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Procore

Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal

Contexte

Lorsqu’une modification de l’étendue des travaux ou du montant du contrat principal d’origine se produit pendant un projet de construction, le processus de gestion des changements commence. Vous pouvez créer un ODCP si l’administrateur Procore de votre compagnie configure l’outil Contrats principaux avec les deux (2) ou trois (3) niveaux ordre de changement paramètre de configuration. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
  • Information supplémentaire :
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer  
    • Integration by Procore : Viewpoint® Spectrum® :
      • Pour synchroniser les données :
        • Le champ Date sur un ODCCP est obligatoire.
        • Le code d'item de facturation sur un ODCCP doit comporter au maximum 10 caractères.
    • Integration by Ryvit : Viewpoint® Vista™
      • Les exportations d’ODCCP sont supportées.
    • QuickBooks® :
      • Les exportations d'ODCCP ne sont PAS supportées.
    • Sage 100 Contractor® : 
      • Les exportations d’ODCCP NE sont PAS supportées.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre d'ODCCP doit comporter 30 caractères ou moins. 
      • Numéro (#). Le numéro d'ODCCP ne doit pas dépasser cinq (5) caractères.
      • Statut. Le contrat principal doit afficher le statut Approuvé .
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste de l’ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes de l’ordre de changement. Remarque : La liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pourfonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d’exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l’implémentation d’intégration.
    • Limites :
      • Pour créer un ordre de changement pour un contrat principal, le contrat principal doit avoir le statut « Approuvé ».

Conditions préalables

Étapes

Créer un ordre de changement potentiel

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
  2. Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  3. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
  4. Cliquez sur Créer un ODC potentiel.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Remplissez les champs suivants :
    • Nombre
      Procore attribue automatiquement un numéro séquentiel au nouvel ODCP. Vous pouvez modifier ce numéro si vous le souhaitez.
    • Date de création
      Affiche la date et l’heure de la création. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Révision
      Affiche le numéro de révision. La première version est zéro (0), les révisions subséquentes sont attribuées dans un ordre séquentiel. Un ODCP peut avoir plusieurs révisions, en fonction de ses commentaires de réviseur/approbateur.
    • Créé par
      Affiche l’utilisateur Procore qui a créé l’ODCP.  Cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Compagnie contractante
      Affiche le nom de la compagnie responsable de l’exécution des travaux sur le contrat.
    • Contrat
      Si vous avez reçu des permissions d’accès à l’outil Contrats principaux, cliquez sur ce lien pour ouvrir le contrat.
    • Titre
      Entrez un titre pour l’ODCP dans cette case.
    • Ordre de changement au contrat principal
      Sélectionnez un ordre de changement au contrat principal (ODCCP) dans la liste pour le lier à l’ODCP.
    • Statut
      Sélectionnez l’état actuel de l’ODCP. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?
    • Raison pour le changement
      Sélectionnez la raison de l’ODCP, soit la demande du client, le développement de la conception, l’indemnité, la condition existante, les frais de retour ou toute option supplémentaire créée pour votre environnement spécifique par l’administrateur Procore de votre compagnie. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Demandes d'ordre de changement
      Remarque
      Le paramètre demande d'ordre de changement (DODC) n’est requis que lorsque l’outil Contrats principaux utilise le paramètre de configuration de ordre de changement à 3 niveaux. Voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?
      • Aucun. Un ODCP peut être lié à une DODC ultérieurement.
      • Ajouter à l’existant. Lier l’ODCP à une DODC existante.
      • Créer nouveau. Créez une nouvelle DODC. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle ODCCP en même temps.
    • Privé
      Cochez ce case à cocher si vous souhaitez que le ordre de changement potentiel soit visible par les utilisateurs disposant des permissions « Admin » dans l’outil Contrats principaux.
    • Méthode comptable
      Ce champ hérite du méthode comptable spécifié dans le contrat principal. Voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement?
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de la raison de l’ODCP.
    • Demande reçue de
      Sélectionnez l’utilisateur Procore pour lequel vous soumettez l’ODCP.
    • Impact sur l’échéancier
      Si vous le connaissez, fournissez une estimation du nombre supplémentaire de jours requis pour terminer le travail en ctoséver l’ODCP est approuvé.
    • Emplacement
      Utilisez cette liste déroulante pour sélectionner un lieu lié à l’ODCP. Vous pouvez sélectionner un lieu existant ou Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item. 
    • Référence
      Ajoutez tout autre outil important, matériaux, plans ou documents à utiliser comme référence pour l’ODCP.
    • Changement de chantier
      Cochez cette case si l’ODCP nécessite un changement de chantier.
    • Payé en entier.
      Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Pièces jointes
      Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
  6. Cliquez sur Créer.

Ajouter une ventilation des coûts à un ordre de changement potentiel

Lorsqu’il y a des coûts associés à un ODCP, vous devez ajouter des postes à l’VDC.

  1. Dans l’ODCP, cliquez sur l’onglet Ventilation des coûts
    Remarques
  2. Sélectionnez le bon code de coût dans la liste déroulante.
  3. Saisissez une description pour le poste.
  4. Sélectionnez le type de coût approprié. Si vous utilisez l’outil Budget, le type sera pré-rempli pour le premier type associé à ce code de coût dans le budget. Vous ne devriez sélectionner un type de poste « non budgété » que si vous souhaitez ajouter une nouvelle ligne sur le budget.
  5. Cliquez sur le bouton + . Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n’est pas budgétée, une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer que vous souhaitez ajouter ce poste au budget. Si OK est sélectionné, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel.
    Remarques
    • La liste déroulante « Poste associé » apparaît uniquement si le compte Procore de votre compagnie est intégré à Sage 300 CRE® et que l’outil Contrats principaux est actif sur le projet.
    • Lors de l’ajout de postes à l’VDC du ordre de changement, vous devez sélectionner un poste associé pour chaque nouveau poste. Vous pouvez désigner un (1) poste associé ou utiliser le même poste associé pour plusieurs postes.
  6. Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter de nouveaux postes.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
     Conseil

    Si l’ODCP affecte également un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, continuez comme suit :

    Pour savoir comment associer une marge financière aux postes, voir Ajouter une marge aux ordres de changement au contrat principal.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de contrat principal de Procore et comment cela peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page icon-external-link.pngde produits produits de gestion des contrats de construction.