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Procore

Créer un ordre de changement au contrat principal

Objectif

Créer un ordre de changement au contrat principal dans l’outil Contrats principaux au niveau du projet.

Contexte

Suivez les étapes ci-dessous lorsque vous devez créer un ordre de changement au contrat principal.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Information supplémentaire :
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer  
    • Integration by Procore : Viewpoint® Spectrum®
      Pour réussir à exporter un ODCCP de Procore vers Viewpoint® Spectrum®, les conditions suivantes doivent être remplies :
    • Integration by Ryvit : Viewpoint® Vista™
      Pour réussir à exporter un ODCCP de Procore vers Viewpoint® Vista™, les conditions suivantes doivent être remplies :
      • Le champ Date sur un ODCCP est obligatoire.
      • L'ODCCP doit avoir le statut « Approuvé ».
      • Pour chaque poste associé que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un poste de contrat principal associé unique ou le même poste de contrat principal associé pour tous les postes d'ordre de changement. Remarque : Le poste associé n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Viewpoint® Vista™ et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste d'implémentation de l'intégration.
    • QuickBooks® :
      • Les exportations d'ODCCP ne sont PAS supportées.
    • Sage 100 Contractor®
      • Les exportations d’ODCCP NE sont PAS supportées.
    • Sage 300 CRE® :
      Pour réussir à exporter un ODCCP de Procore vers Sage 300 CRE®, ce qui suit doit être vrai :
      • Titre. Le titre d'ODCCP doit comporter 30 caractères ou moins. 
      • Numéro (#). Le numéro d'ODCCP ne doit pas dépasser cinq (5) caractères.
      • Statut. Le contrat principal doit afficher le statut Approuvé .
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un poste de contrat principal associé unique ou le même poste de contrat principal associé pour tous les postes d'ordre de changement. Remarque : La liste des postes associés n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de la mise en œuvre de l'intégration.

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l'outil Contrat principal du projet.
  2. Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
  3. Cliquez sur Créer un ODC au contrat principal.
    create-prime-contract-change-order.png
  4. Remplissez les champs suivants :
    • #
      Acceptez le numéro par défaut, entrez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour cette ordre de changement et les futures.

      Remarques
      • Procore attribue automatiquement à l’item un nouveau numéro dans un ordre séquentiel. Par exemple ; 001, 002, 003, et ainsi de suite.
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, entrez n’importe quel ensemble de caractères alphanumériques. Procore attribue automatiquement de nouveaux numéros dans un ordre séquentiel à l’aide de votre schéma personnalisé.
    • Date de création
      Affiche la date et l’heure de création du ordre de changement dans Procore. Vous ne pouvez pas modifier cette date.

    • Révision
      Si vous révisez un ordre de changement ultérieurement, vous pouvez entrer le numéro de révision ici.

    • Créé par
      Procore remplit automatiquement ce champ avec le nom de l’utilisateur qui a créé le ordre de changement.

    • Titre
      Entrez un nom descriptif ici.

    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel de l’ordre de changement. Procore place automatiquement le ordre de changement au statut « Ébauche ». Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?

       
    • Privé
      Cochez cette case à cocher si vous souhaitez que l’item soit privé. Cela signifie qu’il n’est visible que par les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » sur le contrat (ou le financement).

    • Date d’échéance
      Sélectionnez une date d’échéance pour indiquer la date à laquelle le « réviseur désigné » doit approuver ou rejeter l’ordre de changement.

    • Date de facturation
      Sélectionnez la date à laquelle le ordre de changement a été facturé.

    • Réviseur désigné

      Sélectionnez l’utilisateur Procore de votre organisation qui est responsable de l’approbation ou du rejet de la ordre de changement. Pour apparaître en tant que sélection dans cette liste, l’utilisateur Procore désigné compte de l’utilisateur Procore doit être ajouté au répertoire du projet et disposer de permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil de contrat ou de financement. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.

       Conseil

      Êtes-vous le « Réviseur désigné » d’un ordre de changement? Pour savoir comment soumettre une réponse d’approbation ou de rejet, voir Approuver ou rejeter un ordre de changement.

    • Date de paiement
      Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été reçu pour la ordre de changement.

    • Description
      Saisissez une description plus détaillée du ordre de changement.

    • Impact sur l’échéancier
      Si cette ordre de changement devrait avoir un impact sur l’échéancier du projet de construction, entrez le nombre estimé de jours supplémentaires que cela ajouterait à l’échéancier.

    • Date d’achèvement substantielle révisée
      Si le ordre de changement modifie la date d’achèvement substantielle du contrat, sélectionnez cette date dans le contrôle du calendrier.

      Remarque
      Si la date d’achèvement substantielle est activée sur la page « Configurer les paramètres » de l’outil, Procore met à jour le champ « Date d’achèvement substantielle révisée » de la ordre de changement une fois que le ordre de changement est placé dans le statut Approuvé .
    • Exécuté
      Cochez ce case à cocher une fois le ordre de changement entièrement exécuté.

    • Selon les paramètres de niveau ordre de changement de l’outil Contrat principal, l’une (1) de ces cases de liste apparaîtra :
  5. Choisissez une (1) de ces options :
    • Pour créer le ordre de changement, cliquez sur Créer.
      OU
    • Pour créer le ordre de changement et envoyer un courriel notifications, cliquez sur Créer et envoyer un courriel.
      OU
    • Si vous utilisez l’intégration Procore + DocuSign® pour collecter les signatures, cliquez sur Terminer avec DocuSign. Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.

 

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