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Procore

Entrepreneur spécialisé

Guide de l'utilisateur Gestion financière

Pour les entrepreneurs spécialisés

Ce guide de l'utilisateur fournit aux entrepreneurs spécialisés des informations sur la façon d'utiliser les outils Finances du projet de Procore pour rationaliser votre processus commerciaux financiers tout au long du cycle de vie de votre projet.

Dans ce guide, vous apprendrez notamment :

  • Comment configurer les codes de coûts de votre projet. Apprenez les bases de la configuration des codes de coût au niveau de la compagnie et du projet. Voir Configuration des codes de coût.
  • Comment ajouter ou importer un budget de projet précis. Découvrez comment ajouter des postes budgétaires à votre projet, configurer et attribuer des affichages budgétaires à votre projet et comment configurer un affichage de prévisions pour identifier et suivre les coûts critiques du projet. Utilisez les données collectées sur le chantier pour suivre les coûts de main-d'œuvre de votre projet et pour enregistrer les quantités de production dans votre budget. Découvrez comment créer des modifications budgétaires pour réaffecter des fonds d'un poste budgétaire à un autre. Voir Configuration du budget.
  • Comment créer un (ou plusieurs) contrat principal pour votre projet. Configurez votre outil Contrat principal et découvrez les éléments à prendre en compte si votre projet comporte plusieurs sources de financement ou méthodes de livraison. Gérez le processus de facturation du propriétaire et créez un registre des paiements reçus. Voir Outil Contrats principaux.
  • Comment gérer les bons de commande et les contrats de sous-traitance de votre projet. Découvrez les paramètres de configuration de l'outil Engagements et comment créer des bons de commande et des contrats de sous-traitance. Désignez des contacts de facturation sur vos contrats et créez un registre des paiements émis. Voir Outil Engagements.
  • Comment améliorer la surveillance et la gestion des changements du projet. Choisissez entre la gestion des ordres de changement avec ou sans l'outil Événements de changement. Configurez vos paramètres de niveau d'ordre de changement pour vos contrats. Amenez la gestion du changement sur le chantier –– facilitant des approbations plus rapides, une communication plus précise et éliminant le besoin de procéder en prenant des risques. Voir Outils Gestion des changements.
  • Comment administrer le processus de facturation pour les sous-traitants de votre projet. Définissez vos périodes de facturation et choisissez la méthode souhaitée pour votre projet pour créer et soumettre les factures des sous-traitant. Voir Outil de facturation.
  • Comment gérer les coûts directs de votre projet. Découvrez comment gérer les coûts non associés à vos bons de commande et à vos engagements. Voir Outil Coûts directs.
Remarque

Pour les compagnies utilisant Procore avec l'outil Intégrations ERP au niveau de la compagnie, consultez l'un de ces guides :

Configuration du code de coût

La première étape lors de la configuration des outils Finances du projet de Procore dans Procore consiste à vérifier que vos codes de coût ont été configurés. Les codes de coût sont la pierre angulaire de votre budget. Grâce à l'utilisation de codes de coût, vous pouvez créer un budget granulaire ou aussi basique que vous le souhaitez. 

Si vous êtes un entrepreneur spécialisé, Procore recommande ce qui suit :

  1. Créez une liste principale de codes de coût dans l'outil Admin au niveau de la compagnie. Il est recommandé de créer des codes spécifiques à votre métier. Pour savoir comment ajouter des codes de coût au niveau de la compagnie, voyez Ajouter, modifier et supprimer des codes de coût de la compagnie.
  2. Ajoutez des codes de coût à vos projets si nécessaire. Vous pouvez copier les codes de coût au niveau de votre compagnie dans votre projet ou en ajouter de nouveaux à un projet. Pour obtenir des directives, voyez Ajouter et modifier des codes de coût du projet.

