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Procore

entrepreneur général

Guide de l'utilisateur Gestion financière

Pour les entrepreneurs généraux

Ce guide de l'utilisateur fournit aux entrepreneurs généraux des informations sur la façon d'utiliser les outils Finances du projet de Procore pour rationaliser votre processus commerciaux financiers tout au long du cycle de vie de votre projet.

Dans ce guide, vous apprendrez notamment :

  • Comment configurer les codes de coûts de votre projet. Passez en revue la structure de code de coût par défaut de Procore et apprenez les bases de la configuration des codes de coût de projet. Voir Configuration des codes de coûts.
  • Comment ajouter ou importer un budget de projet précis. Découvrez comment ajouter des postes budgétaires à votre projet, configurer et attribuer des affichages budgétaires à votre projet et comment configurer un affichage de prévisions pour identifier et suivre les coûts critiques du projet. Utilisez les données collectées sur le chantier pour suivre les coûts de main-d'œuvre de votre projet et pour enregistrer les quantités de production dans votre budget. Découvrez comment créer des modifications budgétaires pour réaffecter des fonds d'un poste budgétaire à un autre. Voir Configuration du budget.
  • Comment créer un (ou plusieurs) contrat principal pour votre projet. Configurez votre outil Contrat principal et découvrez les éléments à prendre en compte si votre projet comporte plusieurs sources de financement ou méthodes de livraison. Gérez le processus de facturation du propriétaire et créez un registre des paiements reçus. Voir Outil Contrats principaux.
  • Comment gérer les bons de commande et les contrats de sous-traitance de votre projet. Découvrez les paramètres de configuration de l'outil Engagements et comment créer des bons de commande et des contrats de sous-traitance. Désignez des contacts de facturation sur vos contrats et créez un registre des paiements émis. Voir Outil Engagements.
  • Comment améliorer la surveillance et la gestion des changements du projet. Choisissez entre la gestion des ordres de changement avec ou sans l'outil Événements de changement. Configurez vos paramètres de niveau d'ordre de changement pour vos contrats. Amenez la gestion du changement sur le chantier –– facilitant des approbations plus rapides, une communication plus précise et éliminant le besoin de procéder en prenant des risques. Voir Outils Gestion des changements.
  • Comment administrer le processus de facturation pour les sous-traitants de votre projet. Définissez vos périodes de facturation et choisissez la méthode souhaitée pour votre projet pour créer et soumettre les factures de sous-traitant. Voir Outil Facturation.
  • Comment gérer les coûts directs de votre projet. Découvrez comment gérer les coûts non associés à vos bons de commande et à vos engagements. Voir Outil Coûts directs.

 

Configuration des codes de coûts

La première étape lors de la configuration des outils Finances du projet de Procore dans un projet Procore est de vérifier que vos codes de coûts ont été définis par la personne qui a créé votre nouveau projet.

Contexte

 

Configuration du budget

L'outil Budget de Procore aide votre équipe de projet à gérer efficacement le budget de votre projet. Il est conçu pour aider votre équipe à prendre des décisions financières éclairées, à suivre les dépenses par rapport à votre budget en temps réel, à analyser des instantanés historiques, à saisir des prévisions détaillées et à offrir une visibilité plus approfondie sur le statut financier de votre projet.  

