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Procore

Créer des contrats principaux

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Objectif

Créer un (1) ou plusieurs contrats principaux pour un projet Procore.

Contexte

Un contrat principal est un accord juridique entre les parties contractantes. Dans un contrat unique à deux parties, la partie qui finance le projet de construction est appelée le client, le propriétaire ou le mandant. La partie payée pour assurer l'achèvement des travaux est appelée l'entrepreneur général, principal ou principal. Dans Procore, vous pouvez soit créer un seul contrat pour un seul projet de construction ou, s'il s'agit d'un contrat plus important ou si vous avez plusieurs sources de financement ou clients, vous pouvez choisir de diviser la portée des travaux d'un seul projet en plusieurs contrats. 

Si votre compagnie a acheté Procore pour gérer vos projets de construction, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats pour chaque nouveau projet de construction.

Exemples

Quand créer un contrat principal unique

La plupart des clients qui gèrent leurs projets de construction dans Procore créent un seul contrat pour un seul projet. Par exemple, si vous êtes un entrepreneur général, la création d'un seul contrat est le moyen le plus simple de gérer un projet de construction lorsqu'il a un seul propriétaire de projet et une seule source de financement. Si vous êtes un propriétaire/développeur ou un entrepreneur général interne avec une exigence d'approbation en amont, vous pouvez choisir de créer un contrat principal unique pour gérer le contrat en amont et les factures. 

Quand créer plusieurs contrats principaux

Si un projet a plusieurs propriétaires, clients, sources de financement et/ou méthodes de livraison de projet, vous pouvez également choisir de créer plusieurs contrats pour un seul projet. Si vous choisissez de créer plusieurs contrats dans un seul projet Procore, il existe certaines limites. Pour plus de détails, voir Y a-t-il des limites au système lorsque les projets ont plusieurs contrats principaux? Les raisons pour créer des contrats multiples incluent : 

  • Plusieurs clients et sources de financement. Un projet peut avoir plusieurs sources de financement ou plusieurs clients. Par exemple, un entrepreneur spécialisé peut choisir de créer un contrat principal distinct pour chaque client. Ou votre compagnie de construction pourrait avoir été contractée pour effectuer des travaux sur un projet avec plusieurs flux de financement, tels qu’un donneur privé, une subvention publique, une autorité publique, des obligations, des subventions, des prêts ou une combinaison de tous ces exemples. Voir Configurer les paramètres avancés : Contrats principaux.
  • Plusieurs étapes. Un projet peut être divisé en étapes. Par exemple, vous pouvez exiger des contrats distincts pour la pré-construction, la construction en cours et la suivi/entretien.
  • Plusieurs phases. Un projet peut être divisé en phases. Par exemple, vous pouvez exiger des contrats distincts pour les fondations, la plomberie, les CVAC, et ainsi de suite.
  • Contrats de prix maximum garantis (GMP). Un projet peut être en cours rapide ou un projet de GMP échelonné. Par exemple, vous pouvez exiger plusieurs contrats pour chaque ensemble de travaux établi.
  • Modes de livraison de gestionnaire de construction en tant que conseiller (GCa). Un entrepreneur général opérant en tant que GCa peut avoir besoin de gérer plusieurs contrats entre un propriétaire et divers entrepreneurs.

Après avoir créé un contrat, vous pouvez ensuite mettre à jour sa ventilation des coûts (VDC). Pour plus de détails, voir Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat principal.

 Conseil

La ventilation des coûts du contrat est-elle similaire aux postes budgétaires du budget du projet? Si tel est le cas, Procore recommande de créer le budget du projet avant le contrat. Pour éliminer la saisie de données répétitive, vous pouvez utiliser la fonction d’importation de l’outil Contrats principaux pour créer la ventilation des coûts du contrat principal à partir du budget du projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats principaux du projet avec la permission granulaire « Créer des contrats principaux » activée sur votre modèle de permissions.
  • Restrictions :
  • Avant de créer plusieurs contrats sur un projet, voir Existe-t-il des limitations système lors de la création de plusieurs contrats principaux?
  • Étant donné que les données des contrats sont sensibles, Procore n’envoie PAS de courriel automatisé notifications aux utilisateurs ou aux listes de distribution. Si vous devez envoyer un contrat à un autre utilisateur par courriel, voir Envoyer un contrat principal par courriel.
  • Information supplémentaire :
    • La plupart des entrepreneurs généraux utilisent l'outil Budget du projet pour gérer les coûts et les contrats avec les sous-traitants. L'accès à l'outil Budget est généralement limité pour empêcher le client ou le propriétaire qui finance le projet de voir le budget. 
    • Vous pouvez ajouter plusieurs postes avec le même code de coût et les mêmes attributions de type de coût. Pour faire la distinction entre les postes, saisissez un résumé descriptif dans le champ Description.
    • Si vous ne souhaitez pas saisir de code de coût pour un poste, vous pouvez saisir « Aucun ».