Configuration du budget

L'outil Budget de Procore aide votre équipe de projet à gérer efficacement le budget de votre projet. Il est conçu pour aider votre équipe à prendre des décisions financières éclairées, à suivre les dépenses par rapport à votre budget en temps réel, à analyser des instantanés historiques, à saisir des prévisions détaillées et à offrir une visibilité plus approfondie sur le statut financier de votre projet. Avec l'utilisation de codes de coût, vous pouvez créer un budget aussi granulaire ou aussi basique que vous le souhaitez.

  • Ajoutez les données budgétaires de votre projet. Lors du démarrage d'un projet, la première étape consiste à configurer un budget dans un nouveau projet Procore. Vous pouvez choisir parmi deux méthodes : (1) Ajouter un poste budgétaire directement à l'outil Budget ou (2) Télécharger et remplir un modèle de budget et suivre les étapes pour Importer un budget
  • Configurez les affichages budgétaires de votre projet. Après avoir ajouté les données budgétaires de votre projet, votre Administrateur Procore voudra peut-être explorer nos affichages budgétaires dynamiques et personnalisables. Pour plus de détails, voyez Configurer un nouvel affichage budgétaire. Vous pouvez configurer un ou plusieurs affichages budgétaire, ainsi qu'une grande variété de colonnes de données, telles que Montant du budget d'origine, Modifications du budget, Budget révisé, Modifications du budget en attente et plus encore. Vous pouvez également gérer et surveiller activement le budget de votre projet à l'aide de la fonction « Prévisions jusqu'à l'achèvement ». Pour plus de détails, voir Utiliser la fonction Prévisions jusqu'à l'achèvement
  • Utilisez les données recueillies sur le chantier pour suivre les coûts de main-d'œuvre et les quantités de production. Pour les clients qui ont acheté les outils Gestion des ressources et Productivité du chantier de Procore, votre budget peut être défini automatiquement sur Ajouter un affichage budgétaire pour le calcul des coûts de main-d'œuvre en temps réel et Configurer l'affichage budgétaire du coût de productivité de la main-d'œuvre de Procore.
  • Réaffecter les fonds d'un poste à un autre à l'aide des modifications budgétaires. Une fois que vous avez verrouillé votre budget d'origine et configuré les autres outils répertoriés dans ce guide, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de modification du budget pour transférer de l'argent entre les codes de coût. Par exemple, si vous réalisez des économies liées à un code de coût parce qu'il est inférieur au budget, mais que vous vous attendez à ce qu'un autre code de coût dépasse le budget, vous pouvez réaffecter le fonds du premier code de coût et l'ajouter au dernier code de coût comme une contingence. Les modifications de budget n'apparaissent que dans l'outil Budget. Vos fournisseurs ne verront donc pas vos ajustements internes. Pour plus de détails, voir Créer une modification de budget.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Budget, consultez Budget.

Outil Contrats principaux

Après avoir configuré l'outil Budget, vous pouvez commencer à créer un ou plusieurs contrats principaux pour votre projet. Avec l'outil Contrats principaux, votre équipe peut remplacer les piles de papier et les coûts d'imprimante coûteux par un emplacement central pour la gestion numérique des contrats. 

  • Configurez votre contrat principal. Si la plupart des clients de Procore créent un seul contrat principal pour un seul projet de construction, les équipes de projet ont la possibilité de créer plusieurs contrats principaux dans l'outil Contrats principaux. Pour plus de détails, voir Créer des contrats principaux. Comme pour le budget, vous pouvez également choisir parmi deux méthodes pour configurer votre contrat principal  : (1) Vous pouvez manuellement Mettre à jour la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat principal ou (2) vous pouvez Importer une VDC de contrat principal à partir d'un fichier CSV. Une fois la configuration initiale terminée, approuvez-la simplement. Voir Approuver un contrat principal .
     Conseil

    Votre projet de construction comporte-t-il plusieurs sources de financement ou exigences de facturation? Découvrez pourquoi certains entrepreneurs spécialisés décident de créer plusieurs contrats principaux sur leur projet Procore. Ceci est utile lorsque vous avez besoin de diviser la portée des travaux sur un projet en plusieurs phases ou étapes, cependant, cela nécessite quelques considérations. Pour plus d'informations, consultez Existe-t-il des limitations au système lorsque les projets ont plusieurs contrats principaux? 

