuille de calcul, enregistrer le fichier au format de fichier (CSV) des virgules, puis importer vos postes. Vous pouvez également utiliser le processus d’importation pour remplacer tous les postes existants du VDC de votre contrat ou vous pouvez conserver tous les postes existants et en ajouter d’autres.

Éléments à considérer

Conditions préalables

Étapes

Il existe plusieurs façons d’ajouter et de mettre à jour des postes sur l’VDC d’un contrat :

Ajouter des postes à la VDC

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
  2. Localisez le contrat à mettre à jour et cliquez sur son lien Numéro .
  3. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne.
  5. Complétez l'entrée des données comme suit :
    1. Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    2. Description
      Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
    3. Qté
      Entrez le nombre d'unités.
    4. UdM
      Sélectionnez une unité de mesure (UdM) dans la liste déroulante. Pour en savoir plus sur les sélections par défaut dans cette liste, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure.
    5. Coût unitaire
      Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) points décimaux (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre d’entrer la valeur spécifique requise pour calculer un prix précis.
      Exemple
      Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
    6. Montant
      Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire
  6. Répétez les étapes ci-dessus pour tous les postes.
     Conseil
    Souhaitez-vous organiser les postes de votre ventilation des coûts dans des groupes? Cliquez sur le menu Ajouter un groupe et sélectionnez les options de regroupement souhaitées. Les options incluent le sous-projet, les sources de financement, la phase, le code de coût, le type de coût, l’année financière et le lieu de dépenses.
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Enregistrer
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer et envoyer par courriel.  

Créer la VDC à partir du budget du projet

Remarque

Si vous créez le contrat VDC du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que le VDC de votre contrat est vide. Vous ne pouvez utiliser ces étapes ci-dessous que lorsque le VDC a zéro (0) poste. Vous devez également :

  1. Accédez à l’outilContrats principaux du projet.
  2. Localisez le contrat à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
  3. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  4. Sous le tableau « Ventilation des coûts », cliquez sur Importer. Choisissez ensuite VDC dans le menu déroulant.

    import-sov-from-budget.png
     
  5. Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts à partir du budget? », cliquez sur Importer.
    • Si le VDC est vide, le message suivant s’affiche.

      import-sov-blank.png
    • Si le VDC a des postes budgétaires existants, tous les postes budgétaires existants seront remplacés par les postes budgétaires du budget.
      import-sov-from-budget-window.png

      Procore remplace tous les postes existants sur la ventilation des coûts avec les postes actuels dans le budget du projet. Cela peut prendre plusieurs minutes. Une fois l’importation terminée, une bannière VERTE apparaît pour indiquer que le action a réussi et que les postes apparaissent dans le tableau « Ventilation des coûts ».

Importer le VDC à partir d’un fichier de CSV

Téléchargez le modèle CSV de ventilation des coûts

En fonction de l’expérience actuelle de l’outil Contrats principaux dans votre environnement, choisissez les étapes appropriées ci-dessous :

NOUVEAU HÉRITAGE 

VDC fenêtre d’importation sur l’expérience de contrats principaux héritées

NOUVEAU BÊTA 

VDC fenêtre d’importation sur l’expérience de contrats principaux bêta

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
  2. Sous l’onglet Contrats , cliquez sur le lien Numéro pour que le contrat principal s’ouvre.
  3. Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts .
  4. Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Importer et choisissez VDC à partir de CSV.
  5. Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts à partir de CSV », cliquez sur Télécharger CSV modèle. Si le ventilation des coûts a des postes existants, vous devez choisir l’une (1) de ces options :
    import-sov-from-csv.png
    • Modèle vierge. Télécharge un fichier vierge nommé contrat principal VDC Template.csv sur votre ordinateur.
    • Modèle avec des postes existants.  Télécharge un fichier nommé VDC modèle.csv de contrat principal qui contient les postes de VDC existants sur votre ordinateur.
  6. Une fois que Procore a téléchargé le modèle sélectionné vers l’emplacement de téléchargement de votre navigateur, cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre « Importer la ventilation des coûts à partir de CSV ».
  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
  2. Sous l’onglet Général, cliquez sur le lien Ventilation des coûts (ou faites défiler jusqu’à la section Ventilation des coûts).
  3. Sous le tableau « Ventilation des coûts », cliquez sur Importer et choisissez VDC à partir de CSV.
  4. Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts à partir de CSV », cliquez sur Télécharger CSV modèle. Si le ventilation des coûts a des postes existants, vous devez choisir l’une (1) de ces options :
    import-sov-from-csv.png
    • Modèle vierge. Télécharge un fichier vierge nommé contrat principal VDC Template.csv sur votre ordinateur.
    • Modèle avec des postes existants.  Télécharge un fichier nommé VDC modèle.csv de contrat principal qui contient les postes de VDC existants sur votre ordinateur.
  5. Une fois que Procore a téléchargé le modèle sélectionné vers l’emplacement de téléchargement de votre navigateur, cliquez sur Annuler pour fermer la fenêtre « Importer la ventilation des coûts à partir de CSV ».

Après avoir terminé les étapes ci-dessus, continuez avec Ajouter des postes VDC au modèle de CSV.

