Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat principal
Objectif
Décrire les différentes manières dont vous pouvez mettre à jour les postes dans la ventilation des coûts (VDC) d’un contrat.
Contexte
Après avoir créé un contrat, vous pouvez choisir parmi trois (3) méthodes pour mettre à jour les postes dans les VDC de votre contrat :
- Ajouter des postes à la VDC
Si le VDC de votre contrat n’a que quelques postes ou si vous souhaitez ajouter manuellement de nouveaux postes à l’VDC, utilisez le bouton « Ajouter une ligne » pour saisir manuellement chaque poste VDC. - Créer la VDC à partir du budget du projet
Si vous souhaitez structurer les VDC de votre contrat pour qu’ils correspondent à vos postes budgétaires, Procore vous donne la possibilité d’importer vos VDC postes directement à partir de l’outil Budget de Procore. Cette méthode crée automatiquement le VDC du contrat pour vous en utilisant les postes budgétaires de votre projet comme source de données. - Importer le VDC à partir d’un fichier de CSV
Si vous préférez créer le VDC de votre contrat à l’aide d’un programme de feuille de calcul, tel que Microsoft Excel, vous pouvez télécharger un modèle vide qui correspond à la structure du tableau de votre contrat, ajouter vos VDC postes à la feuille de calcul, enregistrer le fichier au format de fichier (CSV) des virgules, puis importer vos postes. Vous pouvez également utiliser le processus d’importation pour remplacer tous les postes existants du VDC de votre contrat ou vous pouvez conserver tous les postes existants et en ajouter d’autres.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
Remarque
Pour limiter les utilisateurs de Procore à l’affichage de vos données contractuelles, configurez la fonction de permissions granulaires lors de l’application des modèles de permissions. Voir Gérer les modèles de permissions de projet et Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions.
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
- Information supplémentaire :
- Pour effectuer les étapes ci-dessous, le contrat devra avoir le statut « Ébauche ». Cependant, si le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier les contrats principaux peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus, qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable »?
Remarque
Si vous avez des postes budgétaires entrants de l'outil Budget du projet (voir /">Créez la VDC à partir du budget du projet ci-dessous) et les montants de ces postes sont inférieurs aux montants facturés sur ces postes dans une facture EG/Client, une facture de financement ou un propriétaire facture, un message d'erreur vous avertit que les postes budgétaires ne peuvent pas être importés à partir du budget du projet.
- Pour effectuer les étapes ci-dessous, le contrat devra avoir le statut « Ébauche ». Cependant, si le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier les contrats principaux peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus, qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable »?
- Restrictions :
- Si vous avez créé plusieurs contrats principaux, sachez que vous pouvez importer des postes budgétaires dans la ventilation des coûts (VDC) d'un contrat principal. Cependant, vous ne pouvez PAS choisir les postes budgétaires que vous souhaitez importer. Pour en savoir plus, consultez Existe-t-il des limitations système lors de la création de plusieurs contrats principaux?
Conditions préalables
- Créez un contrat avec le statut « Ébauche ». Voir Créer des contrats principaux.
- Définissez la méthode comptable sur le contrat. Voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement? et Modifier les paramètres avancés d’un contrat principal.
- Si vous créerez un contrat VDC du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que le VDC de votre contrat est vide. Vous ne pouvez utiliser ces étapes ci-dessous que lorsque le VDC d’un contrat comporte zéro (0) poste. Vous devez également :
- Créez le budget de votre projet. Voir Configurer un budget.
- Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.
Étapes
Il existe plusieurs façons d’ajouter et de mettre à jour des postes sur l’VDC d’un contrat :
- Ajouter des postes à la VDC
- Créer la VDC à partir du budget du projet
- Importer le VDC à partir d’un fichier de CSV
Ajouter des postes à la VDC
Créer la VDC à partir du budget du projet
Remarque
Si vous créez le contrat VDC du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que le VDC de votre contrat est vide. Vous ne pouvez utiliser ces étapes ci-dessous que lorsque le VDC a zéro (0) poste. Vous devez également :
- Créez le budget de votre projet. Voir Configurer un budget.
- Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.