    Une autre façon de gérer ces types d'exigences consiste à utiliser la fonction Sous-projet. Pour en savoir plus, voir Quelle est la différence entre un projet, un projet principal et un sous-projet? 

  • Créez et gérez les factures au propriétaire. Une fois que votre contrat principal est défini et que vous avez configuré l'outil Engagements comme décrit ci-dessous, vous pouvez également créer et gérer vos factures au propriétaire. Une facture au propriétaire est un enregistrement détaillé d'une transaction financière entre votre client et vous. En règle générale, la ventilation détaillée est dictée par l'entrepreneur général, puis vous lui soumettez vos données de facturation, afin qu'il puisse ensuite soumettre sa facture au propriétaire du projet, lorsque le paiement est dû. Voir Créer une facture au propriétaire.
  • Créez un registre des paiements reçus. Après avoir reçu votre paiement, vous pouvez également créer un registre pour suivre les paiements que vous avez reçus. Pour plus de détails, consultez Créer un paiement reçu.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Contrats principaux, consultez Contrats principaux.

Outil Engagements

Une fois vos contrats approuvés et terminés dans l'outil Contrats principaux, vous pouvez commencer à configurer les engagements de votre projet. En règle générale, vous créez des engagements lorsque votre compagnie sous-traite des travaux. 

Dans Procore, vous pouvez créer deux types d'« engagements » : les contrats de sous-traitance et les bons de commande.

  • Configurez la configuration, les dates, les listes de distribution et les paramètres de votre contrat. L'administrateur Procore de votre compagnie peut travailler avec vous pour définir la configuration de contrat par défaut de votre projet. Il s'agit d'une étape importante avant de commencer à créer des engagements sur un projet. Vous pouvez choisir le nombre de niveaux d'ordre de changement pour vos engagements. Vous pouvez également activer une variété de dates à utiliser sur vos contrats par défaut. Les paramètres incluent également les paramètres de la liste de distribution par défaut, vos méthodes comptables par défaut, la définition d'un pourcentage de retenue (le cas échéant) et la décision d'activer la marge financière ou les paiements par défaut. Pour plus de détails, voir Configurer les paramètres : Engagements
  • Créez les bons de commande de votre projet. Dans Procore, un bon de commande (BC) est un engagement financier documenté qui détaille les types, les quantités et les prix convenus pour les produits ou services. Dans le cadre du processus d'approvisionnement, les bons de commande sont créés par un « acheteur » (par exemple, un entrepreneur spécialisé) et émis à un « vendeur » (par exemple, un fournisseur) pour couvrir le coût d'un contrat. Une fois accepté par le « vendeur », un bon de commande représente un accord entre les deux parties. Voir Créer un bon de commande
     Conseil

    Dans Procore, les bons de commande et les contrats de sous-traitance sont utilisés exclusivement pour facturer des coûts prédéterminés enregistrés dans le budget de votre projet. Il est important de noter que les bons de commande ne sont pas conçus pour être utilisés comme onglet en cours d'exécution. Par exemple, si la pratique de votre compagnie consiste à créer une facture pour payer vos bons de commande au fur et à mesure que les items sont livrés, vous devrez créer un coût direct au lieu d'un bon de commande. Voir Outil Coûts directs

