Entrepreneur général
Table des matières
Guide de l'utilisateur Gestion financière
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Pour les entrepreneurs générauxCe guide de l’utilisateur fournit aux entrepreneurs généraux des informations sur la façon d’utiliser les outils Finances du projet de Procore pour rationaliser vos processus commerciaux financiers tout au long du cycle de vie de votre projet. Dans ce guide, vous apprendrez notamment : |
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Configuration de la structure de répartition du travail
La première étape lors de la configuration des outils Finances du projet de Procore dans un projet Procore consiste à créer la structure de répartition du travail de votre compagnie. Vous avez également la possibilité de créer une SRT au niveau du projet unique.
Contexte
La structure de répartition du travail par défaut de Procore comprend deux (2) segments par défaut : le code de coût et le type de coût. Il comprend également un segment de sous-projet facultatif qui vous permet d'ajouter des sous-projets à un projet. Les segments sont les blocs de construction qui définissent la structure du code budgétairede votre compagnie. Pour en savoir plus sur les segments, voir Que sont les segments et items de segment ?
- Par défaut: Segment de code de coût. Le segment par défaut « Code de coût » de Procore est un segment à plusieurs niveaux qui s’aligne sur la structure de code de coût 17 division du
CSI MasterFormat®. Voir Quels sont les codes de coûts par défaut de Procore? Vous pouvez utiliser les codes de coût par défaut ou vous pouvez personnaliser votre segment de code de coût en ajoutant manuellement des codes de coût en tant qu’items de segment. Vous pouvez également importer vos codes de coûts à l’aide de l’application Importations Procore. Le processus d’importation vous permet d’ajouter ou de modifier des items de segment, mais ne peut pas être utilisé pour supprimer des items de segment existants. - Par défaut : Segment de type de coût. Dans Procore, les types de coûts sont un moyen d’identifier et de classer les coûts du projet de votre projet. Ils peuvent également être utilisés pour générer des rapports. Pour en savoir plus, consultez Quels sont les types de coûts par défaut de Procore?
- Optionnel: Segment de sous-projet. Dans Procore, un sous-projet vous permet de compartimenter coûts du projet au sein d’un projet. Une fois ajoutés à Procore (ou importés via un système de ERP intégré), vous pouvez surveiller les budgets et les coûts de votre projet pour vous aider à mieux déterminer si vous gagnez de l’argent sur votre projet.
- Facultatif : Segments personnalisés. Votre compagnie peut nommer des segments personnalisées quelque chose que vous souhaitez. Vous pouvez également définir le nombre de caractères alphanumériques que vous souhaitez représenter le schéma de codage de chaque segment.Les segments personnalisés peuvent également être combinés aux segments par défaut de Procore lors de la configuration de la structure du code budgétaire de votre compagnie.
De nombreuses compagnies conçoivent leur structure de code budgétaire pour s’aligner sur la CSI MasterFormat.D’autres compagnies décident de mettre en œuvre une structure de code budgétaire unique à leur secteur, organisation ou environnement de projet.Quelle que soit la structure, vous pouvez effectuer vos propres importations à l’aide de l’application Importations Procore. Vous pouvez également demander l’importation d’items de segment pour SRT.
Pour en savoir plus sur la SRT, consultez la page d’accueil Structure de répartition du travail. Nous vous recommandons de lire À propos de la structure de répartition du travail et de consulter les étapes décrites dans Créer la structure de répartition du travail par défaut de votre compagnie et Créer la structure de répartition du travail de votre projet avec votre équipe.
Configuration du budget
L'outil Budget de Procore aide votre équipe de projet à gérer efficacement le budget de votre projet. Il est conçu pour aider votre équipe à prendre des décisions financières éclairées, à suivre les dépenses par rapport à votre budget en temps réel, à analyser des instantanés historiques, à saisir des prévisions détaillées et à offrir une visibilité plus approfondie sur le statut financier de votre projet.