Conditions préalables

Étapes

Avec les permissions d’utilisateur requises, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats sur un projet Procore.

 Important
Avant de créer plusieurs contrats, lecture Existe-t-il des limitations du système lorsque les projets ont plusieurs contrats principaux?
  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
  2. Cliquez sur Créer.
    create-prime-contract.png
  3. Dans l'onglet Général, sous Informations générales, procédez comme suit :
    Remarques
    • Il n’y a pas de champs obligatoires lors de la création d’un nouveau contrat.
    • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l’entrée de données, Procore enregistre le contrat, vous répertorie comme son créateur et le place au statut Ébauche .
    • Signer avec DocuSign©
      Si l’intégration Procore + DocuSign© est activée, une coche apparaît par défaut. Décochez la case si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign©.
    • Numéro de contrat
      Acceptez le numéro de contrat par défaut, saisissez un nouveau numéro pour ce contrat ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour ce contrat et les futurs contrats.
      Remarques
      • Si vous prévoyez de créer plusieurs contrats, Procore attribue de nouveaux numéros de contrat dans l’ordre séquentiel. Par exemple ; 1, 2, 3, et ainsi de suite.
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, entrez n’importe quel ensemble de caractères alphanumériques. Procore attribue des numéros dans un ordre séquentiel à l’aide de votre schéma. Par exemple, entrez PC-1, PC-01 ou PC-001.
    • Titre
      Saisissez un nom descriptif pour le contrat.
    • Propriétaire/Client
      Sélectionnez le propriétaire du projet ou le client dans la liste déroulante.
    • Architecte/Ingénieur
      Sélectionnez l'architecte responsable du projet dans la liste déroulante.
    • Entrepreneur
      Entrez le nom de la compagnie de l’entrepreneur principal gérant le projet de construction. Si vous configurez le contrat, ce sera généralement le nom de votre compagnie.
    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel du contrat. Les options comprennent l’ébauche, la sortie pour soumission, la signature, l’approbation, l’achèvement ou Terminé.
      Remarque :       Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut d’un contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
    • Exécuté
      Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté.
    • Rendre cela visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
      Cochez cette case pour limiter la visibilité aux utilisateurs disposant de la permission « Admin » et à tous les utilisateurs désignés dans la case « Autoriser ces utilisateurs à voir les items de la VDC ».
    • Autoriser ces utilisateurs à voir VDC items
      Cochez ce case à cocher et sélectionnez un (1) ou plusieurs utilisateurs disposant de permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats principaux dans la liste déroulante.
    • Retenue de garantie par défaut
      Entrez un pourcentage pour représenter le montant de la retenue de garantie pour les postes VDC de votre contrat. Par exemple, entrez : 10 %
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée de votre contrat.
    • Pièces jointes
      Joignez tous les fichiers pertinents à votre contrat. Par exemple, vous souhaiterez peut-être joindre une copie numérique de votre contrat signé.
  4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    • Date créée
      Affiche la date de création du contrat. Vous ne pouvez pas modifier cette date.
    • Date de début
      Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
    • Date d'achèvement approximative
      Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
    • Date d'achèvement substantielle*
      Sélectionnez la date d'achèvement substantielle du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
       Conseil
      Si le champ « Date d'achèvement substantielle » est configuré sur votre projet, Procore met automatiquement à jour la valeur dans la colonne « Date d'achèvement substantielle » pour qu'elle corresponde à la « Date d'achèvement substantielle révisée » de chaque ordre de changement au contrat principal (ODCCP) après chaque ordre de changement « Approuvé ».
    • Date d'achèvement réelle
      Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
    • Date du contrat*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s’agit de la date d’entrée en vigueur du contrat, qui est la date à laquelle le contrat entre en vigueur.
    • Date de réception du contrat signé
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
    • Date d’exécution*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Ceci représente la date à laquelle le contrat a été signé par toutes les parties.
    • Émis à la date*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Cette date représente la date à laquelle le contrat a été émis aux deux parties.
    • Date de retour
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. 
    • Date de la lettre d'intention
      Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
    • Date de la lettre d'approbation*
      Sélectionnez la date de la lettre d'approbation (LA) dans le contrôle du calendrier.
    • Date de résiliation du contrat
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Une date de résiliation de contrat est une date à laquelle toutes les parties ont satisfait aux obligations et conditions du contrat.
  5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Inclusions. Précisez toutes les inclusions convenues dans le contrat.
    • Exclusions. Précisez les exclusions convenues dans le contrat. 
  6. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer par courriel.
    Remarque
    Si vous avez cliqué sur Créer plus tôt dans ce processus, les étiquettes de créer et créer et de créer et envoyer par courriel sont enregistrées et enregistrées par courriel.

Répétez les étapes ci-dessus pour créer des contrats supplémentaires.