  • Créez les contrats de sous-traitance de votre projet. Un contrat de sous-traitance est un accord contractuel entre la compagnie contractante et les sous-traitants qui exécutent la portée des travaux. Dans Procore, il existe deux façons de créer un contrat de sous-traitance : (1) Vous pouvez attribuer une soumission gagnante et la convertir en contrat de sous-traitance, ou vous pouvez (2) directement Créer un contrat de sous-traitance dans l'outil Engagements. 
  • Créez des factures de sous-traitant et gérer les contacts de facturation. À l'aide de l'outil Engagements ou Facturation, vous pouvez également créer une facture au nom d'un contact de facturation ou vous pouvez fournir aux contacts de facturation de votre sous-traitant les permissions appropriées pour accéder à leurs bons de commande et contrats de sous-traitance. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Les utilisateurs avec la permission « Admin » sur l'outil Engagements peuvent également utiliser cette permission pour gérer les factures avec l'outil Facturation
  • Créez un registre des paiements émis. Une fois que vous avez commencé à émettre des paiements pour votre projet, vous pouvez créer un registre pour suivre les paiements que vous avez émis. Votre budget et vos rapports budgétaires sont automatiquement mis à jour pour refléter vos entrées. Voir Ajouter des paiements émis

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Engagements, voir Engagements.

 Conseil
Pour les compagnies utilisant le connecteur Procore + Quickbooks®, vous synchronisez les paiements de vos factures de sous-traitant depuis Procore avec Quickbooks®. Vous pouvez également synchroniser vos paiements avec le registre des problèmes de paiement de Procore. Pour en savoir plus, consultez Synchroniser les paiements de factures QuickBooks® avec les paiements émis dans les engagements.

Outils Gestion des changements

Ensuite, commencez à découvrir les outils de gestion des changements de Procore. Vous pouvez créer deux types d'ordres de changement dans Procore. Il existe deux options pour configurer ces outils : (1) Ordres de changement avec événements de changement ou (2) Ordres de changement sans événements de changement.

Ordres de changement avec événements de changement

La création d'un événement de changement vous permet de vous préparer à l'impact du changement avant qu'il ne devienne un coût réel - ce qui est un élément important de la stratégie de gestion des contrats d'un entrepreneur spécialisé lors de l'embauche de sous-traitants externes pour effectuer des tâches.

Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez créer une DDP (Demande de prix), qui est envoyée aux sous-traitants appropriés pour la tarification. Lorsque les DDP sont créées et traitées par les sous-traitants assignés, des ordres de changement peuvent alors être créés en fonction du devis soumis.

  • Configurez vos paramètres de niveau d'ordre changement. Vous pouvez choisir entre un paramètre d'ordre de changement à un (1) -, deux (2) - ou trois (3) niveaux. Chaque niveau ajoute une couche au flux de travail global de gestion des changements de votre équipe. Un nombre inférieur de niveaux fournit le flux de travail le plus simple. Un nombre accru de niveaux fournit à votre équipe un flux de travail plus complexe, mais donne à votre équipe plus de contrôle sur les changements. Les paramètres les plus courants parmi les utilisateurs de Procore consistent à utiliser le paramètre de un (1) ou deux (2) niveaux.
    Exemple
    Un exemple courant d'utilisation de deux (2) niveaux d'un contrat principal est celui où vous souhaitez imiter le regroupement d'ordres de changement de votre entrepreneur général dans votre compte Procore. Si vous avez tendance à émettre des ordres de changement immédiatement et à les facturer un par un (quel que soit le groupe d'approbation), un paramètre d'ordre de changement à un (1) niveau peut être le meilleur choix. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement?
    Une fois que vous avez choisi le paramètre de niveau à utiliser, vous pouvez continuer à configurer le nombre de niveaux d'ordre de changement au contrat principal et configurer le nombre de niveaux d'ordre de changement à l'engagement.
  • Créez des événements de changement. Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte (ou affecte potentiellement) la portée d'origine d'un projet de construction. Il existe de nombreuses façons de créer des événements de changement dans Procore. En plus d'utiliser l'outil Événements de changement (voir Créer un événement de changement), vous pouvez également utiliser l'une des options disponibles dans les outils Procore pris en charge ou en utilisant la plateforme mobile de Procore. Pour plus de détails sur ces options, voir Quels outils Procore puis-je utiliser pour créer un événement de changement? 
  • Créez des DDP à partir d'événements de changement et examinez les réponses aux DDP. Si vous devez créer une DDP pour que vos sous-traitants soumettent une tarification, voir Créer des DDP à partir d'un événement de changement. Vous pouvez ensuite consulter les devis de votre sous-traitant pour déterminer si vous souhaitez continuer à créer un ordre de changement. Voir Examiner les réponses aux DDP
  • Créez des demandes de changement. Vous pouvez créer deux types d'ordres de changement dans Procore : 

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Événements de changement, consultez Événements de changement.