  • Ajoutez les données budgétaires de votre projet. Lors du démarrage d'un projet, la première étape consiste à configurer un budget dans un nouveau projet Procore. Vous pouvez choisir entre deux méthodes : (1) Ajouter un poste budgétaire directement à l'outil Budget ou (2) Télécharger et remplir un modèle de budget et suivre les étapes pour importer un budget
  • Configurer les affichages budgétaires de votre projet. Après avoir ajouté les données budgétaires de votre projet, votre administrateur Procore voudra peut-être explorer nos affichages budgétaires dynamiques et personnalisables. Pour plus de détails, consultez Configurer un nouvel affichage budgétaire. Vous pouvez configurer un ou plusieurs affichages budgétaires, ainsi qu'une grande variété de colonnes de données, telles que Montant du budget d'origine, Modifications du budget, Budget révisé, Modifications du budget en attente, et plus encore. Vous pouvez également gérer et surveiller activement le budget de votre projet à l'aide de la fonction « Prévisions jusqu'à l'achèvement ». Pour plus de détails, voir Utiliser la fonction Prévisions jusqu'à l'achèvement
  • Identifiez et suivez les tendances avec l'affichage des prévisions Procore. Conçu pour les propriétaires (et entrepreneurs) qui souhaitent éviter les dépassements de coûts, votre administrateur Procore peut également demander l'activation de l'affichage des prévisions dans Procore. Cela vous permet de voir les flux de trésorerie de votre projet de construction au fil du temps, en répartissant la valeur de la colonne « Coût du projet jusqu'à l'achèvement » (ou toute colonne que vous définissez) sur une période de temps. Vous pouvez ensuite effectuer une analyse ligne par ligne pour apporter des ajustements éclairés à votre allocation budgétaire. Pour en savoir plus, consultez Configurer un nouvel affichage de prévisions
  • Utilisez les données recueillies sur le chantier pour suivre les coûts de main-d'œuvre et les quantités de production. Pour les clients qui ont acheté les outils Gestion des ressources et Productivité du chantier de Procore, votre budget peut être défini automatiquement sur Ajouter un affichage budgétaire pour le calcul des coûts de main-d'œuvre en temps réel et Configurer l'affichage budgétaire du coût de productivité de la main-d'œuvre de Procore.
  • Réaffecter les fonds d'un poste à un autre à l'aide des modifications budgétaires. Une fois que vous avez verrouillé votre budget d'origine et configuré les autres outils répertoriés dans ce guide, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de modification du budget pour transférer de l'argent entre les codes de coût. Par exemple, si vous réalisez des économies liées à un code de coût parce qu'il est inférieur au budget, mais que vous vous attendez à ce qu'un autre code de coût dépasse le budget, vous pouvez réaffecter le fonds du premier code de coût et l'ajouter au dernier code de coût comme une contingence. Les modifications de budget n'apparaissent que dans l'outil Budget. Vos fournisseurs ne verront donc pas vos ajustements internes. Pour plus de détails, voir Créer une modification de budget.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Budget, consultez Budget.

Outil Contrats principaux

Après avoir configuré l'outil Budget, vous pouvez commencer à créer un ou plusieurs contrats principaux pour votre projet. Avec l'outil Contrats principaux, votre équipe peut remplacer les piles de papier et les coûts d'imprimante coûteux par un emplacement central pour la gestion numérique des contrats. 

  • Configurez votre contrat principal. Si la plupart des clients de Procore créent un seul contrat principal pour un seul projet de construction, les équipes de projet ont la possibilité de créer plusieurs contrats principaux dans l'outil Contrats principaux. Pour plus de détails, voir Créer des contrats principaux. Comme pour le budget, vous pouvez également choisir parmi deux méthodes pour configurer votre contrat principal : (1) Vous pouvez manuellement Mettre à jour la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat principal ou (2) vous pouvez Importer une VDC de contrat principal à partir d'un fichier CSV. Une fois la configuration initiale terminée, approuvez-la simplement. Voir Approuver un contrat principal .
     Conseil
    Votre projet de construction a-t-il plusieurs sources de financement ou modes de livraison? Découvrez pourquoi certains clients Procore décident de créer plusieurs contrats principaux sur leur projet Procore. Ceci est utile lorsque vous avez besoin de diviser la portée des travaux sur un projet en plusieurs phases ou étapes, cependant, cela nécessite quelques considérations. Pour plus d'informations, consultez Existe-t-il des limitations au système lorsque les projets ont plusieurs contrats principaux?
  • Créez et gérez les factures au propriétaire. Une fois que votre contrat principal est défini et que vous avez configuré l'outil Engagements comme décrit ci-dessous, vous pouvez également créer et gérer vos factures au propriétaire. Une facture au propriétaire est un enregistrement détaillé d'une transaction financière entre un propriétaire de projet et une compagnie chargée d'effectuer le travail. En règle générale, il est émis par un entrepreneur général et soumis à un propriétaire de projet pour signaler qu'un paiement est dû pour les travaux terminés. Voir Créer une facture au propriétaire.
  • Créez un registre des paiements reçus. Après avoir reçu votre paiement, vous pouvez également créer un registre pour suivre les paiements que vous avez reçus. Votre budget et vos rapports budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Pour plus de détails, consultez Créer un paiement reçu.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Contrats principaux, consultez Contrats principaux.