- Ajoutez les données budgétaires de votre projet. Lors du démarrage d’un projet, la première étape consiste à configurer un budget dans un nouveau projet Procore. Vous pouvez choisir parmi deux méthodes : (1) Ajouter un poste budgétaire directement à l’outil Budget ou (2) Télécharger et terminer un modèle de budget et suivre les étapes pour Importer un budget.
- Configurer les affichages du budget de votre projet . Après avoir ajouté les données budgétaires de votre projet, votre administrateur Procore souhaitera peut-être explorer nos affichages budgétaires dynamiques et personnalisables. Pour plus de détails, voir Configurer un nouvel affichage de budget . Vous pouvez configurer un ou plusieurs affichages de budget, ainsi qu'une grande variété de colonnes de données, telles que Montant du budget d'origine , Modifications budgétaires , Budget révisé , Modifications budgétaires en attente , etc. Vous pouvez également gérer et surveiller activement le budget de votre projet à l'aide de la fonction « Prévisions jusqu'à l'achèvement ». Pour plus de détails, voir Utiliser la fonction Prévision pour terminer .
- Identifiez et suivez les tendances avec l'affichage des prévisions de Procore. Conçu pour les propriétaires (et les entrepreneurs) qui souhaitent éviter les dépassements de coûts, votre administrateur Procore peut également demander l'activation de l'affichage des prévisions dans Procore. Cela vous permet de visualiser les flux de trésorerie de votre projet de construction dans le temps en répartissant la valeur de la colonne « Coût du projet à terminer » (ou toute colonne que vous définissez) sur une période de temps. Vous pouvez ensuite effectuer une analyse ligne par ligne pour apporter des ajustements éclairés à votre allocation budgétaire. Pour en savoir plus, consultez Configurer un nouvel affichage de prévision.
- Utiliser les données recueillies sur le chantier pour suivre les coûts de main-d'œuvre et les quantités de production . Pour les clients qui ont acheté les outils de gestion de la main-d'œuvre et de productivité sur le chantier de Procore, votre budget peut être défini pour ajouter automatiquement un affichage du budget pour le coût de la main-d'œuvre en temps réel et configurer l'affichage du budget des coûts de productivité de la main-d'œuvre Procore .
- Réaffecter des fonds d'un poste à un autre à l'aide des modifications budgétaires . Une fois que vous avez verrouillé votre budget d'origine et configuré les autres outils répertoriés dans ce guide, vous pouvez utiliser la fonction de modification du budget pour transférer de l'argent entre les codes budgétaires. Par exemple, si vous réalisez des économies liées à un code budgétaire parce qu'il est inférieur au budget, mais que vous vous attendez à ce qu'un autre code budgétaire dépasse le budget, vous pouvez réaffecter des fonds du premier code budgétaire et l'ajouter au dernier code budgétaire en tant que contingence. Les modifications de budget n'apparaissent que dans l'outil Budget, de sorte que vos fournisseurs ne verront pas vos ajustements internes. Pour plus de détails, voir Créer des modifications de budget
Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Budget, consultez Budget.
Outil Contrats principaux
Après avoir configuré l'outil Budget, vous pouvez commencer à créer un ou plusieurs contrats principaux pour votre projet. Avec l'outil Contrats principaux, votre équipe peut remplacer les piles de papier et les coûts d'imprimante coûteux par un emplacement central pour la gestion numérique des contrats.
- Configurez vos contrats principaux. Bien que la plupart des clients de Procore créent un seul contrat principal pour un seul projet de construction, les équipes de projet ont la possibilité de créer plusieurs contrats principaux dans l’outil Contrats principaux. Pour plus de détails, voir Créer des contacts principaux. Similaire au budget, vous pouvez également choisir parmi deux méthodes pour configurer votre contrat principal : (1) Vous pouvez mettre à jour manuellement la ventilation des coûts sur un contrat principal ou (2) vous pouvez importer un contrat principal VDC à partir d’un fichier de CSV. Une fois la configuration initiale terminée, approuvez-la simplement. Voir Approuver un contrat principal.