Ordres de changement sans événements de changement

Lorsque l'outil Événements de changement est désactivé, votre équipe créera des changements à l'aide des outils Engagements et Contrats principaux. La plupart des ordres de changement commencent par un ordre de changement potentiel (ODCP) qui est généré dans l'outil Contrats principaux. Vous trouverez ci-dessous une description du processus lorsque les trois (3) niveaux sont activés pour les ordres de changement au contrat principal.

  • Créez un ordre de changement potentiel (ODCP). Créez un ODCP pour décrire tout changement potentiel des coûts qui affecterait le contrat principal. Lorsque vous remplissez une ventilation des coûts (VDC) pour un ODCP, vous aurez la possibilité de sélectionner un code de coût et d'entrer le montant en dollars. Idéalement, il s'agira d'un code de coût déjà dans le budget, vous pouvez donc voir l'augmentation du budget dans l'onglet Budget. Voir Créer un ordre de changement potentiel (ODCP).
  • Créez un ordre de changement à l'engagement (ODCE). Après avoir créé un ODCP, vous pouvez créer un ODCE agissant comme une demande de prix du sous-traitant qui sera responsable de la portée des travaux décrits dans l'ODCP. Vous pouvez comparer l'ODCE à l'ODCP correspondant et visualiser la variance entre les deux. Voir Créer un ODCE à partir d'un ODCP
  • Créez une demande d'ordre de changement (DODC). Une fois que vous avez créé des ODCP, vous pouvez les transformer en demandes d'ordre de changement (DODC). Les demandes d'ordre de changement sont généralement les documents soumis pour approbation et peuvent être utilisées pour soumettre des ordres de changement potentiels (ODCP) individuels ou pour regrouper des ODCP, afin de rationaliser le processus d'examen et d'approbation. Voir Créer une demande d'ordre de changement (DODC)
  • Créez un ordre de changement au contrat principal (ODCCP). Les ordres de changement avec un statut défini sur « En attente » apparaîtront dans la colonne « Modifications budgétaires en attente » de l'outil Budget du projet. Les ODCCP approuvés peuvent être ajoutés aux factures au propriétaire. Une fois que vous avez marqué l'ODCCP comme approuvé, le changement de montant total en dollars sera reflété dans la colonne « ODC approuvés » de l'outil Budget. Voir Créer une demande de changement au contrat principal (ODCCP).
  • Créez un ordre de changement à l'engagement (ODCE). Un ODCE décrit les variations des coûts qui affectent le contrat entre la compagnie contractante et un fournisseur ou sous-traitant. Une fois que vous avez marqué l'ODCE comme approuvé, la variation en dollars sera reflétée dans la colonne « Coûts engagés » de l'outil Budget. Les engagements et les ODCE potentiels avec un statut « En attente » apparaîtront dans la colonne « Modifications des coûts en attente » de l'outil Budget. Voir Créer un ordre de changement à l'engagement (ODCE).

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Ordres de changement, voir Ordres de changement.

Outil de facturation

L'outil Facturation de Procore utilise la permission d'utilisateur accordée dans les outils Engagements et Contrats principaux. Au fur et à mesure que votre projet avance et que vos contrats sont créés et approuvés, les sous-traitants peuvent vous facturer les travaux terminés via les factures des sous-traitants. Vous pouvez également créer des factures au propriétaire, qui peuvent ensuite être envoyées par courriel au propriétaire ou à la partie responsable de l'approbation du paiement.

Pour savoir ce que vous pouvez faire d'autre avec l'outil Facturation, consultez Facturation.

Outil Coûts directs

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