Outil Engagements

Une fois que vos contrats sont approuvés et terminés dans l'outil Contrats principaux, vous pouvez commencer à configurer les engagements financiers de votre projet. Dans Procore, vous pouvez créer deux types d '« engagements » : les contrats de sous-traitance et les bons de commande. 

  • Configurez la configuration, les dates, les listes de distribution et les paramètres de votre contrat. L'administrateur Procore de votre compagnie peut travailler avec vous pour définir la configuration de contrat par défaut de votre projet. Il s'agit d'une étape importante avant de commencer à créer des engagements sur un projet. Vous pouvez choisir le nombre de niveaux d'ordre de changement pour vos engagements. Vous pouvez également activer une variété de dates à utiliser sur vos contrats par défaut. Les paramètres incluent également les paramètres de la liste de distribution par défaut, vos méthodes comptables par défaut, la définition d'un pourcentage de retenue (le cas échéant) et la décision d'activer la marge ou les paiements par défaut. Pour plus de détails, voir Configurer les paramètres : Engagements
  • Créez les bons de commande de votre projet. Dans Procore, un Bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus des produits ou services. Dans le cadre du processus de passation des marchés, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur général) et émis à un « vendeur » (par exemple, un sous-traitant) pour couvrir le coût d'un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties. Voir Créer un bon de commande.
  • Créez les contrats de sous-traitance de votre projet. Un contrat de sous-traitance est un accord contractuel entre une compagnie contractante générale et les sous-traitants qui exécutent la portée des travaux. Dans Procore, il existe deux façons de créer un contrat de sous-traitance : (1) Vous pouvez Attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance, ou vous pouvez (2) directement Créer un contrat de sous-traitance dans l'outil Engagements. 
  • Créez des factures de sous-traitant et gérez les contacts de facturation. À l'aide des outils Engagements ou Facturation, vous pouvez également créer une facture au nom d'un contact de facturation ou vous pouvez fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les permissions appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Les utilisateurs avec la permission « Admin » sur l'outil Engagements peuvent également utiliser cette permission pour gérer les factures avec l'outil Facturation
  • Créez un registre des paiements émis. Une fois que vous avez commencé à émettre des paiements pour votre projet, vous pouvez créer un registre pour suivre les paiements que vous avez émis. Votre budget et vos rapports budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Voir Ajouter des paiements émis

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Engagements, voir Engagements.

Outils Gestion des changements

Ensuite, commencez à découvrir les outils de gestion des changements de Procore. Il existe deux options pour configurer ces outils : (1) Activer les outils Ordres de changement et Événements de changement ou (2) Activer uniquement l'outil Ordres de changement. 

Ordres de changement avec événements de changement

Les événements de changement sont créés pour tout élément d'un projet qui semble susceptible de créer un coût supplémentaire. La création d'un événement de changement vous permet de vous préparer au coût d'un changement avant qu'il ne devienne un coût réel. Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez créer une DDP (Demande de prix), qui est envoyée aux sous-traitants appropriés pour la tarification. Lorsque les DDP sont créées et traitées par les sous-traitants assignés, des ordres de changement peuvent alors être créés en fonction du devis soumis.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Événements de changement, consultez Événements de changement.

Ordres de changement sans événements de changement

Si votre équipe décide de ne pas activer l'outil Événements de changement, vous pouvez toujours utiliser l'outil Ordres de changement pour tenir compte des coûts supplémentaires. Pour la plupart des clients Procore, ce flux de travail de gestion des changements commence par la création d'un ordre de changement potentiel (ODCP).