Conseil
Votre projet de construction a-t-il plusieurs sources de financement ou modes de livraison? Découvrez pourquoi certains clients Procore décident de créer plusieurs contrats principaux sur leur projet Procore. Ceci est utile lorsque vous avez besoin de diviser la portée des travaux sur un projet en plusieurs phases ou étapes, cependant, cela nécessite quelques considérations. Pour plus d'informations, consultez Existe-t-il des limitations au système lorsque les projets ont plusieurs contrats principaux? - Créer et gérer des factures au propriétaire. Une fois que votre contrat principal est défini et que vous avez configuré l'outil Engagements comme décrit ci-dessous, vous pouvez également créer et gérer vos factures au propriétaire. Une facture de propriétaire est un enregistrement détaillé d'une transaction financière entre un propriétaire de projet et une compagnie responsable de l'achèvement des travaux. En règle générale, il est émis par un entrepreneur général et soumis à un propriétaire de projet pour signaler qu'un paiement est dû pour les travaux terminés. Voir Créer des factures de propriétaire.
- Créez un registre des paiements reçus. Après avoir reçu votre paiement, vous pouvez également créer un registre pour suivre les paiements que vous avez reçus. Vos rapports budgétaires et budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Pour plus de détails, voir Créer un paiement reçu pour un contrat principal.
Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Contrats principaux, consultez Contrats principaux.
Outil Engagements
Une fois que vos contrats sont approuvés et terminés dans l'outil Contrats principaux, vous pouvez commencer à configurer les engagements financiers de votre projet. Dans Procore, vous pouvez créer deux types d '« engagements » : les contrats de sous-traitance et les bons de commande.
- Configurez la configuration de votre contrat, les dates, les listes de distribution et les paramètres. L’administrateur Procore de votre compagnie peut travailler avec vous pour définir la configuration de contrat par défaut de votre projet. Il s’agit d’une étape importante avant de commencer à créer des engagements sur un projet. Vous pouvez choisir le nombre de ordre de changement niveaux pour vos engagements. Vous pouvez également activer diverses dates à utiliser sur vos contrats par défaut.Les paramètres incluent également les paramètres de la liste de distribution par défaut, vos méthodes comptables par défaut, la définition d’un pourcentage de retenue de garantie (le cas échéant) et la décision d’activer la marge ou les paiements par défaut. Pour plus de détails, voir Configurer les paramètres : Engagements.
- Créez les bons de commande de votre projet. Dans Procore, un bon de commande (bons de commande) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour des produits ou des services. Dans le cadre du processus d’approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur général) et émis à un « vendeur » (par exemple, un sous-traitant) pour couvrir le coût d’un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties. Voir Créer un bon de commande.
- Créez les contrats de sous-traitance de votre projet. Un contrat de sous-traitance est un accord contractuel entre une compagnie contractante générale et les sous-traitants qui exécutent la étendue des travaux. Dans Procore, il existe deux façons de créer un contrat de sous-traitance : (1) Vous pouvez attribuer une offre gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance, ou vous pouvez (2) créer directement un contrat de sous-traitance dans l’outil Engagements.
- Créer des factures de sous-traitant et gérer les contacts de facturation. À l'aide de l'outil Engagements ou Facturation, vous pouvez également créer une facture pour le compte d'un contact de facturation ou vous pouvez fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les permissions appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Les utilisateurs disposant d'une permission « Admin » dans l'outil Engagements peuvent également utiliser ces permissions pour gérer les factures avec l' outil Facturation.
- Créer un registre des paiements émis. Après avoir commencé à émettre des paiements sur votre projet, vous pouvez créer un registre pour suivre les paiements que vous avez émis. Votre budget et vos rapports budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Voir Ajouter les paiements émis.
Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Engagements, consultez Engagements.
Outils Gestion des changements
Ensuite, commencez à découvrir les outils de gestion des changements de Procore. Il existe deux options pour configurer ces outils : (1) Activer les outils Ordres de changement et Événements de changement ou (2) Activer uniquement l'outil Ordres de changement.