Ajouter les postes VDC au modèle de CSV

  1. Mettez à jour le modèle que vous avez téléchargé avec vos postes VDC.
    Remarques
    • N’ajoutez PAS, réorganisez, supprimez ou renommez l’une des colonnes ou des en-têtes de colonne du modèle.
    • Pour terminer l’importation, vos données doivent être saisies à l’aide de la structure exacte spécifiée dans le modèle.
    • Les entrées de code de coût et de type de coût doivent correspondre exactement aux items de segment de code de coût et de type de coût dans la structure de répartition du travail de votre projet. Voir Créer la structure de répartition du travail de votre projet.
  2. Complétez l’entrée de données comme suit :
    import-csv-template.png
    1. Nom du code de coût
      Le nom détaillé du numéro de code de coût est au format suivant :
      « Division-Code - Titre » (par exemple, 01-100 - Résumé)
      Remarque : si vous ne souhaitez pas utiliser de code de coût, vous devez saisir « Aucun » dans les champs Nom du code de coût et Numéro de code de coût.
    2. Numéro de code de coût
      Le numéro de code de coût est au format suivant :
      « Division-Code » (par exemple, 01-100)
      Remarque : si vous ne souhaitez pas utiliser de code de coût, vous devez saisir « Aucun » dans les champs Nom du code de coût et Numéro de code de coût.
    3. Description
      Facultatif : Une description plus détaillée du poste.
    4. Facultatif : Type de poste
      Le type de coût associé à votre code de coût (par exemple, Main-d’œuvre, Matériaux, etc.).
      Remarques
      • Votre saisie de données doit correspondre exactement à la liste des types de coûts de votre compagnie. Par exemple, si le type de catégorie est Matériaux, utilisez M et non m, matériaux ou Matériaux. Voir Quels sont les types de coûts par défaut de Procore? et Ajouter des types de coûts de compagnie.
        • Si vous laissez une cellule vide dans la colonne Type (comme illustré ci-dessus), Procore attribue le type autre par défaut.
        • Si vous saisissez une entrée non valide dans une cellule de la colonne Type, Procore répertorie également le type comme Autre par défaut.
      • Le processus d'importation est sensible à la casse. 
    5. Montant
      Saisissez une valeur numérique ou le montant du contrat.
      Remarques
      • L'utilisation de virgules et/ou du symbole du dollar ($) n'est pas obligatoire. Par exemple, « 15 000 » est la syntaxe correcte.
      • S'il n'y a pas de montant à saisir, assurez-vous de saisir 0,00.
      • L'importation n'acceptera pas de cellule vide. 
      • Les lignes vierges comptent toujours comme des lignes dans le processus d'importation, assurez-vous donc de les supprimer de la fin du fichier VDC avant l'importation.
  3. Enregistrez votre modèle de CSV.

Après avoir terminé les étapes ci-dessus, continuez avec Importer le modèle de CSV terminé dans Procore.

Importer le modèle de CSV terminé dans Procore

En fonction de l’expérience actuelle de l’outil Contrats principaux dans votre environnement, choisissez les étapes appropriées ci-dessous :

NOUVEAU HÉRITAGE 

VDC fenêtre d’importation sur l’expérience de contrats principaux héritées

NOUVEAU BÊTA 

VDC fenêtre d’importation sur  l’expérience Des contrats principaux de laBeta

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
  2. Sous l’onglet Contrats, cliquez sur le lien Numéro pour que le contrat principal s’ouvre.
  3. Cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts.
  4. Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Importer et choisissez VDC à partir de CSV.
  5. Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts à partir de CSV », cliquez sur le bouton Téléverser un fichier . Téléversez ensuite le modèle terminé depuis votre ordinateur.
  6. Choisissez l’un de ces boutons d’option :
    csv-file-added-to-importer.png
    • Ajouter des postes supplémentaires. Sélectionnez cette option pour ajouter les lignes de votre modèle terminé en tant que nouveaux postes de la ventilation des coûts.
    • Remplacer les postes budgétaires existants. Sélectionnez cette option pour supprimer les postes existants de l’ventilation des coûts et le remplacer par les lignes de votre modèle terminé.
  7. Cliquez sur Importer.
    Remarques
  8. Attendez quelques secondes, puis cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts pour actualiser son contenu.
  9. Vérifiez le ventilation des coûts et vérifiez que toutes les lignes de votre modèle apparaissent comme prévu. Note: Pour mettre à jour les postes importés, modifiez simplement les postes en ligne.
  10. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur Enregistrer. Cela enregistre vos mises à jour.
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer et envoyer un courriel. Cela enregistre vos mises à jour et envoie une copie du contrat aux destinataires du courriel désignés.
  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
  2. Sous l’onglet Général, cliquez sur le lien Ventilation des coûts (ou faites défiler jusqu’à la section Ventilation des coûts).
  3. Sous le tableau « Ventilation des coûts », cliquez sur Importer et choisissez VDC à partir de CSV.
  4. Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts à partir de CSV », cliquez sur le bouton Téléverser un fichier . Téléversez ensuite le modèle terminé depuis votre ordinateur.
  5. Choisissez l’un de ces boutons d’option :
    csv-file-added-to-importer.png
    • Ajouter des postes supplémentaires. Sélectionnez cette option pour ajouter les lignes de votre modèle terminé en tant que nouveaux postes de la ventilation des coûts.
    • Remplacer les postes budgétaires existants. Sélectionnez cette option pour supprimer les postes existants de l’ventilation des coûts et le remplacer par les lignes de votre modèle terminé.
  6. Cliquez sur Importer.
    Remarques
  7. Attendez quelques secondes, puis cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts pour actualiser son contenu.
  8. Vérifiez le ventilation des coûts et vérifiez que toutes les lignes de votre modèle apparaissent comme prévu. Note: Pour mettre à jour les postes importés, modifiez simplement les postes en ligne.
  9. Choisissez parmi ces options :
    • Cliquez sur Enregistrer. Cela enregistre vos mises à jour.
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer et envoyer un courriel. Cela enregistre vos mises à jour et envoie une copie du contrat aux destinataires du courriel désignés.

 

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