  • Créez un ordre de changement potentiel (ODCP). Utilisez un ordre de changement potentiel pour gérer les coûts supplémentaires affectant le contrat principal. Lors de la création d'un ODCP, vous ne pouvez saisir qu'un montant en dollars. Plus tard, lorsque vous mettrez à jour la ventilation des coûts (VDC) pour l'ODCP, vous aurez la possibilité de sélectionner un code de coût. Idéalement, l'ODCP affectera un code de coût déjà inscrit sur le budget du projet. Cela vous permet de voir l'augmentation du budget dans l'outil Budget du projet. Voir Créer un ordre de changement potentiel (ODCP).    
  • Créez un ordre de changement à l'engagement (ODCE). Une fois l'ODCP créé, vous passez à la création d'un ODCE. L'ODCE agit comme une demande de prix auprès du sous-traitant qui aura la responsabilité d'exécuter la portée des travaux que vous avez décrite dans l'ODCP. Vous pouvez comparer l'ODCE à l'ODCP correspondant et afficher votre variance entre les deux. Pour en savoir plus, consultez Créer un ODCE à partir d'un ODCP
  • Créez une demande d'ordre de changement (DODC). Une fois que vous avez créé des ODCP, vous pouvez regrouper un ou plusieurs ODCP dans des demandes d'ordre de changement (DODC). Les DODC sont généralement les documents qui sont soumis pour approbation et peuvent être utilisées pour soumettre des ODCP individuels ou pour regrouper des ODCP afin de rationaliser le processus de révision et d'approbation. Voir Créer une demande d'ordre de changement (DODC)
  • Créez un ordre de changement au contrat principal (ODCCP). Ensuite, vous pouvez commencer à créer des ordres de changement. Notez que lorsque vous définissez le statut d'un ordre de changement sur En attente, il apparaît dans la colonne « Modifications budgétaires en attente » de l'outil Budget. Une fois que l'ODCCP est défini sur Approuvé, le changement du montant total en dollars est reflété dans la colonne « ODC approuvés » de l'outil Budget. Les ODCCP approuvés peuvent être ajoutés aux factures au propriétaire. Pour plus de détails, consultez Créer un ordre de changement au contrat principal (ODCCP).
  • Créez un ordre de changement à l'engagement (ODCE). Un ordre de changement à l'engagement décrit les variations de coûts qui affectent le contrat entre la compagnie contractante générale et un fournisseur ou sous-traitant. Une fois que vous avez marqué l'ODCE comme approuvé, le changement en dollars sera reflété dans la colonne « Coûts engagés » de l'outil Budget. Les engagements et les ODCE potentiels ayant le statut « En attente » apparaîtront dans la colonne « Modifications des coûts en attente » de l'outil Budget. Voir Créer un ordre de changement à l'engagement (ODCE).

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Ordres de changement, voir Ordres de changement.

Outil de facturation

L'outil Facturation de Procore utilise la permission d'utilisateur accordée dans les outils Engagements et Contrats principaux. Au fur et à mesure que votre projet avance et que vos contrats sont créés et approuvés, les sous-traitants peuvent vous facturer les travaux terminés via les factures des sous-traitants. Vous pouvez également créer des factures au propriétaire, qui peuvent ensuite être envoyées par courriel au propriétaire ou à la partie dont le paiement est demandé.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil de facturation, consultez Facturation.

Outil Coûts directs

Dans Procore, le terme coût direct est utilisé pour désigner un coût sur un projet de construction qui n'est PAS associé à un engagement. À l'aide de l'outil Coûts directs, vous pouvez créer ces items :

  • Factures.  Créez un coût direct pour une facture papier provenant d'un fournisseur sans contrat pour des items tels que l'encre d'imprimante, le papier d'ordinateur ou les timbres. 
  • Dépenses. Créez un coût direct pour des dépenses, qui peuvent inclure l'équipement informatique, les téléphones ou la location d'équipement interne. 
  • Paie. Créez un coût direct pour les coûts salariaux mensuels classés par code de coût, de sorte que les montants salariaux reflètent chaque mois dans le budget. 

Pour savoir comment créer un coût direct, consultez Créer un coût direct

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Coûts directs, consultez Coûts directs

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