Ordres de changement avec événements de changement
Les événements de changement sont créés pour tout élément d'un projet qui semble susceptible de créer un coût supplémentaire. La création d'un événement de changement vous permet de vous préparer au coût d'un changement avant qu'il ne devienne un coût réel. Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez créer une DDP (Demande de prix), qui est envoyée aux sous-traitants appropriés pour la tarification. Lorsque les DDP sont créées et traitées par les sous-traitants assignés, des ordres de changement peuvent alors être créés en fonction du devis soumis.
- Configurez les paramètres de votre niveau d’ordre de changement. Vous pouvez choisir entre un (1) -, deux (2) et trois (3) niveaux ordre de changement paramètre. Chaque niveau ajoute une couche au flux de travail global de gestion des changements de votre équipe. Un nombre inférieur de niveaux offre le flux de travail le plus simple. Un nombre accru de niveaux offre à votre équipe un flux de travail plus complexe, mais donne à votre équipe plus de contrôle sur les changements. Les paramètres les plus courants parmi les utilisateurs de Procore sont d’utiliser le paramètre à un (1) ou deux (2) niveaux.Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet? Une fois que vous avez décidé, vous pouvez configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement au contrat principal et configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement à l'engagement.
- Créer des événements de changement. Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée d’origine d’un projet de construction. Il existe de nombreuses façons de créer des événements de changement dans Procore. En plus d’utiliser l’outil Événements de changement (voir Créer un événement de changement), vous pouvez également utiliser l’une des options disponibles dans l’outil Procore pris en charge ou en utilisant la plateforme mobile de Procore. Pour plus de détails sur ces options, voir Quels outils Procore puis-je utiliser pour créer un événement de changement?
- Créez des DDP à partir d’événements de changement et examinez les réponses aux DDP. Si vous devez créer une DDP pour que vos sous-traitants soumettent des prix, voir Créer des DDP à partir d’un événement de changement. Vous pouvez ensuite examiner les devis de votre sous-traitant pour déterminer si vous souhaitez avancer avec la création d’un ordre de changement. Voir Examiner les réponses à la DDP.
- Créez des demandes de changement. Vous pouvez créer deux types d'ordres de changement dans Procore :
- Une ordre de changement à l'engagement peut être créée avant ou après la soumission d’une réponse à une DDP. Voir Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d’un événement de changement.
- Un ordre de changement potentiel principal peut être créé avant ou après la soumission d’une réponse à une DDP. Voir Créer un ordre de changement potentiel principal à partir d’un événement de changement.
Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Événements de changement, consultez Événements de changement.
Ordres de changement sans événements de changement
Si votre équipe décide de ne pas activer l’outil Événements de changement, vous pouvez toujours utiliser l’outil Ordres de changement pour compte pour des coûts supplémentaires. Pour la plupart des clients Procore, ce flux de travail de gestion des changements commence en créant un ordre de changement potentiel.
- Créer un ordre de changement potentiel.Utilisez un ordre de changement potentiel pour gérer tous les coûts supplémentaires affectant le contrat principal. Lors de la création d’un ordre de changement potentiel, vous ne pouvez saisir qu’un montant en dollars. Plus tard, lorsque vous mettez à jour la ventilation des coûts (VDC) pour l’ordre de changement potentiel, vous aurez la possibilité de sélectionner un code budgétaire. Idéalement, la ordre de changement potentiel affectera un code budgétaire déjà sur le budget du projet. Cela vous permet de voir l’augmentation du budget dans l’outil Budget du projet.Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal.
- Créez un ordre de changement à l'engagement.Une fois le ordre de changement potentiel créé, vous passez à la création d’un engagement ordre de changement. L’engagement ordre de changement agit comme une demande de tarification du sous-traitant qui sera responsable de l’achèvement de la étendue des travaux que vous avez décrite dans l’ordre de changement potentiel. Vous pouvez comparer l’engagement ordre de changement au ordre de changement potentiel correspondant et afficher votre écart entre les deux.Pour en savoir plus, voir Créer un ordre de changement à l'engagement à partir d’un ordre de changement au contrat principal.
- Créez un demande d'ordre de changement. Une fois que vous avez créé des ordres de changement potentiels, vous pouvez emballer un ou plusieurs ordres de changement potentiels dans des demandes de ordre de changement. Les demandes d’ordre de changement sont généralement les documents soumis pour approbation et peuvent être utilisés pour soumettre des ordres de changement potentiels individuels ou pour regrouper les ordres de changement potentiels afin de rationaliser le processus d’examen et d’approbation.Voir Créer un demande d'ordre de changement (DODC).
- Créer un ordre de changement au contrat principal. Ensuite, vous pouvez commencer à créer des ordres de changement. Notez que lorsque vous définissez le statut d'un ordre de changement sur En attente, il apparaît dans la colonne « Modifications budgétaires en attente » de l'outil Budget. Une fois l'ordre de changement au contrat principal défini sur Approuvé, le changement du montant total en dollars est reflété dans la colonne « ODC approuvés » de l'outil Budget. Les ordres de changement approuvés peuvent être ajoutés aux factures du propriétaire. Pour plus de détails, voir Créer un ordre de changement au contrat principal.
- Créez un ordre de changement à l'engagement. Un engagement ordre de changement décrit les variations des coûts qui affectent le contrat entre la compagnie générale de la sous-traitance et un fournisseur ou un sous-traitant.Une fois que vous avez marqué l’engagement ordre de changement comme approuvé, le changement en dollars sera reflété dans la colonne « Coûts engagés » de l’outil Budget. Les engagements et les ordres de changement à l’engagement potentiels avec un statut « En attente » s’afficheront dans la colonne « Changements de coûts en attente » de l’outil Budget. Voir Créer un ordre de changement à l'engagement.
Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Ordres de changement, consultez Ordres de changement
Outil de facturation
L'outil Facturation de Procore utilise la permission d'utilisateur accordée dans les outils Engagements et Contrats principaux. Au fur et à mesure que votre projet avance et que vos contrats sont créés et approuvés, les sous-traitants peuvent vous facturer les travaux terminés via les factures des sous-traitants. Vous pouvez également créer des factures au propriétaire, qui peuvent ensuite être envoyées par courriel au propriétaire ou à la partie dont le paiement est demandé.
- Gérer les périodes de facturation. Dans Procore, une période de facturation définit le cycle de facturation utilisé pour facturer les sous-traitants de votre projet. En plus de définir la fréquence de la période de facturation (par exemple, mensuelle ou hebdomadaire), il définit également la date de début de la période de facturation, la date d'échéance de la facture et la date de fin de la période de facturation. Pour savoir comment créer une période de facturation avec l'outil Facturation, consultez Gérer les périodes de facturation.
- Créer et gérer les factures de sous-traitants. Avec l'outil Facturation, vous pouvez limiter les permissions des utilisateurs à votre équipe de projet et Créer une facture au nom d'un contact de facturation ou vous pouvez fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les permissions appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Ensuite, lorsque vous êtes prêt pour que vos sous-traitants vous facturent leur travail, vous pouvez envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation et vos sous-traitants peuvent alors soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation. Vous pouvez ensuite examiner et approuver ces factures.
Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Facturation, voir Facturation
Outil Coûts directs
Dans Procore, le terme coût direct est utilisé pour désigner un coût sur un projet de construction qui n'est PAS associé à un engagement. À l'aide de l'outil Coûts directs, vous pouvez créer ces items :
- Factures. Créez un coût direct pour une facture papier provenant d'un fournisseur sans contrat pour des items tels que l'encre d'imprimante, le papier d'ordinateur ou les timbres.
- Dépenses. Créez un coût direct pour des dépenses, qui peuvent inclure l'équipement informatique, les téléphones ou la location d'équipement interne.
- Paie. Créez un coût direct pour les coûts salariaux mensuels classés par code de coût, de sorte que les montants salariaux reflètent chaque mois dans le budget.
Pour savoir comment créer un coût direct, voir Créer un coût direct.
Pour savoir ce que vous pouvez faire d’autre avec l’outil Coûts directs, consultez Coûts directs